费用报销制度.doc

费用报销管理制度第一章 总则第一条 为了加强集团的费用管理，规范资金收支，根据国家有关法律法规，结合集团的实际情况，制定本制度。第二条 集团的费用报销管理应严格遵循以下原则： （一）遵纪守法，严肃财经纪律。 （二）注重实效，提倡勤俭节约。 （三）强化管理，严格审批程序。（四）预算控制，严防经营风险。集团各项费用管理的主要依据是经批准的年度费用支出预算，主要目的是确保集团经营管理有效开展。实行资金收支归口、分级管理的预算控制，建立费用开支范围、标准的报销审批制度。第三条 集团领导班子对各项管理费用的支出范围和额度保留最终的决定权，董事长、总经理代表领导班子行使管理费用审批权限。集团财务管理中心负责财务收支的日常管理核算，财务管理中心负责人对报销费用进行程序性复核，确认所报费用是否符合集团费用报销范围和标准、所附原始凭证是否完整合理。财务管理中心负责人如对报销费用的程序上的合理性或单据情况有异议，可将费用报销单退还报销人，要求补充更正。 第四条 集团各主管领导在分管业务范围内安排相关业务费用支出计划。集团各职能中心的负责人可根据本职能中心的业务需要，在请示主管领导后，支出本职能中心业务开展所必需的费用，按程序报集团主要负责人审批。第五条 各职能中心发生的费用，职能中心负责人须审核签字，确认费用的真实性和合法性，符合本职能中心业务需要。主管领导审核分管职能中心的费用支出，对分管范围内的费用支出实施实质性控制。第六条 费用报销责任（一）经办人：因公办理业务时应向对方索取相应的原始单据（发票等），经济业务发生后应及时准确的填写报销单据，对经办的经济业务及提供的原始单据的真实性负有直接责任，并有责任及时向财务人员提供其审核所需的相应文件或资料。（二）职能中心负责人：对本职能中心发生的经济业务进行确认及对经办人提供的原始单据进行审核，对报销业务负有直接审核责任，并有责任协助财务人员的审核工作。（三）财务管理中心负责人：审核报销的经济业务是否符合相应的规定，审核报销所提供的原始单据是否符合相应的要求，审核报销单据中是否按要求填写相应的项目和内容。对不符合要求的报销单据、原始单据及填写不规范的行为提出相应的处理意见。（四）集团主管领导：在集团授权范围内审批所管理的费用报销。（五）出纳人员：根据审批手续完善的费用报销单，支付报销款项，不得擅自支付未经审核批准的款项。第七条 所有费用开支，按照“先申请、后开支、再报销”的流程，财务人员应根据预算来审核和支付。财务管理中心根据年度费用预算项目按月份分开统计，每月将实际情况与预算情况进行对比，报集团领导班子。集团财务管理中心对部分费用项目按职能中心或个人分类统计，统计结果报集团领导班子或以适当的形式予以公开。第二章 借款管理规定及流程第八条 借款是指根据工作需要，借给集团员工或职能中心的流动资金。 第九条 集团员工因公借款须填写借款申请报告及借款单（借款申请报告应说明资金用途、费用开支安排等）。员工完成业务后须在10个工作日内冲帐还款，逾期不报销结清借款的应从借款人的当月工资内扣还，当月工资扣还不足，逐月延扣以后的工资，待借款人完成报账手续后再作补发工资处理。 第十条 借款程序：集团员工办理借款业务需向集团借款时，借款程序如下：借款人填写“借款审批单”-职能中心负责人-集团财务管理中心负责人复核后报集团财务主管领导审批-集团主要负责人批准-出纳支付借款。第十一条 集团原则上不对外提供任何借款，特殊情况需经过集团领导班子研究通过，并经过集团主要负责人签字批准。第三章 各类费用项目的开支范围、报销标准及程序第十二条 差旅费 (一)开支范围：差旅费是指员工因执行经批准的业务出差发生的符合规定有关费用，具体包括：城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费，但不包括因公出国（境）所发生的费用。（二）开支标准1、城市间交通费是指工作人员因公到常驻地以外地区出差乘坐火车、轮船、飞机等交通工具所发生的费用。