公司企业成本管理系统需求确认及功能规划辽宁美城路桥.doc

辽宁美城路桥工程有限公司成本管理系统需求确认书辽宁美城路桥工程有限公司成本管理系统需求确认及功能规划书版本：1.0目录1.引言31.1.编写目的31.2.背景32.任务概述32.1.目标33.业务调查43.1.项目整体流程图43.2.核心业务流程53.2.1.成本预算53.2.2.材料采购63.2.3.施工现场73.2.4.财务93.2.5.总经理104.解决方案124.1.1.目标成本与动态成本关联124.1.2.部门之间协同管理134.1.3.实时监控项目成本144.1.4.严谨高效的财务制度154.1.5.建立健全成本激励制度174.1.6.项目数据仓库175.信息化解决方案185.1.企业信息化蓝图185.2.资金管理、业务协同195.2.1.资金管理195.2.2.业务协同195.2.3.其他功能亮点216.功能结构单21第24页 / 共24页1. 引言1.1. 编写目的为了明确“辽宁美城路桥工程有限公司_成本管理系统”（以下简称成本管理系统）的需求，我们编写了本需求说明，同时该文档也作为领导决策参考的依据和系统进行改造和升级的基础性文档。本文档的主要读者为：n 甲方领导班子n 系统建设项目组（领导小组、专家小组、工作小组）成员n 系统软件开发项目组成员；n 系统运营人员；n 系统验收人员。1.2. 背景本系统开发要求由辽宁美城路桥工程有限公司提出，由沈阳金马软件科技有限公司完成。本系统涉及的用户范围是辽宁美城路桥工程有限公司的全体员工。本系统用来实现辽宁美城路桥工程有限公司的项目成本管理需求。2. 任务概述2.1. 目标该成本管理系统的建设目标：n 建设规范的、清晰的、安全的、高效的项目成本管理平台；n 解决成本管理模糊不清的问题，促进企业健康、快速发展；n 促进各专业之间协同，提升整体的运行效率，提高企业生产建设能力；n 将管控点前移，变事后控制为事前、事中控制，降低企业运营管理的风险；3. 业务调查3.1. 项目整体流程图通过与公司业务人员沟通，了解到目前公司的项目流程如下：3.2. 核心业务流程3.2.1. 成本预算 成本预算业务流程图： 成本预算业务管理需求点：1) 项目投标阶段的成本预算依据只是由项目标书、清单量和预算人员经验来完成，缺少施工项目的实际数据作为依据；2) 目标成本变更对应的管控机制比较单薄，虽然有口头或电话的请示汇报，但并没有形成规范的成本数据，令其他部门及时掌握项目变更的情况，进而造成成本数据统计的混乱，同时也不利于事件的追溯和复核；3) 项目施工过程中发生的实际成本没有与目标成本形成有效的对比数据，无法有效的控制项目成本；4) 项目完成后，企业缺乏对项目整体数据分析和再使用的能力。3.2.2. 材料采购 材料采购业务流程图： 材料采购业务管理需求点：1) 材料入库后，收货员不能及时反馈材料入库单；单据都为手写单据，很容易出现丢单、落单等情况，给供应商对帐带来不必要的麻烦，影响工作效率；2) 不能及时为现场提供施工用料的情况，造成工程进度和材料用量之间的管理脱节；3) 材料部门统计出来的数据未能与目标成本进行对比分析，材料实际用量达到或超过计划总量时，采购部也只是与预算部和项目经理沟通，预警机制不健全，材料的管理和控制相对滞后；4) 项目材料部门统计材料成本时，材料种类繁多，人工统计效率低；3.2.3. 施工现场 施工现场业务流程图： 施工现场业务管理需求点：1) 项目实施过程中统计动态成本效率低，项目经理不能及时了解材料的入库情况与材料总量的比例。项目经理监控项目成本的依据少；无法给出项目经理关心的数据查询；2) 项目实施过程中项目进度只有项目经理了解，其他部门很难了解项目施工情况；3) 材料的总用量与实际使用量的对比监控，靠人工完成，管理上存在较大的风险；现场直接向材料部门提出采购申请，缺少实时的监控机制。4) 项目经理同时管理多个项目的时候，只能通过施工日志记录施工情况，统计分析数据的能力差，管控能力明显下降。3.2.4. 财务 财务业务流程图： 财务业务管理需求点：1) 项目成本核算只能通过项目结束后才能通过财务整理统计出来，项目过程中很难预估风险等级和有效的控制成本；2) 项目核算出来的成本报表信息量庞大，不能突出重点成本，管理层分析总结起来非常吃力；3) 财务部核算实际成本工作量繁重，人工核算成本出错的机率比较大，时间周期比较长。核算出来的项目成本相对滞后；4) 总经理对项目的费用支出每笔都要审批，总经理审批工作量繁重，而且容易出现审批滞后的情况。