随机文件要求.doc

随 机 资 料 要 求一、设备仪器随机文件由安装单位立卷，向建设单位归档。二、整理原则以单台（套）为保管单元，进行组卷整理，随机文件较多时可按部件、组件为单位进行整理。三、案卷质量1、随机文件的书写材料应长期保存，不得用易褪色书写材料。必须提供一份原件归档，其中部分钢材质量证明书、检测报告、设备铭牌可以为复印件或数码照片打印，但必须加盖生产厂家或供应商红章或专用章，内容清楚。2、随机文件附带的总图或装配图应为蓝图或计算机出图，必须加盖竣工图章，零部件图也要求必须归档，附在总图后，可以不盖竣工图章。3、进口设备必须提供进口国当地商会出具的原产地证明文件，必须是原件（如进口国应用电子签名签署原产地证明，通过原产地证明中的网址可以查询的，可以提供彩色输出件）。同时提供质量证明、数量证明、运单、装箱单、报关清单。如果进口设备到货后进行了商检或锅炉压力容器安全性能监督检验，应归档商检报告或锅炉压力容器安全性能监督检验报告。4、凡有设备位号的随机文件上应标注设备位号。5、设备制造厂家的外购产品，应在随机文件中附外购产品的合格证、质量证明文件及产品说明书等原件内容，份数应与随机文件套数相同。6、非标设备制造厂家必须提供详细的随机文件，同一设备型号多台套,如E101A/B/C/D,应按照4台设备，分别提供质量证明文件及设备随机图纸，包括零部件图，以满足按台套组卷归档。随机文件书写要规范，内容包括质量证明文件、设计变更通知单、工程联络单、备件清单、铭牌、图纸目录、总图、装配图、零部件图并加盖竣工图章。7、泵设备归档除泵的本体资料外，连同对应的电动机合格证、说明书、图纸一起归档。8、压力容器图纸盖章要求，应加盖设计出图章、特种设备设计许可印章、竣工图章。9、卷内文件要求无错页、倒页、压字，装订前要拆除金属物，修补或裱糊破损文件，材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红黑墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。如有易褪色材料需附一份复印件放在原页后不编页号。如有表格文件，表头向左侧。10、组卷不缺项，字迹清楚，盖章清楚，重点是合格证、特种设备制造监督检验证书、特种设备设计许可印章、竣工图章；建设单位、监理单位、组卷单位手写签字；卷内备考表立卷人、检查人手写签字及日期。11、卷皮采用150g以上无酸牛皮纸，卷内材料采用70g以上A4白色书写纸。12、上传的电子文件必须与实体档案相一致。13、归档文件若没有电子文件，必须通过数字化手段（扫描）将纸质文件转化为电子文件，要求扫描件与纸质原件一致。扫描形成的图像统一为PDF文件格式存储。扫描分辨率应设为200300DPI。14、电子文件的扫描件包括外封面、内封面、卷内目录、文件材料、卷内备考表，电子文件和纸质文件必须完全一致。电子文件应上传到案卷级。15、归档光盘要贴上与归档光盘一样尺寸(标准光盘直径120MM,中心孔径15MM)的光盘贴，在光盘贴上写明（或打印）光盘相关信息。光盘按“件”整理归档。16、数码照片直接作为照片的电子文件，数码照片的分辨率为800万像素以上，格式为JPEG。17、归档部门洗印的纸质照片一般为5寸大小。18、视频文件宜采用200万以上像素拍摄。19、随机文件材料：单台设备随机文件材料组成一卷或数卷，材料排列顺序为箱单、配件目录、合格证、说明书、操作规程、图纸。压力容器一台设备组成一卷，排列顺序为质量证明书、图纸。注意：合格证小于A4幅面时要粘贴在A4纸上。20、文字材料排列在前、图样在后，译文在前、原文在后。21、凡装订的案卷应按案卷封面内封面卷内目录文字材料页图页备考表的顺序排列。其方式为仿图书出版装订法，即先把内封面至备考表（上下各加一条硬纸条）之间的材料用线绳（禁止用金属或化学材料制成品）按三孔一线的方法装订起来，然后再在装订好的外表用白乳胶粘贴案卷封面。也可以胶装。22、图纸折叠成“手风琴式”4号图规格，有图的面折叠在里面，标题栏露在右下角，折叠后，装订边过薄，要加硬纸板，使案卷整个厚度一致。注意：图纸折叠，先横后竖23、凡有书写内容的页面要用号码机从001开始打号（注：一定为三位数）。24、成套或印刷成册的文件材料自成一卷的，已有页号并连续不中断的不必重新编写页号，否则重新编写页号。25、各卷之间不连续编写页号。26、案卷外封面、内封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。27、应用中国石油天然气集团公司档案管理系统录入、打印案卷封面。28、临时序号：格式为1 2 3。用铅笔标注在案卷右上角。29、项目建设档案案卷题名，要包括建设单位名称、建设项目名称、单项工程名称（要有规模）、项目代号、型号、设备名称、出厂编号、位号、资料名称。随机文件材料后缀要加随机文件。外文要翻译成汉语30、要填写立卷单位全称31、填写案卷内文件材料形成的最早时间和最晚时间。起止日期为同一个日期时，同一个日期填写两次，一个作为起日，一个作为止日。起止日期、页码中间使用“”符合连接，而不是“-”