会计电算化 8报表子系统.ppt

电算化会计 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 2 第八章主要内容 系统概述 报表模板的使用 自定义报表的编制 报表子系统 8 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 3 第八章报表子系统 学习目的与要求 了解报表子系统的基本内容掌握报表模板的使用掌握自定义报表的编制 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 4 第一节报表管理系统概述 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 5 一 报表管理系统功能概述 报表管理系统的主要功能有文件管理 格式管理 数据处理 图表功能 打印功能和二次开发功能 并提供各行业报表模板 包括现金流量表 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 6 二 报表管理系统与其他系统的主要关系 编制会计报表是每个会计期间终了时最重要的工作之一 从一定意义上 它标志着一个会计期间工作的完成 在报表管理系统中 会计报表的数据来源一般有总账系统的会计账簿和会计凭证 其他报表或者人工直接输入等 还可以从应收 应付 工资 固定资产 销售 采购 库存 存货核算等系统中提取数据 生成会计报表 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 7 三 报表管理系统的基本操作流程 报表管理系统的基本操作流程见图8 1所示 设计报表格式 定义数据来源及运算关系 报表运算 生成报表 报表图形处理 输出报表 数据录入 数据采集 审核 汇总 创建新表 初始设置 日常处理 图8 1报表管理系统的基本操作流程 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 8 四 基本术语 三 网络课程制作特色 1 报表结构 按照报表结构的复杂性 可将报表分为简单表和复合表两类 简单表是规则的二维表 由若干行和列组成 复合表是简单表的某种组合 大多数的会计报表如资产负债表 利润表 现金流量表等都是简单表 简单表的格式一般由四个基本要素组成 标题 表头 表体和表尾 如图8 2所示 不同的报表上述四个基本要素是不同的 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 9 1 标题 用来描述报表的名称 报表的标题可能不止一行 有时会有副标题 修饰线等内容 2 表头 用来描述报表的编制单位名称 日期等辅助信息和报表栏目 特别是报表的表头栏目名称 它是表头的最主要内容 决定报表的纵向结构 报表的列数以及每一列的宽度 有的报表表头栏目比较简单 只有一层 而有的报表表头栏目却比较复杂 需分若干层次 四 基本术语 1 报表结构 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 10 3 表体 是报表的核心 决定报表的横向组成 它是报表数据的表现区域 是报表的主体 表体在纵向上由若干行组成 这些行称为表行 在横向上 每个表行又由若干个栏目构成 这些栏目称为表列 4 表尾 指表体以下进行辅助说明的部分及编制人 审核人等内容 四 基本术语 1 报表结构 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 11 UFO报表系统将含有数据的报表分为两大部分来处理 即报表格式设计工作与报表数据处理工作 1 格式状态 在格式状态下设计报表的格式 如表尺寸 行高 列宽 单元属性 报表公式等 2 数据状态 在数据状态下管理报表的数据 如输入数据 增加或删除表页 审核 舍位平衡 制作图形 汇总 合并报表等 四 基本术语 2 格式状态与数据状态 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 12 四 基本术语 3 单元及单元属性 表中由表行和表列确定的方格称为单元 专门用于填制各种数据 单元是组成报表的最小单位 每个单元都可用一个名字来标识 称为单元名 单元属性包括单元类型 对齐方式 字体颜色 表格边框等 单元类型有数值型 字符型和表样型 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 13 1 数值单元 是报表的数据 在数据状态下输入 数值单元必须是数字 可直接输入也可由单元中存放的公式运算生成 2 字符单元 是报表的数据 在数据状态下输入 字符单元的内容可以是汉字 字母 数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符 3 表样单元 是报表的格式 应在格式状态下输入的所有文字 符号或数字 四 基本术语 3 单元及单元属性 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 14 四 基本术语 4 区域与组合单元 区域由一张表页上的一组单元组成 自起点单元至终点单元是一个完整的矩形块 在UFO表中 区域是二维的 最大的区域是一个二维表的所有单元 整个表页 最小的区域是一个单元 组合单元由相邻的两个或更多的单元组成 这些单元必须是同一种单元类型 UFO表在处理报表时将组合单元视为一个单元 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 15 关键字是游离于单元之外的特殊数据单元 可以惟一标识一个表页 用于在大量表页中快速选择表页 关键字的显示位置在格式状态下设置 关键字的值则在数据状态下录入 每个报表可以定义多个关键字UFO表共提供了以下六种关键字 1 单位名称 字符 最大28个字符 为该报表表页编制单位的名称 四 基本术语 5 关键字 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 16 2 单位编号 字符型 最大10个字符 为该报表表页编制单位的编号 3 年 数字型 1980 2099 该报表表页反映的年度 4 季 数字型 1 4 该报表表页反映的季度 四 基本术语 5 关键字 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 17 5 月 数字型 1 12 该报表表页反映的月份 6 日 数字型 1 