广西建工集团建筑机械制造有限责任公司移动协同办公系统方案书.doc

1 8 创锐移动协同办公创锐移动协同办公 OAOA 系统产品介绍系统产品介绍 1 1 设计目标 设计目标 盛树移动协同办公自动化系统 SHENGSHTM OA 可应用于政府机关 企事业单位 其目的主要是实现一 个集成的协同办公平台 让所有工作人员能够利用网络实现协同工作和知识管理 主要包括以下几个方 面 一 实现计划任务管理 实现计划任务管理 利用网络技术管理计划 安排日程 任务 记录日志 规范员工行为 加 强计划执行力度 二 建立内部通信平台建立内部通信平台 保持组织内部的通信和信息交流快捷通畅 三 建立信息发布平台建立信息发布平台 在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所 例如电子公告 电子论坛 使内部的规章制度 新闻简报 技术交流 公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播 使员工能够了解单位的发展动态 四 实现自动化的流程管理实现自动化的流程管理 这牵涉到流转过程的实时监控 跟踪 解决多岗位 多部门之间的协 同工作问题 实现高效率的协作 各个单位都存在着大量流程化的工作 例如公文的处理 收发文 各 种审批 请示 汇报等 都是一些流程化的工作 通过实现工作流程的自动化 达到可以规范各项工作 提高单位协同工作的效率的目的 五 实现各类扩展应用实现各类扩展应用 根据企业情况扩展实现资源管理 人力资源管理 项目管理和客户管理等 应用 六 实现分布式办公实现分布式办公 企业机关单位的地域分布越来越广 移动办公和跨地域办公成为很迫切的一 种需求 系统支持多分支机构 跨地域的办公模式以及移动办公 能够很好的解决分布式办公的问题 主要设计目标 扩展应用资源管理人力资源 客户管理项目管理 个个人人办办公公平平台台 安排日程 制订计划 日志 总结 任务安排 网网络络通通讯讯平平台台 为员工提供信息沟通协作 的快捷手段 工工作作流流转转平平台台 发文 收文 业务工作流 程规范管理 信信息息发发布布平平台台 保证单位信息快速传递 知知识识管管理理平平台台 收集共享传播知识建设学 习型组织 功能示意图 2 8 通过实现上述目标 最终达到节约运营成本 规范单位工作管理 加强协作精神的目的 系统将为通过实现上述目标 最终达到节约运营成本 规范单位工作管理 加强协作精神的目的 系统将为 员工提供一个协作的平台 为领导提供一个决策平台 通过信息化手段提升企业管理水平 员工提供一个协作的平台 为领导提供一个决策平台 通过信息化手段提升企业管理水平 2 2 设计理念 设计理念 2 12 1 软件设计理念软件设计理念 既要创造客户价值 又要提供良好的用户体验是创锐科技的软件设计理念 既要创造客户价值 又要提供良好的用户体验是创锐科技的软件设计理念 创造客户价值是指政府机关 企事业单位等作为客户采用了这套软件后能提高管理水平 加快决策 进度 提高工作效率 为企业带来更多效益 这是客户选择软件的根本出发点 而提供良好的用户体验 是指软件设计要人性化 方便操作 提供给用户统一简洁的界面 让用户用的明白 方便 盛树一方面强调对用户要好用 满足用户的使用习惯和思维习惯 同时要满足用户对成本控制 可 管理性以及安全方面的要求 尽管两者时有冲突 但是 从产品的角度来看 对这两点的整合能力也是 衡量一个 OA 产品质量的砝码 为了实现这种设计思想 我们采用了种种手段予以解决 比如工作流的设 计 按照国际规范 流程提供了与或分支 与或路由等 而这就大大增加了用户操作的复杂性 为此 我们把流程分为简单流程和复杂流程 简单流程方便易用 能满足多数用户的应用需求 复杂流程则满 足了部分用户的高级应用需求 2 22 2 管理思想管理思想 在系统设计中把协同思想 工作流技术 Workflow 知识管理思想 Knowledge Management 全面引 入 结合国内实际情况 深入浅出的应用于 OA 系统 作为一套现代化的办公自动化系统所要实现的目标 不仅仅是无纸化办公 而是要实现全面的协同工作 还要实现知识管理 为此必须要有先进的管理思想 来指导 2 32 3 协同思想 协同思想 COOPERATIONCOOPERATION 协同的含义主要是所有各种不同的人员在一个互相协同的环境当中进行工作 完成一个相同的项目 