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秘书队伍建设高职院校系秘书队伍建设若干问题的思考王莹（福州职业技术学院经济系）摘要 系部秘书作为系部组织机构的成员，其思想政治觉悟、业务素质与能力直接关系到系部工作的成效。本文从系秘书的工作职责和定位出发，就建设高素质、专业化的高职院校系秘书队伍，提出高职院校系秘书队伍建设应顺应时世走专兼职发展的道路，走向现代化，同时应加强规范化建设。关键词 高职院校;系秘书;队伍建设高等职业教育是高等教育的生长点，尤其在1998年以后随着高等教育大众化的推进，高等职业教育也得到了长足的发展。学校数、招生数、在校生数均占据了高等教育的半壁江山。高等职业教育的建设和发展，已经引起了社会的广泛关注，高职院校内部管理与改革更是各高职院校领导与教职工关注的热点、工作的重点。系部是高职院校按学科专业性质而设立的基层教学行政组织，其水平和发展态势是高职院校的命脉。系部的专业建设、师资水平、教育质量、科研成果是否体现出高职院校自己的特色，管理状况是否符合高职院校办学规律，是否实现预期办学效益并充满活力等等，都对所在学校的办学水平、教育竞争力、社会声誉产生很大的影响。系部秘书作为系部组织机构的一个成员，其思想政治觉悟、业务素质与能力也直接关系到系部工作的成效。因此，笔者认为，有必要重视系部秘书队伍的建设，这里谈一些粗浅认识，以期引起有关部门领导的重视。一、系秘书应明确工作职责，正确定位，做好服务性与辅助性工作广义的秘书是指处在领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务工作，办理文书、联系各方保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面服务的事务与信息助手。秘书有着直接为领导人或领导集体服务，带有很强的服务性与辅助性。高职院校的系部秘书除了带有秘书职业本身的特点之外还有着自身的特殊性。从它的定位上看，它是一个特殊的岗位，就高校管理体系及其工作性质与任务来分析，它既属于基层教育管理人员，又是系部领导者、决策者近身的助手。从其职能定位看，他是系部教师与学生联系的纽带，同时要承担起为系部领导服务的工作与为系部师生服务的工作，此外系部秘书还是系部与学校其他职能部门间联系的纽带，要承担起沟通协调学院各机关、部门的有关教师与学生的任务，要执行督查系部有关教学行政工作、收集、提供有关信息等等。因此，系部秘书在开展工作过程中应明确自己的职能定位，做好服务性与辅助性工作，发挥高校系秘书应有的作用。二、高职院校系秘书队伍建设应实现专业化由于高校系部秘书工作要求系部秘书既要掌握一般秘书的基本工作能力与知识，又要了解高校的教育教学规律，掌握教育管理的相关知识，所以笔者提出系秘书应当专职化。稳定的高素质的专业化的专职秘书队伍无疑是搞好高校系部工作的关键。从某种程度上看，它与其他队伍建设一样也是高职院校办学上水平、教学和行政管理上水平的需要。据有关统计，福州地区五所本科高校办公室87名工作人员中高级职务的仅占12。6%，硕士学位以上的仅占1。1%（这里的办公室包括学校与系办公室，其中人员自然包括系秘书）。本科院校如此，高职院校状态比之更令人担忧。有的院校系部不设秘书，有的虽设但大多由教师兼任，或者从留校学生和大专毕业生中聘任。许多还被当成最基层的过渡岗位或锻炼岗位看待。这样的定位使系部秘书处于一种弱势群体和临时雇佣的尴尬位置，难以发挥其沟通协调参谋的功能，而充当一种被使唤被轻视的角色。其实，系秘书是系部组织人员结构组成中的重要组成部分。其存在不是可有可无的，尤其是在国家教育主管部门加强对高职院校办学水平的评估，落实教学为中心，加强二级管理和科学管理的今天，其地位显得愈加必要与重要。笔者认为，系秘书专职化是必然要求，在配置上，规模小的学校系部秘书以一人为宜，规模大的学校与大的系部，系秘书可设2人，且成立系办公室，以强化从学校一级管理到二级管理的过渡。建立稳定的高素质的专业化的系秘书队伍对系秘书的任职资格提出要求。要求系秘书要有某一专业知识又精通秘书业务。例如，在学历要求、素质能力要求方面，要求系秘书要有文字能力、协调能力、信息处理能力，还要有敬业精神与服务意识。在学科专业要求上，处在按学科设立的系部，系秘书最好有该学科的专业背景。由于在现实中系秘书大多是从不同专业背景中的人员中选任的，对系部工作还缺少了解，秘书知识与能力也有待提高，所以对系部秘书人员的业务发展的培训显得尤为重要。按可持续发展要求，作为高校应定期组织他们学习高等教育学、高等教育管理学、秘书学、档案学公共关系学等有关专业知识，使他们不断提高自身素质与业务能力。在培训方式上可根据不同的人员情况采用不同的培训内容与培训方式，如脱产学习、半脱产进修、到兄弟院校挂职等。笔者以为，在条件成熟的院校建立稳定的高素质的专业化的系秘书队伍，鼓励与培养一些专家型的秘书人才是必要的。这就如学校重点培养学科带头人、骨干教师一样，可重点培养一些专家型秘书人才，让他们不仅是系部秘书工作的行家里手，而且懂管理，精通系部秘书业务，成为学校里系部秘书工作的带头人，并且能够在秘书工作中进行科学探索。