（1）出差人员在不影响业务、确保安全的前提下，按照经济、便捷原则选择合适的交通工具，按规定等级乘坐，凭据报销。未按规定等级乘坐交通工具的，超支部分自理。乘坐交通工具的规定等级如下：项目火车（含高铁、动车、全列软席列车）轮船（不含旅游船）飞机其他交通工具(不包括出租小汽车)集团领导成员软席（软座、软卧），高铁/动车商务座，全列软席列车一等软座一等舱经济舱凭据报销职能中心负责人软席（软座、软卧），高铁/动车一等座，全列软席列车一等软座二等舱经济舱凭据报销其他人员硬席（硬座、硬卧），高铁/动车二等座、全列软席列车二等软座三等舱经济舱凭据报销（2）其他人员出差，因工作需要，随行一人可以乘坐同等级交通工具。一般工作人员原则上不乘坐飞机，因出差旅途较远或出差任务紧急需乘坐飞机要从严控制，需经过集团领导批准方可乘坐飞机。（3）乘坐飞机、轮船、火车等交通工具的，每人每次可以购买交通意外保险一份。集团已统一购买交通意外保险的，不再重复购买。乘坐飞机的，机场往返市区接驳专线费用、民航发展基金、燃油附加费可以凭据报销。2、住宿费是指工作人员因公出差期间入住宾馆（包括饭店、招待所，下同）所发生的房租费用。（1）住宿费的规定等级如下：项目一般地区省会城市、直辖市、计划单列市珠海厦门汕头海南经济特区集团领导成员实报实销实报实销职能中心负责人600元/天800元/天其他人员300元/天400元/天（2）对于住宿价格季节性变化明显的城市，住宿费限额标准在旺季可适当上浮一定比例，具体规定由财政部另行发布。（3）出差人员应当在职务级别对应的住宿费限额标准以内，选择安全、经济、便捷的宾馆住宿，凭票据报销。无住宿费发票的，一律不予报销住宿费。未按规定的超支部分自理。3、伙食补助费是指对工作人员因公出差期间伙食费用给予的适当补助，按出差自然（日历）天数实行定额限制，限额100元/天/人，凭票据报销。4、市内交通费是指工作人员因公出差期间发生的市内交通费用，按出差自然（日历）天数实行定额限制， 限额80元/天/人，凭票据报销。5、自有交通工具省内外出差的按实际报销往返路桥费停车费，汽油费按100元/百公里标准报销（已实际报销汽油费的除外），报销时注明出差地点、事由、往返行驶里程数。不再支付城际间交通费、市内交通费补贴。6、除法律法规有明文规定或行业、岗位特殊要求必须参加会议或自制培训外，集团员工原则上不参加要求食宿费用自理的会议或培训。确有需要的，需经本集团领导批准，并凭会议或培训通知、审批文件及住宿费发票回集团报销差旅费。 7、参加市外的会务（如展销会、交流会、培训学习）或考察等，会务或考察费用中包括食宿时不再享受食、住费用补助，只享受市内交通费补贴80元/天/人。会务或考察费用中不含食宿时，住宿费用、伙食补助、市内交通费按前述标准予以补助。8、出差人员因业务必须发生的业务餐费按业务招待费的管理办法执行，其他必须费用，如会务费、资料费等，按实际发生的金额凭有效凭证实报实销。9、境外考察事项除飞机、火车、轮船等交通票据实报销外，其中住宿费、伙食费、公杂费开支标准按照“财政部、外交部关于印发因公临时出国经费管理办法的通知（财行2013516号）” 规定包干使用。出国人员个人国外零用费，按离、抵我国国境之日计算。每人每次出国在10天以内的，补贴50美元/天。（三）报销程序1、员工因公出差前，须填写出差审批表（列明出差目的地、出发和返回时间、交通方式、事由），经过职能中心、行政服务中心、组织人力中心同意后，报集团领导批准（特殊情况时，在电话确认后补足必要手续）。2、出差人员应在回集团后十个工作日内办理销假手续和报销事宜。根据经批准的出差审批表、符合规定的住宿费发票和乘坐各种交通工具的票据等原始凭证，经所在职能中心负责人、业务主管领导、行政服务中心责任签字后，报财务管理中心、财务主管领导、集团主要负责人批准后予以开支或报销。3、员工发生的实际差旅费超出标准的，除经集团主要负责人特别批准报销外，一律由个人承担超标准部分。