它的特点主要是以团队协作和项目管理为目标 把各种分散的资源整合在一起 形成一个共享信息系统 通过网络实现协同工作 以达到数据的传输 数据的共享以及数据的编辑和查阅功能 创锐协同 OA 提供 了网络通讯和公共信息功能 为用户提供良好的信息交流和信息发布途径 更通过工作流管理 任务管 理 项目管理来实现更高程度的协作 并起到控制统计管理的作用 2 42 4 工作流工作流 WORKFLOW WORKFLOW 工作流指的是工作任务在多个人或单位之间的流转 在计算机网络环境下 这种流转实际上将表现 为信息或数据在多个人之间的传送 按照工作流管理联盟的定义 工作流指的是 业务过程的部分或全部 在计算机应用环境下的自动化 它所要解决的主要问题是 使在多个参与者之间按照某种预定义的规则传 3 8 递文档 信息或任务的过程自动进行 从而实现某个预期的业务目标 或者是促使此目标的实现 盛树办公自动化提供了强大的工作流引擎 不仅完全实现了各类收发文管理 并将其应用拓展到其 他办公和业务流程 大大提高行政和业务流程的规范和效率 2 52 5 知识管理知识管理 KM KM 知识管理就是为单位实现显性知识和隐性知识共享寻找新的途径 知识管理型组织能够迅速对外部 需求作出反应 精明地运用内部资源预测外部市场的发展方向及其变化 单位面临的最大难题是知识的 积累与运用 实现知识共享必须得到领导和全体员工的认同 把学习确定为重点 以促进员工彼此合作 来创造性的建设企业 许多成功的知识型企业都建立了可以实现知识共享的信息平台 都建立了对积极 参与知识共享的员工予以奖励的激励机制 盛树移动协同办公 OA 系统很好的把知识管理思想融入系统中 可将信息分类整理 并为每一类的信 息设定访问权限 并提供评论和评分功能 2 62 6 信息集成信息集成 EAI EAI 现代的办公自动化系统一个重要任务是在未来整合集成单位内的其他业务系统 整合信息孤岛 实 现信息门户 盛树移动协同办公系统提供了诸多信息集成技术 使得信息集成这项繁琐的工作变得轻松 可行 3 3 系统特点 系统特点 3 13 1 产品特点产品特点 平台化平台化 集成 WEB 服务器 应用服务器 集成功能完善 性能可靠的信息处理系统 强大的工作流引擎强大的工作流引擎 完全自主知识产权的工作流引擎 可实现多路分支 选择分支 汇聚等复杂流程 执行者可以指定为具体人 部门或者部门负责人或者某岗位 工作流引擎不仅应用于公文流转还应用到了日常办公等各类业务 通过 WEB 方式 定义新的流程库 设 置各种库的不同参数 方便建立像报销管理 资金申请等各类新的工作流应用 消息服务消息服务 OA 的消息服务系统可将系统的待批文件提醒 日程安排提醒等任意消息通过消息服务中心发送到用户的 WEB 界面或者手机上 各类消息的提醒方式均可灵活设定 安全设计安全设计 严格的权限控制 未授权用户无法做相应操作 强大的日志功能 记录用户的各种重要操作和系统的异常信息 4 8 支持 SSL 对在网络上传输的信息进行 128 位的加密 防止信息被截获泄密 配置灵活配置灵活 完善实用的部门岗位设计 支持多层次多级部门设置 支持一人多岗设置 严格完善的权限与用户组管理 管理员可定义每个用户在每个模块的各种权限 扩展性扩展性 结合工作流引擎 采用自定义库 流程等方式可以很容易开发新的业务流转模块 依托系统提供的基础软件和基础模块 企业可在此平台开发其他应用系统 如项目管理 客户关系管理 系统 进销存 人力资源系统等 整合挖掘企业内的其他系统资源 实现企业信息门户 政府机关单位 可以实现与其他机关互连 为全面实现电子政务夯实基础 易用性易用性 完全 B S 结构 用户用浏览器访问系统 无需安装客户端 方便远程访问 任务推到桌面 引导用户完成操作 界面简洁友好 使用简单 便于培训和实施 4 4 功能介绍 功能介绍 我的办公桌我的办公桌 集中了 OA 系统的最新新闻和资料以及用户当前需办理的工作和需处理的事务 包括系统大部分模块 如 处理文件 阅收文件 消息 日程安排等 用户登录系统后 各类待办事宜分类列出 点击相应链接 即可进入相应页面办理 起到引导用户完成工作的作用 此模块大大简化了软件的操作 大多数用户在此页面即可完成大部分的工作 为繁忙的高层管理人 员带来使用上的方便 个人设置个人设置 设置个人信息 查看设置用户个人密码 修改用户的姓名 联系方式等基本信息 便于系统管理 