3.2.5. 总经理 总经理业务流程图： 总经理业务管理需求点：1) 项目总体盈亏情况能掌握，但不清晰具体是由哪些环节或专业达成的；2) 企业的整体运营效率不高，影响下一步项目获取和健康发展；3) 多项目同时运作，内部管理协调吃力，无法获得各项目各专业部门的实时动态； 4) 成本报表由手工整理，无法实现多角度、多层次的统计分析；5) 资金支付审批工作量大，占用大量时间；4. 解决方案4.1.1. 目标成本与动态成本关联 企业管理成本控制，主要是通过动态成本与目标成本的对比，控制实际成本。从而快速的做出施工调整，保质保量的完成施工项目。n 材料入库一旦确认，就说明动态成本已经发生，此时动态成本就应该登记一笔；这时就应该与目标成本进行对比分析；n 机械设备结算、人工费用结算和其他费用发生后，具体金额应该登记到动态成本中，也与目标成本进行对比；n 项目施工过程中发生施工变更的情况，应有审批流程，使项目变更安全、有效；n 如图：实际成本动态成本4.1.2. 部门之间协同管理 各部门细化工作流程，分工明确，并通过软件系统将各部门的业务协调同步起来，将大大提高生产效率，同时也能有效地管理控制住风险，进而达到有效成本管理的目的。n 共享的数据信息便于完成各专业之间的协调和同步，与目标成本、成本计划、动态成本相关的数据信息，在权限允许的条件下，系统内均可获得；n 关键数据的变更需要通过审批流程由各专业部门协同；n 项目实施的进度情况各个项目部门实时了解；n 针对各业务流程之间的协调问题，系统利用一体化的平台技术，在上一流程节点完结后，系统会自动提示下一个流程节点的操作人员，同时提供关联业务单据的统计查询，有效地帮助多部门完成协同作业，提高企业的运行效率；n 如图：4.1.3. 实时监控项目成本 企业对项目成本的管理应该具备实时反映项目实际成本的能力。传统人工管理成本的方式大多都是项目后期通过财务结算的方式分析项目实际成本发生情况，项目的控制也只是依据于项目经理自身能力来完成对项目的管控。高效、清晰的管理方式应该将事后总结这种模式转换成事中、事前控制的模式，在项目实施过程中干预成本发生情况，可以大大降低项目实际成本超出目标成本的情况。企业的管理层运用事中事前控制的模式可以灵活、快速、清晰的管理项目，省去项目实施过程中的诸多担心与烦恼。n 目标成本确立以后可以设置成本监控点，监控点可以提示预警动态成本与目标成本的对应情况；n 每个业务部门发生的项目实际成本都应该在第一时间登记到动态成本中，清晰的、实时的与目标成本比对；每个项目现场应该有专门负责记录现场成本增加的人员，实时的登记实际成本的动态； n 如图：4.1.4. 严谨高效的财务制度 企业中每笔财务支出都必须清晰、明确，每笔支出若都需要由领导审批才能通过，这种方式固然安全，但存在一个矛盾：领导不能每天被繁重的资金审批所束缚；企业又要通过资金审批来进行业务运转。要解决这个矛盾点，需要资金呈批流程协助管理；财务部门还停留在手工记帐阶段，存在工作繁琐、核算费时等问题，系统通过“自动会计分录功能”不但很好地解决了财务系统和业务系统的对接，而且大大地提高了财务人员的工作效率，拿出更多的时间和精力完成对业务的管控。n 资金呈批是将项目的一系列资金使用情况打包提交到审批部门，由领导审批；审批通过后这笔呈批生效；n 业务部门需要资金的时候，基于资金呈批直接发起申请，财务部门收到申请后，如在限制额度范围内的，可以直接付款或；n 申请付款的呈批明细中如果有资金较大的情况，应该再次由领导审批通过后财务才能付款。从而保证了财务付款的安全性；n 这种管理机制可以有效的提高领导工作效率，节省工作时间；n 自动会计分录是将业务与财务自动连接起来，业务部门发生一笔费用，财务部门自动记账，严谨、高效。n 针对企业实际，提供管理帐和核算帐，应对不同的管理需求；n 如图：4.1.5. 建立健全成本激励制度 企业在如何更有效的激励项目经理是管理上的难点。激励依据不明确、额度不清晰等问题很容易产生企业内部矛盾。传统的项目成本分红制度并不能合理的奖励项目有功之人。为了更好的促进企业发展，企业管理应实行责任成本制度来激励员工； 责任成本制度就是在项目目标成本完成后，由项目经理宣告一个责任成本，如果项目结束后完成宣告的责任成本，企业则奖励项目经理；如果实际成本超出责任成本但未超出目标成本，则项目经理属于正常表现；如果实际成本超出目标成本，则应该适当惩罚项目经理；n 如图：4.1.6. 项目数据仓库 项目数据信息是企业重要的无形资产，是企业日积月累的宝贵财富。