《excel入门教程》PPT课件.ppt

西藏昭杨电脑网络设备有限公司 培训教材 任少雍20090314 培训目标 本课程旨在让学员掌握Excel在财务 人事 销售及其他管理工作中的大量应用和高级技术 在以后的工作中少走弯路 事半功倍 本课题的培训并不是普及性的操作技巧培训 而是管理型 应用型 提高型的使用技巧培训 是财务等和数据打交道人员的必修课题之一 它将使你体会到如何减少工作量的乐趣 学习方法技巧 课程介绍 课程介绍 1 1 EXCEL历史 成长 诞生 从6 0开始 Excel放弃以数字作为版本号的方式 开始使用年份定义版本 MicrosoftExcel957 0 1987年第一款适用于Windows系统的Excel2 0 1985年第一款Excel诞生 它只用于Mac系统 Excel20072006年11月发布 在新的面向结果的用户界面中 1 1 EXCEL历史 1 2 功能特点 它的图形用户界面将各种菜单 工具栏展现在屏幕中 允许同时使用鼠标和键盘发布命令 使不具备专业知识的用户也可以轻松自如的操作 它的版面专为表格设计 因而很容易输入原始数据 形成整齐美观的表格 它的运算功能极强 不仅可以进行四则运算 逻辑运算 还可以进行大量的函数运算 所能解决的计算问题已经远远超出了日常工作的范围 它能根据原始数据和计算结果生成100多种图表 并且图表格式可以任意设置修改 它的自动计算 自动更正 自动筛选等功能表现出超常的智能化水平 它可以将数据清单自动视为数据库 对其排序 筛选 汇总 甚至建立数据透视表 它还可以进行模拟运算 变量求解 并通过局域网和Internet与其他用户共享中文版Excel2003的文档 1 3 EXCEL2003安装 启动 退出 1 4 EXCEL2003工作界面简介 状态栏 单元格 工作区 2 1 创建 打开 保存工作薄 该文件发现不可读取的内容是否要恢复次工作薄的内容 如果信工作薄的来源 请单击 是 如果选择了 是 接着提示 不能读取文件 方法一 手动处理1 进入Word 在 文件 打开 文件类型 中 选 所有文件 指定要修复的 xls文件 打开后 如果Excel只有一个工作表 会自动以表格的形式装入Word 若文件是由多个工作表组成 每次只能打开一个工作表 2 将文件中损坏的部分数据删除 3 用鼠标选中表格 在 表格 菜单中选 表格转文字 可选用 分隔符或其他分隔符 4 另保存为一个文本文件 txt 5 在Excel中直接打开该文本文件 另存为其他名字的Excel文件即可 注意 这种修复的方法是利用Word的直接读取Excel文件的功能实现 该方法在文件头没有损坏 只是文件内容有损坏的情况下比较有效 若文件头已经损坏时的Excel文件 此方法可能不成功 必须借助于其他方法 2 1 创建 打开 保存工作薄 方法二 用Excel修复工具ConceptData公司提供了一个专门用于修复Excel损坏文件的修复工具ExcelRecovery 该软件的下载网址 2 2 工作薄窗口的操作 如果修改窗口中的数据 观察同一个工作薄的其他窗口中的数据会随之改变 这是应为它们的数据来自同一个工作薄 拆分窗口的功能可以将窗口拆分成几个小窗口 在各个小窗口中分别查看不同的内容 而合并窗口的操作所实现的功能刚好相反 它将几个小窗口合并为一个大窗口以便在一个窗口中观察更多的内容 以鼠标选择 单击某窗口中的任意区域 即可使其成为活动窗口 使用快捷键 按快捷键 Ctrl Tab 可以在所显示出的窗口中循环选择活动窗口 当窗口中的数据很多时 可能需要在观察其他数据项时某些数据项始终保持可见 这时就可以使用冻结窗口的功能 冻结窗格后 窗口首先要保证显示尽量多的 被冻结的 窗口区 如果窗口的显示区域比 被冻结的 窗格区域面积大 那么无论如何移动滚动条 被冻结的 窗口区都能完全显示出来 并排比较工作薄是中文版EXCEL2003提供的新功能 它的作用是将两个内容相似的工作薄并排同时滚动以便于进行比较 如果在Excel中同时打开了多个工作薄 窗口 菜单中的 并排比较 菜单项就会被激活 小结 本章主要介绍了工作薄的创建 打开 保存 关闭等操作 并讲述了如何对工作薄的窗口进行切换 冻结 隐藏 以及如何对多个工作薄中的内容进行并排比较 这些都是制作工作表的基础知识 3 1 选择单元格 选择单个的单元格 用鼠标选择单元格 在单元格之间切换 选择连续的单元格 行列选择 矩形选择 选择分散的单元格 3 2 输入数据 字符型数据指的是汉字以及英文字母这样的数据 也就是通常所说到文本 工作表的字符型数据通常是用来为行和列命名的 数值型数据是Excel中所用的主要数据 通常用于记录成绩 数量 资金等 从而可以对这些数据进行分析 有时数值型数据与字符型数据一起显示在同一个单元格中 这些数据型数据通常是与字符型数据一样起说明性作用 