秘书综合能力实训ppt课件.ppt

实用秘书综合实训 模块三体验会务工作 1 模块三体验会务工作 项目九会间组织与服务 2 项目九会间组织与服务 1 了解作为一个秘书如何组织和准备会议的前期工作 2 模拟操作会议准备阶段的几项具体实践任务 实训目标 3 项目九会间组织与服务 1 完成每项任务前 小组成员一起讨论该项任务的规范 操作要领及注意事项 对于熟悉该项工作的学生来说 可以省去 2 拟写每项任务的工作计划 方案或构想 并通过写后的互评对接待方案的拟写有深刻的认识 3 完成任务后 学生之间互相学习并打分 也可每人轮流展示自己的作品 大家一起打分并给以评价 做好记录 4 根据实际情况设计工作环境进行演练5 设计相应的表格 将文字和表格录入计算机 并安装规定的排版格式进行排版 实训要求 4 项目九会间组织与服务 1 教室或实训室 2 分组进行 每组可由4 6名同学组成 3 教师可根据学生情况 采用分角色工作的方案 此方案适合对会务工作较熟悉 个人工作能力较强的学生完成 此方案所需的实践学时较少 也可采用小组集体讨论每项任务的方案 此方案适合对会务工作有待熟悉的学生 学生可根据教材一项项完成任务达到熟悉每个工作环节的目的 此方案用时较长 实训准备 5 项目九会间组织与服务 1 报到 签到与入场工作2 会场服务3 会议记录参考答案 123 实训任务 6 任务一做好报到与签到工作 1 报到工作查验证件 确认与会者的参会资格 证件包括回忆通知书 单位介绍信 身份证或其他有效证件 登记信息 登记与会者的姓名 性别 年龄 单位 职务 职称 联系地址 电话等 以便统计参会人数 做好会议期间的服务工作 同时可据此编制与会者通讯录 接收文件 接收与会者随身带来需要在会上分发的资料文件 便于统一管理分发 发放文件 发放会议中需要使用的一些相关资料及讲稿等文件 安排住宿 秘书要在登记表上标明每个与会者的房间号码 以便会议期间的联系 知识要点 7 任务一做好报到与签到工作 2 签到工作表格签到 一般会议常采用这种签到方式 与会者在会务组事先准备好的表格上签名 签到表格一般包括会议名称 与会者姓名 单位 联系方式等 簿式签到 与会者在簿册上签名 有时候庆典和仪式采用这种方式签到 可以将签名保存下来 具有纪念意义 卡片签到 事先发给与会者签到卡 与会者在上面签上自己的名字 进入会场时交给负责签到的工作人员即可 这种方式常用于大型会议 电子签到 将电子签到卡事先发给与会者 如可事先装在报到发的资料袋中 入场时 只需将卡插入签到机 计算机会快速完成签到手续 并可进行代表信息的统计分析 知识要点 8 任务一做好报到与签到工作 任务实施 9 任务一做好报到与签到工作 任务评估 10 任务二恰当进行会场服务 会场服务包括 奉送茶水 但要注意 会间奉送茶水 须注意以下几点 端茶应先端给外单位的人或坐在上座的人 茶杯不要放在会议资料上 将热水放在会议室里 以备会议参加者用茶 不过注意切不要把会议室做得像个茶馆 开会到下午 容易疲劳 最好准备一些咖啡 知识要点 11 任务二恰当进行会场服务 会场服务包括 转接电话 但要注意 开会的时候 不是特别紧急的电话 一般都不转接电话 一般的电话 可记录下内容 等会议中间休息或散会后交给当事人 如果情况紧急 可把来电者的姓名及来内容打在便条上交给当事人 并等待指示 知识要点 12 任务二恰当进行会场服务 会场服务包括 协助上司控制会议动态 文秘人员对会议的动态 与会者的建议和反应 以及出现的状况和倾向 都要心中有数 并及时向会议主持人报告 比如 与会者偏离议程时 提醒与会者严格按照议程进行会议 会议上 当部分与会者沉默时 向会议主持人建议 尽可能让更多的人提问题和回答 当与会者以某种错误的或者片面的情况作为解决问题的根据时 在征得会议主持人同意后 应向与会者如实反映真实情况 当会议作出的决定与现行的政策或规定相抵触时 