31 该报表表页反映的日期 除此之外 UFO表有自定义关键字功能 可以用于业务函数中 四 基本术语 5 关键字 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 18 第二节报表模板的使用 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 19 在会计报表系统中 一般都提供了多种分行业的常用会计报表格式及公式 称为报表模板 在每个模板中详细设计了该报表的格式与公式以及修饰 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 20 一 调用报表模板 调用系统已有的报表模板 如果该报表模板与实际需要的报表格式或公式不完全一致 可以在此基础上稍作修改即可快速得到所需要的报表格式和公式 例8 1 启动与注册UFO报表系统 并调用报表模板 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 21 一 调用报表模板 启动企业应用平台开始 程序 用友ERP U8 企业应用平台 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 22 一 调用报表模板 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 23 一 调用报表模板 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 24 一 调用报表模板 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 25 二 修改报表模板 调用报表模板以后 首先要在格式状态下检查该模板的格式或公式是否与本企业实际需要的报表完全一致 如果不一致 则应作适当的修改 在此 主要介绍定义报表计算公式的操作方法 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 26 单元公式 是指为报表数据单元进行赋值的公式 其作用就是从账簿 凭证 本表或其他报表以及其他子系统等处调用 运算所需要的数据 并填入相应的报表单元中 它既可以将数据单元赋值为数值 也可以赋值为字符 单元公式一般由目标单元 运算符 函数和运算符序列组成 二 修改报表模板 1 单元公式的基本知识 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 27 1 账务取数公式 账务取数是会计报表数据的主要来源 账务取数函数架起了UFO表和总账等其他系统之间进行数据传递的桥梁 实现报表系统从账簿 凭证中采集各种会计数据生成报表 从而实现账表一体化 账务取数公式其基本格式如下 函数名 科目编码 会计期间 方向 账套号 会计年度 编码1 编码2 二 修改报表模板 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 28 二 修改报表模板 主要账务取数函数如表8 1所示 表8 1主要账务取数函数表 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 29 二 修改报表模板 2 本表页内部统计公式 用于在本表页内的指定区域内作出诸如求和 求平均值 计数 求最大值 求最小值 求统计方差等统计结果的运算 主要实现表页中相关数据的计算 统计功能 在应用时 要按所求的统计量选择公式的函数名和统计区域 主要本表页取数函数如表8 2所示 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 30 二 修改报表模板 表8 2主要本表页取数函数表 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 31 为了方便而又准确地编制会计报表 系统提供了手工设置和引导设置两种方式 例8 2 对原表中的未分配利润取数公式进行修改 把科目4104利润分配改为4103本年利润加4104利润分配 二 修改报表模板 2 单元公式的编辑 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 32 二 修改报表模板 双击公式单元 即可弹出定义单元公式向导 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 33 二 修改报表模板 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 34 二 修改报表模板 此处也可直接把QM 4104 月 年 复制粘贴过来 再把4104改为4103即可 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 35 二 修改报表模板 3 设置关键字 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 36 二 修改报表模板 3 设置关键字 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 37 三 生成会计报表 调用系统内预置的报表模板或企业自行编制的报表模板 均可随时生成固定格式的标准报表 例8 3 接例8 2 利用已定义好的资产负债表模板 生成华兴公司账套2011年1月份的资产负债表数据 1 录入关键字 每一张表页均对应不同的关键字 输出时表页的关键字会随同单元一起显示 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 38 点击报表左下角的 格式 状态 转为 数据 状态 三 生成会计报表 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 39 三 生成会计报表 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 40 三 生成会计报表 2 生成报表 即按计算公式计算报表中的数据 一般来说 要正确进行报表的编制 首先需要正确定义单元公式 其次还需要正确完成记账工作 这样才能生成正确的报表数据 在编制报表时 可以选择整表计算或表页重算 整表计算是将该表的所有表页全部进行计算 而表页重算仅是将该表页的数据进行计算 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 