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河南思念食品股份有限公司个性化培训 组织管理 十二门系列课程之三 2003年11月 本讲座分以下主要内容 组织及组织生命周期组织结构设计组织行为学组织变革管理 1 组织及组织生命周期 1 1组织我们在医院出生 在政府有关部门进行出生登记 在中小学和大学受教育 在饭店餐 从房地产商处购房 从银行贷款 出现灾情时求助于警察 每天在一个组织中即思念公司工作 企业是组织的一种 组织的定义 组织是为了达到某些特定目标 经由分工与合作 以及不同层次的权力和责任制度 而构成的人的组合 一个简单的组织结构图 直线 职能部门 1 2组织生命周期 四阶段 规模 小 大 创造力 领导危机 提供清晰的方向 危机 需要委派代表控制 创业阶段 聚合阶段 成熟后 成熟阶段 规范化阶段 内部系统增加 危机 需要处理过重的官僚习气 发展团队 危机 需要更新 改革再发展 成熟 稳定 衰退 2 组织结构设计 2 1设计的内容和原则内容 工作划分 劳动分工 建立部门 建立命令链 决定管理跨度 集权和分权 确定职权关系 通过组织运行不断修改和完善组织结构 设计的原则 任务目标原则 要充分了解企业业务和管理工作内容 使组织内各部分在公司整体经营目标上能充分发挥能力和达成各自目标目标阶梯 总目标 分公司目标 部门目标 个人目标 目标管理MBO 目标具体性参与决策明确的时间规定绩效反馈 困难的目标比容易的目标更能带来更高的个体绩效 志当存高远 具体的目标比没有目标或笼统的目标 尽你最大努力 能带来更高的绩效绩效反馈会带来更高的绩效 管理层次和跨度原则 管理层级是指组织中职位等级的数目 管理跨度是指一个领导者直接指挥下级的数目 信息化使得管理跨度加大 管理跨度和管理层次的关系 粗略地讲 高层管理跨度4 8人 下层8 15人 应具体分析 统一指挥原则 去扫地 去擦桌子 责权一致原则分工与协作原则 分工不分家 执行与监督分离原则 外部监督人员与执行人员在组织上分开 精简与效率原则 组织机构就精简 人员精干 才能实现高效率 西方国家流行一种 百人律 即指任何一个组织的总部 管理人员总数不得多于一百人 否则就是低效率的组织 弹性的原则 保持基本组织形态 又能适应环境的变化 3C 客户 竞争 变化 2 2组织结构类型 直线职能结构事业部结构矩阵结构委员会组织 1 直线职能结构 直线和职能部门的关系 直线职权是指给予一位管理者指挥其下属工作的权力 正是这种上级 下级职权关系贯穿着组织的最高层到最低层 从而形成所谓的指挥链 在指挥链中每个链环处 拥有直线职权的管理者均有指导下属人员的工作并无须征得他人意见而做出某些决策 当然 指挥链中的每个管理者也都要听从其上级主管的指挥 参谋职权是用来支持 协助直线管理者的 为他们提供建议 并减轻他们的信息负担 组织中的参谋关系属于顾问性质 参谋人员的职能是进行调查研究并向直线管理人员提出建议 参谋的作用发挥不够或过分 都会影响直线人员 从而影响公司整体的效率 要正确发挥参谋的作用 应该明确直线和参谋的关系 近年来 组织结构理论提出可以谨慎地授予参谋一定的 职能权力 2 事业部结构 分权 事业部结构 就是一个企业内对于独立的产品和市场 独立的责任和利益的部门实行分权管理的一种组织形式 事业部具备3个条件 一是具有独立的产品和市场 二是独立的利益 实行独立核算 是一个利润中心 三是一个分权单位 有足够的权力 能自主经营 3 矩阵式结构 4 委员会组织 按时间可分为 临时委员会 为某一特定的目的而组成 二是常设委员会 它促进协调沟通与合作 行使制定和执行重大决策的职能 2 3组织沟通 纵向沟通和横向沟通 纵向沟通 协调公司从上至下或从下至上的各种活动 横向沟通 同一级相互之间的沟通 横向沟通消除了部门间障碍 为员工合作提供机会 横向沟通 法约尔跳板 