会展演示讲稿.ppt

第四章会展物流管理 随着会展业的迅速发展 会展物流业也逐渐形成一项特殊的业务 常由专门的会展运输代理商爱承担 俗称运输商或承运商 一般而言 展览的周期较长 涉及的物流量就较大 因此通常意义上的 会展物流 多指 展览物流 此处也以介绍展览物流为主 会议物流的操作则相对简单 基本参照展览物流的内容 展览物流中又以展品运输为主 按业务性质来分 展品运输应归入现代物流业范畴 且以物流业中的运输业为主 具有明显的货运代理的特点 当然 还具有展品的某些特殊要求 了解展品运输的性质和基本要求 对于选择合适的运输代理商 对于更好地参展商提供咨询服务都具有重要意义 第一节会展物流系统的基础 一 物流的概念二 现代物流三 会展物流四 会展物流的任务和目标五 会展物流系统的内容与建立 物流的概念最早出现在美国 最初被称为PhysicalDistribution 译成汉语是 实物流的概念物分配 或 货物配送 到20世纪80年代开始被西方国家称为logistics 该词原意为 后勤 它是二战期间军队在运输武器 弹药和粮食等给养时使用的一个名词 是为维持战争需要的一种后勤保障系统 物流的定义也是随着物流业务的发展而不断演变的 最初 美国物流管理协会 CLM CouncilofLogisticsManagement 在1985年对其定义为 以满足客户需求为目的 对原材料 在制品 产成品以及相关信息从供应地到消费地的高效率 低成本流动和储存而进行的计划 实施和控制过程 到了1992年 CLM修订了物流定义 将原定义中的 原材料 在制品 产成品 改为 产品 服务 这就拓展了物流的内涵与外延 既包括生产物流 也包括服务物流 随着供应链的出现 1998年10月 CLM对物流的最新定义变为 物流是供应链流程的一部分 是为了满足客户需求而对商品 服务及相关信息从原产地到消费地的高效率 高效益的流动及储存进行的计划 实施与控制过程 由此可见 CLM在考虑物流时不仅涉及运输仓储 还涉及生产 消费等诸多领域 以及强调信息及管理在物流中的作用 运输可见性 库存可见性和电子商务在今日物流中的应用 物流是若干领域经济活动系统的 集成的 一体的现代概念 它是指以最小的总费用 按用户要求 将物质资料从供给低向需要地转移的过程 这个过程涉及运输 储存 搬运 装卸 检选 包装 流通加工和信息处理等许多相关活动 物流涵盖了全部社会产品在社会上与企业中的运动过程 涵盖了第一 第二 第三产业和全部社会再生产过程 因而是一个非常庞大且复杂的领域 从社会生产的角度来看 国民经济中全部产品的生产过程 除了在加工和在生长的时间外 全部都是物流过程的时间 从社会流通的角度来看 全部转化为商品的劳动产品 都需要通过物流来实现资源的配置 一 现代物流的含义现代物流是相对传统的无聊而言 它是在传统物流的基础上引入高科技手段 如通过计算机进行信息联网 并对物流信息进行科学管理 从而使物流速度加快 准确率提高 减少库存 降低成本 延伸并扩大了传统物流的功能 所谓现代物流是只原材料 产成品从起点至终点及相关信息有效流动的全过程 现代物流具备运输 仓储 装卸搬运 整理包装 流通加工 配送 信息处理等基本功能 这七大功能也构成了现代物流的七大要素 以上各要素之间有机结合 互相紧密联系 互为基础 形成完整的供应链 为用户提供多功能 一体化综合服务 二 现代物流的特征 现代物流是与现代化社会大生产紧密联系在一起的 它体现了现代企业经营和社会经济发展的需要 广泛采用了代表着当今生产力发展水平的管理技术 工程技术以及信息技术等 随着时代的进步 物流管理和物流活动的现代化程度也在不断提高 从而呈现出其现代化的特征 现代物流的特征可以概括为以下几个方面 1系统化和网络化2物流总成本最小化3物流信息化和电子化4物流服务社会化5物流反应的快速化和柔性化 现代物流不是运输 保管和装卸等活动的简单叠加 而是通过彼此的内在联系 在共同目标下形成的一个系统 构成系统的功能要素之间存在着相互联系 相互作用的关系 在考虑物流最优化的时候 应从系统的角度出发 树立系统化观念 通过物流功能的最佳组合来实现物流整体的最优化目标 现代市场经济的发展 