41 三 生成会计报表 生成数据后 点左上角 文件 另存为 报表文件 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 42 第三节自定义报表的编制 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 43 一 报表基础设置 报表管理系统初始设置一般包括 创建新表 设计报表格式 定义报表的数据来源及运算关系等 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 44 例8 4 创建新表 并保存为 自制利润表 存放路径 D 300账套备份 1 创建新表 一 报表基础设置 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 45 一 报表基础设置 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 46 一 报表基础设置 2 设计报表格式 1 设置表尺寸 即设置报表的行数和列数 设置前应事先根据所要定义的报表大小计算该表所需的行 列 行数不仅要考虑表体 还应考虑标题 表头和表尾所占的行数 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 47 一 报表基础设置 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 48 一 报表基础设置 2 设计报表格式 2 定义行高和列宽 设置列宽应以能够放下本栏最宽数据为原则 否则在生成报表时会产生数据溢出的错误 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 49 一 报表基础设置 注 也可以选中某区域 点击鼠标右键下拉菜单 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 50 一 报表基础设置 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 51 一 报表基础设置 2 设计报表格式 3 画表格线 报表的尺寸设置完毕后 在报表输出时 该报表是没有任何表格线的 为了满足查询和打印的需要 还需要在适当的位置上画表格线 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 52 一 报表基础设置 注 也可以选中某区域 点击鼠标右键下拉菜单 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 53 一 报表基础设置 2 设计报表格式 4 定义组合单元 即把几个单元作为一个单位使用 组合单元实际上就是一个大的单元 所有针对单元的操作对组合单元均有效 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 54 一 报表基础设置 注 也可以选中某区域 点击鼠标右键下拉菜单 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 55 一 报表基础设置 2 设计报表格式 5 输入项目内容 并设置单元属性 指报表的固定文字内容 主要包括表头 表体项目 表尾项目等 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 56 一 报表基础设置 注 也可以选中某区域 点击鼠标右键下拉菜单 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 57 一 报表基础设置 2 设计报表格式 6 定义关键字 主要包括设置关键字和调整关键字在表页上的位置 设置关键字 关键字主要有六种 单位名称 单位编号 年 季 月 日 另外还包括一个自定义关键字 以根据实际需要任意设置相应的关键字 一个关键字在该表中只能定义一次 即同表中不能有重复的关键字 关键字在格式状态下设置 关键字的值则在数据状态下录入 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 58 一 报表基础设置 2 设计报表格式 调整关键字位置 关键字位置是指关键字在某单元或组合单元中的起始位置 定义同一个单元或组合单元的关键字之后 可能会重叠在一起 所以还需要对关键字的位置进行调整 调整关键字的位置必须输入关键字的相对偏移量 偏移量负数值表示向左移 正数值表示向右移 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 59 一 报表基础设置 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 60 一 报表基础设置 3 设计报表公式 报表公式是指报表或报表数据单元的计算规则 主要包括单元公式 审核公式和舍位平衡公式等 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 61 一 报表基础设置 1 定义单元公式 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 62 一 报表基础设置 1 定义单元公式 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 63 2 审核公式 报表中的各个数据之间一般都存在某种勾稽关系 利用这种勾稽关系定义审核公式 可以进一步检验报表编制结果的正确性 审核公式可以验证表页中数据的勾稽关系 也可以验证同表中不同表页之间的勾稽关系 还可以验证不同报表之间的数据勾稽关系 审核公式由验证关系公式和提示信息组成 一 报表基础设置 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 64 一 报表基础设置 中国矿业大学管理学院 2019 12 28 65 3 舍位公式 主要用于行业汇总报表 方法 1 打开一张已经设计好的表格 并切换至格式状态 2 执行数据 编辑公式 舍位公式 打开舍位平衡公式编辑窗口 3 填入舍位表名 如舍位后利润表 舍位范围 C4 D16 舍位位数 1 8位 舍位位数为1 区域中的数据除10 舍位位数为2 区域中的数据除100 以此类推 填写4 将以万元反映报表的内容 在平衡公式处填写公式 如 原表中有 C1