管理信息系统第六章系统分析ppt课件.ppt

1 第六章系统分析 本章内容 1 组织结构调查 2 管理功能调查 3 业务流程调查 4 数据流程图 5 数据字典 6 处理逻辑的表达 2 第一节系统分析概述 系统分析是在总体规划的指导下 对系统进行深入详细的调查研究 确定新系统逻辑观念的过程 系统分析阶段的主要任务是定义或制定新系统应该 做什么 的问题 而不涉及 如何做 3 1 1系统分析的任务 1 了解用户需求业务过程和业务活动的工作流程及信息处理流程 理解用户对信息系统的需求包括对系统功能 性能等方面的需求 对硬件配置 开发周期 开发方式等方面的意向及打算 这部分工作要求用户配合系统分析人员完成 先由用户提出初步的要求 经系统分析人员对系统的详细调查 进一步完善系统的功能 性能要求以系统需求说明书的形式将系统需求定义下来 4 需求分析 在调查研究阶段 已经通过各种方法了解到各级领导和业务人员对新系统的事物处理能力和决策功能的需求 在系统分析阶段 必须对用户的需求进行进一步的分析 需求是否合理 需求能否实现 实现需求需要的投资规模 等等 5 需求分析实例 桥梁道路收费系统提出 车牌号的自动识别 的功能需求从目前技术上讲 这个需求很难实现 即使实现 其准确度也有限 对需求作修改 能够自动将其拍照 留下图片供认识别当技术发展到一定程度 可以将 自动识别功能 和 自动拍照 功能结合在一起 则可以减轻人的工作负担 让人来进行校正 全文数据库系统提出 自动识别论文的作者 题名等自动识别 的需求如果期刊论文的排版严格按照标准来 按照目前的OCR技术是可以实现一般由人来操作 划出对应位置 让计算机识别 这样可以减轻输入负担电子版论文呢 6 系统分析的任务 2 确定系统逻辑模型 形成系统分析报告在详细调查的基础上 运用各类系统开发的理论 开发方法和开发技术 确定系统应具有的逻辑功能 再用适当的方法表示出来 形成系统逻辑模型 新系统的逻辑模型由一系列图表和文字组成 在逻辑上描述新系统的目标和具有的各种功能和性能 以系统分析报告的形式表达出来 7 1 2系统分析步骤 1 现行系统的详细调查弄清现行系统的边界 组织机构 人员分工 业务流程 各种计划 单据和报表的格式 种类及处理过程等 企业资源及约束情况等 为系统开发做好原始资料的准备工作 2 组织结构与业务流程分析用图表和文字对现行系统进行描述 然后应该对现行系统分析 开发一个新系统应该看做对组织的一种有目的的改造过程 详细了解各级组织的职能和有关人员的工职责 决策内容及对新系统的要求 业务流程的分析应当顺着原系统信息流动的过程逐步地进行 通过业务流程图详细描述各环节的处理业务及信息流情况 8 MIS的系统分析步骤 3 系统数据流程分析数据流程分析就是把数据在组织或原系统内部的流动情况抽象地独立出来 舍去具体组织机构 信息载体 处理工作 物资 材料等 仅从数据流动过程考察实际业务的数据处理模式 主要包括对信息的流动 传递 处理与存储的分析 9 MIS的系统分析步骤 4 建立新系统逻辑模型在系统调查和系统分析的基础上建立新系统逻辑模型 可用一组图表工具表达和描述 方便用户和分析人员对系统提出改进意见 5 提出系统分析报告系统分析阶段的成果就是系统分析报告 它是系统分析阶段的总结和向有关领导提交的文字报告 反映这个阶段调查分析的全部情况 是下一步系统设计的工作依据 10 第二节详细调查概述 11 2 1详细调查的原则 真实性所谓真实性是指系统调查资料真实 准确反映现行系统状况 不能依照调查者的意愿反映系统的优点或不足 不应急于评价系统的优劣而加以修改全面性被忽略的部分如果在分析 设计中仍未发现 待系统实现后再添加进去 将是很困难的 12 规范性利用一系列直观的图表 把调查的内容全面 详细地列出来既可提高调查质量 又可建立一套调查文档 启发性调查人员的逐步引导 不断启发 按使用者能够理解的方式提出问题 打开使用者的思路可以借助于其他的工具 13 2 2详细调查的内容 系统调查的内容涉及企业的生产 经营 管理 资源与环境等各个方面 一般可以分为以下两种 定性调查定量调查 14 系统的定性调查 对现有系统的功能进行总结 包括组织结构 管理功能 工作流程 处理特点 系统环境等组织结构的调查管理功能的调查业务流程的调查数据流程调查处理特点的调查系统环境的调查 15 组织机构对原系统的组织机构 