easyoffice使用手册.doc

轻松办公使用手册（EasyOffice）目 录初次安装与设置导航. 5一、程序安装说明. 61、程序安装. 62、IIS配置. 61）、打开Internet服务管理器. 62）、新建虚拟目录. 73）、置虚拟目录名. 74）、选择安装路径下的html目录. 85）、对虚拟站点进行设置. 96）、配置. 107）、添加应用程序映射. 108）、添加扩展名. 119）、添加默认文档. 12二、登录与个人设置. 131、登录. 131）、进入主页面. 132）、登录. 132、个人设置. 151）、修改口令. 152）、修改用户名. 163）、修改用户界面. 164）、设置来文提醒. 17三、管理员使用手册. 181、人事管理员使用. 181）、设置部门. 182）、设置人员. 21、设置职位. 21、设置人员. 22、恢复初始口令. 23、调整机构和修改人员信息. 242、系统管理员使用. 251）、系统设置. 25、设置公文类别. 26、设置公文模板. 27、设置工作流模板. 28、设置用户组. 292）、信息发布设置. 30、选择首页风格. 30、选择发布模式. 31、创建发布主栏目. 31、创建子栏目. 32、设置发布栏目管理员. 33a、设置管理员. 33b、审批模式管理员权限设置. 34、主栏目排序. 35、调查表设置. 363）、数据备份与维护. 364、档案管理员使用. 391）、文档库设置. 392）、设置查询权限. 403）、文档入库. 414）、文档维护. 42、删除分类. 42、添加案卷. 42、编辑属性. 42、删除案卷. 435）、查找案卷. 43四、用户使用手册. 441、信息浏览. 442、信息发布. 441）、审批发布. 44、选择发布栏目. 44、投稿. 45、审批. 46a、审核. 47b、签发. 473、 公文邮件. 481）、来文处理. 48、阅读公文. 48、打印和保存公文. 48、发表意见. 48、查看意见. 49、收文回复. 50、收文转发. 502）、发文. 51、选择公文模板. 51、编辑公文. 52、添加附件. 52、选择收件人. 53、发送公文. 543）、发文跟踪. 544）、来文查找. 554、 公文审批. 561）、公文审批. 56、阅读公文. 56、审批公文. 56、承办公文. 572）、新建公文. 573）、公文跟踪. 585、查阅下属公文处理. 59、查阅下属接受公文. 59、查阅下属发送公文. 59、查阅下属待办公文. 59、查阅下属已办公文. 59、查阅下属已发公文. 596、文件归档. 607、文档检索. 611）、公告信息检索. 612）、公文检索. 618、个人事务. 621）、工作日志. 632）、工作计划. 633）、日程安排. 64附录一. 681、编辑器使用. 68初次安装与设置导航设置组织机构（见18页）设置人员（见21页）安装系统（见6页）设置IIS服务器（见6页）设置用户组（见29页）设置用户查询权限（见40页）设置文档库（见39页）创建公文类别（见26页）选择发布模式（见31页）设置发布管理员（见33页）创建发布栏目（见31页）创建流程模板（见28页）创建公文模板（见27页）结束操作步骤：一、程序安装说明EasyOffice轻松办公安装主要分为二部分：1、程序安装把刻有“easyweb”软件的光盘放入光驱，点击安装程序“Setup.exe”，系统自动安装。2、IIS配置 若安装在Windows NT 或Windows 2000 操作系统上，需要进行IIS配置，具体步骤如下：1）、打开Internet服务管理器点击左下角“开始”，选择“程序”、选择“管理工具”、选择“Internet服务管理器”（见图1-1），点击后出现（图1-2）。图1-12）、新建虚拟目录用鼠标右键点击默认Web站点，出现选择条，选择“新建”、选择“虚拟目录”（见图1-2），点击后出现（图1-3）。图1-23）、置虚拟目录名通常虚拟目录名可以设置为“easyweb”，（见图1-3），点击下一步，出现图1-4。图1-34）、选择安装路径下的html目录 在图1-4中，点击“浏览”，选择“easyweb”软件的安装目录中的html目录；系统自动添加路径（见图1-4），点击下一步，出现一图，再点击下一步，新建虚拟目录结束。