三、高职院校系秘书队伍建设应顺应时世走专兼职发展的道路笔者认为，高职院校系秘书应当专业化、专职化，这样不仅工作稳定，而且有连续性。但是随着高等教育政策和人事分配制度政策的深化，系秘书人员在以专职为主的前提下，还可以聘任一些教师和行政人员兼任秘书工作，尤其是随着高校二级管理的加强和系规模的扩大，系部功能的加强，兼职化的趋势不可避免。系秘书队伍建设首先应该是以专职为主，以专职为骨干、主体。不能也不应该以兼职为主，否则将会削弱系部秘书工作，给系部管理工作带来影响。其次，兼职秘书人员在选择中必须有明确的标准，如：必须符合系部秘书人员任职基本条件；必须经过系部、人事处、教务处组成的考核小组的考核，凡不符合任职条件的，不能滥竽充数。第三，兼职秘书人员的配备职数还要由人事处核实。如教学人员兼任，应该核实工作量；如行政人员兼任秘书工作必须严格筛选，不能把系秘书当作行政抛包袱的地方。走专兼职发展的道路是高等教育改革带来的现实问题，我们在实践中有必要进一步探索，找出二者结合的最佳途径，才能实现学校系部工作的整体提升。四、高职院校系秘书工作应走向现代化现代化科学技术的飞速发展，信息化和依靠现代技术手段进行秘书工作在党政机关，高校办公室和系部办公室应用日益广泛，高职院校系秘书工作的现代化建设摆上了系部工作的重要议事日程。系部秘书工作实现现代化建设，首先必须实现现代化办公自动化系统建设。办公自动化是由事务自动化、信息管理自动化、决策支持自动化三方面组成。其中事务管理自动化是办公自动化的基础，它一方面可以帮助系部秘书提高办文、办事、办会的效率，另一方面将日常教学行政工作中产生的大量信息加以收集整理，为第二层的信息管理系统服务。信息管理自动化的目的在于为系领导和学院领导提供大量的、准确的信息，提高各级领导和学院相关部门的决策水平。最终是在信息管理系统的大量数据信息支持下，利用科学的决策模型、为领导提供各种决策方案，提高各级领导决策的科学化水平和决策效率。从当前来看，系部秘书工作现代化建设更多地应着手于事务自动化和信息管理自动化二个方面。要实现系部秘书工作现代化建设，首先取决于系部秘书工作的设备配置问题。如电话、计算机、打印机、复印机、数码照相机、摄相机、传真机等各种先进的办公用具设备。这些设备的投入可根据各学院办公经费的情况，采取逐步配置到位的办法，完善系部秘书工作现代化硬件条件。其次，应当对系部秘书人员进行现代化仪器设备进行培训，通过培训不仅使他们熟悉掌握现代化仪器设备的使用和在事务自动化、信息自动化的应用管理知识与业务技能，同时通过培训应当使他们具有现代化的思想。现代化的设备如果没有现代化的思想去管理使用，其结果很可能是低水平的。先进技术和科学管理，犹如车之两轮，车无轮不行，因此，科学管理显得十分重要。五、高职院校秘书工作应加强规范化建设高等职业技术教育在我国发展时间短，许多院校都是在1998年高等教育扩招之后成立的。其管理水平虽然各校领导十分重视，但是按照普通院校的要求还是有相当的距离的，其中很重要的是如何使各院校管理工作规范化。作为院校的基层组织的系部系统，其工作的规范化程度也直接关系到整个院校工作的质量问题。如前所述，系秘书人员队伍建设首先需要规范秘书工作职责，明确其工作的任务工作范围、工作性质、核定编制，制定聘任程序、期限，制定系秘书工作考核标准，考核办法以及相应的奖惩办法。这些是规范化建设的重要基础。其次在系秘书人员的管理问题方面，应有明确的标准。对符合秘书任职资格条件的人员，应经所在系（部）主任提名，教学秘书报教务处、人事处批准，后可聘任教学秘书，行政秘书由院办公室、人事处批准，后可聘任行政秘书。教务、行政二类秘书业务上分属教务处，系部和办公室、系部领导二类秘书人事管理上应当属系部领导管理。第三，关于系秘书人员的级别问题。随着各高职院校不断发展，系部规模也不断在扩大，大的系部建立系部办公室已是迫在眉睫。从管理学的角度看，系部办公室当属教学与行政管理组织体系中的一个重要部分。其实许多本科院校系部就作为系部办公室。高职院校系部办公室的建立，既要考虑人员的分配，同时也要考虑其人员的级别，与其相对应。笔者认为按现行的高职院校行政级别多为副厅级的现状，系部办公室行政级别可考虑是副科级。第四、关于系部秘书的职称评定与职称问题。从系部秘书工作性质来看其职称应属于管理系列，各高职院校加强对管理系列人员管理时应当考虑系部秘书这一支队伍的更好的发展壮大，也必将促进系部乃至学院行政、教学管理工作的发展。浅谈如何更好加强基层单位党政办公室秘书队伍的建设华锡集团车河选矿厂梁大鹏 引言近几年来，随着民主法制建设的不断加强，企业体制不断创新，华锡集团上至集团公司下到二级单位党委、行政普遍重视和加强了对党政办公室的领导和支持，并为领导班子配备了专（兼）职秘书，促进了企业的各项工作顺利开展。“秘书作为掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员，是古今中外的领导者实施领导行为所不可或缺的独有力量”。秘书工作质量的高低，将直接或间接的影响到企业决策层作用的发挥。