使生产和流通的空间范围日益扩大 为了保证商品高效率的分销和材料供应 现代物流需要有完善 健全的物流网络体系 网络上点与点之间的物流活动应保持系统性 一致性 这样 可以保证整个物流网络有最优的库存总水平及库存分布 将干线运输与支线末端配送结合起来 形成快速灵活的供应通道 传统的物流管理往往将注意力集中于尽可能使每一项个别物流活动成本最小化 而忽视了物流总成本 从系统的观点看 构成物流的各功能之间存在着明显效益背反关系 例如 采用高速运输会增加运输费用 但是 由于运输的快速化会使得库存量降低 从而节省了库存费用和保养费用 最终导致物流总费用的降低 现代物流就是通过物流各个功能活动的相互配合和总体协调 从而达到物流总成本最小化的目标 现代物流管理追求的是物流系统的最优化 它要求实现物流总成本最小化 这是物流合理化的重要标志 现代物流是物资的物理性流通与信息流通的有机结合 信息是现代物流得以稳定运行的基础 没有准备及时的信息 现代物流系统的各个组成部分之间就无法实现有机的联系 现代物流的整体功能就不能发挥出来 因此 在现代物流活动中 必须应用先进的科学技术对物流信息进行实时的 准确的分析处理 以控制现代物流系统按照既定的方向和目标运行 物流信息的电子化 就是把现代信息技术 通讯技术以及网络技术等广泛应用于物流信息的处理和传输过程中 使物流各个环节之间 物流部门与其他相关部门之间 不同企业之间的物流信息交换传递和处理突破空间和时间的限制 保持实物流与信息流的高度统一和对信息的实时处理 以提高物流效率和服务水平 传统的物流是以企业自设物流部门 实行自我服务为主的物流体系 在实际运作过程中 常常会发生物流体系优化导致用户最优 局部优化 与系统最优之间的矛盾 用户最优是用户从自身利益出发寻找最小成本的路径 当每个用户都如此追求时 物流体系就可能远离系统最优 使整个效益受到不良影响 这种物流体系不仅会造成物流资源的浪费 而且物流效率很低 缺乏竞争力 目前 企业物流需求通过社会化物流服务满足的比例在不断提高 在对用户最优与系统最优进行整合 找到他们的最佳平衡点 使之转化为全局最优 第三方物流形态已成为现代物流的主流 现代物流产业在国民经济中发挥着重要作用 物流反应的快速化是指在现代物流信息系统 作业系统和物流网络的支持下 物流活动应能适应市场状况和消费者需求的快速变化 为客户和消费者提供快速服务 以提升物流服务质量 这就要求现代物流系统加强管理 应用选进的作业技术为提高及时配送 快速补充订货以及迅速调整库存结构等能力 物流反应的柔性化是指物流作业要以顾客的物流需求为中心快速满足生产和消费多样化 个性化的需要 随着经济的发展和人民生活水平的不断提高 生产与消费需求的多样化 个性化日益突出 物流需求呈现出小批量 多品种 高频次的特点 订货周期变短 时间性增强 物流需求的不确定性提高 这就要求现代物流系统能根据顾客的需求变化 及时地调整物流作业 最大限度地满足顾客的需要 我国现代物流发展正处在起步阶段 与先进国家尚有很大的差距 但市场潜力和发展前景十分广阔 加快我国现代物流发展 对于优化资源配置 调整经济结构 改善投资环境 增强综合国力和企业竞争能力 提高经济运行质量与效益 实现可持续发展战略 推进我国经济体制与经济增长方式的根本转变 具有非常重要而深远的意义 三 会展物流 一 会展物流的含义会展物流 CONVENTIONandEXHIBITIONLOGISTICS 是指为会议 展览 展销 体育及其他各类活动提供的物流服务 从广义上看 会展包括展览前后展品的物流 会展活动期间向参展商和参展观众分发食物的物流以及与此配套的会展设施的物流等 从狭义的角度看 会展物流的研究主体是展品的流动 所谓的会展物流 是为满足参展商展品展览的特殊需要 将展品等特殊商品及时准确地从参展商所在国 地 转移到参展目的地 展览结束后再将展品从展览地运回的过程 包括展览前后的仓储 包装 国内运输 进口报关和清关 国际运输 展览中的装卸 搬运 以及在此过程中所需要的信息流动 另一种有代表性的观点认为会展物流 是指展销产品从参展商经由会展中转流向购买者的物理运动过程 它是展销活动供 需双方以外的第三方组织者所提供的一种具有后勤保障功能的服务 