毕业十年聚会筹备小组分工方案.doc

十年磨剑忆峥嵘 无悔青春耀警徽警察学院 区队毕业十年聚会活动筹备工作方案（征求意见稿）2011年7月，是警察学院 区队同学毕业十年的日子，我们将在 举办毕业十周年聚会活动，为认真做好各项筹备、组织及服务工作，本着方便、高效、人尽其才的原则，拟由在 工作的同学组成筹备小组，共同负责此次活动的组织工作，进一步明确任务，细化责任，齐心协力，确保聚会活动的顺利进行，具体分工如下：一、 筹备小组人员名单二、联络组人员及工作职责负责人： 成员：主要职责：1、即日起分片联络区队的同学，收集目前工作单位、职务级别、办公电话、手机、QQ号码、内外网邮箱、近期2存免冠照片等信息，制作通讯录，交由材料组统一制作活动手册。2、将聚会的预备方案通知到每位同学，征求意见，收集建议，汇总后交筹备小组讨论、修改。如半数以上同学同意，将下发正式通知。3、如有个别同学能参加此次聚会活动，说明原因，建议提交本人的近期照片、视频等，在晚宴时播放。4、向每名同学公布区队外网QQ群号，确保人人知道、人人加入、人人关注。5、负责筹备小组与各位同学之间的上传下达，及时更新所有信息，加强沟通，确保每位同学都能了解聚会活动筹备工作进展情况。三、财务组人员及工作职责负责人：成员： 主要职责：1、设立一个银行账号，在6月 日前收集参加聚会同学的会务费用（具体数额另行通知）。2、其他组如需使用活动经费，需由财务组三人共同审核后支出，具体账目明细由财务组负责记录并在聚会时公布。四、材料、会务组人员及工作职责负责人： 成员： 主要职责：1、制订聚会方案、制作活动手册。2、联系庆典公司，负责落实聚会场地、会场布置、会议程序、演出安排、司仪邀请、摄像录像、会场多媒体、音响等。3、定做纪念品。4、同学合影、照片分发。5、活动期间的酒水、食品安排。6、制作聚会活动光盘。五、接待组人员及工作职责负责人： 成员：主要职责：1、报道当天在住宿的酒店负责签到。2、如有需要，负责接、送站。3、安排住宿房间，制作房间安排表。（原则上两人一间，统一由筹备小组安排，本人不得私自更换）4、安排晚宴座次，制作晚宴座次表，与房间安排表一起交由材料组统一印制活动手册。5、如有需要，统一租赁大型车辆。6、负责提前来济或者拖后离济同学的住宿餐饮安排。六、学校领导老师联络组负责人： 成员： 主要职责：1、提前制作邀请函，送达到法律、治安、交通等系部的有关领导、老师。2、聚会期间与领导、老师的联络等事宜。3、向参加活动的老师赠送纪念品等。4、确定参加人员后，邀请领导及老师代表发言，撰写发言稿，提交材料组审核。5、负责领导、老师的接送工作。七、娱乐组人员及工作职责负责人： 成员： 主要职责：1、按照就近、安全、方便的原则，提前预定晚宴后的娱乐地点。2、晚宴结束后召集同学前往。3、确保每名参加娱乐活动的同学安全返回酒店。八、注意事项1、聚会活动尽量不要带家属、朋友等参加，如确有需要，提前与联络组沟通。2、此次聚会以隆重、温馨、欢快、节约等为原则，希望每名同学必须参加，确实不能参加者向联络组说明原因。3、每名同学向财务组汇款的经费数额，待会务组作出基本预算后再定，多退少补。4、根据以往其他年级、区队聚会的经验教训，活动期间尽量集体活动，不要搞小圈子、小团体，以免破坏氛围。如确实有个别同学想小范围活动，可另行安排时间，不要占用区队集体时间。5、为了给老同学留下美好回忆，请参加聚会的同学从现在起注意个人形象和仪表，减肥、美容、置装等经费自行解决。6、如有需要开具餐饮、住宿或其他发票的同学，请提前与财务组沟通。7、各地的同学可自行准备小礼品、纪念品等，互相赠送，表达同学情谊。8、晚宴期间饮酒适量，不要造成不良影响。9、大家可提前准备小节目或者向会务组提供游戏建议，活跃晚宴气氛。10、晚宴期间会务组将确定几名同学代表发言（区队领导代表、各警种代表、基层代表、先进典型代表、女生代表、留济同学代表等），请接到通知的同学提前做好准备。其他想发言的同学可提前与会务组联系。11、此次活动的总负责人为区队长 ，在济的所有同学全力配合，在外地的同学如想参加筹备工作小组，为聚会活动贡献自己的力量，可提前与 联系。12、聚会时间拟定在7月上旬的周五-周日。周五下午报到，晚宴后娱乐活动；周六安排合影、参