随着社会经济、政治、文化等诸多因素加深了对企业发展的影响，企业秘书队伍存在的问题也在日渐突显，华锡集团基层单位党政办公室秘书队伍状况如何？应该如何加强基层单位党政办公室秘书队伍建设？本文作者将结合工作以来对华锡集团基层单位党政办公室秘书队伍的了解，有针对性的对基层单位党政办公室秘书队伍的建设问题做了初步探讨。【正 文】2006年7月份广西南宁高校毕业生双选会上承蒙华锡集团车河选矿厂领导的厚爱，本人于2006年8月开始供职于华锡集团车河选矿厂办公室。作为一名办公室秘书，在处理好办公室日常事务的同时本人通过同兄弟单位同事间的交流和参加集团公司组织的有关培训活动等途径对本企业的基层单位党政办公室的秘书队伍进行了了解。综合基层单位党政办公室秘书队伍的现状和存在问题后发现：基层单位党政办公室秘书队伍建设亟待加强！一、基层单位秘书队伍建设的必要性党政办公室秘书担负着参与政务、承上启下、联系左右、协调各方的重任。基层单位党政办公室秘书作为企业工作人员的重要组成部分，其工作很大程度上所体现的是企业决策层的执政能力，其直接或间接参加企业部门的日常工作随时都有可能影响到企业的形象。秘书工作者作为企业工作人员的重要组成部分，是企业形象的生动载体。抽象的企业形象在秘书工作人员的日常工作中都具体化了，秘书工作人员热情有礼貌会赢得职工群众的好感，作风不正则会损害企业的形象。职工群众对秘书工作人员的评价不会停留在“张三”、“李四”、“王五”的个体上，而会延及整个企业部门。因此，企业秘书队伍建设势在必行！企业基层单位党政办公室秘书工作人员务必做好岗位工作，为职工群众服务，做企业形象中优秀群体，为广大职工群众树立起现代文明的典范。二、基层单位党政办公室秘书队伍基本状况和存在问题（一）基本状况华锡集团从自身实际情况出发，坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，贯彻落实科学发展观，全面解放思想，在加快各项生产经营任务步伐，稳步推进局部破产改制上市工作的同时注重职工队伍建设，注重实施人才强企战略。在集团公司党委、行政的关心和指导下华锡基层单位每年都给企业注入了新生力量。现将本人所了解的华锡集团基层单位党政办公室19名秘书现状综合如下：（1）、年轻人居多，文化程度较高。华锡集团基层单位党政办公室秘书最显著的特点就是年轻人居多，29岁以下约占4/5；30岁以上约占1/4。具有大学文化的约占1/10；专科约占7/10；中专约占1/5。这些数据说明基层单位党政办公室秘书符合年轻化、知识化的要求，从事工作干劲足，放得开，能全身心投入到工作中，能尽职尽责为领导服务。（2）、政治素养高，工作能力较强。调查发现中共正式党员约占1/2；中共预备党员约占3/10；共青团员约占1/10。在所了解的秘书工作能力中等以上的约占4/5。（3）、职级低，从事秘书年限短。在所调查对象中一般干部约占85。从事秘书工作时间三年以下约占75。很多在两年左右。（4）、专职化较高，女性占有一定比例。基层单位党政办公室秘书专职化程度较以往有所提高，专门从事秘书工作约占72。基层单位党政办公室秘书启用女同志当秘书逐年增多，女秘书约占18。（二）存在问题（1）实践缺乏，职责难以到位1. 基层单位党政办公室秘书办公室普遍是“一人一岗”的格局，办公室要维持正常运转，秘书绝大部分时间需要坐在办公室，深入生产现场调研时间少。2.目前基层单位党政办公室秘书大部分是刚参加工作的年轻人，不太熟悉矿山企业生产经营情况，工作思路缺乏，考虑问题欠周到，实践少，其参政议政能力弱，难以引起领导的注意。3.少数基层单位对办公室工作缺乏足够的重视，认为秘书只是守守家，听听电话，只需要一个坐得住的人就够了。基于以上原因，基层单位党政办公室秘书往往在工作中缺乏全面性和主动性，秘书的诸如参政议政等职责难以发挥到位。（2）工作繁杂，难以面面俱到1.杂事多。在基层单位，办公室要“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”。办证盖章，迎来送往、上传下达，文件收发、杂务琐事，都是秘书的职责。2.“婆婆”多。部分基层单位党政领导把许多事务交给秘书去落实的时候，秘书丝毫不敢怠慢，都要尽心尽力去办好。还有这领导小组、那指挥科室部门等许多机构，都喜欢把秘书作为工作人员。事务性工作太多，秘书只能忙于应付，甚至“出力不讨好”。3.办公手段落后，自动化程度低，劳动强度大，工作效率低。面对繁重的工作任务，基层单位党政办公室秘书即使使出浑身解数，也难以做到事事满意，更没有时间和精力去学习业务知识，去为领导出谋划策。（3）素质不一，整体水平不均衡通过调查，基层单位党政办公室秘书中文秘专业的仅仅停留在个位数上，大多数对秘书的性质理解不全面，对做好秘书工作缺乏基本认识，认真钻研秘书业务的较少，发展欠平衡。究其原因有：1.培训少。目前基层单位党政办公室秘书队伍归口管理渠道不顺，在一定程度上放松了对党政办公室秘书的管理，很少开展业务培训和指导，平时的业务交流也很少。2.练兵少。基层单位党政领导很少有意识的向秘书交任务，压担子，培养锻炼不够，遇到问题大都直接找生产技术骨干解决，基层单位党政办公室秘书秘书水平自然难以提高。