OA系统及价格采集系统方案建议书.doc

1 55 OAOA 系统及询价系统系统及询价系统 项目范围与实施方案建议书项目范围与实施方案建议书 数据网络技术有限公司数据网络技术有限公司 二二 OO 一三年五月二十五日一三年五月二十五日 2 55 目录目录 1前言前言 5 2项目背景项目背景 6 3项目总体思路项目总体思路 7 4业务需求及详细解决方案业务需求及详细解决方案 8 4 1总体需求 8 4 2总体解决方案 10 4 3解决方案功能框架 11 4 4软件定制流程图 12 4 5及询价系统详细业务需求及解决方案 13 5系统架构方案系统架构方案 16 5 1OA 与询价系统架构方案 16 5 1 1可伸缩性的系统架构设计 16 5 1 2统一的高可用性系统架构 17 5 1 3数据库系统选型方案 19 5 2服务器规格要求估算 19 5 2 1外部用户HTTP接入 20 5 2 2内部用户HTTP接入 20 5 2 3IIS 应用服务器 20 5 2 4MQ服务器 20 5 2 5文件服务器 20 5 2 6数据库服务器及存储系统 20 5 3方案特点 21 6项目实施范围项目实施范围 21 6 1项目实施组织范围 21 6 2OA 及询价系统项目实施范围 21 6 2 1OA及询价系统功能范围 21 6 2 2OA和询价系统与其他内部系统接口范围 25 6 2 3表格和报表范围 26 6 2 4数据转换范围 26 7项目实施方法项目实施方法 27 3 55 7 1项目实施方法论介绍 27 7 2项目实施策略 27 7 2 1项目实施策略 27 7 2 2关键任务实施方法 28 7 3项目风险与关键成功要素 30 7 3 1项目风险 30 7 3 2关键成功要素 31 7 4项目实施的保障措施 31 7 4 1项目管理 32 7 4 2进度控制 32 7 4 3项目变更管理 32 7 4 4风险管理 34 7 4 5品质确保计划 35 7 4 6沟通 Communication 管理 36 7 4 7问题解决方案 38 8项目实施计划 工作内容 任务与交付件 项目实施计划 工作内容 任务与交付件 39 8 1项目总体计划 39 9项目实施组织机构及人员项目实施组织机构及人员 40 9 1项目组织架构 40 9 2项目组织主要成员角色与职责 41 9 2 1某网络公司项目成员角色与职责 41 9 2 2中心项目成员角色与职责 44 10培训及知识转移培训及知识转移 46 10 1项目实施方法培训 47 10 2项目组系统知识培训 47 10 2 1OA及询价系统培训课程 47 10 3培训准备及条件 48 11系统维护系统维护 49 11 1概述 49 11 2服务范围 49 11 3服务方式 49 11 4中心及会员公司的职责 50 11 5服务期限 50 4 55 12项目提交文档项目提交文档 50 12 1OA 及询价系统提交文档清单 50 13项目报价项目报价 51 14项目假设项目假设 51 14 1一般假设 51 14 2实施方法假设 52 14 3系统环境假设 52 14 4工作环境 52 14 5项目团队 53 14 6实施计划 53 14 7其它厂商信息及配合事项 53 14 8IT 假设 53 15关于某网络公司关于某网络公司 54 15 1简介 54 15 2相关资质 54 5 55 1 前言前言 某网络公司很荣幸被邀参加中心 OA 系统及数据统计信息系统项目 6 55 2 项目背景项目背景 7 55 3 项目总体思路项目总体思路 根据业务需求 为了提升中心信息化管理水平 为会员公司提供优质服务 某网络公司提出拟建立包含 协同办公管理系统 OA 询价系统 多维分析系统的一体化管理信息系统 供中心内部使用 对中 心内部之间的日常流程与管理活动进行规范和优化 并最终固化到该管理信息系统中 为了实现这一目标 某网络公司将充分考虑中心的情况 在流程设计和需求定义阶段会综合考虑中心的 管理现状和业务需求 并根据其业务需求搭建系统 在整个项目实施阶段某网络公司会向中心的项目小 组核心用户进行全面的知识转移 使他们成为培训最终用户及支持系统上线的中坚力量 某网络公司期望能有机会于本项目中为中心提供专业服务 与中心一起实施这一项目 并成功地完成它 并且成为中心长期的合作伙伴 8 55 4 业务需求及详细解决方案业务需求及详细解决方案 4 1 总体需求总体需求 协同办公管理 协同办公管理 OAOA 实现中心各部门之间的信息 数据共享 发文签报流程化 自动化 实现无纸化办公 流程可定制 具备一定的防伪功能 实现收文电子化 上级单位发文 内勤收文后扫描上传 OA 系统 发文 系统自动流转至相关领导 领导审阅后交办业务部门进行处理 实现与会员单位和其他单位之间文件传递的电子化 中心完成文件的印发后扫描上传 OA 系统 发文 各会员单位可通过网站入口进入查看 同时需要设置提醒服务 告知会员单位联系人账号中有新的文件 询价系统询价系统 数据采集方式 通过网站入口进入数据库后逐项手工录入相关统计数据 根据设定好的模板 在本地填写好 excel 表格后成批上传统计数据 数据采集原则 涉及采集点 12 处 可扩展 按照独立采价为主 参考其他信息价格为辅的原则 地产材料同中心派人实地进行调查 大宗材料和特种设备到产地进行调价 相同材料 