★档案管理电子文件对档案工作的影响及对策.doc

一、电子文件定义及其特点综述所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。二、电子文件对档案业务管理工作的影响传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。三、电子文件对档案学理论的影响对档案本质属性的影响原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定电子文件能否作为档案是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。对档案来源原则的影响来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。对档案学理论研究内容的影响档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。四、档案界所应采取的对策做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术*最根本的对策。更多相关文档关于发挥综合档案馆社会功能的思考 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mall构成极好的商品辐射圈。徐东路目前的发展趋势足可以代表武汉未来的商业发展趋势，目前家电的巨头纷纷在此开设专卖店如：科龙电器目前已经开设了两家专卖，杏红的科龙标志为此地的商业气氛添上重重的一笔；美的集团、新科电器、lg电子、tcl电器等公司也涉足于此，国际知名的商业巨头麦德龙也将扎根于此地，还有五星级的徐东皇冠大酒店即将落成开业。他们极大地凝聚了武汉在此地的人气。二、团结shopping mall商圈分析（一）商圈分析的意义与作用1、商圈的定义商圈指零售店以其所在地点为中心，沿着一定的方向和距离扩展，吸引顾客的辐射范围零售店的销售活动通常都有一定的地理界限，也即有相对稳定的商圈。不同的零售店由于地理位置、交通状况、经营规模、经营方式、经营品种、经营条件的不同，使得商圈规模、商圈形态存在很大差别。同样一个零售店在不同的经营时期受到不同因素的干扰和影响，其商圈并不是一成不变的，商圈规模时大时小，商圈形态表现为各种不规则的多角型。为便于分析研究，一般将视为以零售店本身为中心的同心圆。2、商圈分析的作用所谓商圈分析，就是经营者对影响商圈的人口结构、生活习惯、产业结构、交通状况、城市规划、商业氛围因素进行实地调查和分析，为选择店址，制定和调整经营策略提供依据。（1）商圈分析是shopping mall合理选址的前提为了估算市场容量，针对较大的目标市场，就需要通过商圈分析确定商圈范围，了解商圈内人口分布状况以及市场、非市场因素的有关资料，进行市场细分与定位，根据经营计划选择一个或多个消费群，进行经营效益评估，衡量店址的使用价值。从武汉的第五次人口普查结果可以看出：武昌区人口最多，达97万多人，而且这其中的消费者购买力水平比较高，他们是主要的客源。中商选中此地为投资地区足见其高的市场预见性。（2）商圈分析有助于shopping mall制定竞争经营策略通过商圈分析，可以掌握客流来源和客流类型，了解顾客的不同需求特点，采取竞争性的经营策略，满足顾客现实与潜在的需求。团结shopping mall的商圈分析为其长远的经营提供了商业基础。（3）商圈分析有助于shopping mall制定市场开拓策略通过商圈分析，可以明确哪些居民是本店的基础顾客群，哪些是潜在顾客群，力求在保持基础顾客群的同时，着力吸引潜在顾客群，制定市场开拓战略，不断延伸经营触角，扩大商圈范围，提高市场占有率。 如果商圈范围较小，商圈内消费能力尚不足以适应企业经营的需要，则可以考虑提高知名度，重新定位，扩大商圈范围，面对更多消费者；如果商圈大小已经足够，商圈内的消费能力很强，企业就应考虑提高忠诚度，增加消费者在本店消费的比重，充分挖掘商圈内的消费能力。 （4）商圈分析有助于加快资金周转通过商圈分析，可以了解商圈内顾客的消费行为与习惯，从而合理组织商品，加快商品周转，提高资金使用效率。团结shopping mall属于大型购物中心，它自身包含有标志性商店，所以它的商品辐射范围比较广，可以延伸至整个武汉市。 （二） 团结shopping mall的商圈分析我们一般按距离的远近来给商圈作如下分类：核心商圈：核心商圈是最接近购物中心并拥有高密度顾客群的区域，顾客光顾很方便，核心商圈顾客一般占购物中心的销售额的5570 。