图1-45）、对虚拟站点进行设置用鼠标点击默认Web站点，打开新建的虚拟站点“easyweb”的属性，（见图1-5），点击“属性”出现图1-6。图1-56）、配置 按图1-6进行配置，配置后，点击“配置”按钮，出现图1-7。图1-67）、添加应用程序映射选择“应用程序映射”， 点击“添加”，出现图1-8。图1-78）、添加扩展名在图1-8中，点击“浏览”，选择“easyweb”软件的安装目录中的php4目录下php.exe 文件；系统自动添加可执行文件路径（见图1-8），在扩展名中输入为“.php”，按“确定”，返回“应用程序配置”，界面，见图1-9，按“确定”，返回“属性”界面见图1-6。图1-8图1-99）、添加默认文档在图1-6中“属性”界面，选择“文挡”，在图1-10中“启用默认文挡”框中，点击“添加”，分别添加index.htm、index.php、index.html。最后按“确定”。图1-10至此IIS设置完毕，打开浏览器在地址栏输入http:/服务器IP/easyweb/，就可以使用。注：服务器IP就是安装软件的服务器IP地址，例如：/easyweb/二、登录与个人设置1、登录1）、进入主页面启动浏览器，输入http:/服务器IP/easyweb，首次进入出现图2-1页面。图2-12）、登录点击图2-1右上角“登录”，出现图2-2界面。图2-2所有人登录，都需要输入用“户名”和“口令”；本系统用户分为： 系统管理员负责对系统的管理和维护；人事管理员负责机构和人员的设置；文档管理员负责文档的管理；普通用户使用系统和负责信息的发布管理（授权）。不同的用户登录的“用户名”和“口令”是不一样的，初次登录：人事管理员用户名为“human”， 口令为“human”；系统管理员用户名为“admin”， 口令为“admin”；文档管理员用户名为“archive”，口令为“archive”；普 通 用 户名为“用户名”，口令为“guest”；例如：在图2-2界面，人事管理员输入用户名为“human”，口令为“human”；点击“登录”，出现图2-3。图2-3根据不同管理员的权限，在图2-3左边的功能栏是不一样的。所有用户进入后，为了安全应该修改密码（见个人设置）。以后按新密码登录。2、个人设置在图1-3中点击“个人事务”, 出现图2-4个人事务界面；图2-4在图2-4中点击“个人设置”, 出现图2-5个人设置界面；图2-51）、修改口令为了安全起见，请更改默认密码（口令）。点击图2-5中“修改密码”，出现图2-6界面。图2-6按照图2-6的输入框，输入新旧密码，按“保存”，出现图2-7，按“确定”即可。再次登录使用新密码（口令）。图2-72）、修改用户名 为了登录方便和保密每个人员可以自己设置用户名。点击图2-5中“修改用户代码”，出现图2-8界面。在图2-8的用户代码输入框中是正使用的，输入新用户代码替代原用户代码，按“保存”，出现图2-7，按“确定”即可。再次登录用户名使用新代码。图2-83）、修改用户界面 可以按自己喜好更改界面的颜色。点击图2-5中“界面设置”，出现图2-9界面。按照2-9的选择框，选择系统背景颜色，按“保存”即可。再次登录使用新背景颜色。图2-94）、设置来文提醒 本系统提供来文提醒工具信息精灵（实时监测是否有新的公文到达，提醒用户）。 信息精灵需要先下载安装。 在图2-4中点击“个人设置”, 出现个人设置界面，其中有关信息精灵；见图2-10界面。图2-10点击“点击这里下载安装”，出现图2-11。图2-11图2-12三、管理员使用手册1、人事管理员使用人事管理员首次登录后，要进行下面几步设置：1）、设置部门 本系统对部门设置有几点说明请注意：l 依据本单位的管理层次，按照树状结构，设置各部门；l 设置部门也就是相应设置了该部门管理的权限；l 依据管理权限设置部门，因此本单位的某个职位也可能要设置为部门（例如局长，从管理权限，局长可以设置为最高部门）；l 设置某部门也就是设置了该部门的信箱；l 设置子部门(最多可设置五级)。用户登录后，显示图2-3，在左边的一栏中点击“人事管理”，出现图3-1。图3-1点击“部门信息”，图2-3右边出现图3-2。图3-2点击“设置最高部门”，出现新增部门对话框（见图3-3）。图3-3 例如：本单位为“企业管理局”，则在部门名称中输入“企业管理局”，输入后按“增加”，出现图3-4。