需求调研阶段性总结报告1.doc

管 理 创 造 效 益贵州长泰源节能建材有限公司信息化系统需求调研总结性报告贵州长泰源节能建材有限公司公司各部门领导：您们好！感谢各位在需求调研阶段，为我们的项目实施抽出宝贵的时间配合我们的需求调研工作，今天这个总结会议主要是总结我们的需求调研结果，同时希望大家能够提出宝贵的意见。整个需求调研工作从12月16日正式开始，整个过程历时1个工作日，涉及到的部门：财务部、质检部、销售部、物资部（采购部、仓房）、生产部等，调研的主要内容包括：财务核算管理、应收应付款管理、供应链管理、成本管理等。下面分别对以上调研情况分别进行总结：1.1贵州长泰源节能建材有限公司金蝶软件K3系统应用整体结构图说明：上图表示了“贵州长泰源节能建材有限公司”使用的K/3系统各模块以及数据之间的总体流程。1、固定资产系统的卡片变动生成凭证传到总账，月末固定资产与总账进行对账。2、总账凭证是出具现金流量表的数据来源3、总账系统是自定义报表的数据来源。4、采购、销售、仓存系统自动生成凭证传递到总帐系统中。5、生产成本管理系统通过仓存系统自动核算产品的主材成本，生成产品成本数据，自动完成产品的入库核算。1.2系统设置 总账、固定资产、应收款管理、应付款管理、现金管理、物流系统、成本系统连用，启用期间为2012年01月； 物流系统原材料和库存商品采用全月一次加权平均法作为存货发出成本计价方法； 所有的原材料和产成品采用总仓核算； 物流系统控制不允许负库存； 主营业务收入、主营业务成本需要按产品分类设置，目前设为三类； 库存商品：按产品分类设置，目前设为三类，原材料设：主材，下按生产主要材料名称设置明细数量金额核算；辅材，备品件。 生产成本：产品下设：主材下分材料明细，辅材下分材料明细，直接人工，制造费用：设产品1下分费用明细，产品2下分费用明细，产品3下分费用明细，公共下分费用明细。 暂估冲回方式采用单到冲回（全额冲回调整方式）； 物流系统：采购订单、外购入库单、采购发票、产品入库单、其他入库单、生产领料单、销售订单、发货通知单、销售发票、销售出库单、其他出库单的单据编码采用手工录入和自动编号两种方式，参照的依据为现有印刷单据的单据编号和发票实际号码，物流系统所有的单据保存更新库存，但必须审核后才能生成凭证和关联做下一步操作，本期有未记账单据、物流系统与总账系统对账不相符都不允许进行系统的结账。 固定资产类别设置：机械设备房屋建筑物运输设备仪器仪表办公设备固定资产类别物料分类设置：根据物资属性将物资分成四大类：原材料、工具、产成品；原材料分成五类：主要材料、辅料、机修备品配件、其他物料。 见下结构图： 供应商分类设置：按实际情况设置会计科目设置：系统采用新会计准则制度；以下是科目的相关设置。存货类科目：主材和辅材按数量金额核算，其他类别材料只核算金额不核算数量；库存商品按产品类别进行金额核算。应收帐款、预收帐款、应收票据科目挂客户核算。应付帐款先分暂估和结算后再分别按供应商核算，预付帐款和应付票据直接挂供应商核算。固定资产与累计折旧科目：按一级科目设置。生产成本：分产品再下设直接材料（主材、辅材）、直接人工、制造费用、成本汇总结转科目核算，成本明细数据组成在生产成本核算模块中提供。制造费用：分产品类别和公共再下设明细科目核算。主营业务收入：二级科目为产品明细，设置成金额核算模式。主营业务成本：二级科目为产品明细，设置成金额核算模式。期间费用科目：按照现有设置直接在一级科目下面设置费用明细科目挂部门核算。1.3系统单据应用设置出入库单据必须打印，不再允许手工单据，外购入库单和生产领料单设置二级审核，因此K/3系统中单据编码就是原始单据的编码；采购订单（计划采购单）、外购入库单、采购发票、销售订单（合同数据），发货通知单（装卸派车单）、销售出库单（发货单）、销售发票、成本调整单以K/3系统自动编码和单据（主要是发票）的实际编码为准，不用打印。1.4优化方案针对贵州长泰源节能建材有限公司的实际情况，对各系统进行了流程规划。形成一套适合“贵州长泰源节能建材有限公司”管理的流程结构。1.4.1财务流程优化财务流程优化主要是规范财务处理方式，规范核算科目设置，同时规范各子系统与总帐系统之间的衔接。1.4.1.1总帐系统结构图：说明：该结构图为总帐内部的处理，不包括其他子系统与总帐系统的衔接关系。总账系统处理各子系统以外的所有凭证的录入；处理所有凭证的过帐；提供各种帐簿；处理总帐系统的期末结帐。其他各子系统生成的凭证会自动传递到总帐系统，但是总帐系统不能修改和删除其他子系统生成的凭证。1.4.1.2应收款管理系统应收款管理系统，通过销售发票（赊销）、收款单、预收单、其他应收单（视同企业开出的内部收据凭据到客户处先收款）、退款单等单据的录入，对企业的往来账款进行综合（包含预收和应收款）管理，及时、准确地提供给客户往来账款余额资料，提供各种分析报表，如账龄分析表。