价格不得高于造价办及省造价站信息价 数据采集范围 9 55 以市区属地为主 项目所在地的县区为辅 重要材料 设备和大批量材料与榆林 西安等 周边地市进行价格比对 对地产材料 要兼顾产地材料的区域分布 确保所调查品种的代 表性 主要涵盖 工程材料设备 政府采购 造价指标体系三个方面内容 数据采集方法 聘请价格信息员布点采集 南部各县设置一个采集点 北部各县设置一个采集点 市区落 实四个采集点 西安市固定安排四名价格采集信息员 中心督导加工两人 形成由十二个 点组成的采价网络 与生产厂家及一 二级供应商建立合作关系 定期提供产品价格 对 工程材料设备 按照需要进行市场调查 厂家调查 按期采集 对列入政府采购目录的商 品和服务 按政府年度采购目录的进度要求采集 造价指标 按年度分类统计 加工分析 定期公布 信息公布 中心价格信息胺月公布 遇波动时按旬公布 效率优于市造价办双月发布 省定额站按季 发布 所有材料价格及造价指标远的在网络上进行公布 供相关单位采用 社会各方监督 价格使用 一是工程材料设备属地价格 用于规范概 预 决算阶段的价格使用 预 决算阶段价格 以我中心公布价格为准 二是列入政府采购目录的商品和服务属地价格 按照政府采购目录采集相应的价格信息 财政等部门按照我中心公布价格编制政府采购预算 三是造价指标体系 汇总分析出政府投资项目所属区域的不同行业 相同类别 类似项目 的造价指标 利用财政 审计已完项目历史数据加工统计造价指标 主要用于在项目资料 不完整或不具备条件时对项目造价匡算 审核结果 控制质量 对预 决算进行对比检查 控制预 决算 其他要求其他要求 系统成熟稳定易于维护 本地化部署 10 55 系统部署在中心自购服务器设备上 任何数据信息的存储交换也都在中心自购服务器设备上 系统的最终产权属中心所有 4 2 总体解决方案总体解决方案 基于对 需求分析 中系统要求的理解 以及前期我们与中心相关人员交流的情况 结合某网络公 司在协同办公管理领域丰富的经验 我们对本项目的总体需求进一步归纳总结后 给出如下建议 为满足中心快速建立中心内部与会员公司之间协同办公管理平台 改善内部信息化管理能力 提升 工作效率 规范与会员公司之间的服务流程 提高服务质量满意度的整体需求 某网络公司推荐采用某 网络公司协同办公管理系统协同办公管理系统解决方案 以下简称 OA 解决方案 中的 企业级电子邮件系统 流程管理系统 公文管理系统 企业信息门户管理系统 微博系统 内部 文档管理系统 协同工作管理系统 权限及组织机构管理系统 资产管理系统 短信通知系统 并基于该解决方案中特有的插件接口 完成询价系统询价系统的定制开发 在此基础上实施多维分析系统多维分析系统 实现 对数据的挖掘分析 并以图表等多种方式直观展示个总统计分析结果 基于协同办公管理系统平台 通过建立基于 SOA 的标准接口可实现与其他系统 包括与地市协会可能 存在的系统 进行整合 最终形成完整的一体化管理信息系统 11 55 4 3 解决方案功能框架解决方案功能框架 逻辑架构逻辑架构 如上图所示 某网络公司协同办公管理系统采用多层架构 分为接入层 展现层 业务层和基础设 施层四层 接入层 用户使用多种终端设备 包括 PC PDA 手机等 和多种接入方式 Internet Intranet VPN 等 通过 SSO 单点登录 登入协同办公管理系统 实现对多个系 统的个性化访问 展现层 提供一个企业内部信息交互及所有业务系统的统一展现入口 实现展现 认证授权 用户管理三大类服务 业务层 作为某网络公司协同办公管理系统的具体应用实现 又可分为基础信息服务和应用业 务服务两个层次 其中基础信息服务层一般不独立存在 而作为一些应用业务的底层支撑 如 通信服务 流程管理 信息整合等 而应用业务服务层则直接提供给用户具体的应用 如公文 流转 信息管理 个人办公等 基础设施层 包括基础网络及硬件设施等 保证系统的正常运行 访问 此外 某网络公司协 同办公管理系统还包括贯穿各个层次的系统及安全管理和接口管理 系统功能系统功能 某网络公司协同办公管理系统提供统一展现平台 管理信息服务 协同办公 内容管理 通信服务 12 55 流程管理 信息整合平台等几部分功能 并可集成现存的其他系统 13 55 4 4 软件定制流程图软件定制流程图 14 55 OA 针对本项目需求的功能说明如下 4 5 及询价系统详细业务需求及解决方案及询价系统详细业务需求及解决方案 针对于中心在需求分析中对 OA 及询价系统提出的业务需求 某网络公司根据在协同化办公解决方 案领域丰富的实施经验 初步提出以下的解决方案 中心系统功能需求 中心系统功能需求 中心业务需求中心业务需求系统功能系统功能所处所处 OA 解决方案中的解决方案中的 系统系统 模块模块 OA 系统系统 实现中心各部门之间的信息 数据共享 完全满足 系统提供 电子邮件 微 博 协同工作 以及 文 档管理 等功能 帮助中心各 个部门之间进行信息传递 数 据共享 互动协作 分享交流 其中资产管理系统能够帮助中 心实现对办公用品及固定资产 等资源进行有效管理 企业级电子邮件系统 微博 内部 系统 文档管理系统 协同工作管理系统 资源管理系统 发文签报流程化 自动化 实现无纸化 办公 完全满足 系统通过流程管理功能可以定 义包括发文签报流程在内的各 种其他流程 