图3-4设置最高部门后，依据本单位的管理层次，按照树状结构，分别建立各部门。创建方式：选中企业管理局（点击图3-4中“企业管理局”左边选择框，再点击“增加子部门”，出现“新增部门”对话框，该对话框显示新增加部门的上级部门（见图3-5），输入部门名称，按“增加”，即可增加新部门。图3-5输入部门名称，最好在描述中输入一些说明（例如：该部门的管理权限，收发要求等）。创建某部门的子部门，只要选择该部门，再点击“增加子部门”，方式类同上述操作。依次类推，建立本单位各部门（例：图3-6）。图3-62）、设置人员在设置人员前必须先设置部门。在图3-1中点击“人事信息”，出现图3-7界面；图3-7设置人员前先设置职位信息，、设置职位点击“设置职位”，出现设置职位页面（图3-8）。图3-8点击“增加职位”，出现图图3-9增加职位的对话框；图3-9输入职位名称，最好在描述中输入一些说明。按“提交”即可设置新职位。重复上述操作，建立本单位的各职位，例：图3-10。图3-10、设置人员创建方式：在图3-7选择部门。点击“增加人员”，出现新增人员页面，输入相关信息（见图3-11）。图3-11 根据管理职能确定是否选择下列两个权限；设为部门信箱管理员发给该部门的公文可由该管理员处理（例：发给局长的公文，可以由秘书黄英处理）。查看其他人员的公文信息查看所属部门其他人员的公文处理信息。输入完，按“提交”即可增加新人员。例：见图3-12。图3-12在图2-12中“ ”表示是部门信箱管理员，“ ”表示是可以查看其它人员的公文信息。、恢复初始口令 当某些用户忘记自己的口令时，人事管理员，可以帮助恢复初始口令，操作步骤如下： 在图3-7选择部门。选择部门、选择用户，点击“ ”，出现“编辑人员”页面，点击页面下部“ ”，出现“真要恢复该用户的初始用户代码和口令和吗？”对话框，按“确定”即可恢复。、调整机构和修改人员信息当机构变动和人员信息改动及调动，其操作步骤如下：1. 人员调动在图3-7中，选中要调动的人员，点击“ ”，出现“选择部门”页面，选择部门。按“选择”即可调动到被选择的部门。2. 人员信息变动在图3-7中，选中要改动信息的人员，点击“ ”，出现“选择部门”页面，选择部门。按“选择”即可调动到被选择的部门。3. 机构调整在图3-1中，点击“部门信息”，出机构信息界面。 改变部门名称：选中部门，点击“ ”，出现“编辑部门”对话框页面，输入新的名称，按“更新”即可改变部门名称。 撤消部门：选中部门，点击“ ” 即可。 新增部门：见上述“设置部门”。2、系统管理员使用系统管理员初次登录，用户名为“admin”，口令为“admin”；点击“登录”，出现图3-13，管理员进入后可以修改密码（见上述个人设置）。以后按新密码登录。图3-13系统管理员首次登录后，要进行下面几步设置：1）、系统设置 在图3-13左边的一栏中点击“系统管理”，出现图3-14。图3-14点击“系统设置”，图3-13右边出现图3-15。图3-15、设置公文类别本系统为了便于管理和查询公文，提供公文分类设置，用户根据本单位的具体情况，设置不同类别的公文，与公文模板配合更好。在图3-15中点击“设置公文类别”，出现设置公文类别页面图3-16。图3-16点击“增加公文类别”，出现图3-17增加公文类别的对话框，输入类别名称，也可以在描述中输入一些说明。图3-17按“提交”即可设置新公文类别。例：见图3-18。图3-18、设置公文模板本系统为了便于公文格式的统一，提供公文模板设置，用户根据本单位的具体情况，可以设置不同类别的公文模板。在图3-15中点击“设置公文模板”，出现设置公文模板页面图3-19。图3-19点击“增加公文模板”，出现公文模板的编辑器图3-20。图3-20 在图3-20编辑器中输入模板名称，也可以在描述中输入一些说明。然后编辑模板文件的格式，按“保存”即可设置新公文模板。编辑器的使用见编辑器使用说明。、设置工作流模板在图3-15中点击“设置工作流”，出现设置工作流页面图3-21。图3-21点击“增加工作流”，出现工作流的编辑器图3-22。图3-22在图3-22中输入工作流名称，也可以在描述中输入一些说明。然后设置审批流程，最多可设置6人。根据流程次序，分别点击“地址簿”，出现图3-23，选择部门、审批人，按“提交”。图3-23然后在图3-22中再选择“审核、签发、或承办”权限，设置完后按“保存”即可设置新工作流程。