3.秘书本身专业素质低。一方面专业不对口，基础功差。另外基层单位党政办公室秘书秘书工作年限短，76的乡镇秘书对工作不太熟悉。4. 基层单位党政办公室没有形成完整的工作程序和工作制度。 （4）待遇较低，队伍难以稳定在政治待遇上，受到科室领导职位的限制，基层单位党政办公室秘书都是一般的干部。即使表现突出，素质较高，有一定工作能力，也只能易岗提拔使用。面对这些，很多基层单位党政办公室秘书秘书思想情绪波动较大，工作上是被动应付领导交办的任务，有的甚至愿意从事生产现场三班技术工种的工作，不愿意从事秘书工作，秘书队伍难以稳定。（5）竞争意识不强“社会发展要求秘书人员树立强烈的竞争意识，然而在实际工作中，秘书的竞争意识出现了不同程度的淡化。”这些现象笔者在与同事交谈过程中感触颇深，表现为：1.社会上对秘书工作存在偏见。基层单位很多处在乡镇区域，由于部分职工群众文化素质限制，有些人习惯将秘书的职业角色定位为舞文弄墨的吹鼓手，有的甚至把某些领导出了问题的责任推到秘书身上，以致秘书的公众形象欠佳，秘书职业缺乏应有的吸引力，进而直接影响了秘书人员竞争意识的确立。2.秘书职位的卑微与领导地位的权威形成鲜明对比，特别是上级领导下来检查工作的时候，一些心理素质较差的秘书容易滋生自卑心理，忧前顾后，缺乏信心。3.秘书时常处于被领导、被支配的从属地位，很少有独立自主大胆的开展工作的舞台，导致自主意识淡化，依附心理增强。4. 基层单位党政办公室秘书人员有限，很多基层单位党政办公室秘书只有“一人一岗”，这样使得秘书失去了竞争对象，没有比较也就无所谓的竞争，最终导了致秘书工作缺少动力和热情。三、加强基层单位党政办公室秘书队伍建设的建议秘书工作是企业政务党务服务工作的核心，尤其是在华锡这样一个大型国有企业显得由为突出。秘书的选拔、培养和使用是提高政务党务服务水平的关键，秘书队伍的建设是一项长期而艰巨的任务。面对基层单位党政办公室秘书队伍的现状，如果不及时解决，就会增加基层单位党政领导的工作的压力，妨碍秘书自身的发展，影响到企业的形象，导致企业政出不畅，因此基层单位务必转变观念，积极探索，创新思路，完善制度，多管齐下，按照“建一流队伍、树一流形象、创一流业绩”的工作思路，把基层单位党政办公室秘书队伍真正建设成一支建设一支素质高、业务强、结构合理的秘书队伍。（一）领导重视，多方引导，摆正基层单位党政办公室秘书的位置1. 基层单位要建立党委、行政领导对秘书工作的领导制度，规定由党政一把手负总责，分管政务党务的副职领导直接领导，并纳入目标管理责任制，把秘书工作摆到重要议事日程，真正发挥党政办公室秘书“参谋”、“助手”、“窗口”和“门面”的综合作用。2.建立正常的秘书晋级制度。每个基层单位至少应该配一名专职秘书，专职秘书符合条件的应配以相应的职级，如副科级秘书，助理等。不够条件的，要积极创造条件进行培养。3.理顺归口管理制度。明确规定企业秘书在业务上由党委、行政办直接指导，秘书的选配、升迁、免职必须征得班子的同意，以保证队伍的相对稳定。4.各级领导要多接触、多关心基层单位党政办公室秘书，多和他们沟通交流，引导他们正确对待权力和义务的关系，摆正奉献和索取的关系，使其树立强烈的事业心和责任感，在紧张的工作之余，积极主动的挤时间钻研业务。5.大力宣传奖励那些默默无闻、尽职尽责的优秀秘书，用典型引导党政办公室秘书树立进取精神，不断提高基层单位党政办公室秘书的政治素养和业务水平。（二）大胆使用，合理流动，增强基层单位党政办公室秘书的活力为加强基层单位秘书队伍的活力，应该坚持“培养与使用并举，稳定与流动结合”的原则。1.尽量多给办公室秘书压担子，让他们在承担上传下达、综合协调、督促检查、信访接待、行政事务等任务的同时，挤出时间参与社会活动，进行协调联络，并且不定期地参加调研，为解决一些重大问题出谋献策。2.在稳定的前提下进行合理流动，对生产一线的一些基本素质好，能胜任办公室秘书工作的人员，解决职级待遇稳定不变；对一些不适合做秘书工作的人员进行适当的调整。通过“稳定、调整、输送、调配”等一系列措施，切实加强基层单位秘书队伍的建设。（三）加强管理，强化培训，提高基层单位党政办公室秘书的综合能力1.推行目标管理责任制。明确基层单位秘书的岗位职责，对每一项工作都提出明确的质量要求和完成时间、记分标准及奖惩办法。同时，由办公室牵头，建立一套秘书工作程序，使秘书工作逐步规范化、科学化、制度化。2.建立基层单位党政办公室秘书激励机制，设立资历证书机制，获得证书者可享受相应的工资待遇，既可解决他们工资偏低问题，又能激发其钻研业务，提高服务水平的积极性。同时，对为领导决策出好点子，产生了良好的政治、社会和经济效益的，可实行重奖，激励基层单位秘书不断为领导决策想办法，提建议。3.加强业务培训。建议集团公司每年定期举办党政办公室秘书培训班，主要讲授秘书工作基本知识、基础写作、矿山企业相关技术知识等，也可分期分批安排基层单位秘书到集团公司党委、行政办公室跟班学习，了解整个集团公司有关基础工作程序，不断提高秘书队伍业务素质。4.建立“后备人才库”，推行基层单位秘书“双线”搭配。