如请假 报销 采购申请等等 流程管理系统 采用 BPM 技术架构 具备流 程建模功能 能够广泛整合不 同业务系统 在审批环节的电 子签名方面 该系统也能与 wacom 等电子签名设备集成 真正实现无纸化的工作流程 流程管理系统 公文管理系统 实现收文电子化 内勤收文后可扫描上 传至 OA 系统 系统自动流转至相关领 导 领导审阅后交办业务部门进行处理 完全满足 系统提供的公文管理系统能够 实现收文扫描和发文处理 其 中相关的流程部分通过流程管 理功能实现 这些流程可以预 流程管理系统 公文管理系统 15 55 中心业务需求中心业务需求系统功能系统功能所处所处 OA 解决方案中的解决方案中的 系统系统 模块模块 先设置 也可以在发文过程中 动态定义 灵活性高 中心完成文件的印发后扫描上传 OA 系 统 各会员单位可通过网站入口进入查 看 同时需要设置提醒服务 告知会员 单位联系人账号中有新的文件 完全满足 企业信息门户管理系统采用 Portal 技术能够集成中心现有 的网站系统 并为各会员单位 开设专属页面 授权访问 中心完成的各种文件 包括会 员单位统计数据等 都可以方 便地通过 OA 系统发布到这些 专属页面中 供会员单位访问 提醒服务有两种 电子邮件和 短信通知 中心工作人员可以 方便设置通知的类型和事件 系统将完成上述通知的自动发 送 企业信息门户管理系统 企业级电子邮件系统 短信通知系统 询价系统询价系统 能通过三种方式进行数据采集 一是通 过网站入口进入数据库后逐项手工录入 相关统计数据 二是从本地 excel 复制 粘贴进行数据的录入 三是根据设定好 的模板 在本地填写好 excel 表格后成 批上传统计数据 完全满足 系统允许采集点相关人员 授 权后 登入企业信息门户管理 系统的专属页面 在该页面中 能够直接录入或导入 excel 实 现数据快速上报 企业信息门户管理系统 数据统计系统 定制 数据采集内容应包括 建材类 政府采 购类 设备类 指标体系类几大部分共 三级目录 并且可以分商家和个人信息 归类 完全满足 在数据统计系统中 可以通过 智能电子表格技术定制各种格 式的数据采集表 此外还能通 过动态表单技术扩大统计数据 的信息量 数据统计系统 定制 在数据的使用和修改方面有如下需求 1 各采集点均有权使用系统中各家采集 点的统计数据 非采集点不得使用 2 经协会授权并开通相应用户权限后 完全满足 系统提供基于角色的权限控制 系统 对数据访问限制能达到 字段一级 完全能够满足秘书 权限及组织机构管理系 统 企业信息门户管理系统 数据统计系统 16 55 中心业务需求中心业务需求系统功能系统功能所处所处 OA 解决方案中的解决方案中的 系统系统 模块模块 采集点可登录系统自行查阅 下载相关 统计数据 3 下载的文件格式为 XLS 格式 4 各采集点应对数据的准确性负责 已 报送到系统中的数据一经协会确认不能 随意修改 如数据填报错误确需修改时 需向上级申请 等上级下发修改权限后 重新填报上传 处对权限的管理需求 此外 在数据统计系统中将专门设计 数据报送的规则 确保提交后 的信息需要上级 退回 之后 方能再次修改 系统应在内部设定公式 基础数据进行 自动校验 比如基础数据保费收入 无 论表格怎样计算或变化 核心数据应保 持逻辑一致 完全满足 数据统计系统中的电子表格技 术能够设置自动计算公式 以 确保勾稽关系的一致性 数据统计系统 系统应能根据采集点上传表格的时间做 出记录 并按照月度向采集点反馈 完全满足 数据统计系统中具备日志功能 会详细记录包括采集点上传表 格行为在内的各种操作 并能 方便地调用 OA 系统中的流程 管理 电子邮件 短信通知等 功能 实现结果的自动化反馈 数据统计系统 多维分析系统多维分析系统 希望能扩大统计数据信息量 提高统计 时效 充分利用技术手段使我省的保险 业务统计信息工作满足各采集点的需求 为其经营决策提供及时可靠的数据信息 完全满足 系统提供多维分析功能 能够 对上报的数据建立多维分析模 型 并通过钻取 切片 旋转 等方式挖掘数据背后的信息 为经营决策提供有力的数据依 据 多维分析系统 17 55 5 系统系统架构方案架构方案 5 1 OA 与询价系统架构方案与询价系统架构方案 根据对于中心提供的需求分析的理解 可以认为此建议书涉及的系统不仅在功能上要求丰富 而且 由于涉及的是中心的核心业务流程 所以建设完成的系统还需要是高可用性的 同时随着中心的发展 系统的扩展性也是本建议书中及系统设计的要点 5 1 1 可伸缩性的系统可伸缩性的系统架构设计架构设计 我们建议的应用系统设计分为 3 个大的应用系统 即 协同办公管理 OA 系统 询价系统 多维分析系统 三个应用系统都是基于标准的 NET 技术框架 可以共享相同的基础设施 包括存储 数据库系统 应用服务器群等 尤其是协同办公管理 OA 系统 为了更好的适应办公管理需求 不 仅能够与企业信息门户集成 而且可以适应分布式部署的要求 与未来可能存在的地市分会系统之间通 过基于 MQ 的数据交互模块通讯 协同办公管理 OA 系统采用 Portal 技术架构 与数据统计和多维 分析系统有机地集成为一体化管理信息系统一体化管理信息系统 下图中被标识为 OAs 整体架构示意图如下 18 55 这样的架构其实为可伸缩的 其主要表现在 2 