、设置用户组本系统提供可以将人员（可以是不同部门的）按需要分成组，公文可以按组发送。在设置用户组前必须先设置部门和人员信息。 在图3-15中点击 “设置用户组”，出现设置用户组页面图3-24。图3-24点击“增加用户组”，出现增加用户组的对话框3-25，输入用户组名，选择各部门的人员组成一个用户组，按“提交”即可设置新用户组。例如：设置党员用户组等，见图3-25。图3-25根据需要，可以设置不同是用户组，例：处长以上干部，妇女，专家组成员等等，方便发文。2）、信息发布设置在图3-13左边的一栏中点击“信息发布”，出现图3-26。图3-26点击“信息管理”，图3-26右边出现图3-27发布信息页面。图3-27、选择首页风格本系统对首页的风格和发布的管理方式提供一些选择供设置，在图3-27中。选择“页面设置”。出现图3-28。图3-28若要改变栏目显示风格，则点击页面风格栏的“选择”，可以调整栏目显示风格，点击不同栏的选择，将可以改变首页风格。、选择发布模式本系统提供两种发布模式：1） 普通模式只有栏目的管理员可以发布信息，没有审批过程。2） 审批模式人人都可以对栏目投稿，所有稿件需要经过审批才能发布。系统默认为普通模式，根据单位具体情况可以在出现图3-28中选择审批模式。不同的发布模式对管理员的设置是不同的。所有选择完成后，按“确定”，即可。、创建发布主栏目第一次建新栏目，在图3-27中，点击“新建频道”，出现图3-29对话框。图3-29在栏目名中输入要建的新栏目名称，按“确定”，在图3-27中左边首页下将显示该新栏目。重复上述操作，即可在首页上建立各个主栏目。例：图3-30已建主栏目的页面。注意：所有栏目的中文名称字数最好小于等于6个汉字，不要超过8个汉字，否则显示不好看。图3-30、创建子栏目在主栏目下可以创建子栏目，创建方式：要在某栏目下建子栏目，首先点击该栏目（例学习园地），出现图3-31。图3-31点击“新建栏目”，出现图3-32对话框。图3-32在栏目名中输入要建的新栏目名称，按“确定”即可（见图3-33），其它操作和要求类同创建主栏目，子栏目最多可以建5层。图3-33、设置发布栏目管理员在设置发布栏目管理员前必须先设置部门、人员信息和发布模式。设置步骤：a、设置管理员要对某栏目设置管理员，首先点击该栏目（例通知通告），出现图3-31，点击“设置管理员”，出现图3-34对话框。图3-34点击“添加”，出现图3-35对话框，选择该栏目管理员，按“提交”即可在图3-36用户名下设置该栏目的管理员（普通模式见图3-36，审批模式见图3-37），该管理员对该栏目就有了发布权限。图3-35普通模式管理员界面：图3-36审批模式管理员界面：图3-37对同一栏目可以设置多个管理员。同理，重复上述操作，可以对不同的栏目设置管理员。b、审批模式管理员权限设置对普通模式，只要设置管理员就可以了，由该管理员发布信息；对审批模式，对管理员还要设置权限，在图37中点击“发布”，出现图3-38。图3-38根据管理员的权限选择，选择后按“确定”，出现图3-39。图3-39按“关闭”，即可。在图3-39中点击“删除”，可以删除该管理员。 、主栏目排序本系统提供对主栏目重新排序的功能，操作方式：点击图3-30中“频道排序”，出现图3-40频道排序对话框，在顺序框中输入序号，按“更新”即可重新排序。图3-40、调查表设置若要对调查表进行改动，请在图3-30中，调查表下。点击“管理”出现下列图3-41，在对应的条目中进行修改，按“保存设置”即可。图3-413）、数据备份与维护本系统提供数据库维护和备份工具，主要有：停止数据库：停止数据库运行，以便对数据库进行维护；备份数据库：选择备份路径，对数据库进行备份；恢复数据库：点击“恢复备份”选择备份路径，恢复数据库；优化数据库：此功能可以优化数据库清除碎片、压缩数据库修复数据库：当数据库崩溃或损坏可以用此功能修复数据库见图3-43界面。数据备份操作步骤如下：1运行easyweb数据库维护。出现图3-42。图3-422停止MySQL要对数据库备份，首先要停止MySQL数据库，点击图3-43中“停止MySQL”。数据库停止后出现图3-44图3-433备份数据库在图3-44中点击“开始备份”，出现图3-45。图3-44图3-45选择备份路径，按“确定”即可。数据库备份（或维护）完毕后，再点击“开始MySQL”启动数据库以正常工作。