而不用于数据分析 最常用的输入日期的方法有如下几种 虽然可以使用多种输入格式 但系统默认的日期格式只有一种 当输入的日期格式不同于系统默认格式时 选择该单元格就会发现编辑栏中显示的内容与单元格中显示的内容不同 这是因为编辑栏中是以系统默认格式显示的 这个格式是可以更改的 Ctrl 时间由小时 分和秒三个部分构成 在输入时间时要以冒号将这三个部分各开 比如10 38 52 同时输入时间和日期 输入数据时 某些单元格中只能输入数值 某些单元格只能输入字符 为了保证正确输入数据 Excel提供了 数据有效性 功能 为了减少输入过程中输入错误数据类型的几率 可以设置提示信息来帮助输入数据的用户判断输入何种类型的数据 当输入出错时 系统默认的警告并不能说明出错原因 因此还需要设置出错的警告信息 确切指出如何输入数据才是有效的 3 3 提高输入效率 大量的数据输入是一件比较繁琐的工作 除了提高输入的速度外 还可以使用Excel提供的几种用于辅助输入的方法 如 记忆式输入与选择列表功能相似 都是记忆已经输入的数据 当以后再次遇到相同的输入时会显示出数据 以便实现快速输入 打开记忆式输入功能的具体步骤如下 选择 工具 选项 菜单项 打开 选项 对话框 单击 编辑 选项卡 选中 记忆式输入 复选框 单击 确定 按钮 关闭对话框 如果要输入的数据不是记忆式输入所显示的数据 按 Esc 键即可取消后面高亮显示字符的输入 选择列表的功能比记忆式输入更加灵活 它可以将已经输入的数据显示在一个列表中 允许选择其中任意一个选项 以快速填充到当前单元格中 Alt 如果某行中显示了空单元格 则不论是记忆式输入还是选择列表功能 都只能记忆该空白单元格以下的数据 当数据输入的过程中需要用到大量的相同数据或具有某种规律性的同类型数据时 可以使用自动填充数据功能 自动填充数据是根据当前单元格中的数据自动填充其他单元格中的数据 从而大大提高数据输入的效率 等差序列 序列的前后数据之间是等差关系 等比序列 序列的前后数据之间是等比关系 日期 以日期增量的方式来填充数据序列 自动填充 当数据由文字加数字构成时 各单元格中的文字不变 但数字会构成序列 3 4 编辑数据 当输入的数据错误或有了更新时 就需要对单元格中已有的数据进行编辑 编辑数据通常包括 在 选择性粘贴 对话框中 可以实现如下功能 指定粘贴内容指定对粘贴的数值要进行的数学运算跳过空单元行列转置 3 5 撤销与恢复数据 执行保存操作后 撤销与恢复操作将会失效 撤消层次 16 3 6 添加批注 不论是统计还是财务数据 从数据录入到最后的批准可能都会经过过道校对与审核程序 在这个过程中校对与审核人员可能需要某些数据的说明 如果单独列在另一张清单上可能无法很清楚地说明自己的意图 这个时候最好是用批注 小结 本章主要介绍如何在工作表中录入数据 围绕这个中心 讲述了选择单个和多个单元格的各种方法 输入数据的一般步骤以及提高输入效率的一些技巧 输入数据的后续操作就是编辑数据 这在本章中也进行了介绍 主要是撤销与恢复操作 以及复制与粘贴等常用的编辑操作 使用剪贴板可以有选择性的粘贴并管理粘贴中的内容 对单元格添加批注可以提高数据的可读性 4 1 行 列 单元格操作 增加 删除行 列 单元格 4 2 隐藏与冻结 有时工作表中的数据十分重要 而且暂时不用 为了避免误操作或修改 最好将其隐藏起来 最常见的办法是隐藏行或列 在需要时再取消隐藏 对于大型表格 冻结 功能非常实用 例如 通常每个公司的工资表中都有许多记录 一页输入不下 再输入新的数据 在第二页无法对照表头输入 很容易出错 这时 冻结 功能就派上用场了 小魔术 4 3 查找与替换 在存放了大量数据的工作表中 手工查找某个数据显然是不太明智的做法 使用Excel中提供的查找操作可以快速地对指定范围内的所有数据进行查找 并且可以定义各种查找条件以提高查找的准确度 而替换操作经常与查找操作同时使用 用于在查找的同时将找到的数据替换为新的数据 从而加快对数据的批量修改 指是在整个工作簿中进行查找还是仅在当前工作表中进行查找 指是搜索单元格的值还是搜索其中所隐含的公式 4 4 设置工作表格式 在输入并编辑了工作表中的数据后 为了让这些数据看起来更加清楚 美观 通常需要对它们的格式进行设置 设置工作表及单元格的格式不会改变数据的值 只会影响数据的外观以及打印的效果 如果在一个单元格中需要设置多种字体 在设置文本字体时可以选择单元格中的部分文本 分别进行字体设置 为了提高工作效率 Excel中已经预先存放了许多常用的格式 使用这些预先定义好的格式的方法称为自动套用格式 顾名思义 条件格式就是使用某种条件进行限制的设置格式的方法 在所选的多个单元格式中 符合条件的单元格将会应用设置的条件格式 不符合条件的单元格则不会应用