个方面 其一是建设初期已经考虑了基础设施的共享 和标准统一 保证了基础设施投资的保护以及将来的处理能力的扩展 如统一采用 NET 为基本应用架 构 部署时 协同办公管理 OA 解决方案中不同的应用系统可以部署在同一套基础设施之上 共享 通讯和计算能力 其二是 地市分会应用 既可以是分布的 也可以是使用集中部署在中心数据中心内 的应用 甚至对中心来说 有部分地市分会使用分布式的 部分可以使用集中式的混合方式 部署的弹 性极大 会员公司和地市分会通过 ISP 提供的 Internte 服务中心的 DMZ 区域中的 web server 通讯 中心内部 用户则是和内部网的 web server 通讯 Web Server 通过不同的 URL 将请求分发到不同的应用 DMZ 区 域中的 MQ 以及内部网的 MQ 组成地市分会通讯网络支撑数据交互 5 1 2 统一的高可用性系统架构统一的高可用性系统架构 根据对需求的理解 某网络公司的协同办公管理系统架构设计基于当前流行的 B S 结构和某网络公 司的软件产品 不仅提供满足功能和性能的系统支持 而且整个体系考虑了高可靠性 高安全性和将来 的扩展性 其布局主要由三部分组成 HTTP 接入 应用服务和数据库服务 秘书处 OAs 系统用户 数据库服务HTTP接入 应用服务 根据中心的具体情况 建议的协同办公管理系统的逻辑架构模型如下图所示 19 55 HTTP接入 建议架构中的 HTTP 接入功能从应用服务中脱离 这种设计不但为网络设计和部署带来灵活性 而 且支持应用服务的负载均衡管理 协同办公管理系统的用户由两部分组成 中心内部人员 包括地市分 会人员 和会员公司用户 从应用系统的架构设计上 建议区分不同的接入渠道 为将来网络安全加固 留下余地 建议的 HTTP 接入分为 外部 HTTP 接入区 和 内部 HTTP 接入区 初始建设 内部接入区安 排一台服务器安装 IIS HTTP Server 服务器采用双硬盘 双电源设计 保证系统的高可用性 将来有需 要可以类似外部接入区采用 HTTP 服务阵列 外部接入区从目前会员公司的数量和用户规模来看 可以 采用与 内部接入区 一样的方式 当用户数量增长较大之后可使用 HTTP 服务阵列方式 HTTP 服务 器阵列不仅能够横向扩展性能 而且可以最大限度地提升可用性 届时还将需要网络层提供七层交换机 支持 session 定位 如果要求高可用性 网络交换机可以采用 Standby 方式备份 应用服务 应用服务是进行应用逻辑处理的关键部分 需要性能好而且可靠性高 针对这一特点 应用服务器 的建议方案充分利用了 windows Server 2008 和 IIS7 群集的特点 同一个应用服务群集即能为外网 HTTP 请求服务 而且可以为内网 HTTP 请求服务 同一台 HTTP 接入服务器又可以同时使用此应用服务群集 中的任一台 所以很好地实现了负载分配 假使有一台应用服务器有问题 停止服务 在 HTTP 请求可 以自动转向另一台应用服务器 自然实现了高可用性 数据库服务 协同办公管理系统解决方案作为商业应用 对于数据库的性能要求较高 数据库服务包括两方面的 20 55 内容 数据库系统和存储 作为企业关键应用 数据库系统需要支持高可用性和在线备份能力 硬件平台建议使用 IBM eX5 系列 采用第五代 IBM X 架构 芯片组设计与最新英特尔 至强 处理器 E7 产品系列相结合具有高可靠性和高性价比的特点 可以满足作为数据库服务器应用的需要 存储架构使用 SAN 属于选配 当数据规模达到一定程度之后再考虑也可 此处作为完整架构展示 文件服务 其实文件服务和数据库服务一样 也是商业应用中关键的系统服务 文件服务器建议使用高速 大 容量的磁盘 且受 Raid1 保护 文件服务器的性能同时还受到网络和磁盘访问的影响 所以可以不只一 台 MQ服务 MQ 的服务设计 可以为每个维修站分别建立数据通讯队列组 根据负荷 将这些组分布在不同的 服务器中 MQ 支持服务器之间的桥接通讯 MQ 服务器还支持 Standby 方式备份 但是考虑投资和实 际应用中此系统软件的成熟性 本建议书中 MQ 服务器不使用备机方式 5 1 3 数据库数据库系统选型方案系统选型方案 在商用系统中 主流的数据库系统通常会选择 SQL Server 或 Oracle 这两种数据库各有优缺点 Oracle 能够运行在 Unix 环境中 更加稳定和健壮 但缺点是价格贵且维护复杂 SqlServer 与微软的技 术体系能够完美结合 运行效率高 维护简单 基于本方案采用的 NET 技术框架 我们推荐使用微软 SQLServer2008 为本次项目的数据库系统 相 对于 Oracle10g SQL Server2008 有如下优点 更强大的性能和扩展性 SQL Data Services 条件过滤索引 稀疏列 前缀压缩 更安全 使用证书签名的模块 整合的更新和补丁 更完善的商业智能工具 优化的 Cube 设计 按需处理和基于实例的呈现 与微软 Office 2007 产品家族的完善集成 5 2 服务器规格要求估算服务器规格要求估算 服务器的规格定义一般在项目的非功能性需求分析阶段定义 这里根据需求分析及协同办公管理解 决方案经验为基础 设置下列估算假设前提条件 中心内部 含地市分会 集中式 预估 