第十三条 探亲费（一） 开支范围及标准1、享有探望配偶或父母假期待遇的集团员工，其探亲往返的车船票，按下列标准开支：乘火车的，不分职级，一律报硬席卧铺费 ；乘轮船的，报三等舱位费；乘长途公共汽车和其他民用交通工具（不含出租小汽车）的，凭据实报实销。乘坐市内出租车辆的开支，应由员工自理，不予报销。员工探亲原则上不得报销飞机票，在同时段，飞机票价与直线车、船票价相比，按价低原则。2、员工探亲的路程按配偶或父母亲的正式户口所在地的实际距离计算，如父母亲不同居一地的只能计算路途较远的一方的路程。3、员工探亲往返途中，限于交通条件，必须中途转车、转船并在中转地点住宿的，每中转一次，可凭据报销一天的标准房间床位的住宿费（金额控制在180元以内）。如中转住宿费超过规定天数的，其超过部分由员工自理。4、员工在出差期间，事先经过集团领导批准就近回家探亲的，不予报销绕道及中转期间的住宿费、出差伙食补助和市内交通费。若绕道车、船费超出出差直线车、船费票价的，按出差直线车、船费票价报销，超出的部分个人自理；若绕道车、船费少于出差直线车、船费票价的，应凭车船票按实报销。5、员工探亲期间的伙食费、行李物品寄存费、托运费以及乘便参观、游览等开支，均由员工自理，不得报销。（二） 审批及报销程序1、报销人填写探亲路费、住宿费报销申请单，连同各项原始凭证（车船票、住宿费单据等）交行政服务中心，由行政服务中心按集团相关规定审定费用报销金额后报行政服务中心负责人审核。2、报销人填写费用报销单，连同探亲路费、住宿费报销申请单、各项原始凭证交财务管理中心审核后，报财务主管领导、集团主要负责人审批。第十四条 办公费（一）办公费用开支范围1、消耗品（1）办公文具类：纸张类（稿纸、打印纸、传真纸、复印纸、信封等）、笔类、涂改液、胶水、橡皮、大头针回形针、订书机、笔记本、剪刀等。（2）生活卫生用品类，包括面巾纸、茶叶、茶具、毛巾、清洁用品等。（3）办公用墨盒、碳粉、花卉、饮用水、印刷品等。2、 耐用品（1）办公家具类，包括各类办公桌椅、档案柜、沙发、茶几、保险箱及其它大型办公陈设等。（2）办公设备类，包括计算机、电话、传真机、复印机、碎纸机、电视机、摄像机、幻灯机、照相机、电风扇、音响器材、空调等。（3）其他：包括办公电话、网络等通讯费用、报刊、杂志、印刷费用、邮寄快递费用等。（二）审批权限与报销程序集团办公设备及办公用品由行政服务中心统一安排、统一采购，行政服务中心经办人填制付款审批单或费用报销单，需附发票、采购清单，（报销购置办公设备时需加附采购申请表），经行政服务中心负责人审批后，报财务管理中心负责人、财务主管领导、集团主要负责人审批后，方可支付或报销。采购付款原则上由银行转帐支付。第十五条 业务招待费用、会议费、董事会费（一） 开支范围1、业务招待费是指集团业务开展过程中发生的交际、应酬、接待等活动时发生的费用，主要是业务餐费。2、会议费用是集团召开的各层级会议支付的费用，包括会议场所、设备及会场布置费用、会间茶水费、住宿费用、专家费等，其中会议费用中会议资料印刷费、必需的文具费用、车辆交通费、餐费按照相关费用的规定报销。3、董事会费是集团董事会及成员为执行职权而发生的各项费用，包括董事会成员津贴、会议费、差旅费、办公费等。（二） 开支标准1、集团业务招待费用、会议费、董事会费实行总额控制、预算管理、限额开支。2、各职能中心不得擅自开销业务招待费，经集团领导同意和批准的，按接待标准报销。在酒楼接待处级（含处级）以上干部的每人每餐300元，接待标准报销，接待科级（含科级）以下干部的每人每餐200元。严格陪同人员，配餐人数不得超过来宾人数。3、根据中央“八项规定”、“六项禁令”精神要求，业务接待中名烟名酒、礼篮果篮、公文包等高档消费品，集团不予以报销。各种会议中原则上不得购买水果、摆放鲜花。4、定点酒店的接待费用一律采取银行转帐支付。（三）报销程序1、业务招待费用、会议费、董事会费支出原则上在招待结束、会议完成后七个工作日内办理报销事宜。