我们统计为车行15分钟的路程。包括杨圆、徐家棚、余家头、岳家嘴、三角路等地的居民消费者。次级商圈：次级商圈是位于核心商圈以外的邻近区域，顾客需花费一段时间才能到达，这部分商圈顾客应该占购物中心销售额的1525 。这样规定的：他们是车行15-30分钟路程的居民，包括汉口的黄浦路、永清街等和青山的任家路、钢花新村等附近的居民。边际商圈：边际商圈位于次级商圈的外围，属于较远的辐射区域。他们的辐射区域较广，可以为武昌、汉口、汉阳和武汉周边的县市居民。附近公交车辆比较多，有通向整个武汉市的交通条件，附近商业相对比较发达，有徐家棚商场、武商三角路量饭店、伯汇商场、徐东平价广场等。1商圈顾客的来源团结shopping mall估计的商圈范围，在这一范围内，服务的对象，即顾客来源可分为三部分。（1） 居住人口指居住在团结附近的常住人口，这部分人口具有一定的地域性，是核心商圈内基本顾客的主要来源。他们忠诚度较高，消费场所比较固定，但是顾客人数弹性较小，难以挖掘来扩大市场，单店规模不宜短期内进行过大变化。 有徐东新村、和平新村、逸村小区、徐东小区、昌友小区、电力新村等居民区，他们是基本的客户来源。（2） 工作人口指工作地点在徐东附近的人口，这部分人口中不少利用上下班就近购买商品，他们是次级商圈基本顾客的主要来源。附近有轻工机械厂、服装厂、武铁材料厂、保险公司、通用设备厂等。在此商圈内工作人口比较多，这样其商圈规模就比较容易扩张，潜在的顾客数量较多，单店扩大规模更具有可行性。 （3） 流动人口团结shopping mall处在徐东路和武青干道的交叉口，它是联系青山、武昌、汉口的交通要道。它的对面是武汉著名的徐东平价广场，那里有极好的人气聚居，算是属于商业繁华地区。来此购物和休闲的流动人口很多，这部分人口是徐东广场主要顾客来源，是构成边缘商圈内顾客的基础。这些流动人口选择消费场所的随意性较大，忠诚度较低，从而较易受到商业竞争对手的影响。因此经营者应该突出自己的经营卖点，提供给这部分顾客最优的服务。 2 商圈层次分析（1）客流量分析平日该地的客流量比较大，武汉居民喜欢周末、节日消费，他们意愿自己享受购物的人气和休闲的环境。徐东路前面有公交3路、63路、64路（内外）、76路、501路（内）、552路、581路、540路、555路、702路、717路、805路、609路、724路等车辆，交通可谓便利，可以把武汉各地居民拉来这里消费。（2）顾客分析目前整个武汉市消费者都在寻求好的购物环境，消费者的休闲消费不能得到很好的满足。特别在节假日里，拥挤的购物环境让武汉的市民消费者头痛。（3）环境分析团结shopping mall三面临街，能见度比较高，而且周围没有较高的建筑物，可以在外面做很好的广告招牌，也可以为自身的形象做最佳的广告展示。居民区比较集中，人气比较旺盛，商业竞争比较激烈，目前就有几家比较有势力的商场雄居于此。据武汉的投资环境分析：麦德隆、家乐福、华联等外资也要来此投资。未来的徐东路将会是商家的竞争之地。整个大武汉的市场竞争分析：随着改革开放的深入和国企改革的逐见成效，武汉的人均收入稳步提升，人民购买力逐年增强。武汉的地理位置决定了它将是众商家竞争的地方。武汉出现了跨地区、跨行业的商业联合，如南（广东）资北上、北（北京）资南下、东（上海）资西进和外资投入的大好局面。武汉商场、中南商场、汉阳商场、中心百货、王府井、佳丽、家乐福、麦德隆等的存在，武汉的商业竞争可以看出是异常激烈的。据统计资料表明目前武汉地区部分大型商场与购物中心：武汉广场 汉口解放大道258号 85714125 中南商业（集团）股份有限公司 武昌中南路9号 87823571 中商购物广场 武昌中南路9号 87894806 中心百货（集团）股份有限公司 汉口江汉路129号 82837846 亚洲贸易广场股份有限公司 武昌武珞路628号 87647959 王府井百货 汉口中山大道888号 82702228 武汉市工艺大楼 汉口中山大道民主路622号 85666436 汉商21世纪购物中心 汉阳大道687号 84621575 武汉地区部分平价商场、量贩店中商徐东平价商场 武昌徐东路7号 86723396 武商三角量贩店 武昌三角路特1号 86833479 华联超市太平洋店 汉口解放大道681号 83614721 中百连锁仓储超市 汉口解放大道1378号 82874609 家乐福武胜店 汉口中山大道244号 85646176 武汉中南商业集团有*远瞩的战略眼光，它投资团结shopping mall有着自身的战略选择。