100 人 即可能同时使用的用户 100 个 常规业务并发 21 55 度 20 3 年每人数据量估算为 10G 共 1T 数据交互的审计周期为 7 天计 每天每人评价交 互量为 2M 数据存放在文件服务器 共需 2M 7 100 2G 其他文件所需空间 20G 建议使用病毒防范方案 5 2 1 外部用户外部用户 HTTP 接入接入 根据估算前提 并发度要求为 100 每台服务器处理 200 300 个并发度 需要 1 台 PC 服务器 1 x PC 服务器 1CPU Xeon 3 0 以上 缓存 1M 以上 内存 1G Raid1 硬盘 2x20G 以上 Windows2003 Server SP4 以上 安装 IIS6 5 2 2 内部用户内部用户 HTTP 接入接入 根据估算前提 并发度要求为 10 需要 1 台 PC 服务器 1 x PC 服务器 1CPU Xeon 3 0 以上 缓存 1M 以上 内存 1G Raid1 硬盘 2x20G 以上 Windows2003 Server SP4 以上 安装 IIS6 5 2 3 IIS 应用服务器应用服务器 每台服务器负担 100 并发度 部署两个应用 OA 应用需要 1 台应用服务器 数据统计应用 需要 1 台应用服务器 3 x PC 服务器 2CPU Xeon 3 0 以上 缓存 2M 以上 内存 4G Raid1 硬盘 2x40G 以上 Windows Server 2008 安装 IIS7 5 2 4 MQ 服务器服务器 1 x PC 服务器 2CPU Xeon 3 0 以上 缓存 2M 以上 内存 2G Raid1 硬盘 2x40G 以上 Windows2003 Server SP4 以上 配置 MSMQ 5 2 5 文件服务器文件服务器 根据估算前提 文件容量只需 20G 左右 可由 IIS 应用服务器替代 22 55 5 2 6 数据库服务器及存储系统数据库服务器及存储系统 由估算得 按 年量 分成一个 OA 数据库实例 数据统计和多维分析各一个实例 其中多维分析 实例采用多维立方体模型 总共存储空间按照 1T 计算 当数据规模扩大是 可考虑存储方案同时考虑 磁带备份能力 使用专用的备份服务器 数据库服务器建议使用 2 x X5 系列 4 CPU 8G Memory 320Gx4HD 安装 SqlServer2008 数据库 5 3 方案特点方案特点 本建议书提供的解决方案的技术特点 一方面体现在整体设计方面 另一方面也体现在各个组织部件 的优越特性方面 系统技术需求微软解决方案特点 查询统计响应 速度快 本方案推荐采用的硬件 软件平台具有优越的处理性能 保障系统响应速度 扩展性本建议书提供了对硬件扩展性 数据量扩展性和应用扩展性的支持 系统安全可靠本方案考虑了硬件系统的安全性 可靠性 以及从系统角度而言的数据存储 访 问 传输等各个环节的安全性 已经能够充分满足目前商用系统的安全性需求 在数据传输方面 本方案对 Web Browser 应用环境提供了对 SSL 的支持 保障了 敏感数据在 Internet 上传输的安全性 6 项目实施范围项目实施范围 6 1 项目实施组织范围项目实施组织范围 中心及所属部门 办公室 信息中心 其他业务部门 产险工作部 寿险 中介部 统计研究部 法律事务部 会员公司及地市分会 23 55 6 2 OA 及询价系统项目实施范围及询价系统项目实施范围 6 2 1 OA 及询价系统功能范围及询价系统功能范围 OA 系统包括以下主要功能 系统包括以下主要功能 A 协会部门与地市分会端协会部门与地市分会端 功能编号功能编号功能类别功能类别功能名称功能名称 1 电子邮件 1 1 收信 1 2 写信 1 3 收件箱 1 4 已发邮件 1 5 垃圾箱 1 6 草稿 1 7 邮件代收 1 8 个人设置 1 9 邮件过滤 1 10 地址簿管理 1 11 地址簿查询 2 协同工作 2 1 新建日程 2 2 日程共享 2 3 日程查询 2 4 项目管理 2 5 项目查询 2 6 项目库 2 7 项目统计报表 2 8 云存储 2 9 云存储 文件共享 2 10 发起流程 2 11 流程跟踪 2 12 流程查询 2 13 流程撤销 3 公文管理 3 1 发文管理 3 2 收文管理 3 3 公文查询 3 4 公文督办 3 5 个人委托 24 55 4 企业信息门户管理 4 1 栏目管理 4 2 文章管理 4 3 专题管理 4 4 资源管理 5 流程管理 5 1 流程设计 5 2 模板管理 5 3 流程跟踪 5 4 统计分析 6 权限及组织机构管理 6 1 用户管理 6 2 职位管理 6 3 角色管理 6 4 离职人员管理 6 5 组织机构管理 6 6 日志列表 6 7 提醒设置 6 8 会员管理 7 微博管理 内部 7 1 小组管理 7 2 投票管理 7 3 发布管理 张贴 文件 链接 话题 投票 7 4 书签管理 7 5 粉丝管理 7 6 提醒设置 8 文档管理 8 1 模板管理 8 2 文档上传 8 3 版本管理 8 4 文档查询 8 5 文档预览 8 6 文件夹权限 9 资源管理 9 1 资源采购 9 2 资源入库 9 3 资源领 借用 9 4 资源报废 9 5 统计报表 10 短信通知 25 55 10 1 发件箱 10 2 已发送短信 10 