符合规定的招待费、会议费发票和有关的资料等原始凭证，经所在职能中心负责人、业务主管领导、行政服务中心责任人签字后，报财务管理中心、财务主管领导、集团主要负责人批准后予以开支或报销。2、业务招待费用、会议费、董事会费支出实行“预算控制，逐笔报批”的管理方式，每办一次业务，应该填写一张报销申请单。业务招待费报销时，原始单据上需有2个经办人签字确认。第四章 车辆费用、交通费规定及报销流程第十六条 车辆费用 车辆费用的范围：包括业务用公车、集团备案在册的私车公用车辆。费用标准及报销程序（一）汽油费用：1、行政服务中心统一到指定加油站办理加油卡。每月八日前，办公室专人负责取得加油站的结算单，按车牌号统计每月汽油使用情况表，实际使用不得超出规定的限额标准，超限额部分不予以报销并由车辆使用人承担费用。2、汽油使用限额标准（限额内按实际使用量报销）集团领导实报实销集团职能中心/事业部总经理、副总经理实报实销集团职能中心/事业部总经理助理每月300升/车集团职能中心/事业部高级经理、高级主管每月150升/车3、一般不得报销加油票。因不能使用加油卡等特殊情况，经行政服务中心进行复核签字，报经审批后报销，并扣减当月汽油限额标准数。4、自带交通工具省内外出差产生的加油费，按实际报销油费时，车辆使用人在报销单注明行车里程表数，加油原因、时间、地点、数量等，经审批后报销，并且不计入限额标准内。（二）路桥费洗车费用：车辆使用人每月汇总报销一次，当月发生的费用当月报销，每月最后一天结算本月的费用，次月十日前根据规定的限额标准内，按实际票据金额报销，逾期不再受理报销。集团领导实报实销集团职能中心/事业部总经理、副总经理实报实销集团职能中心/事业部总经理助理每月700元/车集团职能中心/事业部高级经理、高级主管每月300元/车（三）集团车辆保险费、车船使用税、年度审检等由行政服务中心统一办理。各种车辆保险费由集团指定的保险公司投保。集团各中心、事业部副总经理以上人员私车公用的车辆（集团备案在册）每年统一购置不超过5000元的车辆保险费用。（四）集团车辆维修：分为日常修理和大修理。1、定点维修保养，行政服务中心选择2-3家服务优良的汽车维修集团作为指定维修点，维修保养的车辆应由驾驶员向行政服务中心申报计划，获准后送到指定厂家维修，集团定期与修车行结算。 所有车辆维修实行“先审批后维修”的严格审批制度，由行政服务中心统一办理。在特殊情况下的紧急抢修，电话请示后可就近选择厂家，但在返回集团后的当日内当事人必须出具书面说明并交行政服务中心补办手续后，上报批准报销。 2、日常修理、保养，由车辆使用人提出申请并说明原因，由行政服务中心审查、预算费用和报批，维修完后行政服务中心和车辆使用人共同复核和验收。3、大修理须由行政服务中心提交书面报告，对费用进行预算并进行申请报批，维修完成后行政服务中心和车辆使用人共同复核和验收。复核和验收的主要项目：是否已经完成了申报修理项目、是否有超出申报范围的项目、是否有保修期内的项目、是否有重复计价项目等。4、维修必须取得正式发票和维修清单，作为报账的依据，由银行转账付款。5、发生交通事故，依照交通法规处理。因违反交通法规规定造成的罚款及赔偿费用，所造成一切经济损失的，一律不准报销，均有个人负担。（五）审批及报销程序 1、报销人填写费用报销单，连同各项原始凭证（油票、修理票、过路费等）交行政服务中心，由行政服务中心按集团相关规定审定费用报销金额后报行政服务中心负责人审核。 2、经行政服务中心负责任人审核费用报销单及各项原始凭证报财务管理中心复核，上报财务主管领导、集团主要负责人审批报销。第十七条 职工薪酬费用(一) 开支范围职工薪酬费用是集团支付给员工的各种形式的报酬以及其他相关支出，包括直接薪酬（工资）、间接薪酬（职工福利费，医疗保险费、养老保险费、失业保险费、工伤保险费、生育保险费、住房公积金）、津贴、补贴、奖金、工会经费、职工教育经费、非货币性福利、因解除与职工的劳动关系给予的补偿以及其他相关支出。