为解决 层层报告 事事请示 导致的延误决策效率和信息传递 以便加强信息沟通和及时处理问题 在公司的等级系列中应注意采用 法约尔跳板 H I G F E D C B A Input输入 IncludesResources 包括资源 PROCESS过程 Setofinterrelatedorinteractingactivities 一组相互关联或相互作用的活动 Output输出 PRODUCT产品 Resultofaprocess 过程的结果 MONITORINGANDMEASUREMENTOPPORTUNITIES监视和测量时机 在过程之前 之中和之后 2 4组织运作是由流程组成的 ProcessModel过程模式 质量管理体系的持续改进 Customer顾客 Requirements要求 ManagementResponsibility管理职责 ResourceManagement资源管理 ProductRealization产品实现 Measurement测量analysis分析improvement改进 Input输入 Output输出 Product产品 Customer顾客 Satisfaction满意 3 组织行为 采用系统方法 研究人在组织中所表现的行为和态度 以建立高绩效的组织HPO 自变量 是什么因素决定生产率 缺勤 流动和工作满意度1 个体2 群体3 组织 因变量 是解释和预测的关键因素1 生产率2 缺勤3 流动4 工作满意度 组织行为中的变量 组织行为中的三种层次 工作满意度 Wal Mart在加拿大 国歌 公司名称 顾客第一 公司的数目 3 1个体行为 人人相同承认差异有差异是好事 男女搭配 干活不累 1 影响个人行为的因素 传记特点 年龄 性别 婚姻状况 抚养人数 任职时间能力 心理能力 体质能力 能力与工作的匹配人格学习 强化比处罚更有效 学习举例 使用抽彩法降低缺勤率健康工资和病假工资 有病假工资制度的组织比没有的缺勤率高2倍员工训导 产生挫折感 对管理者产生畏惧心理 问题行为再度出现 缺勤率和流动率增加开发培训计划建立导师制度自我管理 性格模型 A型 B型性格 不在意约会时间12345678从不迟到无争强好胜12345678争强好胜从不感觉仓促12345678总是匆忙一时只做一事12345678同时做多事做事节奏平缓12345678节奏特别快表达感情12345678压抑感情有许多爱好12345678就爱工作 结果 7个问题总分 乘以3120以上 A 106 119 A100 105 A 90 99 B 90以下 B 江山易改 本性难易 富翁和穷人 2 激励理论 激励 通过高水平的努力实现组织目标的意愿 而这种努力以能够满足个体的某些需要为条件 赫兹伯格的双因素理论 保健因素和激励因素 满意不满意赫兹伯格理论 满意没有满意 激励因素没有不满意不满意 保健因素 保健因素 环境 金钱 监督 地位 安全 工作环境 政策和行动 人际关系激励因素 工作本身 工作本身 赏识 进步 成长的可能性 责任 成就 层次需要论与双因素理论的关系 自我实现 安全 自尊 社交 生理 工作的挑战性成就成长责任 晋升褒奖地位 人际关系公司政策管理公司的素质 上司的素质工作环境工作安全 薪金个人生活 激励因素 保健因素 需求层次 双因素理论 公平的四个方面 自我 内部 员工在当前组织中不同职位上的经验自我 外部 员工在当前组织以外的职位或情境中的经验别人 内部别人 外部 3 2群体行为 群体 特定目标 多个个体的组合 相互作用和依赖全体行为不同于个体 从众 电梯 社会惰化即一个人在群体工作中不如一个人工作时更努力 拉绳实验 3 2 5 8 4 1 群体的类型 正式群体 组织确定 职能关系明确 行为受目标制约 命令型群体 决定于组织结构和行政体系 任务型群体 决定于组织结构和工作任务 非正式群体 无正式结构 无明确关系 