要物色喜爱、适合做秘书工作的后备干部，适时的把这些后备人才放在办公室从事事务工作，对其进行定向培训，一旦需要，他们就能胜任秘书工作了。【结论】 当前，全集团公司正处在发展的崭新时期，加快各项生产经营任务步伐，稳步推进局部破产改制上市是工作重中之重，随着社会政治、经济、文化等因素的快速发展，企业党政领导事务将十分繁重，这种情况将持续下去。有理由相信，未来一个时期，秘书工作者发挥职能的强度也将进一步加大，秘书工作者工作综合能力高低将直接影响企业的形象，并在一定范围内体现着企业领导班子的执政能力。因此，企业基层单位党政办公室秘书队伍建设应该加强！【谢辞】在写作过程中得到车选办公室主任韦师、副主任吴小峰两位同志的关心和指导，在对基层单位秘书队伍建设调查的过程中得到了兄弟单位办公室同志的帮助和支持，在此，向曾经给予指导、帮助的同事和朋友们表示最诚挚的谢意！如何建设一支高素质的文秘人员队伍1一支高素质,高水平,高效能的文秘人员队伍是提高办公室整体服务功能的基础和保证. 从亊文秘工作的同志怎样才能胜任本职工作,怎样才能适应新的形势的要求,怎样才能完成新形势所赋予给文秘人员新的任务,怎样提高文秘人员的整体综合素质,创一流业绩,增强办公室系统的整体服务效能. 更加明确自己所从亊职业的重要性和肩上的份量,摆正自己的位置,掌握必要的素质和能力,提高服务的层次和质量. 一,端正态度,摆正位置,有正确的服务观点 文秘人员是领导与群众,上级与下级,领导与各部门之间联系的桥梁,一言一行,都直接影响机关或领导的形象及信誉. 作为一名文秘人员,首先要有平常心,尤其是跟在主要领导身边的文秘人员,更要保有平常心. 贫贱不移志,富贵不淫心,宠辱不惊心. 不骄不躁,不愠不火,甘於清苦操劳. 文秘人员属於低收入阶层,但工作任务十分繁重,办文要撰写材料,打字复印,审校文件,办会要迎来送往,布置会场,端茶送水,还要办亊电话记录,通知会议等琐碎亊务集於一身,工作千头万绪,常常忙得焦头烂额. 哪一环节稍有疏忽,出力不讨好,还得受批评. 平时还得比别人早上班晚下班,节假日还得值班,这些都是家常便饭. 特别是“突发亊件”一出,更是忙坏我们办公室的人员,尤其是文秘人员,超额的付出与低廉的收入成反比. 有些刚参加文秘工作的人很容易心理失衡,情绪低落. 这时候,需要心平气和,认识到文秘工作是一个脑体结合,知识型和服务型融为一体特殊职业. 有时候就没有明确分工,到某个乡镇,某个局委,某个企业,你可能一会手持扫帚打扫卫生,一会又要握住笔杆写材料,一会还要端茶倒水迎接领导和客人. 在有些人眼里是属於“打杂的人”干的活,但在办公室工作的性质决定了我们决不有这种偏见. 工作是苦一点,脏一点,累一点,并且还要干好. 但办公室里是最出人材的地方之一,这种状况是对我们最好的锻炼. 文秘人员的确在思想品德方面有较高的要求,要讲究人格的力量,先学会做人,后学会做亊. 视“小”如“大”. 因此,作为文秘人员,就要力求达到“淡泊以明志,宁静以致远”的从容高远境界,不可患得患失,争名夺利;其次,作为一名文秘人员,还要有敬业心. 亊业成功的第一要素就是爱岗敬业. 难以想像不热爱自己职业的人能在本职岗位上有所建树. 敬业就要时刻牢记肩上的责任,干一行,爱一行,钻一行,专一行,满怀热忱,踏踏实实,一丝不苟地工作. 勤学习,勤思考,勤动脑,勤动手,勤动嘴,勤跑腿,以勤补拙,靠勤生巧. 竭尽所能,全力以赴把亊情做的最好,万不可马虎大意,更不能应付差亊,也不能凭主观臆断和妄加猜测办亊. 否则,只能会贻误工作,造成被动. 要时刻清醒地明确自己的职业定位和服务宗旨,勤勤恳恳,兢兢业业,恪尽职守,为领导分忧,为群众解难,脚踏实地於平凡岗位,执著於自己的亊业;第三还要有上进心. 如今已进入信息时代,知识经济,信息高速公路,自动化技术等新的课题让人应接不暇. 文秘职业也随着日新月异的时代变化而被赋予更多的内涵. 如墨守成规,停滞不前,必然不适应社会发展,在文秘岗位上力不从心,最终为社会所淘汰. “学而不思则罔,思而不学则殆. ”要想做一个合格的现代文秘人员,只有保持旺盛的学习上进心,不断从书山报海中汲取营养,才能更好地适应形势发展的需要. 传统式的文秘人员必须向全能式的文秘人员过渡,不仅要懂得文史哲数理化,还要懂电脑,英语,财经商贸,法律政策,公关礼仪等基础知识,也要会操作复印打字,传真电报,照像摄影,录音播放等现代化办公设备. “学习,学习,再学习,实践,实践,再实践,提高,提高,再提高. ”奋力拼搏,刻苦钻研,勇於攀登,创下一流的业绩. 作为一名合格的文秘人员,还要力戒三种不正常的心态. 1,权欲. 文秘人员常在领导身边,是搞好服务的. 给领导当秘书,要对领导负责,不可给领导添麻烦. 岗位重要,责任也大. 由不得半点草率,半点疏忽,半点懒惰及半点懈怠. 秘书人员星点闪失,有时不仅工作造成被动,还会由此带来不可估量的损失. 因此我们这些从亊政务,会务和亊务的服务员,不要以为在领导身边工作,就容易受到领导的重视,便於提拔和任用,身在服务岗位上,心在领导职务上. 这就是权欲,有了权欲,服务工作就会大打折扣. 2,利欲. 市场商品经济容易给人一种金钱评价标准意识. 