浅析社保档案数字化的重要性.doc

浅析社保档案数字化的重要性浅析社保档案数字化的重要性吕桂珍(黑龙江省庆丰农场社会保险事业管理局,虎林158421)喃要社会保险档案是社会保险业务经办中所产生的具有保存价值的文件和资料,主要包括社会保险业务档案和数据库数据档案以及文书档案,会计档案等等.这些详细的社会保险档案记载,就成了今后支付社会保险待遇的重要依据,对每一个参保人员来说,社会保险档案可以说是陪伴一生,管理一生.【关键词社保档案数字化;重要性;浅析一,社会保险档案管理的重要性社会保险是国家通过立法的形式.由社会集中建立基金,以劳动者在年老,患病,工伤,失业,生育等丧失劳动能力的情况下能够获得国家和社会补偿和帮助的一种社会保障制度.它保护劳动者身体健康.保障其基本生活,促进生产发展,保证经济正常运行,维护社会安定,是我国一项重要的涉及到几亿人的国家制度.在办理社保业务过程中产生的大量社会保险档案,来源于社会保险实践又服务于社会保险实践.涉及每个参保人员的切身利益,关系到千家万户,是维护广大参保人员根本权益不可替代的重要依据.具有不可或缺的基础地位和举足轻重的重要作用.如果忽视社会保险档案管理工作,缺乏系统的档案管理机制和管理手段.那么.社会保险基金安全就不会得到有效保障.广大参保人员提供优质服务就难以实现,广大参保人员的合法权益就有可能受损害,社会保险也就无法得到科学发展.二,高度集约的信息管理模式.确保了经办数据的原始性确保数字档案的真实性,原始性是档案管理领域一直以来关注的课题,由于数字档案是电子信息,具有可变性和虚拟性的特点.因此电子文件信息存档的原始性认证成为一直以来困扰档案界的主要问题.社保数字档案如何保证其原始性?高度集约的业务管理信息系统,可确保经办数据原始性.主要体现在:1.社保经办业务数据有严格的期间限制.是规范化,标准化的准金融信息,与会计电算化中记账后的会计信息一样.一经记账确认不可更改.而且社保经办信息通过登记,核定,申报,结算的几个环节才能最终确定并产生,操作严密,层层把关,环环相扣,特殊政策业务还有严格的审批制度,是原始纸介材料数字化的体现,其原始性与记账凭证相同.2.严格的经办流程设计,使经办业务与会计系统密切联系形成无缝联接,业务操作结果与会计记账结果保持高度的严整性.确保了每次经办受理的内容与参保个人或参保单位申报原始材料的一致性.并最终体现在会计核准的记账信息中.没有电子信息可随意更改和复制的可能性.确保了电子数据的唯一性,真实性和原始性.社保经办管理高度信息化,规范化,182活力2叭1?2标准化的特征,使经办信息与数字化档案记录形成了一条链式对应关系.两方数据具备互斥关系.任何一点被修改都会产生链式反应.很容易被检索发现,因此数字建档后的档案修改是毫无意义的.此外,还应建立数字档案归集业务审批制度,严格系统设计,统一授权,分级管理,以提高数字档案原始信息的归集质量.三,社保数字档案应用将引领档案资源利用新时代1.征管信息千丽测.社保档案涉及的内容较为广泛,即有文书类档案也有业务类档案,管理信息预测功能仅需采集征缴业务类档案信息即可实现,在形成社保数字档案后.可检索全部参保人员的参加工作时间,参保时间,缴贷中断,据实间断信息.对未来几年内存在的补缴费征集,恢复缴费征集,未来再就业方面参保总量及区县分布进行科学预测,以便于制定有效的扩面和补征收计划,使社保基金应征尽征.2.机构内控管理.数字化社保档案像是一面明镜,它详细地记录着经办机构每项业务的经办信息,包括经办人员,审批人员等信息.数字化社保档案就如同会计电算化记账后生成的分录明细,将每笔业务的来龙去脉都记录在案,并可将其业务记录和审批记录瞬间显现,这就为建立健全机构内控管理机制提供了重要的技术信息保障,使机构内控管理工作可按任意业务的操作流程检查经办,杜绝问题情形的发生,是确保机构廉洁自律有效监督工具,是机构实现内控机制制度化的手段保障.3.经办业务事后监督.数字化社保档案资源能提供有效的事后监督与预警防范手段.结合各类经办业务的经办流程设计信息临测点,借鉴会计电算化的一些简单核查方法,如:借鉴试算平衡法可监测业务中各类具有平衡关系的内容,余额调解表法可监测历史业务操作是否与现生产库当前值相符等,同理不同工.利用预设的简单规则借以发现历史数据的变更是否符合业务流程特征,开发出系统程序.及时发现经办不足,预警提示防止问题发生,进而不断完善经办管理.数字档案将为事后监督工作导航.确保经办工作的高效率与高质量并存.四,数字化档案的信息采集一般数字档案.对档案进行全文存储,在档案信息系统中采用目录式管理.把全文,图像信息及浏览功能集成于目录中,以目录数据作检索依据,实现档案图文信息的全文检索,是对数字档案的简单应用.社保数字档案有别于数字图书馆,档案馆的全文存储,它能形成对条式记录与表式记录情况的对接.不是单纯意义上的信息与图像存储与查询.社保档案中基金经办业务档案所占的比重较大.如何高效地接收业务档案信息,自动进行档案分类并生成档案案卷目录表,是社保数字档案归案要解决的难题.因此.建立数字档案需要考虑与目前较为完善的生产信息系统相结合.完成与多险种业务信息的对接.实现对答类业务档案的自动化归集,减轻档案的人工归集压力.提高档案的归案效率与准确率.五,加快社保数字档案建设步伐.实现管理,服务双赢目前.档案管理的目录管理系统已日趋成熟,数字化档案工作开始进入探索阶段.各类电子文件,图片存储的档案管理与应用仅是把纸介信息转换成电子数据.尚缺乏对数字档案整体资源的综合开发利用.当前,社保工程信息系统的快速成熟与发展,无疑为加快社保档案管理工作的数字化进程提供了便利条件.日渐完善的生产信息系统既为档案数字化建设提供了可靠的原始数据,同时高度集约化的信息管理模式,也为实现社保档案管理工作向档案数字化管理的更高阶段迈进奠定了基础.努力加快社保数字档案建设步伐,提高档案科学管理水平,早日实现社保数字档案在征管信息预测,机构内控管理,经办事后监督等综合管理方面的应用.充分开发社保档案资源的应用潜能,全面发挥社保档案的历史价值和现实作用.更好地为地方经济建设和社会各项