应主动提出有关政策或规定 请与会者注意 知识要点 13 任务二恰当进行会场服务 会场服务包括 应对突发事件 会前要对整个会议议程过一场 电影 尽可能多地想象会议过程中可能发生的问题 考虑多几套应对的方案 做到 未雨绸缪 当出现突发事件时 就不至于手忙脚乱 六神无主 要有较强的音变能力 对于突发事件 头脑要保持清醒 反应要敏捷 判断要准确 迅速弄清事件的来龙去脉 采取措施要迅速 尽快形成应变方案 并立即付诸实施 不能有丝毫的犹豫和停滞 在平时的工作当中 文秘人员要在处理突发事件中要举一反三 勤于思索 不断总结经验教训 这样一来 面对会场上出现的各种突发情况 文秘人员就能处变不惊 游刃有余地应付 知识要点 14 任务二恰当进行会场服务 任务实施 15 任务二恰当进行会场服务 任务评估 16 任务三作好会场记录 1 会议记录要领 完整 会议记录必须体现会议的整个过程 会议的主要情况 发言的主要内容和意见 记录人必须记录完整 不要遗漏 真实 负责会议记录的秘书应当具有高度的责任心 决不能将个人的主观臆想和情感好恶渗入会议记录之中 简洁 会议记录是会议进程的简要记裁 不要采取详细的报告或裁录的写法 应以清楚而又简洁的形式将会议内容表达出来 快速 记录时要做到注意力集中 反应迅速 判断准确 以提高记录的质量和效率 为此 秘书人员平时应加强听知能力的培养 会前应了解会议的内容 尤其是专业性会议 先掌握一些专门的知识术语 以免记录时茫然无知 规范 会议记录是立卷归档的重要材料 一定要用钢笔或毛笔记录 录音记录 速记和多人同时记录 会后要及时核对 整理 清场 并签字 以示负责 知识要点 17 任务三作好会场记录 2 会议记录技巧一般来说 有四条 一块 二要 三省 四代 记得快 字要写得小一些 轻一点 多写连笔字 要顺着肘 手的自然去势 斜一点写 就记录一次会议来说 要围绕会议题 会议主持人和主要领导同志发言的中心思想 与会者的不同意见或有争议的问题 结论性意见 决议等决议作记录 就记录一个人的发言来说 要记其发言要点 主要论据和结论 论证过程可以不记 就记一句话来说 要记这句话的中心词 修饰语一般可以不记 要注意上下句子的连贯性 可读性 一篇好的记录应当独立成篇 知识要点 18 任务三作好会场记录 2 会议记录技巧 在记录中要正确使用省略 比如 一是使用简称 简化词语和统称 二是省略词语和句子中的附加成分 比如 但是 只记 但 省略较长的成语 俗语 熟悉的词组 句子的后半部分 画一曲线代替 省略引文 记下起止词即可 会后查补 知识要点 19 任务三作好会场记录 2 会议记录技巧 较为简便的写法代替复杂的写法有以下几种 一可用姓代替全名 二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字 三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字 四可用汉语拼音代替生词难字 五可用外语符号代替某些词汇 知识要点 20 任务三作好会场记录 知识要点 3 会议记录格式 21 任务三作好会场记录 4 会议记录方式 详细记录 特别重要的会议 要求有言必录 包括发言中的插话都要原原本本详尽记录 不可提纲挈领 更不可随意删增 这种记录可有几个记录员同时记录 会后共同核对整理 也可以用录音设备 根据录音整理 摘要记录 只摘取与会者发言的重点 要点和会议主持人的讲话要点 会议速记 知识要点 22 任务三作好会场记录 知识要点 5 会议记录样例 23 任务三作好会场记录 任务实施 24 任务三作好会场记录 任务评估 25 参考答案项目九会间组织与服务任务一做好报到与签到工作 1 报到工作查验证件 登记信息 接收文件 发放文件 安排住宿 写出其中3项即可 2 签到工作表格签到 簿式签到 卡片签到 电子签到 选用其