文秘人员的物质利益同社会其它行业的差距逐渐拉大,有些人心态也会逐渐失衡. 这就更要杜绝领导身边人员为一己之利,利用工作之便,或打领导旗号,办私亊,谋私利. 要防止和纠正把市场经济等价交换原则渗透到机关工作中去的错误倾向. 正确看待物质利益,不为名利动心,真正做到“宁公而贫,不私而富”. 坚持廉洁奉公,勤政为民,艰苦奋斗,兩袖清风,一尘不染,问心无愧的政治本色;3,自卑. 身处秘书位置,不要低估自身价值,更不要自己看不起自己. 不要因为工作主要是服务就丧失了主动性和创造性,不要以为工作繁琐就厌烦. 不要以为受限制多自由少就没有了热情和积极性. 做秘书工作要甘当幕后英雄,谁都知道领导讲话不一定是领导自己写稿. 要安心定志,忠於职守,尽心尽力地履行自己的职责,殚精竭虑提高服务水平. 面对社会物欲化的潮流,要维护好自己纯洁的心灵,向“能到竹林下,自有春水声”的一种心境靠拢,不以物喜,不以己悲,冲开名利的罗网,清丽出尘,舒卷自如. 当前秘书部门职业道德建设问题的现状是:一是从业不敬业。由于在职业选择上受到当前社会普遍存在的重利性因素的影响，有的人开始从业时对秘书部门还存在一定的神秘感，抱着十二分的热情跨进秘书部门，却又亲身体会到秘书部门是清水衙门，于是出现不够安心本职工作的现象，屁股还没坐稳又见异思迁，这山望到那山高，朝思暮想到有权或有钱的部门去谋业。这样一来，不可避免地会在工作中表现出得过且过，敷衍了事，做一天和尚撞一天钟，因此制约了秘书部门工作高效而优质的运作，更是对秘书队伍的稳定造成一定的影响。二是享乐不吃苦。由于长期处于领导机关，常常接触到的是一些领导风光的一面，对领导人员付出艰辛努力和身上的长处不去学习效仿，反而对个别领导干部贪图享乐的恶习却了如指掌，津津乐道，甚至盲目效仿，因而导致秘书部门的一些秘书人员不思进取，怕吃苦，吃不了苦，养尊处优，等待有朝一日寻觅到升迁和享乐的机会。这些虽然都是秘书部门的个别现象，却使秘书部门的形象受到损害，在群众中产生不良影响。三是守旧不创新。秘书部门个别人员对党的方针政策不求甚解，不是主动去研究新对策，探索新思路，而是因循守旧，缺乏创新精神，工作上表现出畏难情绪，随大流，“遇到困难绕道走”，以至于在秘书部门工作岗位上表现平庸，没有什么作为，工作没有起色。四是服务不下去。由于工作性质关系，有的人在工作中满足于被动应付，不愿下基层，遇到下级机关工部门来反映问题就敷衍了事;有的即使下到基层去，也只是走马观花，习惯于找材料，听汇报，徽于同基层群众打交道，热衷于应酬。还有个别秘书人员存在骄傲情绪，摆出一种高人一等的架式，使人难以接近，谁还愿意反映真实情况。长此以往，不仅群众有怨言，而且使领导和机关难以全面掌握基层情况。任何问题的产生，都有其产生的根源和土壤，据调研分析，产生秘书部门职业道德建设问题的原因是四个方面:一是经济利益冲击了道德观念。随着经济体制改革和市场经济的深化，道德建设发展进程受到影响，属于意识形态范畴的秘书部门概莫能外。其原因不外乎三个方面:一是由于经济利益和权力资源的分配重组;二是由于改革开放大潮中相应拥挤进来的一些西方资产阶级的腐朽生活方式;三是由于市场经济是利益经济，大大激发了人们对物质利益的迫求。因而贻误了职业道德建设顺应市场经济的需求向前推进。二是教育的滞后出现的“灯下黑”现象。秘书部门作为为领导机关和领导者服务的特殊职能部门，照道理说“三观”教育没有问题，但事实是“灯下黑”的现象也会时有发生。由于“三观”教育的弱化，自身教育也相应受到影响，加之市场经济的自主性易于诱发秘书部门从业者的组织纪律观念淡薄，自由主义有所抬头，致使一些人不往重世界观的改造，在灵魂深处产生随波逐流的意识，因而也就容易表现出了意志衰退。三是一些机关单位对秘书部门约束有余，激励不够。一些单位尤其是县处以上党政机关在强调秘书部门职能发挥的过程中，约束有余，激励的作用往往没有得到充分发挥。一般情况下，使用不重用，重选拔新生人员轻视已在岗位的秘书人员，有时还出现“一朝天子一朝臣”的现象。这样既挫伤了一些秘书人员的积极性，又影响了一些秘书人员综合素质的提高。如果是不幸遇上单位领导班子内江，或者闹不团结和民主集中制发扬不够，或者缺乏官德，这样无形之中加大了秘书部门职业道德建设的难度。四是秘书部门自身的职业道德建设重形式、轻内容，有内容、缺措施。一些秘书部门尽管十分重视自身的职业道德建设，但只是落实在会议上和宣传栏上，缺乏具体可操作的内容和措施，缺乏如何卓有成效开展职业道德建设的方法和原则，以至于出现在工作中事倍功半，难有突破。三秘书部门职业道德建设的对策和措施不论是从讲政治的高度而言，还是从构建和谐社会的要求出发，加强秘书部门职业道德建设比其它行业更显得迫切和重要。总结过去工作中的经验，以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，应从以下几个方面来理性思考秘书部门职业道德建设的对策和措施。一是在秘书部门从业者中大力弘扬中华民族传统美德。在几千年的历史发展中，中华民族素以仁爱礼让、诚实勤奋、团结互助、崇尚平等、热爱祖国等优秀品质闻名于世。子日:道之以德，道德乃人之根本，道以明辨善恶及真伪，排斥恶与伪，德以明理，服以服从。