以下是应收款管理系统的整体流程图：说明：销售系统录入的“赊销”发票会自动传递到应收系统，同时销售发票在存货核算系统生成的凭证信息也会携带到应收款管理系统，经过调研和沟通，贵州长泰源节能建材有限公司的销售不管是现销还是赊销，公司规定统一按赊销单据录入处理，所有的帐务处理也必须通过赊销方式核算。应收系统提供如下常用报表： 应收款汇总表 应收款明细表 帐龄分析表1.4.1.3应付款管理系统应付款管理系统，通过采购发票（赊购）、其它应付单（视同企业取得的外部收据凭据先付款）、付款单、预付单、退款单等单据的录入，对企业的往来账款进行综合管理，及时、准确地提供供应商的往来账款余额资料，提供各种分析报表。说明：采购系统录入的“赊购”发票会自动传递到应付款系统，同时采购发票在存货核算系统生成的凭证信息也会携带到应付款管理系统，经过调研和沟通，贵州长泰源节能建材有限公司的采购不管是现购还是赊购，公司规定统一按赊购单据录入处理，所有的帐务处理也必须通过赊购方式核算。1.4.1.4固定资产系统为了规范管理固定资产，要求用固定资产卡片的方式进行管理，由系统自动进行累计折旧的计提。结构图：说明：固定资产系统是金蝶k/3系统的一个子系统，它是以卡片的方式管理固定资产，同时它又可以生成凭证传递到总帐系统。但是涉及到“固定资产”和“累计折旧”科目的凭证不能在总帐系统中直接生成凭证，必须先有相应的固定资产卡片或者卡片的变动记录，再由卡片生成凭证，外 购入库然后领料出库形成固定资产，凭证由领料单生成，固定资产系统只录入卡片不再生成凭证，凭证号可以录在备注栏。所有的固定资产卡片采用平均年限法进行计提折旧。1.4.1.5报表系统根据现阶段贵州长泰源节能建材有限公司的报表需要，主要有如下报表：资产负债表、利润表、管理费用明细表、销售费用明细表、制造费用表等。K/3系统中已经自带了一些报表，不需要设置，如：固定资产折旧表、科目余额表等。K/3报表系统可以设置自定义报表，可以根据贵州长泰源节能建材有限公司的实际情况设置。1.4.1.6现金流量表现金流量表是以现金为基础编制的财务状况变动表。现金流量表的编制采用拆分所有的有现金类科目凭证的方法，将所有的有现金类科目的凭证拆分为一对一的关系，从现金类科目的T形账户中可按照核算项目、下级科目展开，可以查看所有的此类凭证，直接判断现金的流动所属的类别。在确定了现金流动所属的类别之后就可以产生报表。现金流量表模块可以处理所有期间的数据，只要账套中有的凭证，不论凭证是否过账、是否审核，也不论会计期间是否结账，模块均可以对凭证进行拆分处理，编制报表。可以一年出一次报表，也可以一个月出一次报表，甚至每天都可以出一张现金流量表，总之在任意时间都可以编制报表，十分方便快捷。1.4.2业务流程优化业务流程优化是为了规范我们的“进、销、存”环节，同时对现在物流控制的弱点进行优化，形成一套标准的适合贵州长泰源节能建材有限公司实际业务管理的物流管理流程。以下流程针对重点业务流程进行优化。1.4.2.1采购流程采购流程图如下：说明：1、单据及时交付，及时审核，及时生成凭证；2、在做采购订单时必须知道采购的供应商，如果是零星的采购也要虚拟供应商“零购供应商”；3、每张外购入库单必须有采购单价（从采购订单中带过来），如果发票未到应及时办理暂估；4、以前暂估的入库单发票到时系统自动生成全额调整单，先暂估冲回再办理正常的外购入库核算。5、采购订单生成采购申请单如果修改了供应商名称，则采购订单和采购入库单没有关联关系，就不能查询到该订单的到货执行情况数据。所以如果需要查询采购订单的计划执行情况数据，下推生成外购入库单的供应商信息不能修改，对于备品件的采购可以设置零星供应商代替具体的供应商名称使用。采购退货：在验收入库之前的不合格材料不办理入库，入库之后发生的退货直接填红字外购入库单或由外购入库单生成红字入库单。1.4.2.2销售流程由于销售业务的特殊性，在贵州长泰源节能建材有限公司的实际销售处理中是以销售出库作为纳税申报数据，销售业务管理单据主要有：销售订单、发货通知单、销售出库单、销售发票。说明：因公司销售业务的特殊性，只要出库就视同销售收入确认，为了加强销售业务管理，销售环节有四种业务单据类型控制。1.4.2.3生产领料流程生产领料流程图：说明：发生材料领用时，直接录入金蝶K3生产领料单，领料单的录入必须明确到具体的领料部门，领料部门以K3软件预设的部门名称为准，领料部门不确定的物流中心有权拒绝该物资的领用，规定对于生产部门领用的主材和辅材只能录入生产领料单，其他部门或其他物资的领用一律录入其他出库单的单据形式，不能混淆。1.4.2.4产品入库流程流程图：说明：产品入库