领导关系 人员构成情况的调查 同时还要了解各部门的职责 业务范围及相应的规章制度以及工作人员的分工情况 每位人员的业务 职责等情况组织机构的调查结果可以用组织机构图来描述 同时加以必要的说明 业务流程的调查原系统各部门的业务内容 各部门的业务过程 了解其物流 信息流情况 对物流 特别是信息流的处理时间 处理速度 处理质量以及输入 输出及信息存储 单据 账册等 的情况 对于业务流程调查的结果可用原系统概况表和业务流程图来表达 同时加以必要的说明 解释 16 系统的定量调查 弄清数据流量的大小 时间分布和发生频率 掌握系统的信息特征 据此确定系统的规模 估计系统假设的工作量等 收集各种原始凭证收集各种输出报表统计各类数据的特征收集与新系统对比所需的资料 17 统计各类数据的特征 通过对各类数据平均值 最大值 最大位数及其变化率 确定数据类型 重点弄清它们对系统影响最大的静态数据的存储个数和存储量为下一阶段的数据文件 数据库设计和数据处理打下基础 18 数据的静态分析 对数据的静态属性进行分析类型 长度 范围和使用频率等 类型 字符型 数值型 日期型 此外还有图像 声音等类型 长度 该数据用计算机处理所占用的字节数 范围 指该数据可能的取值范围 使用频率 指该数据每天或每月的使用次数 19 Example 姓名类型 字符型长度 12字节范围 无使用频率 根据不同的系统有不同的值如 单位的工资系统 可能是每月发2次等 年龄类型 数字型长度 2字节 shortint 取值范围 0 128使用频率 每年1次 20 数据的动态分析 数据的动态特性是指数据值的变化特点 一定的时间周期内基本不变在企业成本计算中 产品的材料消耗定额对于总体来讲 该数据具有相对的个体集合 但是 其值是变动的职工的工资计算中 需要扣除的电费 水费个体不仅是随机出现的 其值也是变动的职工工资中的病假扣款 事假扣款 因为发生事假或病假的职工不仅不是月月相同 而是随机出现 21 4 4详细调查的方法 用户参与 调查组 业务人员 领导 系统分析设计员等多方组成查阅档案资料开调查会发调查表征询意见访问参加业务实践抽样调查 22 查阅档案资料 查阅档案资料是一种最基本的调查方法 企业或事业单位要产生各种各样的文件 报表 账册等 这些大量的文件资料有定性的 也有定量的 它反映了该单位部门的运行情况 揭示了企业所处的状况以及它的发展方向 例如 单位的总体规划 财务预算 年终决算 工作总结 企业的生产计划 出人库记录 库存记录 销售和生产经营报告等 通过这些文件 资料 一方面可以对原系统的目标 业务过程 发展规划等有个总体了解 例如 通过企业的财务报表 如负债表和损益表 反映了企业的实力及经营状况 通过它可以分析企业的运营状况 推算出可用于计算机系统的合适投资金额 又如 通过各种规章制度 条例规范等 可以了解企业管理的现状 企业文化 另一方面 通过这些单据 报表 账册 还可以详细地了解系统所使用 处理的信息 数据的类型 数量 使用的频率 需要存储的容量等 为新系统数据分析做准备 23 开调查会 开调查会的是一种集中征询意见的办法 是调查人员与用户员面对面的接触 通过有目的的谈话获得所需的资料 组织方式 按照职能部门 召集各类人员联合座谈为了保障座谈会调查的效率 在开会之前务必要拟好调查提纲 并提前将调查提纲发给每位与会者 使与会者有充足的资料准备 这样可使调查座谈会的议题集中 调查人员和被调查者均有充足的准备 保障用较少的时间达到调查的目的 提高调查工作的效率 要切忌开无准备的会议 不仅浪费了时间 而且也影响了用户的信心 24 发调查表征询意见 对于那些含义比较明确 可以量化的指标 结构性较强的调查内容可以用调查表格的形式来调查 组织机构调查表 用来了解现有机构的设置 情况 每个机构的职责及业务范围 工作人员配备及其职责 业务人员的素质等基本情况 任务调查表 用来更进一步了解业务部门的具体任务内容 完成任务所需要的信息 任务执行过程以及完成任务所需要的时间要求等 文件类信息调查表 用来收集 了解与本部门有关的上级 同级以及本部门和其下属单位的各类文件的数量和内容及信息量 25 报表数据调查表用来了解报表的种类 用途以及报表的内容 信息量的大小 报表适用的频率和保存期限等 计算机应用调查表用来了解有关计算机资源的配置情况 主要包括现有计算机系统的类型 容量 分布及软件的配置 