加强基础工作推进档案管理现代化 .doc

加强基础工作推进档案管理现代化 档案管理是一项系统的工作，不仅需要应用先进的管理技术，还需要利用专业的设备，只有对管理方法进行不断的创新，才能提高档案管理的效率，才能提高档案管理的质量，保证档案的合理利用。为了促进档案管理的现代化发展，相关工作部门需要做好基础工作，解决档案管理基础工作中存在的问题，应该建立完善的档案保管系统，提高档案管理人员的服务质量，保证档案分类的合理性，增加档案利用的途径，以提高档案管理水平，推进档案管理工作的现代化。 1 档案管理基础工作存在的问题 随着社会的不断发展，档案馆中的资料越来越多，为了做好档案的存储工作，档案馆管理部门需要做好档案馆的扩建工作，要增加档案馆的容量。我国很多档案馆存储的资料都比较杂，馆藏的数量比较大，案卷的数量比较多，而且时间跨度比较大。但是，一些档案馆采用的管理制度比较落后，有的档案馆仍然沿用的是封闭式的管理制度，很多档案管理人员档案管理任务就是单纯的对档案资料进行保管。很多档案管理员的专业性比较差，没有经过专业的培训，也没有掌握档案管理的技术与技巧，在日常工作中，缺乏创新意识，而且服务热情不高，在工作中以不丢失案卷为工作准则，这使得我国档案基础工作水平比较低。 在很多档案馆中，都存在档案管理不规范的问题，有的档案没有目录号，存在一卷多册的现象，在档号设置时存在不规范操作的情况。有的案卷标题不规范，在制定标题时没有考虑案卷的内容，标题无法准确反映案卷的内容，这些标题一般都存在缺少基本要素或者要素设计不准确的问题。有的档案馆中的案卷缺少目录，案卷的标题无法涵盖档案的全部内容，在检索的过程中，不利于提高档案的利用率，而且会浪费用户较多的时间。有的档案还存在案卷页码不统一的问题，这样很难确定案卷是否存在掉页问题。有的档案馆组卷整理比较混乱，在排列的过程中，没有按照统一的标准进行整理。还有的案卷薄厚不一，美观性不强，而且不利于提高空间的利用率。一般档案馆的建馆时间越长，其馆藏的数量越多，而且存在的问题也越严重，为了改善我国档案馆基础工作较差的现状，管理部门应该引进先进的技术与设备，提高工作的效率与质量。 2 加强档案管理基础水平 2.1 做好普查以及档案整理工作 在对档案馆的案卷进行收集与整理时，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原则，对档案馆中没有任何利用价值的案卷进行剔除，要定期对档案进行整理与检查，做好档案的更新工作，避免出现案卷重复或者档案丢失的问题。在对案卷进行普查的过程中，需要做好更新工作，要提高档案的利用率，还要保证档案的价值。 2.2 保证案卷整理的规范性 档案管理工作需要利用先进的设备，在利用计算机技术后，档案整理的效率大大提高了，档案馆的工作人员要定期对案卷进行整理，要做好案卷的重组工作，保证案卷整理与存储的规范性。对缺少明确信息和编码不正确的案卷进行细致的检查，做到案卷的形式规范化。 2.3 统一分类号 在整个档案管理工作中，对档案进行统一分类是非常重要的。工作人员应该在遵守相关的法律法规的前提下，根据实际情况的不同，运用不同的分类方法。这就要求档案管理的相关工作人员对这项工作有充足的认识，加强校正工作的力度，确保档案管理工作能够按照统一的标准。达到相对规范的效果。这也是为以后的计算机录入工作打好基础。 2.4 规范题名 和档案管理工作中的分类号一样，对档案的题名工作也要重视。在具体的工作过程中，一定要规范题名，将模棱两可的档案归到一起进行后期的查证;将题名不规范不全面的档案进行检查和补充。尽量提高案卷题名的规范化要求，保证检索的查准率。 3 推进档案管理现代化 3.1 分清主次 进行档案管理工作的最终目的就是更好地为社会服务，满足人们对档案的查阅和研究的要求。对于庞杂的档案案卷来说，有些是利用率高，保管价值大的案卷，有些则是相对来说不是很重要的案卷。所以在档案管理的过程中就要分清主次、轻重缓急，在应用计算机管理的时候，对重要的档案优先处理，这样才能提高档案管理工作的效率。 3.2 著录分级次 (FAN) 在著录过程中，可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件，则进行文件级著录。这样既节约了时间、人力、与财力又提高了效率。 3.3 利用好档案原基础 对于那些案卷基础较好，又具备全引目录的案卷，在著录时，可以直接在全引目录上面分类标引;而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。 3.4 使用“关键词” “主题词”虽然有规范统一的功效，却同时存在着查找繁琐、效率低的弊端;怎样取其利避其弊?我们认为，可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中，靠思维归纳出提示主题内容的词汇、关键词进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题缩短查找时间，提高效率。 