对于数据的处理是企业的重点，传统的数据管理采用纸张方式，既需要大量的纸张投入，又需要很大的存储空间，而且数据查询繁琐；不能满足现在企业快速、清晰、灵活的要求。采用先进的共享数据平台，使企业数据信息化。先进的数据信息化具有清晰、安全、快速、共享的特点。n 数据的处理、分析是数据共享的第一步，将重要的项目数据信息保存到数据库，为使用数据作为重要的数据保证；n 数据更重要的作用是重复的使用有效数据，将数据的作用发挥最大的作用；n 提取经典项目数据样例作为标准项目数据，为以后类似项目做为重要参考依据。5. 信息化解决方案5.1. 企业信息化蓝图 通过蓝图可以很清晰的看到企业必须要有高品质的规范管理才能使企业快速有效的发展壮大，信息化管理体系是实现这一目标的有效工具。每个阶段的管理方式各有不同，必须针对企业现状制定行之有效的信息化管理体系才能更好的融入企业，协助企业快速发展。 目前我们企业正处于管理粗放式向规范化转变的时期，目前企业模块管理、各部门协同管理的体系没有形成，现在我们的信息化就将着重解决这两方面的问题，推动企业管理快速、有效的向规范化转变。 现阶段软件着重解决成本管理、业务协同和资金收付方面的问题。 企业未来或许会进入地产开发领域，系统框架的兼容性，同样能够支持企业实现开发成本、专业协同、资金收支的管控。 5.2. 成本管理成本管理以目标成本为中心展开，通过对动态成本的管理，将财务事后核算方式转换成事中控制方式，更大的降低资金成本风险。依据项目的生命周期将成本的各个阶段流程清晰化、简单化。 1) 对比监控：系统提供各个阶段成本分析对比，将数据简单、直观地呈现出来，始终帮助管理者看清项目成本数据的发生情况；系统还提供成本监控点设置功能，该功能可以在项目开始阶段设置项目实施结点提示，设置成功后，系统自动检测监控条件，当条件满足时会主动做出提示，更有效地进行项目成本的事中控制。2) 数据再利用：项目结束后，成本数据归入数据仓库，结构化的数据信息能够提供很好对比参照，为下一次项目投标提供测算依据。3) 成本激励管理系统体提供成本激励管理（责任成本管理），将项目经理的宣告目标与企业激励策略登记到系统中，方便项目结束后查询管理。为企业评比项目经理水平提供重要依据。5.3. 业务协同业务协同是体现企业规范化管理的重要组成部分。将各部门、各业务点有效的整合起来协调同步，不但提高企业整体管理水平，还能促进项目高效完成，节省企业资源。自动化办公平台：本系统提供的自动化办公平台区别于传统的OA系统，最突出的特点是将业务处理和流程审批一体化，OA办公更加贴近业务，系统落地性强，形成有效的管理平台。各个环节的审批流程都可以先制定审批模版，使用更加方便快捷。5.4. 资金收付4) 自动会计分录：业务部门完成一笔费用支出后，系统将根据财务部门预先设置的分录规则，自动完成会计分录，大大简化了财务的工作，确保财务的严谨和效率；另外，提供管理帐和核算帐，满足企业实际业务的需要；5) 资金呈批：利用资金的呈批和支付流程，将资金审批制度严谨、灵活的管理起来，同时也解除了企业管理者繁重的单据审批； 6) 甲方客户管理：将甲方合同登记台账，并实时记录合同的执行状况及款项的收入流水，实时了解每个项目的现金流收入状况，掌握企业的整体收入状况；7) 出纳管理：系统提供支票管理和现金支出管理，清晰、遍利的利于出纳的工作。5.5. 报表平台系统提供的报表平台将企业项目业务纵向的呈现出来。报表模块可以将成本管理交叉式、多维度的管理起来，通过项目的各个阶段数据分析，快速、有效的管理项目成本。1) 时间查询报表：该功能按照时间查询出企业内所有该时间段的项目情况。2) 项目查询报表：该功能按照项目查询出单个项目的详细情况。3) 机械设备施工查询报表：该功能可以根据单个机械查询出该机器使用到哪些项目；也可以根据项目查询出该项目使用了哪些机械。4) 人工施工查询查询报表：该功能可以根据具体工程队查询出该工程队的人工成本发生状况，如应付、已付、未付、扣款、发票等情况；也可以根据项目，汇总查询各个工程队的施工及成本情况。5) 材料使用查询报表：该功能可以根据材料查询该出该材料使用到哪些项目中；也可以根据项目查询该项目使用哪些材料。6) 动态成本查询报表：该功能可以根据项目或者时间节点查询统计出项目动态成本的发生情况7) 自定义式的查询：基于已有数据和企业的特殊需求，另外定制的查询报表5.6. 其他功能 安全的权限管理系统提供权限管理，将部门、岗位、项目的权限细化，做到专人专事，达到企业安全、清晰的管理体系。 提示功能提