国际展会操作手册.docx

国际事业部海外展会操作手册第一章、 总则1.1 鉴于集团参加海外展会数量逐年增加，为了更好的规范、完善、优化工作流程，贯彻集团“简单化、标准化、体系化”的管理理念，打造牧羊国际品牌影响力，树立集团在海外的品牌形象，特制定本手册；（增加业务员）1.2 海外展会定义海外展会是为了展示产品和技术、拓展渠道、促进销售、传播品牌而进行的一种海外宣传活动；1.3 国际事业部海外展会分类国际性展会：特指由荷兰Victam展览集团主办的Victam系列展会及由荷兰VNU展览集团组织的VIV系列展会；区域性展会：除以上定义的国际性展会以外的其他区域性展会；1.4 市场部及各销售区域职责市场部职责：A. 全权负责国际性展会的召开B. 配合销售区域完成区域性展会工作，以确保区域性展会的顺利召开C.销售区域职责：A. 全权负责区域性展会B. 与每年第四季度制定下年度详细的区域展会计划C. 配合市场部完成所属区域国际性展会工作，以确保国际性展会的顺利召开。加展会操作流程图第二章、 展会信息收集及评估2.1 收集渠道：报纸、杂志、网站、客户、代理、竞争对手等2.2 展会信息评估：A 以往参加过的展会可根据往届的规模，参展人数，商机数等评估；B 以往未参加过的展会可根据展会的规模，辐射区域，参展商名录，展会在当地行业的认知度等评估。注：市场部将在每年的11月份制定全年海外展会参展计划。第三章、 展位的预定3.1 填写主办方提供的展位申请表（示例1）；3.2 展位的预定原则；A. 面积：需根据展会的规模，展馆的大小，是否携带展品，竞争对手展位面积（如已预定）等因素确定面积大小；B. 位置：靠近主入口，靠近主干道；C. 形状：70平米以下的展位可选择一面开口，两面开口或者三面开口展位，70平米以上展位可选择四面开口或者跨过道展位。补跨过道图3.3 合同的签订：一般情况下，展位申请表即为展位合同，需要在展位申请截止日期前反馈至展会主办方。需注意的事项：A 展位申请表截止时间B 提早预订价格优惠截止时间（Early Bird）C 折扣额度（可与主办方协商）D 展会期间可赞助项（如：吊绳，手袋，展位图等，可在合同签订前与主办方协商并在合同中注明）E 付款条件F 合同条款细则3.4 展会信息登记填写并及时更新展会信息登记表反馈至市场部。附第四章、 展会参展样机4.1 各销售区域结合市场特点及在手订单确定参展样机，在展会开始前不少于4个月提交样机生产计划并抄送市场部及管理部；4.2 市场部完成展会参展样机标准工作联系函，提交上级审批后传递至生产、质检等部门；4.3 样机生产完成后，市场部及销售区域人员需对样机外观进行检查，确认外观无损后方可进行包装，包装方案由物流中心提供；（全程需拍照备案）4.4 参展样机的运输申请流程与普通货物的运输申请流程相同，但需要注明为参展设备，明确货物的最迟到港时间（考虑清关、内陆运输等相关影响因素），货物的到港时间请参照展会主办方发放的参展手册；4.5 如有样本、礼品等体积较大不方便随身携带的参展物品，可随参展样机一同发运（包装时注意防潮）。4.6 清关进场第五章、 展位设计5.1 展位面积为9平米至12平米，可使用拉网展架；示例25.2 展位面积为12平米至70平米的展位可使用标准展位装修方案，标准展位装修方案详见附件；5.3 展位面积为70平米以上的展位，销售区域负责人需填写展位设计需求表，附件，并与开展前4个月递交至市场部，市场部将于展会开展前2个月完成经领导审核通过的展位设计，并将展位设计图，施工图及设备就位图提交至主办方指定的搭建公司并抄送至销售区域负责人；5.4 展位搭建合同签订 示例5.5 如展馆条件允许（有吊点），展位上方可悬挂旗帜或Truss。示例第六章、 开展前的准备6.1 展会开始前两个月展会所辖销售区域的负责人或指定责任人需梳理完成展会目的及需要达到的效果示例，并填写完成展会物品需求表传递至市场部；附件6.2 各区域需提前二个月提交经区域负责人审核通过的拟参展人员名单至市场部，市场部将经过事业部总裁审核通过的名单与管理部对接安排最终参展人员行程，最终行程由市场部发送至各区域负责人，并统一安排人员住宿；（此条款适用于国际性展会）；6.3 展会开始前分别在前一个月、前两周及前一周，展会所辖销售区域的业务员或指定责任人按照现有客户名录发送由市场部统一设计的电子版展会邀请函。示例6.4 运输商 示例第七章、 布展工作7.1 布展时间以展会主办方公布时间为准，根据展会的规模一般为展会开始前23天；7.2 展位搭建顺序为：A 地面铺设：根据设计图及展位搭建合同，一般为地毯或地板；B 展品就位：需提前和主办方及运输方协调并确认展品就位时间，展品就位按照市场部提供的展品就位图；示例C 展位主体搭建：展位搭建商需按照市场部提供的施工图施工，各销售区域负责人或指定责任人需对全程进行跟踪拍摄并协调处理展位搭建现场的突发性事件，国际性展会将由市场部专人负责；D 开展前督促展位搭建商做好展位清理工作。7.3 展会物品的准备：A. 各销售区域需指定专人采购展会所需物品，物品明细请参考展前工作确认表；附件B. 销售区域负责人指定专人按照前期的准备工作完成布展，并填写展前工作确认表抄送市场部备案。注：以上适用于区域性展会，国际性展会由市场部负责。第八章、 展会进行中8.1 展会期间销售人员需收集客户名片并填写客户访谈记录表，如代理派员工参与展会，则当天展会结束后需将代理员工收集的名片进行收回或者复印拍照；附件8.2 展会期间所有客户信息需交市场部备案，用于展会效果评估；附件8.3 展会期间做好客户接待工作，对重要客户的来访进行拍照；8.4 各区域负责人指定专人在展会期间收集竞争对手资料，如新技术、新产品等；8.5 区域业务员需配合市场部完成客户信息调查表并及时反馈至市场部；8.6 展会期间各区域负责人需指定专人完成一篇牧羊通讯投稿文章，字数不少于500字；第九章、 撤展工作9.1 第十章、 展会