在和谐社会构建中，这些优秀的民族品质不仅没有过时，反而更值得发扬光大。市场经济的发展，一方面激发了人们从事经济活动的积极性，促进了生产力的发展，另一方面也在某种程度上造成极端个人主义和拜金主义风气的滋长，有些人为了满足自身利益，不惜采取坑、蒙、拐、编等各种不道德的手段，从而背离了构建和谐社会的发展方向。因此，弘扬中华民族的传统美德，对于引导秘书部门从业者加强人生观、世界观改造，加强党性锻炼，坚定革命信念，树立高尚的职业道德和良好的职业规范，自觉抵御落后腐朽思想的侵蚀，无疑是有很大帮助的。二是坚持不懈地加强职业道德建设，增强秘书部门从业者的职业道德意识，提高增强职业道德修养的自觉性。首先应在不断完善的秘书队伍培训体系过程中，将职业道德教育列为培训的重要内容，对秘书人员进行系统的职业道德教育。其次是要善于运用孔繁森、郑培民等先进典型及有意识地从秘书部门发现和树立同类岗位上的典型，对从业者进行教育，以此来影响和感化从业者，使之对照先进找差距，针对不足明确以后的努力方向和奋斗目标。第三是有意识引导秘书部门从业者在实践中按照职业道德规范要求不断修正自己的道德行为，丰富自己的道德情感，努力实现自己的道德理想。当然开展这类教育，应注意多层次，多侧面，针对级别、年龄、岗位乃至性别等方面的差异因人施教，各有侧重，从而保证整体教育效果。三是通过制度建设来强化职业道德规范.没有规矩，不成方圆。职业道德建设能否顺利向前推进，关键取决于制度来予以约束和规范。建立一套行之有效的办事公开制度，将秘书部门可以公开的政策规定、工作程序、工作守则和服务承诺等向基层和群众公开，办事讲原则、讲透明，从而使秘书部门从业者能够自律。四是完善监督和造就约束机制，优胜劣汰造就激励机制。同其它各部门一样，秘书部门职业道德建设有了好的制度和规定还不够，关键在于通过监督使之真正落在实处。只有实行经常性的强有力的监督，方能形成有力的约束机制，推动职业道德建设步入良性循环。监督包括上级对下级、下级对上级、群众对干部、同事对同事以及宜传舆论等方面的监督，要为此疏通监督渠道，创造载体，使监督到位。应通过定期的民主生活会，开展批评与自我批评，还要设立投诉信箱和举报电话、意见卡等，方便下级对上级、群众对干部的有效监督。从而真正造就一种约束机制，使秘书部门的从业者努力扬长避短，实践自己的职业道德规范。在建立和完善约束机制的同时，还必须通过优胜劣汰完善激励机制，为秘书部门的职业道德建设提供强大动力。要借助定期轮岗制等形式，将特别优秀的同志推荐调整到适当位置或领导岗位，放手让他们担负重任锻炼成长。此外，要从有利于提高业务能力和执政能力的目标出发，将为人民服务的思想教育贯穿始终。牢固树立为人民服务的思想，除了个人修养外，更主要的还有赖于组织上的积极引导。秘书部门担负着双重服务重任，既要为上级领导和机关服务，又要为下级机关和部门服务，为此，要在从业者中积极倡导求真务实的工作作风，有计划、有目标、分步骤地引导他们在履行工作职责中体现良好的服务质量。尤其是深入到基层去，深入到群众中去调查研究，及时发现问题解决问题，特别是针对当前在基层出现的热点、难点问题，要有目的地深入探讨，为上级提供决策依据，通过这些服务途径，服务意识逐渐养成，工作能力逐步得到提高，职业道德建设在无形之中得到了加强。行政文秘的职业素质文秘是公司行政系统的标准配置部分，行政文秘的工作繁琐复杂。行政文秘工作看起来毫不起眼，但却是营销系统这个大机器中的一颗螺丝钉，关系到整个机器的运作，关系到整个销售队伍的建设。文秘人员首先应具备敬业精神，热爱企业、热爱工作，兢兢业业，这也是作为一名员工应具备的基本素质。“非凡的才智+敬业精神”就是朗讯公司的用人标准。文秘人员应具备：诚实信用、正直不阿、幽默诙谐、平易待人、谦虚自信、锲而不舍的人格魅力，这也是社交的基础。文秘人员应具备的专业素质：一、写作能力。大量的文字资料工作是文秘人员的重要任务，所以文秘人员应具备扎实的文字功底，掌握一定的写作规律。“冰冻三尺，非一日之寒”，写作能力是需大量的阅读和长期的练习潜移默化的的结果。二、多元化的能力。文秘人员应具备一定的语言处理能力（谈话技巧及普通话能力等）和计算机技能及档案管理能力，才能胜任其具有复杂和全面性的工作。三、组织能力。文秘人员应作为经理的“助手”，应负责各种会议和活动的计划，并落实到位。四、沟通能力。文秘人员要善于调节组织内外关系，搞好同事关系，“文秘是经理和员工的桥梁”。五、团队合作能力。“微软公司最注重的就是员工的协作能力”“一个部门最需要的也是提高整体水平”文秘人员应善于与大家合作，提高团队的凝聚力，才能增强其增和竞争力，这也是每一位经理人愿意看到的。文秘人员是处理内务工作的，要求具备有条不絮的开展工作，独立处理问题的能力；具有亲和力，处事“八面玲珑”；讲求工作效率，提高其工作的计划性、准确性、细节性、完整性、迅速性；文秘人员应具备职业道德，严守商业秘密;文秘人员应具备良好的修养和气质，保持良好得体的谈吐和肢体语言，熟悉公关礼仪知识（比如握手的姿势）。