他们只要把购物中心打量的顺应消费者的消费需求，为武汉居民提供一流的购物休闲场所，就能成为武汉的商业购物天堂。目前附近竞争对手有佰汇商场，但是佰汇有其自身的弊段，如门前的空间太小，不能很好的聚集人气，而且经营没有什么特色，还有它的购物环境比较紧张，环境设计方面也有问题。它对团结shopping mall构不成同等的竞争。三、经济政策环境分析建设经营大型购物中心，需要政府及有关部门的大力支持。武汉投建徐东大型购物中心是武汉市接轨世界商业的新开端，它代表武汉商业在新时期的新方向，因此得到了武汉市和洪山区政府的大力支持。政策环境看好，这为武汉的经济腾飞奠定了政策基础。各大零售集团投资在武昌，他们将为武汉的经济发展鼓足经济士气，为大武汉的发展做出积极的贡献。建设经营大型购物中心，必须符合一个地区经济发展的需要和人民生活水平提高的需求。要有统一的城市规划，在数量上、质量上、规模上不能放任自流，否则必然导致重复兴建或者盲目扩大规模，造成资源的极大浪费。团结购物中心的建立必将提高武汉商业的现代化国际化水平，为武汉的区域规划凝造了充足的商业氛围，同时也美化了武汉的街头巷尾，统一了武汉的文化环境，较好地丰富了武汉这个大都市的文化底蕴。在资金方面，团结购物中心是由中南商场和湖北团结集团共同出资投建的。该项目有比较充足的资金来源。其中湖北团结集团以69.375亩土地使用权估价5550万元，占投资额的49%，中南商场出资现金入股公司股份的51%。武汉中南商场是武汉市三大商业巨头之一，它以独特的经营理念赢得武汉市消费者的青睐。四月份我市商委系统商品按大型商场节日7天统计，中商集团销售2100万元，分别占单位月度销售的23.5%、日平均销售达300万元。四、人文环境分析 武汉高校云集，荟萃了武汉大学、华中科技大学、中国地质大学、武汉理工大学、武汉科技大学等国内外知名的大学，大学规模仅次于北京、上海，有丰富的教育资源、科技成果，以及大量高素质的人才。它们为武汉的经济发展提供大量高素质的人才。第五次人口普查得出武汉市总人口达83126万，武昌区人口最多，达97万多人；汉南区人口最少，仅有989万人；江汉区人口密度最大，每平方公里有178万人，江夏区则最少，每平方公里仅有301人。武汉人口密集，其购买潜力巨大。国企改革风风火火，而且经济效益逐年递增，这极大地带动了武汉居民的投资消费，他们有了更多的个人可支配收入，在选择消费的时候他们偏向选择休闲轻松的购物环境，据统计资料显示：武汉的高收入阶层占武汉居民的比例在攀升。五、武汉市居民消费需求分析 90年代以来，商品供给不断丰富，武汉市居民对商品档次、品味的需求越来越高，消费者不断细化，市场逐步细分，人们不仅只满足购物，更形成了对商业文化的追求，对品种齐全、管理优先进、品质优秀的连锁超市、购物中心更是情有独钟。据武汉统计局经济景气监测中心今天公布的二一年三至四月份消费者信心监测报告显示：反映消费者对经济走向预期和现实经济评价的消费者信心指数继续保持攀升势头。消费者信心指数的攀升首先导因于消费者对未来十二个月家庭收入状况和宏观经济走向相对乐观的预期。消费者信心指数的攀升也导因于消费者对过去十二个月家庭收入状况和消费时机的满意度的提升。 报告指出，消费者信心指数的回升有如下特点： 第一，进入二一年以来，消费者信心指数一直呈攀升态势，迄今，这一态势已保持四个月。这说明，武汉消费者对家庭经济收入的预期较为稳定，对总体经济前景的信心得到了进一步的强化。 第二，消费者满意指数第一次出现较大幅度的攀升，这说明，消费者对过去几个月总体经济的复苏已有真真切切的体验。 第三，尽管消费者信心指数一直呈攀升之势，中国经济的运行还面临许多矛盾的困扰，所以，对总体经济的走向尚不能盲目的乐观。 报告指出，消费者信心的回升一方面反映了整体经济的全面复苏，、新经济、西部开发、假日经济等亮点强化了消费者对未来的信心，也将进一步刺激消费者即期的消费行为。消费者指数的走势显示，扩大消费，强化消费者信心还有可为之处。如果能采取措施，刺激消费，保护消费者信心，总体经济就有可能如消费者的预期那样，保持快速发展的势头。第六部分 团结shopping mall的投资风险研究近年来购物中心正在发生某些方面的变化：首先是，用作广告和展示的公共空间的面积增加了，大约增加55%，有的购物中心总收入的50%来自广告及展示空间的增加。