(二) 支付流程1、职工直接薪酬（工资）费用按集团员工定岗定级薪酬方案，于每月5日前（遇节假日顺延），由组织人力中心将员工工资待遇通知或调岗员工工资待遇通知及考勤统计表发放至财务管理中心，财务管理中心根据通知制定工资发放表，经财务管理中心负责人复核后报财务主管领导、集团主要负责人审批；2、财务管理中心根据审批后工资表，每月8日（遇节假日顺延）由财务管理中心通过银行代发形式支付工资。第十八条 社会保险及住房公积金支付流程：（一）组织人力中心按集团社会保险管理办法（试行）给员工购买社会保险，每月由组织人力中心打印社会保险购买情况表给财务管理中心，财务管理中心汇总银行扣款单等相关资料据实列支。（二）财务管理中心根据集团员工住房公积金管理办法（试行）及相关规定给员工购买住房公积金。根据组织人力中心编制的每月住房公积金缴款清单并经组织人力中心核实确认后，交财务管理中心，财务管理中心根据银行扣款单等相关资料报财务主管领导、集团主要负责人审批，据实列支。第十九条 企业年金及支付流程：财务管理中心根据集团确定的企业年金方案给员工购买企业年金。根据组织人力中心编制并确认的企业年金缴款清单、银行扣款单等，经财务管理中心负责人复核后报财务主管领导、集团主要负责人审批，据实列支。第二十条 职工福利、补贴、津贴、奖金为了规范集团员工福利费的管理，提高员工工作积极性，参照政府相关单位及区属国有企业有关做法，员工福利费有关项目按以下标准发放：员工福利费用每月300元/人。由行政服务中心安排专人负责采购，经组织人力中心提供人数并复核实际采购金额和领用人数，再经报批后，逐月在财务管理中心复核报销一次。福利费经组织人力中心提供人数并复核实际采购金额和领用人数，由行政服务中心安排专人负责采购。福利费支出由行政服务中心经办人填写费用报销单、组织人力中心审核单连同购货正式发票经行政服务中心负责人签字后，报业务主管领导、财务管理中心负责人、财务主管领导、集团主要负责人签字后，办理相关费用的支付或报销。补贴、津贴费用由组织人力中心按相关文件编制清单，经行政服务中心负责人签字后，报财务管理中心负责人、财务主管领导、集团主要负责人签字后，办理相关费用的支付或报销。年终奖金根据年度生产经营和利润实现情况，经集团领导班子的讨论研究批准后，财务管理中心根据审批后的奖金分配表及支付标准编制奖金发放表，报财务主管领导、集团主要负责人签字后，办理相关费用的支付。第二十一条 解除/终止劳动关系相关补偿 按劳动合同法等相关规定，集团发放员工解除/终止劳动关系相关补偿的，由组织人力中心按审批程序报批，财务管理中心根据批准后的单据支付解除/终止劳动关系相关补偿费。第二十二条 职工食堂经费（一）自办职工食堂经费补贴，严格执行食堂管理规定。（二）员工因工作地点没有设置食堂等原因，而经批准发放的用餐补贴，按月度考勤统计表计算发放，并经组织人力中心复核作为会计凭证的附件。（三）食堂经费支付流程：由行政服务中心经办人填写费用报销单、组织人力中心审核单连同购货正式发票经行政服务中心负责人签字后，报财务管理中心负责人、财务主管领导、集团主要负责人签字后，办理相关费用的支付或报销。 第二十三条 职工教育经费按照国家规定的比例2.5%提取，专项用于集团职工后续教育和职业培训等，具体办法按集团培训管理制度（修订稿）执行。（一）培训费由集团组织人力中心统筹管理。各职能中心需要安排培训，应及时书面申请报送组织人力中心。组织人力中心根据实际需要编制培训预算报批。培训费由组织人力中心按审批程序办理报批和报销手续。 （二）凡属于在职期间发生的职称考前培训、持证上岗资格证培训、转岗培训、职能中心组织的各种业务培训和集团组织或推荐的为提高员工思想素质及业务水平的培训，其培训费缴款单据经组织人力中心签署意见，按规定的程序审批后，财务管理中心方能审核报销。（三）职工在不影响工作并经领导审批同意的前提下接受相关教育发生的费用，在完成举办集团规定的课程并取得相应证书后，凭有关证书，经组织人力中心审核后，按集团规定的标准报批报销。第二十四条 学习培训费（一） 开支范围及标准学习培训费的开支范围及标准严格按照公司培训