3 已删除短信 10 4 个人管理统计 10 4 常用短信库 10 6 短信设置 10 7 汇总统计 10 8 地址簿管理 10 9 地址簿查询 B 会员公司端会员公司端 序号序号功能类别功能类别功能名称功能名称 1 会员门户 1 1 会员登录 1 1 个人资料维护 1 3 文件浏览 1 4 信息推送 1 5 通知公告 询价系统包括以下主要功能 询价系统包括以下主要功能 序号序号功能类别功能类别功能名称功能名称 1采集内容管理 1 1 数据分类 1 2 模板管理 1 3 勾稽关系设置 1 4 模板下载 2数据采集 2 1 数据录入 2 2 数据导入 2 3 数据填报 2 4 3数据审核 3 1 填报日志 3 2 数据审核 3 3 填报退回 4数据汇总 4 1 汇总统计 4 2 数据发布 26 55 5打印下载 6权限管理 6 1用户管理 6 2权限设置 多维分析系统包括以下主要功能 多维分析系统包括以下主要功能 备注备注功能类别功能类别功能名称功能名称 1企业门户设置 1 1 用户管理 1 2 角色管理 1 3 菜单管理 2数据管理 2 1 链接管理 2 2 业务管理 2 3主题管理 3报表管理 3 1 报表管理 3 2 报表管理 维度定义 3 3报表管理 测度定义 3 4 多维分析 6 2 2 OA 和询价系统与其他内部系统接口范围 和询价系统与其他内部系统接口范围 某网络公司将负责承担 OA 系统和中心可能存在的其他系统与 OA 端和数据统计端的接口设计和实施 工作 OA 系统和数据统计与其他系统接口清单 预计系统和数据统计与其他系统接口清单 预计 以实际调研结果为准 以实际调研结果为准 接口类别接口名称备注 OA 系统与网站的接口 内容维护数据抓取及发布 权限控制 会员公司用户信息 文档发布及下载 用户管理及权限 单点登录 SSO 官方微博 与官方微博同步 一键多发 数据统计与网站的接口 会员登录 27 55 个人资料 文件浏览 信息推送 文件下载 6 2 3 表格和报表范围 表格和报表范围 根据需求分析 目前涉及的表格主要是数据统计填报表 主要包括 采购表 516 xls 上述表格具体的格式及内容请参见 附件 某网络公司能够满足中心包括上述报表在内的其 他类型或格式的填报表需求 6 2 4 数据转换范围 数据转换范围 在项目上线前可能需要转换一些诸如网站内容 电子档案 用户资料等数据 某网络公司顾问将就 数据转换战略和提供数据模板提供建议 中心的核心用户必须根据模板准备数据 并按照模板对数据进 行转换前加工并做质量检测 中心必须确保准备的数据是准确的 符合系统要求的 并在数据正式转 换前签署批准 28 55 7 项目实施方法项目实施方法 7 7 1 1 项目实施方法论介绍项目实施方法论介绍 本项目中 某网络公司将以 IBM 全球服务所使用的实施方法 GSMethod 为本项目实施的基础 GSMethod 方法论结合策略 流程和技术三种层次的构想以实现项目的成功 此实施方法共分为项目准 备 业务蓝图 系统实现 最后准备 系统上线和后续支持 6 个阶段 下面我们以GSMethod实施方法的项目准备 业务蓝图 系统实现 最后准备 上线支持与后续支 持6个阶段分别述各个阶段的目标 准备阶段准备阶段 本阶段的目标为建立完整的项目组织 明确实施重点 确认项目投入规则 同时提供专门人员 成 立具备丰富实施经验的项目小组 业务蓝图阶段业务蓝图阶段 本阶段的目标为充分了解企业现行功能流程 制定需求分析报告 进行差异分析 并设计未来的业 务流程 系统实现阶段系统实现阶段 本阶段将对上述的设计进行进一步的分析与设计 与软件流程联系起来 并进行原型设计及模块测 试 最后准备阶段最后准备阶段 确保包括集成测试 数据转换 最终用户培训 及其他切换事宜在内的系统上线准备工作就绪 系统上线及后续支持阶段系统上线及后续支持阶段 在系统正式投入运行的初期进行在线支持和管理 并且逐步完善系统从测试状态向正式生产状态的 转变 7 7 2 2 项目实施策略项目实施策略 7 2 1 项目实施策略项目实施策略 针对以上中心业务管理的特点 为确保项目实施成功 某网络公司将会采取的总体策略如下 1 采用 原型法 实施策略 即在需求定义和流程设计过程中 某网络公司将充分利用在协同 29 55 办公解决方案领域实施类似项目的成功经验 引进行业最佳实践 并结合中心具体情况 设 计出一整套既体现先进的管理思想又简捷实用的业务流程和业务操作方案 提交中心的领导 和业务主管审阅修改 通过几次研讨会讨论 可以在最短的时间内帮助中心业务主管和骨干 的间统一认识 并决定系统的详细需求和业务流程 从而为信息系统的建设赢得时间 2 采用 交钥匙工程 的项目实施策略 即在项目组配备包括业务顾问 技术专家 软件开发 工程师 系统集成工程师 数据工程师 测试工程师 系统上线小组 上线后支持小组 系 统推广和用户培训小组在内的全套完整的项目团队 认真做好每一个阶段的计划 实施 检 查等工作 确保项目实施一次成功 并且把中心的相关配套 IT 和业务数据二方面 工作一 并纳入项目管理范围 以统一的时间表进行驱动 为新系统的上线做好充分的技术准备 3 采用 全面知识转移 的项目移交策略 即在整个项目实施阶段某网络公司还会向中心的项 目小组和关键用户进行全面的知识转移 使他们有能力成为未来系统支持和升级的中坚力量 