自然形成 利益型群体 由共同利益下的特定目标而形成友谊型群体 由共同爱好和兴趣为导向而形成 群体不同于团队 工作群体 在工作群体中 成员通过相互作用 来共享信息 作出决策 帮助每个成员更好地承担起自己的责任 不存在一种积极的协同作用 能够使群体的总体绩效水平大于个人绩效之和 工作团队 它通过其成员的共同努力能够产生积极协同作用 其团队成员努力的结果使团队的绩效水平远大于个体成员绩效的总和 工作群体与工作团队的对比 工作群体 工作团队 高效团队特征 具有很强的核心价值观把一般目的转变成各种具体的绩效指标成员具有多种技能具有高度的创造力克林顿上台后的第一件事情是对他的主要行政人员进行团队训练 团队规模 12人之内成员的能力 一是有技术专长的成员 二是需要具有解决问题和决策的技能 能发现问题 提出解决建议 并权衡建议 最后做出决策的成员 三是若干倾听 反馈 解决冲突及其他人际关系技能的人员 倾听 可以接收400字 分种 说话125 200字 2 沟通 一种双边的影响行为的过程 在这个过程中 一方 信息源 有意向地将信息码通过一定的渠道传递给意向所指的另一方 接受者 以期唤起特定的反应或行动 沟通指信息在人与人之间的传递 它是一种通过传递观点 事实 思想 感受和价值观而与他人相接触的途径 沟通过程示意图 信息源 编码 传送渠道 解码 接受者 反应 反馈 沟通环境 人际沟通的目标 信息的接受者对信息的理解应该与信息的发送者的意图一致 保持信息接受者对信息的积极反应与反馈 与信息接受者保持良好的关系 组织沟通的途径和媒介 发布指示 文件 通知 指令等 员工手册 年度报告 规章制度请示 报告 备忘录 信件等会议 交谈 座谈会 接待日 意见箱企业杂志 报纸 板报 简报等电视 广播等沟通技术 电话 电传 电子网络等 减少小道消息消极影响的建议 公布进行重大决策的时间安排公开解释那些看起来不一致或隐秘的决策和行为对目前的决策和未来的计划 强调其积极的一面的同时 也指出其不利的一面公开讨论事情可能的最坏结局 这可能比无言的猜测引起的焦虑程度低 3 什么是领导 领导是影响和支持其他人为了达到目标而富有热情地工作过程 并非所有的领导都是管理者 也不是所有的管理者都是领导一个群体的领导者可以通过正式任命的方式出现 也可以从群体中自发产生出来 变革型领导 四项特点和善用冲突 领袖魅力 提供远见和使命感 逐步灌输荣誉感 赢得尊重和信任 具有领袖魅力的领导者的个人特质包括高度自信 远见卓识 超常行为 变革代表 环境敏感 鼓舞动机 是指领导者对追随者表达很高的期望 利用口号等鼓励下属付出更大的努力去实现组织的远大目标 个别体贴 指领导者公平而有差别地对待每位下属的特殊需要 针对每一个人不同的情况给予辅导 指导和建议 智力刺激 领导者对追随者不仅有智力上的刺激 而且有心理上的刺激 运用沟通 说服和榜样激励来提升追随者的能力和精神境界 冲突 冲突是一种过程 这种过程开始于一方感到另一方对自己关心的事情产生消极影响或将要产生消极的影响 冲突与部门绩效 冲突水平 部门绩效 低 高 高 低 A B C 激发冲突的技术 运用沟通 利用模糊或具有威胁性的信息引进外人 在全体中补充一些在背景 价值观 态度和管理风格方面均与当前群体成员不同的个体重新建构组织任命一名吹毛求疵者 4 群体决策 头脑风暴 德尔菲Delphi 3 3组织系统行为 恐龙时代的教训说明 大的未必就是好的 生物进化论表明 最能适应环境的生物才能生存 不是大鱼吃小鱼 而是游得快的吃游的慢的 大也不等与慢 谁说大象不跳舞 GE的目标 九十年代 通用电气公司的目标是 对竞争者和供应商们要以大公司自居 而对客户和员工们则以小公司自居 小公司的特点是 不拘泥于形式 以切实可行的构思推动增长 动员一切力量 奖励优胜 否则就会失败 开诚布公地进行交流 对客户了如指掌 行动神速既是大公司 又是小公司 1 组织文化 