其他增加的收入包括停车场的收费，因为商场的顾客流量提高了50%，有的购物中心客流每月达50万人次。购物中心进行重整时，大部分业者不会让购物中心停止营业，大都是边调整边营业，好处是商店可以继续营业有收入，而消费者也可以有休闲逛街的地方，且购物中心只要进驻商店已有一半以上，业者也不需再去辛苦地寻找入租者。购物中心改善和整修的部分主要有：开放空间加大、增加采光、装设新的信号装置如方向指示和停车指示讯号、引进专为餐饮店设计的空调、增设电子计算机系统、保持卖场的动线顺畅、在门口装设新的安全警卫系统、提供额外通往停车场的通道等，以方便消费者。购物中心应该突出自身的经营特色：如美国购物中心的外形简朴，欧洲的更加现代化，亚洲地区如马来西亚的更重娱乐性，比如把店堂营造成绿野仙踪的神话氛围等等。总之，购物中心的设计要适应当地居民的不同需求，才能最大限度地赢得顾客。由于未来的不确定性，一个购物中心失去竞争力往往由于以下原因：硬体设计不良、实体功能过时、顾客需求改变等。成功的购物中心设计，须将每个进驻商店的整体及视觉效果展现出来。一般让经营平稳的商店在整个商场的两端，较新潮的商店在中间。购物中心的入口处及停车场的入口处要加强灯光照明。基于以上分析，团结shopping mall无疑也存在投资的风险性问题：团结shopping mall的投资者的投资宗旨是要建成武汉市最大的、功能最齐全的一流购物中心，其经营的方式以物业管理为主，以自营为辅，但对于其营业面积能否预期顺利招租，各项项目目录及项目税费政策不确定。这也是购物中心自身存在的不确定性。由于该项目的经营范围受招商客户经营范围的影响，它的具体业态设计及经营规模也隐含不稳定性。由于消费者消费观念和消费需求是经常变化的，我们目前的市场预测可能并不能代表他们未来的预期消费，所以团结购物中心一定要做好恰当的市场预测，时刻关注消费需求的变化，并采取适当的应变之策。结束语本论文进行了系统的分析和探讨了shopping mall的产生和发展趋势，并以湖北团结shopping mall为例进行展开分析。团结shopping mall预计将在2002竣工开业，我们期待那一天的到来。 随着消费需求的变化和武汉城市旅游的需要，团结购物中心将发挥主要作用，它将使消费者在物质和精神上得到极大的满足和享受。面对新世纪，团结shopping mall 必将有新的发展空间，但是新科技*带来新的消费需求和观念，这一切都将使商业市场竞争日趋激烈，团结shoping mall也会存在未来的风险。我自己给团结shopping mall的几点建议：团结shopping mall可以以pos系统为重点，提高商品流通效率和增加商业服务的附加价值，推动信息化的发展。在硬件设备建设上，要注重企业之间的相互合作，实现资源共享，讲求双赢原则。零售市场的竞争实质必将是赢得顾客的竞争。企业的经营宗旨要顾客满意为目标，要从顾客的角度，用顾客利益而非企业自身利益，尽可能全面尊重和维护顾客的利益。团结shopping mall要仔细学习国内外零售巨头的经营理念，进而适应现代经济的发展要求。注释： 陈阵.上海北大青鸟商用信息系统有限公司经理 涂山青.赛特缘何淡出武汉.商业经济与管理.2001/1,p35-36 何亮.广东天贸集团股份有限公司业务发展部总经理 武汉市信息中心.1999/12参考资料：1郭国庆著.市场营销学.北京:中国人民大学出版社,1999.2李小建著.经济地理学.北京：高等教育出版社3陈才编著.区域经济地理学原理.北京：中国科技技术出版社.20004武汉生活地图册.广东地图出版社5. 石伟、李洪涛.沃尔玛商业帝国启示录.经营者.2001/5.p53-546.刘光杰.21世纪武汉的战略定位及其结构调整思路.经济评论.20001/2.p54-567徐志爱、唐平华.居民消费结构变化趋势及消费热点.商业经济与管理.2000年（6）8商界（中国营销模式经典增刊）. 商界杂志出版社.2000/10 9 销售与市场-5年经典珍藏本（上、下）.销售与市场杂志社.1999/910. 蔡恩泽. 大商场向何处去. 商场现代化.江苏.2001/2，p50-5111. 杜江，李炳毅.城市居民消费行为差异的实证分析.商业经济与管理 2001/1，p37-3912. 扬帆.传统百货零售业的现状和发展方向.商场现代化.北京：2001年第五期.p8-1013. 涂山青.赛特缘何淡出武汉.商业经济与管理.2001/1,p35-36;14. 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