4 同时 某网络公司已经并且会长期组建一支专业队伍 为包括中心在内的行业用户的协同办 公务管理信息系统提供长期的运行支持和系统升级服务 7 2 2 关键任务实施方法关键任务实施方法 本项目的实施并非单纯的信息系统实施 此项目将涵盖工作流程的变化 人员观念转变 部门间沟 通及信息科技运用等复杂因素 因此除完整的项目实施方法外 流程改善 数据转换 系统上线 并行 操作的考虑和其他关键要素的考虑都是项目成功的重要关键 今将某网络公司建议的各项关键任务实施方法分别叙述如下 7 2 2 1 流程改善流程改善 本项目涉及的最终用户群包括中心相关部门及工作人员 地市分会 会员公司及相关工作人员等 也包括广大的互联网访问用户 网站 本项目各项系统功能及基于其上的业务流程设计需要整合所有 这些用户的业务需求 为此 某网络公司基于相关项目的实施经验 建议中心组织和建立二个业务导向 的专业委员会 OA系统委员会 和 询价系统委员会 前者由中心办公室主管和业务骨干组成 后 者其成员来自统计研究部 这两个委员会代表中心确认需求并把握系统建设方向 在系统建设阶段参与 并进行功能验证 在系统上线阶段参与测试并协助进行经其他用户的培训 信息中心作为本项目核心支撑部门 需要全程参与项目所有过程 30 55 7 2 2 2 数据准备数据准备 当系统实施上线前 中心有一些重要业务数据需要以适当的方式及顺序移转至新系统上 同时必须 根据预定上线计划将既有系统的期末数据快速正确地移转至新系统成为期初值 完成正确地上线作业 数据准备分为以下三类关键任务并分别叙述其应注意事项 7 2 2 2 1主数据准备主数据准备 Master Files 中心的主数据需要较多的整理编辑工作 包括 组织机构 人员信息 既往流程 流程档案 重要 文件 会员公司资料 地市分会资料等等 这些数据通常也需要进行规范化的编码 该项数据整理工作 原则上由中心负责完成 某网络公司的业务顾问愿意进行专业指导 主数据定义的完整性和准确性对未来的业务运作和数据分析影响巨大 需要特别关注 上述主数据文件数据量通常较大 可能会先在临时系统甚至Excel文件中编制 在系统上线前转换到 本项目开发的系统 因此通常大部份都会考虑利用程序做转换工作 但因为新旧系统上的主文件内容 不会完全相同 因此在即使利用程序来取代大量数据转换的后 必须安排一定的人力来作后续数据确认 及补充的作业 此项工作会因新系统的环境复杂度不同而困难度不同 一般上线准备工作的安排需要在 预定上线日前就提前准备 复杂的情况下可能需要考虑更早开始 以下为主要工作 新旧系统主文件详细比对 并归纳程序转换规则 撰写并测试程序 准备旧系统主文件及测试环境 测试并确认正确性 准备最后一版的旧系统主文件数据并转换至新系统上 数据确认 主数据补充 必须经由人为判断的数据输入部份 7 2 2 2 2过往重要电子邮件或公文的处理过往重要电子邮件或公文的处理 通常在过去的工作中存在一些非常重要的电子邮件和公文等文件数据 这些数据在新系统上线后需 被迁移至新的系统 为此某网络公司将帮助中心制定一套流程和规则用于处理这些重要的数据 31 55 7 2 2 3 系统上线系统上线 本项目各系统既有一定联系 又相对独立 因此建议分阶段的上线策略 综合考虑业务需求和合理 的项目实施周期 建议各系统按如下次序上线 1 电子邮件 公文管理 企业信息门户 微博系统因实施时间短 且是沟通互动的必要工具 可 以先期上线 2 流程管理系统需要根据需求进行优化和调整 需要一定的周期 因此各种流程的定义可以在后 续不断完善 3 询价系统的上线需要对现有的门户网站做一些必要的调整 通过本项目中企业信息门户系统的 实施可以同步进行 4 多维分析系统的运行需要建立在一定数据规模的基础上 应此这个系统可以最后上线 7 3 项目风险与关键成功要素项目风险与关键成功要素 7 3 1 项目风险项目风险 某网络公司根据经验 列出以下可能造成项目执行困扰及进度落后的因素 7 3 1 1 项目一般风险项目一般风险 以下是信息系统建设项目中一般常见的可能造成项目执行困扰及进度落后的因素 1 薄弱的项目决策领导与模糊的责任观念 2 模糊的企业业务目标与衡量标准 3 经常改变的项目目标与执行范围 4 未能适时了解组织接受变革的能力 5 不当的项目组织架构与决策流程 6 不适任的项目主管与成员 7 误认为项目的成败是项目实施公司的全部责任 8 误认系统的实施可解决全面业务流程与组织整合的问题 32 55 9 实施项目时 未能有效的执行变革管理与沟通计划 10 系统实施时 未能适时完成数据的准备工作 7 3 1 2 项目特有风险项目特有风险 考虑到中心业务管理的特点 我们列出本项目特有的可能造成项目执行困扰及进度落后的因素 需 要在项目实施过程中特别关注 1 OA 系统的功能需求可能会随着业务模型设计的深入会不断地制定和修改 对项目需求定义 工作产生较大干扰 从而影响项目实施进度 2 对于数据统计的范围和格式 也可能存在不断的变化和增加 对系统整体设计会产生一定的 影响 3 中心的 IT 团队能否同步成长 这可能会影响该项目实施上线后的技术支持能力 一个变通的 方案是请某网络公司团队继续服务提供运行支持 但会对项目预算产生一定影响 7 3 2 关键成功要素关键成功要素 针对以上中心本项目系统的特点 