由会展组织者在综合会展现场多个供需对应体的信息要求后 统一指挥 统一安排 统一协调的会展物资流通体系 会展物流作为现代物流行业的一个重要分支 比一般运输 配送具有更高的专业性和服务性 属于高端物流 高端物流代表高质量的专业服务 服务对象一般是高端产品 高端物流服务管理体系与运行模式具有高附加值 高利润 高效率 高标准技术 高风险的特征 会展物流的本质是会展相关物品的空间流动与管理 会展物流涵盖了再提供地与会展地之间 对会展材料设备与会展物品的高效率 低成本流动和储存而进行的一整套规划 实施与控制过程 会展物流的主体是会展组织者 客体是参展商和购买者 会展物流服务商 ELS EXHIBITIONLOGISITIICSSERVER 服务水平的高低是关系到会展能否成功开展的重要因素之一 二 会展物流的复杂性1 物流过程控制的复杂性会展期间的物流组织与管理工作是一项极其复杂的系统工程 与一般企业商品流通的 单一输出模式 相比 会展物流是发生在短期内 同时与多个参展企业发生关联的物资流通活动 因而具有其自身的某些特征 会展具有展览时间特定 参展企业众多 展览地点分散 展品量小等特点 特别是在国外举行的展览会议 由于涉及出口报关 国际运输 国际保险 展品的再处理等环节 需要从会展物流服务商为参展商涉及科学合理的实施方案 完成展品的及时调度 运输 仓储 包装 清关 展馆现场操作 布展 运回 保险等各个环节的服务及适时监控等任务 以达到在指定的时间内用最低的成本将展品安全运达展览地的目的 这就要求有实力的专业物流公司不断采用先进技术 管理方法 提高物流服务水平 承担会展物流服务的重任 另外 在明确了会展主题 功能与层次等方面的定位后 需立即依据项目策划书中对会展场馆内部的布局和风格设计 购置或租借用于室内装潢的材料和用于搭台 摆台是设备物品 同时 还要尽快与参展企业取得联系 核定其参展产品的申报单 然后协助进行这些产品的运输 并安排好仓储 上面的这些工作在实际操作中时显得非常繁琐而琐碎 每一个环节的衔接都要按照既定的程序来开展 2 高度及时性 正确性 稳定性展品必须如期顺利运达会展地 要确保在正确的时间以正确的方式运达正确的地点 会展物流的基本要求就是参展物品由供货地点运至展览场馆的空间移动过程中不受到任何损坏 包括外观与内在品质 在确保运送质量并且满足经济原则的前提下 要以最快的速度完成会展物资从供货地点到会展现场甚至购物者的空间转移 以便在展览会正式开始之前有足够的时间完成展位的设计与布置 切忌运输迟滞 供货不及时 给会展活动造成重大的损失 在发货 运货 提货等各项业务中 要保证货单相符 在运送过程中不发生错乱 丢失等事故 力求准确地完成物资的流通运输任务 通常 一般性的会展在一年前就已经定好日程 为了保证会展的如期举行 展品的如期顺利运达成为关键 会展物流涉及的展品五花八门 如精密仪器 工艺品 宠物等 这些展品不仅特殊 难运 而且数量少 因此能否稳定地送达目的地非常重要 3 专业化程度相对较高会展物流具有一般物流的特征 例如科学化 标准化 电子信息化 自动智能化 综合化和全球化等 但不同的是 会展物流不涉及原料采购与产品生产 仅指参展物品的运输 因此比传统物流体系的供应链较短 但是线路更复杂 它是发生在短期内 同时与众多参展企业发生关联的物资流通活动 而且在短暂的会展期结束后又有返回物流 因而它具有自身的特征 基于会展物流的特点 决定了它对专业化的要求更高 为了做好这项工作 必须拥有具备物资管理专业技能的人才 通畅的物流渠道 有效的物质配送手段和功能齐全的物质转运与仓储中心作为支撑 因此 专业化程度相对较高是会展活动物流体系的一个非常显著的特征 4 信息化要求相对较强信息化是我国会展产业与国际接轨的一个重要衡量标准 也是会展产业发展的必然趋势 在会展活动物流的组织与管理过程中 会展组织管理者会同各参展企业的有关人员必须不断对各种物流信息进行实时临控 并根据反馈信息及时调整物流过程中的具体行动措施 在构建现代化的会展物流体系时 首先要借助先进的科学技术手段 形成完备的信息网络 所以信息化要求较高也是会展活动物流体系的又一特征 5 