现有的计算机网络的类型 网络拓扑结构 区域范围 结点的配置及相应的操作系统 目前计算机的应用项目 应用水平 主要存在的问题等 对于比较难于量化的问题可以采用问卷方式进行调查 问卷方式一般有两种 自由式问卷和选择式问卷 自由式问卷有助于进一步讨论某一个问题和工作过程 适于收集有关经验和意见 例如 对新系统的观点和看法 原系统的薄弱环节等 选择式问卷是调查人员通过对问题的精心设计来控制被调查者回答问题的范围 以得到客观的 合乎实际的答案 26 参加业务实践 参加业务实践是指调查人员直接深入到现场进行跟班学习 取得第一手资料的调查方法 第一 在调查过程中 通过座谈 调查表等形式也难以了解清楚的环节 第二 为了证实对座谈和表格等形式的调查结果有疑问的问题 第三 对于一些关键的业务和薄弱的环节 需要深入 详细地了解环节 调查人员通过和业务人员一起处理有关的业务 由此而详细地了解信息处理的内容和全过程 有助于对问题的全面了解 这种调查方法要花费大量的人力和时间 因此 选择此种方法要有重点 有选择地使用 27 抽样调查 抽样调查是一种非全面调查 它是根据概率统计的随机原则 从被研究系统的大量工作任务中抽选出部分执行任务过程进行调查 用统计方法将其结果推广到整个系统 该方法适用于那些需要全面资料而又不可能进行普查 或进行普查在实际工作中有困难 或没有必要进行普查的调查内容 如办公活动中 大量的信息是随机的 如一次电话的时间 一天中电话的次数 一份文件的页数 28 第三节管理业务调查概述 一 组织结构调查 二 管理功能调查 三 管理业务流程调查 29 为什么要进行管理业务调查 30 1 MIS建设 组织结构的重新设计 新信息系统的设计 对组织有目的的改造 组织结构设计进行组织结构设计 确定合理的组织形式 确定公司合理的集权 分权原则 设计有效的管理体制 按现代企业制度设置公司的法人治理结构和职能部门 生产部门 31 阅读材料 逾淮之橘 为什么联想 海尔的信息化建设会取得很大成功 而有人却感慨传统管理体制下的企业成功实施ERP 企业资源计划 的概率几乎等于0 这不禁使人想起春秋时期晏子说过一句话 橘生淮南则为橘 生于淮北则为枳 叶徒相似 其实味不同 所以然者何 水土异也 那么 水土异也 异在哪些方面呢 由于旧有的管理体制和经营理念的约束 使得诸多传统企业信息化的推进工作举步维艰 建设成果收效甚微 难怪联想公司表示今后在如何输出咨询能力及信息化技术的时候 未来所选择的客户是要挑拣的 计划经济烙印太深的企业 联想不会去碰 32 海尔集团董事局主席 首席执行官张瑞敏也指出 如果企业没有进行企业组织结构重组 只是在现有的基础上进行了微调 这种管理信息化不做也罢 33 管理系统 IS 2 管理系统是信息系统的环境 34 一 组织结构调查 组织结构 指的是一个组织 部门 企业 车间等 的组成以及这些组成部分之间的相互关系 1 35 组织结构调查 组织内部的部门划分 领导与被领导关系 信息资料的传递关系 物资流动关系与资金流动关系 各部门的工作内容与职责 各级组织存在问题以及对新系统的要求等 36 组织结构结构图 2 37 作为业务调查所画出的组织结构图 它还要求反映 1 除隶属关系外 还要反映信息 物资 资金流 2 详略分明 突出重点 3 反映与组织有业务联系的边界之外的部门及联系 38 例 某高校出版社的组织结构图 39 40 二 管理功能调查 为了实现系统的目标 系统必须具有各种功能 功能即完成某项工作的能力 41 销售计划管理 42 三 管理业务流程调查 43 业务流程图 FlowChart 44 图例说明 业务处理单位 业务处理描述 表格制作 传递 存储 收集资料 45 图例说明 业务处理单位 业务处理描述 表格制作 传递 存储 收集资料 本框内容为具体流程 业务流程图绘制举例 46 计划处 银行 技改处 各部门各单位 局领导 上级领导 投资总规划 更新改造贷款规模 开会讨论 报表 审批 综合平衡 讨论 批准 下达各单位各部门 正式计划 计划 各单位上报表 计划处 各部门各单位 技改处 银行 各部门各单位 存档 47 生产部门 用料计划 领料单 用料审批 保管员 缺料通知单 已批准领料单 领料处理 用料流水帐 库存帐 库存盘点 库存报表 有关部门 补充订货 采购员 采购员 登记入库 入库单 未批准领料单 仓库负责人 订货单 