为确保项目实施成功 某网络公司建议要特别关注以下关键成功 要素 1 双方高层领导的承诺与全程参与 项目决策主管需 全程 参与项目的重要会议 做出适时 的决策 并负项目成败的责任 2 双方全职且精选的项目团队成员 3 某网络公司派出丰富项目经验的专业顾问 4 中心业务人员突破原单位既有业务模式的思考 组织和参加业务培训 5 成立项目管理办公室对各个项目统一进行管理 6 双方全体项目成员的全身心投入 切实执行项目计划 7 及时有效的沟通 8 团队合作 7 4 项目实施的保障措施项目实施的保障措施 为确保项目进行的顺利与高品质的产出 因而必须明确项目管理方式及遵循的依据 其内容包含某 网络公司与中心双方职责 项目管理 进度管理 项目变更管理 风险管理 品质确保计划 沟通方式 问题解决方法等 分别详述于下列章节 33 55 7 4 1 项目管理项目管理 某网络公司的项目经理拥有成功管理和实施大型复杂项目的经验 他们能够预见可能出现的问题 采取措施避免其发生 从而使项目稳定进行 成功结案 某网络公司拥有的成熟完善的项目管理方法及 工具 对于保证项目的顺利进行 直至成功将起着重要的作用 7 4 2 进度控制进度控制 每一项目小组须对其进度负责 此职责包含下列事项 1 追踪进度 每一项目小组根据其时间计划表追踪进度 至少每月一次 并针对落后的进度做 适时的调整与反应 2 考虑相依性 每一项目小组必须考虑其相依性 并注明于主项目时间计划表 此外 若其中 有明确的优先级 如报告或会议 须注明于主项目时间计划表并与相关小组沟通 3 扩展详细计划 每一项目小组于项目进行过程中 须扩展详细的时间计划表 例如当设计阶 段结束后 雏型及实施阶段的详细时间计划将被制订 项目经理是整个项目进度的掌控者 必须依上述三项将整体项目时间计划作追踪管理外 还须对项 目准时完成的可能性进行评估与掌控 其方法为 CPM要径管理 Critical Path Management 在项目管理 中 所从开始到结束 费时间最长的工作路径 通常便是要径 要径的进度落后便会造成项目进度的延 后 各项进度追踪的项目 将遵循项目的WBS架构 Work Break down Structure 7 4 3 项目变更管理项目变更管理 任何项目均可能在实施的规程发生项目需求或范围的变化 在这种情况下就要求实施公司与客户方 一起 遵从科学的和合理的变更处理程序 确保项目组的工作在出现变更的时候能够有序进行 从而不 对整体的项目目标实现和项目进度造成大的负面影响 因此我们建议本项目采用下面的变更管理程序 7 4 3 1 变更提出变更提出 提出变更需首先填写 变更申请表 简称RFC 见下文 变更申请表 RFC需提交由中心项目经理 或其他指定人员出任主席 由中心资深人员和某网络公司项目小组人员组成的小组 小组成员的资格将 34 55 由双方书面确认 任何一方均可以书面形式通知另一方其人员更改的情况 小组将就RFC的技术可靠性 及其对整个项目的影响作出评估 经批准的RFC将转给某网络公司公司 未被批准的RFC将由小组通知 提出变更者本人并给出未批准理由 7 4 3 2 变更评定变更评定 中心在接到小组批准的RFC三 3 个工作日内给出收讫说明以及分析RFC所需的大致时间 并准备相 应的工程修改建议书 简称ECP 某网络公司会根据变更需求的范围和复杂程度对RFC分析报告以及 ECP进行收费 并以书面形式告知中心方预计费用 某网络公司将于中心方同意收费标准后三 3 天或规 定时间内 对RFC进行分析研究并做相应的ECP 所有的费用计算将依据某网络公司人天的费率进行计 算 7 4 3 3 中心的认可中心的认可 若ECP要求费用 进度或本协议其他条款的变更 须由中心授权代表书面同意 或由小组主席批准 批准后的ECP将作为合同的一部分并列入项目文件 7 4 3 4 实施实施 更改需在最近更新过的基准文本中醒目地标出更改的处并替换以新的文字描述 所有更改都应用更 改条标出并注明 号 基准文件在经过多次更改后可能需要重新修订 整个文件在附上修订书后可再版 即修订版A 修 订版B等等 修订版只包括小组批准修改的内容或不改变文件技术内容的打印错误 7 4 3 5 变更申请表变更申请表 变更要求 系统名称 RFC 序号 申请人 日期 日 月 年 35 55 申请变更内容 申请变更原因 变更类别 标明 A B 或 C A 功能方面 B 运行性能方面 C 文档方面 授权人签字 日期 7 4 4 风险管理风险管理 风险处理程序包括四个步骤 1 风险项目提出 由项目中各小组提出其所面临最迫切的议题 并提出对应的解决方案 2 风险项目列管 将所提出的项目与本项目的风险项目表比较 可直接列入项目表中或是修 改原有的项目 使其涵盖范围扩大 将其余项目作一分析 区分其是否属于正进行中的工 作 例如某些已实施的项目因变更关系而重新实施 但这些项目不影响项目整体时间计 划 成本 只是工作稍作复杂化 倘若判断为真正风险项目 则将其列入风险项目表中 3 风险项目追踪 各项目小组负责追踪其个别的风险项目 将结果与进度向项目管理办公室 报告 此追踪的工作包括剔除风险已化解的项目 修改控管风险的方法及增加新的项目 若有必要 则由项目管理办公室指派新的资源以协助风险控管 4 风险项目检查 此风险项目表可视其需要 在项目例会上进行汇报 讨论 修改 以下为本项