返回物流通常会展结束后 展品必须运出境 其消耗的费用 时间并不亚于一开始的展品流动 就算转为正式进口 也需要办理进口手续 这一流动类型于一般意义上的废弃物流 6 展品的安全性确保物流过程中的物品安全是会展物流的第一任务 会展活动所需的设备 物品一般由会展组织者采购 而展销产品的运输则是在会展组织者的统一调节器度下由参展商自行负责 承运人员在运送过程中要保证物品不发生霉烂 破损 水渍等损害展品原有使用价值的事故 避免因此而造成的供货质量问题导致的会展准备的中断 四 会展物流的任务和目标 从物流发展的角度来看 现代物流业被称为 经济的血管 是信息时代实现流通效率 达到资源配置最优的重要保证 但随着竞争的日益剧烈 物流企业都在谋求新的获利空间 而将市场按照特征分类 针对每个更小的群体更专注集中地开展服务 成为开拓收入新增点的重要手段 因此 会展物流 的提出 对会展业和物流业发展都是具有现实意义的 一般性物流的任务可以表述为 在正确的时间 righttime 正确的地点 rightplace 正确的条件 rightconditions 下 将正确的商品 rightthings 送到正确的顾客 rightcustomer 手中 会展物流的目标则是可以表述为 用最少的成本 最便捷的方式 确保展览如期举行 利用最方便的手段解决展品进品及展品出口所涉及到海关问题 在整个物流体系中 从起始国到最后展品返品 这一过程中的各个阶段效益最优化 最终达成为买方与卖方的交易提供最重要 最基本的服务 五 会展物流系统的内容与建立 一 会展物流系统的内容在传统的企业物流系统的供应链 如图4 1所示 中 物流配送中心一般是大中型生产企业或商业连锁企业自有的内部机构 是企业内部物流系统专业化的产物 它按照企业产品或商品的综合特性进行设计 只对企业自身负责 服务口径非常狭小 建设这样的自有配送中心 需要额外成立专职机构并为购买运装设施设备投入大量资金 因而大大增加了企业的经营管理成本 相对而言 会展物流系统的供应链 如图4 2所示 中 会展仓储配送中心则具有区域公共性的特质 它与不同参展商及会展场馆之间的信息是多向流通的 在会展活动开始后 它与会展现场之间信息共享 便于快速反应和精确地提货配送 图4 3显示 会展活动物流网络的核心在于由会展现场 会展场馆 和会展仓储配送中心所组成的 物资 信息 综合体 从宽泛的层面讲 它是会展活动物流起点 参展企业群 和物流终点 购买者群体 进行物资传送和信息互动的交换器 物资流分别从参展商向购买者呈现出单向脉状传递形态 信息流则以会展现场为集散中心 呈双向发射状传递形态 会展物流系统包括物流作业系统和物流信息系统 会展物流系统的业务范围包括 展览之前的报关检验等 货物从参展商所在地到展馆所在地的多式联运 展品到达城市后向展馆现场的运输搬运以及展览结束后展品的回运等四大部分 具体包括仓储 包装 国内运输 进出口报关清关 国际运输和展览中的装卸 搬运 布置等作业 会展物流信息系统指的是参展商和主办方的信息反馈 最佳运输路线的选择 全球定位系统 通过信息系统对会展过程中的各种信息进行收集 分类 汇总 跟踪 查询等到处理 相对于国际会展 国内范围的会展除了在作业内容上没有国际运输和进出口环节外 其他方面都是一致的 网格化的会展物流系统 其核心在于由会展现场和仓储配送中心组成的 物流 信息 综合体 即参民企业群经会展现场向购买群单向流动的传递状态 而信息流则呈现出以会展现场为中心 向参展商和购买方双向发射的传递状态 在这个复杂的会展物流网络中 提供外围服务的专业中介物流公司可以通过招标 竞标的方式产生 人们通过为参展商提供专业化的物流管理与转运服务给会展物流运作以技术支持 同时 当参展商从会展现场获取反馈的需求信息后 也可以委托他们提供批量产品的送货上门服务 这样 通过物流中介公司这种渠道负责会展物资及客户需求产品的运送流通服务 一方面增加了安全性 减少了风险系数 另一方面由于他们的专业化水平可以很大程度地提高整个会展物流的效率 二 建立会展物流系统会展物流因其特性 更注重科学的服务管理和物流操作流程 优秀的会展物流服务商不但能够为参展商设计合理的实施方案 而且可以代替