催货单 处理订货 供货单位 提货通知 某企业物资管理部门的业务流程图 48 书店 选择图书 订购查重 打印预定单 预定统计 打印预定统计报表 征订目录 预定单 订书统计单 图书馆预订业务流程图 图书馆 49 表格分配图 50 51 案例 业务流程 52 53 第四节数据流程调查 一 数据流程调查的内容 二 数据的来源 三 数据流程图 54 管理业务调查过程中绘制的管理业务流程图和表格分配图 虽然形象的表达了管理中信息的流动和存储过程 但是还是没有完全脱离一些物质要素 如产品 单据等 55 一 数据流程调查的内容 1 收集原系统全部输入单据 如入库单 收据 凭证 输出报表和数据存储介质 如账本 清单 的典型格式 2 弄清各环节上的处理方法和计算方法 56 3 在上述各种单据 报表 账本的典型样品上或用附页注明制作单位 报送单位 存放地点 发生频度 如每月制作几张 发生的高峰时间及发生量等 4 在上述各种单据 报表 账册的典型样品上注明各项数据的类型数字 字符 长度 取值范围 指最大值和最小值 57 二 数据的来源 1 现行组织机构2 现行各系统或部门的业务流程3 各种会议的决议4 计算机文件 或数据库 系统的数据组织结构5 上级下达的各种文件和各项任务指标6 与本单位有关的其它单位的有关信息7 其它各种报表 报告 图表 管理信息系统所涉及的数据可从以下途径调查得到 58 三 数据流程图 全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具 它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动 处理和存储情况 59 2 数据流程图的特征 1 抽象性 2 概括性 60 3 数据流程图的基本符号 外部实体 ExternalEntity 处理过程 Process 数据存储 DataStore 数据流 DataFlow 61 处理过程 Process 或处理逻辑 1 处理逻辑 在DFD中 处理逻辑表示对数据的变换 从用户的角度看就是表示系统能够 作什么 62 3种类型的数据变换 63 2 外部实体 外部实体 ExternalEntity 或外部项 外部项 外部实体 表示与处理逻辑相关的 且为系统外部的人 部门 单位等 64 3 数据流 数据流 DataFlow 数据流表示数据在系统中的流动 65 说明 1 利用综合的数据流名称简化DFD 2 不一定用显式的数据流名称 66 4 数据流程图的画法 按业务流程图理出的业务流程顺序 将相应调查过程中所掌握的数据处理过程 绘制成一套完整的数据流程图 一边整理绘图 一边核对相应的数据和报表 模型等 如果有问题 则定会在这个绘图和整理过程中暴露出来 由于实际数据处理过程常常比较繁杂 故应该按照系统的观点 自顶向下地分层展开绘制 黑灰半透明透明 67 第1层 数据流程图绘制示例 68 第2层 发货票 发货票 付款通知单 P1 69 数据流程图是分层次的 绘制时采取自顶白下逐层分解的办法 1 首先画出顶层 第一层 数据流程图 顶层数据流程图只有一张 它说明了系统的总的处理功能 输入和输出 2 下一步是对顶层数据流程图中的 处理 进行分解 也就是将 库存处理 分解为更多的 处理 70 71 5 数据流程图的作用 1 系统分析员用这种工具自上向下分析系统信息流程 2 可在图上画出计算机处理的部分 3 根据逻辑存贮 进一步作数据分析 可向数据库设计过度 72 4 根据数据流向 定出存取方式 5 对应一个处理过程 可用相应的程序语言来表达处理方法 向程序设计过渡 73 第五节数据字典 74 数据流程图描述了系统的分解 即描述了系统由哪几个部分组成 各个部分之间的联系等等 但是还没有说明系统中各个成分的含义 数据存储 定货单存档 包括哪些内容 处理 判定定货处理方式 是如何处理的呢 75 数据字典的含义 76 数据字典的内容 对数据流程图中的六个方面进行具体的定义 数据项 数据结构 数据流 处理逻辑 数据存储 外部实体 77 一 数据项的定义 数据项又称为数据元素 是最小的数据组成单位 是不可再分的数据单位 如 学号 姓名等 具体包括 1 数据项的名称 编号 别名和简述 2 数据项的长度 3 数据项的取值范围 78 79 数据结构的描述重点是数据之间的组合关系 即说明这个数据结构包括哪些成分 