档案管理事业在发展的过程中，需要提高档案资源的利用率，在收集与整理档案资料时，要做好剔除工作，对利用价值不高的档案，不需要将其存入档案馆中。为了提高工作的效率，档案馆部门还需要引进先进的设备以及管理理念，一定要保证档案基础工作的质量，这样才能提高档案馆的现代化发展水平。档案管理人员要重视基础工作，要保证操作的规范性，对传统的管理方法进行创新，以及避免出现档案丢失或者档案标题不明的问题，档案管理人员要加强日常的学习，提高专业技术，这样才能推进档案管理工作现代化建设。促销作为4P之一，在管理学院及商学院的教科书上有多种提法，我们还是更倾向于美国哥伦比亚南卡罗来纳大学达拉穆尔商学院的营销学教授特伦斯A 辛普的解读。促销(Sales Promotion)，指商家用以诱使批发商、零售商、消费者购买一个品牌的产品，以及鼓励销售人员积极销售此产品的激励措施。 然而促销也有广义和狭义之分，广义的促销主要指延时促销，包括免费试用、联合促销、竞赛、公关赞助、会员营销、形象推广、事件活动等，短期不太会增加销售，但对长期增量有很好的延时效果。而狭义的促销，则包括折价、附送赠品、集点换购、抽奖、渠道激励、现场展售等短期刺激销售的活动，即即时促销。在OTC终端促销当中，两种促销类型经常交互联合使用，往往以组合的形式出现，充分体现了促销手段的多样性和延展性。 促销的组织落实 资源往往集中在少数人的手里，同样，药企领导掌握了促销资源的分配权力，但是领导过度使用或者挥霍这种权利的现象在实际中很常见，且不说导致资源分配不均，结果往往适得其反无法达到预期促销效果。 因此，作为领导者，应从促销资源分配者向信用监督者作角色转变，基于市场状况给予区域充分的信用授权，让执行者因地制宜发挥才智。但授权不代表放任自流，需扮演好监督者。促销是服务终端的重要手段，通常我们会建立一些制度来制约，比如促销负责人制度、结案评估制度、奖惩制度以及信用等级制度，这样一来，无形中很好地解除了领导的困惑和苦恼。 OTC更要常促销 OTC终端为什么做促销，促销的目的是什么，这一点非常关键，有的促销是为了提升企业品牌的知名度和美誉度，有的促销是为了和消费者交流沟通，有的则是为了促进新品的销售，但是毫无疑问，促销的终极目标是增加销量，改变目标顾客的态度。 总的来说，增加销量的途径有两种：其一，扩大目标顾客群，包括品类转换、品牌转换。比如，在白云山和黄中药期间，我们建立的家庭过期药品回收机制，消费者拿其他厂家过期的板蓝根颗粒，就可以换购白云山牌的板蓝根，还有花城制药的空瓶空盒可换药活动，也引导消费者做品牌间的转换。 其二，则是为了提高单位消费量，包括增加消费频次，增加每次消费量。再比如，在花城制药期间，我们提出的联合用药，把抗病毒颗粒和猴耳环胶囊捆绑销售，既实现治疗感冒又做到中药消炎的目的，无形中也提高了消费者的客单价。因此，促销的目的一定要明确，坚决不做无谓的促销。 促销的分类 结合多年终端促销的经验，我们把促销做了一些实用的分类： 主题促销让促销与品牌互动，让促销传播品牌的核心价值。 商业促销应以分销为主，会议、套餐是主要形式。 KA店促销用优惠吸引购买，表达自己产品的USP，让顾客感到物超所值。(FAN) 社区促销与社区医疗站、药店等开展社区居民教育。 药店促销给老顾客优惠，刺激新顾客购买。 协同促销类似招商银行信用卡与携程旅行的横向协同。 同时，我们对多种有效促销手段进行评估，并得到以下排序，可以看出，打折是最受消费者欢迎的促销手段，其次是免费试用，买赠活动和店内海报的顾客喜好程度非常接近。 促销应直击目标人群 在OTC终端市场，企业主要影响的群体无外乎三种：消费者、店员以及药店。 如何培养忠实消费者，并且挖掘潜在消费者，也是困扰OTC企业的难题之一。我们总结了一些针对消费者的促销手段，主要包括样品派发、礼品促销、包装赠品、折价、换领(购)、直邮信息、义诊咨询及社区教育等。 白云山和黄中药各个省深入社区的健康教育就是很好的例子，OTC代表携手社区周边药店为社区中老年人宣传心脑血管保健常识，提供健康咨询和用药安全方面的服务，既拉近了企业和潜在消费者的距离，又很好地为复方丹参片做了宣传推广。 另外，DM或夹报直投也是不错的选择，利用企业的品牌效应在连锁药店DM单上告知促销信息，由药店发放给会员或周边小区的居民，或者花费很小的代价把产品的宣传单页夹在老年报、社区报里随着报纸直投到居民的信箱。 店员是OTC产品和消费者之间的桥梁，尤其是在相关部门明令禁止企业在药店派驻促销员之后，店员的作用就更加重要了，往往他们的一句话可以直接决定产品的命运。企业对店员一直是又爱又恨，因此针对店员的促销也必不可少，我们主要采用的手段有推荐率考核奖(神秘顾客活动)，小礼品、试用品分发，佣金积分，药店间的竞赛(陈列比赛、POP比赛等)，旅游，培训等。比较成功的例子有，药店店员有奖征文，店员通过活动可以进一步了解产品，而千人千店则是以区域为单位组织店员旅游培训。 我记得在很长的一段时期内，OTC企业里有个现象，从事商务工作的同事会看不起做OTC的，他们常常会讲，商业一次收回多少多少预付款，而OTC纯销的拉动到底能有多大。白云山和黄期中药在国内是比较早建