组织文化是组织成员的共同价值观体系 它使组织独具特色 组织文化在共同价值观的基础上 将全体的思想 作风 习惯 行为准则和审美标准等文化方式统一成共同的指导思想和经营哲学 成为企业生存和发展的内聚力 维系组织文化的过程 社会化 新员工适应组织的过程 员工是怎样学习组织文化的 故事仪式 玛丽凯化装品公司年终大会 既象马戏团表演 又像是美国小姐大选 物质象征语言 2 组织的前沿理论 扁平化组织网络型组织无边界组织学习型组织健康的组织高绩效组织 扁平化组织 信息技术和市场竞争 更少的中间管理层 更宽的控制幅度采用自我管理小组或团队授权熟练员工管理他们自己的工作并承担责任所有员工都可得到任何信息信息从底层直接传到顶部团队能够被分布到不同的地方 网络型组织 由多个独立的个人 部门和企业为了共同的任务而组成的联合体 其运行不是靠传统的层级控制 而是在定义成员角色和各自任务的基础上 通过密集的多边联系 互利和交互式的合作完成共同追求的目标 内部网络 减少部门层级 打破部门界限 如新产品开发的跨部门小组 垂直网络 价值链不同环节的企业组成市场间网络 不同行业的企业组成机会网络 虚拟组织 围绕顾客组织的企业群 如邮寄产品目录公司和电子商务平台企业 无边界组织 GE 寻求的是减少命令链 对控制跨度不加限制 取消各种职能部门 代之以授权的团队 如取消垂直界限 以多功能团队代替职能性部门 打破组织与客户之间的外在界限与地理障碍 远程办公等无止境追求 无障碍交流 无边界管理 学习型组织 自我超越改善心智模式建立共同愿景团队学习系统思考 健康的组织 如何增进员工和社会的健康 同时使组织更有可能获得成功 特别是工作压力缓解 健康的含义 器官齐全 功能正常 能适应环境 许多企业是不健康或亚健康的组织 带病运作 绩优公司 高绩效公司HPO 6个成功因素 绩优公司 HPO 的成功因素之一 绩效由最高领导层驱动 所有关键领导者都有的极高的绩效期望高要求 非理性 的CEO有效的高层工作团队能够透彻了解业务的微观层面执着地坚持简单的 清晰的成功尺度 不仅仅是财务的由于 害怕失败 而不断追求更高的效率 绩优公司 HPO 的成功因素之二 通过不懈地追求前瞻性的战略 远景来建立 野心勃勃的 如果不是雄心壮志的话 很 极端 时刻不忘成为行业领袖坚定不移地追求赢利与增长核心业务矢志不渝的守卫者了解行业 群 是如何运作的 顾客想要什么 竞争对手会做什么 以及所有这些可能如何变化 绩优公司 HPO 的成功因素之三 竞争激烈 以绩效驱动的环境作为内驱力 紧张的 有时简直是受罪的工作节奏 时刻保持警觉真正负起责任 尤其是高层积极从错误或低效中学习好的工作场所 但不是舒适的处所绩效稍有滑落就会改变你的职业生涯成员们感到身为成功企业的一分子本身就是一种奖励 绩优公司 HPO 的成功因素之四 通过简化结构与核心流程来调整 权威 责任 及绩效的挑战的直接统一沟通渠道简单而有效整个公司各单位的内部结构与关键管理流程相似关键人员工作检查尽量减少安排关键管理流程日程及经常性的沟通 绩优公司 HPO 的成功因素之五 以世界级技能为基础 标杆管理 许多事都做得很好 但至少有一种世界水平的功能性技能支持其战略重视在运作中建设公司技能 inthewaytheyruntheplace 公司关键管理流程被看作是真正的竞争优势 绩优公司 HPO 的成功因素之六 通过完善的人力系统来激活组织 CEO是首席人事官清晰地关注绩效与激励 成功的建立财富的长期计划被认为很关键管理流程确保领导者时刻注意下面2 3层中作出关键贡献的人员CEO领导一年一度的员工评审 最好的人 团队在最关键 急需的工作中 人员素质 是最重要的 高绩效组织 麦当劳赢利的模式 战略 价值观 核心技能 远景 远景 成为世界领先的连锁餐馆 贯串业务所有方面的质量控制卓越的选址不断开发新产品强有力的产品与麦当劳形象推广 质量服务清洁价格 便利高质量一致性家庭式的环