4 14 1 个人办公个人办公 此系列模块为员工提供了现代化的办公方式 可培养员工养成良好的工作习惯 是协同办公的基础 通 过制定企业的目标计划 进而分解为可执行的任务 从而提高执行效率 监督执行结果 更好的完成计 划实现既定目标 日程安排日程安排 5 8 方便个人安排每天日程 方便领导安排监督下属工作日程 主要包括如下功能 设置各种类型的个人日 程 并以日历方式按天和按周两种方式查看 授权用户也可给他人安排日程 可显示农历 系统提供详 细日历日程安排表 通过查看日历可以选定日程表的不同时段来安排每天的事件 私人约会和任务 也 可以按系统设定好的不同种类选择日程类别 这项功能可以帮助用户养成预先计划的好习惯 让繁多的 工作能够井然有序的执行 此外 在设定日程时还可设定日程的类别 日程安排可以帮助系统用户安排自己的日程 有条不紊的处理复杂的事务 一日日程会以详细的时 间列表的形式把安排日程按照时间列排出来 一周日程会以每日时间跨度的形式表示出来 同样用 十分明了的方式列排出来 既清晰又方便管理 有权限的用户可查阅本部门或其它部门人员的日程安排 我的总结我的总结 基于网络的工作日志系统 可设为公开不公开两类级别分别供自己 部门领导 便于个人总结 便于上 级检查工作 便于和同事分享工作经验 是知识管理挖掘隐性知识的一种手段 用户可随意添加 删除 修改多个日志 通过翻阅日历查看任意一天的日志也可通过标题 日期等检索日志 4 4 2 2 工作流管理工作流管理 流程管理通过工作流技术实现 工作流简单的说就是一组人员分多个步骤完成某一项业务所进行的 所有工作与工作转交 交互 过程 几乎所有的业务过程都是工作流 特别是办公公文审批流转处理 每一项工作以流程的形式 由发起者 如文件起草人 发起流程 经过本部门以及其他部门的处理 如 签署 会签 最终到达流程的终点 如发出文件 归档入库 工作流在本系统应用广泛 公文流转 申购 申请 请假 甚至企业机关的关键业务都可通过工作 流来流转 4 34 3 在线交流在线交流 即时通信即时通信 以 WEB 方式向在线用户和非在线用户发送消息 在线用户会在瞬间收到提示 离线用户在登录时会得到 提示 将其他模块与此功能结合 如果用户有新的文件 消息 邮件 系统将以即时通讯的方式告知用 户 用最灵活的方式实现最高效的办公 让信息的传递瞬间化 短信留言信箱短信留言信箱 可结合手机短信系统 将消息发送到员工手机上 6 8 4 44 4 客户飞信客户飞信 为用户提供了一个可通过互联网或手机发送短信的平台 自由定制发送内容 操作简单 发送速度 快 完整准确的短信发送状态报告 支持单发单发或群发群发 随时随地与您的客户 家人 朋友 同事保持紧 密联系 4 4 5 5 公共信息公共信息 公共信息系列模块提供了一个信息发布和共享平台 满足了个人之间 上下级之间 集体间交换信 息的需求 新闻公告新闻公告 新闻公告主要用于发布重要的 正式的信息 如新闻 重要决策 通知等 可设置多个栏目 供全体用 户或者某个部门使用 授权用户可在相应栏目发布管理文章 通知通告通知通告 公共公告栏可向全体成员发布公告 部门公告栏为单个部门拥有 可保持部门信息的独立性 规章制度规章制度 可发布企业相关规章制度 便于规章制度的发布 传阅以及归档管理 督促员工自觉遵守和执行 提高 企业的执行力 知识管理知识管理 知识管理是决定企业未来竞争力的重要因素 创锐办公自动化 KM 模块结合先进管理理念设计 可方便管 理各类资料 更能挖掘员工的隐性知识 帮助企业成长 是企业实施知识管理战略的有力软件工具 4 4 6 6 日常日常报表报表 快速便捷的浏览方式 可将日常工作需要的表格及时上报 并且可以随时随地的查询历史纪录 4 74 7 系统管理系统管理 管理员专用的 WEB 方式管理界面 由用户管理 部门设置 模块参数和日志管理组成 7 8 系系统统管管理理 用用户户管管理理部部门门岗岗位位管管理理 系系统统日日志志 参参数数设设置置 用户管理用户管理 显示用户列表 查看用户信息 添加删除用户 修改用户信息 检索用户资料信息 修改设定各用户在 各模块的权限 查看所有在线用户的情况 部门设定部门设定 设定单位树状组织结构 部门名称等 设定部门岗位 支持一人多岗的设置 模块参数模块参数 设定系统各个模块参数 如各种分类参数和页面行数等 日志记录日志记录 记录系统运行中发生的异常情况和用户登录系统操作情