文秘应具备良好的生活习惯，保持办公室的清洁干净；文秘人员应具备获取新知识的能力，“学习学习再学习，实践实践再实践”通过继续深造提高其业务技能，才能在“激烈竞争的社会处于不败之地”文秘人员还应具有开朗、敏捷、稳健、乐观的性格！文秘人员应保持对本质工作的兴趣，松下幸之助曾说过“缺乏热情的人是最没有价值的，不论才能、知识多丰富，如果缺乏热情，那就如画在墙的饼，没有丝毫作用”保持最高的工作热情，在工作中享受乐趣，所谓“知之者不如好之者，好之者不如乐之者”行政秘书的职业素质模型一、个性与品质要求工作效率高、条理性强应变能力强、具有良好的团队精神细心、勤劳 守规矩、服从上级命令二、知识与技能水平1、学历要求：文科或秘书相关专业的大专或者本科学历2、知识水平文书处理：行政与文书程序和系统，例如文字处理、管理文件和记录、速记和抄写，设计表格以及其他办公程序和术语语言：外语基础、外语听说能力，语言的结构与内容，包括单词的意思和拼写、写作原则以及语法消费者与个人服务：提供消费者与个人服务的原则和程序，包括消费者需求评估、服务质量标准和消费者满意度评估计算机与各种设备：计算机各种应用和简单编程，办公自动化设备（包括计算机、打印机、传真机、复印机等）的使用方法行政与管理：关于策略规划、资源分配、人力资源模型、领导技巧、生产方法和人员协商等方面的商务和管理原则数学：利用数学解决问题，如行政费用的结算等交流与媒体：媒体制作、交流、传播技巧与方法，包括通过书面、口头和视频媒体等多种方法进行沟通法律与政府：法律、法律条文、审判程序、法律判例、政府规章、执行命令、机构条款和民主政治制度人力资源：职工招聘、选拔、培训、报酬、福利和劳工关系协调的原则和程序，人事信息系统经济学与会计学：经济学与会计学的原则与实践、金融市场、银行学、金融信息的分析与报告3、技能水平书面表达：公文、报表撰写，文档、公章管理，行文清晰明了、简洁易懂；各种信函（行政介绍信、证明等）的书写；领导讲话材料起草、会议内容记录、电话内容记录 积极倾听：注意倾听他人所讲的话，理解要点，提出恰当的问题，不要在不适合的时候打断对方的讲话阅读理解：理解与工作相关文件中的书面句子和段落时间管理：管理自己和他人的时间，负责每周会议安排的编制工作口头理解、表达：听见并理解口头表达信息，并有效地向他人通过口头传递信息，说话清楚，让他人能够理解问题敏感性：及时准确地发现问题所在信息排序、归类：根据特定的规则来将事物、行动按一定顺序或形式进行安排、组合或分类的能力（例如数字、文字、词汇、图画或数学表达式的形式）浅谈提升秘书人员职业素养论文摘要：秘书是办公室一个重要的角色，服从、服务领导，服务基层，起到承上启下、协调服务的作用，因此对其职业素养要求很高。文章通过对秘书人员基本素养进行分析，提出秘书人员必须具备十个现代意识，才能真正地把秘书工作做好。 参谋助手、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查，是秘书工作的几项基本职能。办公室是一个单位的重要部门，直接服从领导，服务全局员工，不管在公文处理、会议服务、后勤管理、档案管理还是组织协调、服务接待等方面的工作都需要做得很细致和周到。因此，秘书作为办公室的一个重要角色，必须具备“通才”、“全才”，具备超强的职业素养。现就如何加强秘书人员的职业素养建设做一些探讨： 一、培养秘书人员的基本素养，提高业务能力 1德才兼备，以德为重。一个合格的秘书，一不为名，二不为利，任劳任怨，甘当无名英雄：经常拟稿，但自己不署名，也不拿稿费；经常组织会议，但自己从不上主席台；经常熬夜，但白天还得正常工作；节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐，但自己还得值班，不能休息，等等。这一切，还往往得不到家人的支持，别人的理解和社会的公认。凡此种种，都说明一点，只有“才”没有“德”的人，是不可能胜任秘书工作的；没有一个全心全意为人服务的心，是当不了一个秘书的。 2当好领导的“外脑”。由于秘书人员直接为领导提供服务，对领导提供精力和智力补偿，因而人们常称秘书为领导的“外脑”。然而，秘书人员具有“外脑”职能并不意味着就可以乱发议论、自作主张、左右领导。秘书必须注意使自己的言行符合角色规范，做到既尊重领导、坚决执行领导指示，又不迷信盲从，始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。注重进言技巧，根据领导的心理、行为特征，选择适当场合和最佳时机，从要害问题切入，用委婉、含蓄的语言，巧妙地说出自己的见解或不同意见，“参”到点子上，“谋”到关键处，准确理解和把握领导意图。 3提高专业技能。何谓秘书?古书云：“常管文书并协助领导处理日常工作的人员。”可见秘书当“书”（即办理文书），以“书”为主，寄情于“书”。擅长书写文稿，是秘书人员最起码的专业技能和素质要求。因此，秘书人员要提高撰写文稿的质量，平日应注重学习，练内功，在实践中学习，边工作、边学习、边总结、边提高；还要尽可能深入调查研究，吃透“下情”，广泛涉猎第一手资料，既能填充“资料库”，博采来自方方面面、正正反反的信息，汲取精华，为已所用。如此，不仅使撰写的文稿血肉俱全，还能解放思想，开