二 数据结构的定义 80 81 数据字典中对数据结构的定义包括以下内容 1 数据结构的名称和编号 2 简述 3 数据结构的组成 82 83 三 数据流的定义 数据流由一个或一组固定的数据项组成 84 85 四 处理逻辑的定义 仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明 86 87 五 数据存储的定义 数据存储在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构 而不涉及它的物理组织 88 89 六 外部实体的定义 外部实体是数据的来源和去向 因此在外部实体中的条目主要说明外部实体产生的数据和输入的数据以及外部实体的数量 90 91 第六节处理逻辑的描述工具 92 示例 1 年交易额在5万或5万以下 则不给予折扣 2 对于年交易额在5万以上时 如果无欠款 则给予15 的折扣 如果有欠款 而且与本公司的交易关系在20年以上 则折扣为10 如果有欠款 而且与本公司交易关系在20年以下 则折扣为5 订货折扣政策如下 93 一 判断树 94 判断树 订货处理优惠待遇 年交易额5万以上 年交易额5万或以下 无欠款 有欠款 交易20年以上 交易20年以下 15 10 5 0 95 二 判断表 在处理逻辑中 如果判断树的条件较多 各个条件又相互结合 相应的决策方案比较多 在这种情况下用决策树表示 树的结构比较复杂 图中各项注释也比较繁琐 96 条件语句 行动语句 条件项 行动项 97 判断表 Y Y Y Y N N N N Y Y N N Y Y N N Y N Y N Y N Y N 98 判断表的简化 1 Y Y Y Y N N N N Y Y N N Y Y N N Y N Y N Y N Y N 99 判断表的简化 2 Y Y Y N N N N Y N N Y Y N N Y N Y N Y N 100 判断表的简化 3 Y Y Y N Y N N Y Y N Y 101 三 结构英语表示法 102 第七节系统化分析 103 可行性分析 管理业务调查 数据流程调查 组织结构调查 管理功能调查 业务流程调查 数据流程图 数据字典 处理逻辑的表达 104 我们所得到的业务流程 数据流程是否存在不足之处呢 通过对原有系统的调查和分析 找出原系统业务流程和数据流程的不足 提出优化和改进的方法 给出新系统所要采用的信息处理方案 有必要 105 一 分析系统目标 对详细调查对可行性分析报告中提出的系统目标作再次考察 对项目的可行性和必要性进行重新考虑 并根据对系统建设的环境和条件的调查修正系统目标 使系统目标适应组织的管理需求和战略目标 106 二 分析业务流程 分析原有系统中存在的问题 以对现有业务流程进行重组 产生新的更为合理的业务流程 业务流程分析过程包括以下内容 1 原有流程的分析 2 业务流程的优化 3 确定新的业务流程 4 新系统的人机界面 确定人和机器的分工 107 三 分析数据流程 与业务流程的改进和优化相对应 数据流程的分析和优化一直是系统分析的重要内容 数据流程分析的内容包括 1 原有数据流程的分析 2 数据流程的优化 3 确定新的数据流程 4 新系统的人机界面 108 四 功能分析与子系统划分 为了实现系统目标 系统必须具备一定的功能 功能就是做某项工作的能力 目标 A功能 B功能 G功能 B1功能 B2功能 B3功能 使用U C矩阵在系统规划阶段进行 109 功能模型的设计 子系统划分 110 对于复杂的系统 需要根据系统的方法 将其分为若干个子系统 分别设计子系统的功能模型 111 1子系统划分方法 1 子系统划分的任务 按照系统的思想 划分子系统的目的就是将复杂的难以研究的大系统划分为若干个简单的容易处理的子系统 112 113 2 子系统划分的原则 企业发展的需要 高凝聚性 相对独立性 1 各子系统相对独立完成部分管理功能 2 子系统按业务信息逻辑方式划分 3 子系统划分从管理科学化出发 不受管理体制可能变化的影响 4 子系统间边界清晰 系统内业务和数据联系紧密 114 学院综合管理 教学教务管理 党务管理 后勤管理 教师管理 学生党务管理 教师党务管理 相对独立性 115 3 子系统划分方法 参照法 参照法是选择一个已经实施的管理信息系统 按照其子系统划分拉确