数据库的其他维护操作步骤类同数据库备份。4、档案管理员使用档案管理员初次登录，用户名为“archive”，口令为“archive”；点击“登录”，出现接受公文界面，档案管理员进入后可以修改密码（见上述个人设置）。以后按新密码登录。点击登录后，在图左边的一栏中点击“文档管理”，出现图6-1图3-46系统管理员首次登录后，要进行下面几步设置：1）、文档库设置 点击“案卷管理”，出现图3-47，图3-47选择图3-47 中“添加分类”，出现图3-48添加分类对话框。图3-48根据单位的文档分类的情况，在图3-48中输入数据库分类，例：人事、财务等等，按“添加”，即可在图3-48中档案分类中添加，见图3-49。图3-492）、设置查询权限在设置查询权限前必须先设置部门和人员信息，在图3-46中，点击“权限设置”，出现人员表；（见图3-50）， 图3-50 选择部门和人员，点击图3-50中“设定权限”，出现图3-51，选择所能查询的库和文档密级，按“确定”，即可（见图3-52）。图3-51图3-52 备注：如果没有赋予查询权限，就不能查询文档库。3）、文档入库所有审批的公文流程结束后，都自动假如待归档状态，还需要文挡管理正式入库；提供检索。点击图3-46中“待归文件”，出现图3-53；图3-53 选择归档归档文件，点击图3-53中“归档”，出现图3-54，文件归档对话框；图3-54选择分类、密级；输入文档编号、和关键词（检索用），按“确定”，即可。注意：文件是附件形式的，必须要填关键词，否则可能检索不到。4）、文档维护点击“案卷管理”，出现图3-47；维护工作有：、删除分类 选择某个要删除的分类，点击“删除分类”，即可删除该类文档；、添加案卷点击“添加分类”，出现图3-55；图3-55输入文档内容或附加文档，即可添加文档；、编辑属性对入库的文档，选择文档，点击“编辑属性”，出现图3-54，重新进行编辑。、删除案卷选择文档，点击“删除案卷”，即可删除案卷。5）、查找案卷选择文档，点击“查找案卷”，出现图3-56图3-56输入相关条件，即可查询案卷。 四、用户使用手册 EasyOffice轻松办公系统主要包括公告（信息发布及共享）、公文处理及其它辅助系统。1、信息浏览 启动浏览器，输入http:/服务器IP/easyweb，出现发布页面，例图2-1。选择栏目，点击标题就可以浏览信息。注意：如果浏览word、Excel等文件，在win98下关闭文件如果出现报错，请在浏览信息前，打开word、Excel系统，并且使其最小化。既预先要启动word,Excel系统，则关闭文件不报错，只是windows系统的问题。2、信息发布 信息发布有两种模式，普通发布和审批发布；1）、审批发布、选择发布栏目登录后，在图左边的一栏中点击“信息发布”，出现图4-1。图4-1点击“信息管理”，图4-1右边出现图4-2发布信息页面。图4-2、投稿进入管理页面（图4-2）后，选择某个栏目，例点击“通知公告”，对普通用户将出现图4-3；图4-3对该栏目的管理员将在图4-2中的发布条右边还有相应的管理条目；例图4-4图4-4点击“发布信息”，出现图4-5。图4-5发布信息可以有几种方式：直接点击附件栏右边“浏览”，选择已经准备好的文章，点击“提交”，即可投稿；输入标题，输入内容，点击“提交”，即可投稿；输入标题，输入内容，带附件（点击“浏览”，选择已经准备好的文章），点击“提交”，即可投稿。备注：1、发布人栏，缺省为用户名，可以选择该用户的部门等角色。例：江山登录，他是人事处的，可以以人事处的身份投稿。2、发布的信息，缺省为不仅对该栏目发送，而且在首页显示；如果不要在首页显示，请在“在首页显示”选择框中取掉选择即可。3、对于只有附件发布的方式，请在图4-5中关键词输入框中，输入关键词，以便对该文档的查询。、审批 对于所有的投稿，需要经过审核和签发才能在网上发布，操作方式如下： 选择管理的栏目，出现图4-6界面，图4-6a、审核选择待审核文件，点击“编辑信息”，在界面中执行权限栏中选择审核（见图4-7）图4-7按“更新”即可；文件状态为待签发（见图4-8）。图4-8b、签发选择待签发文件，点击“编辑信息”，在界面中执行权限栏中选择签发（见图4-9）图4-9按“更新”即可；文件状态为签发（见图410），可以在网上浏览。图4-103、 公文邮件1）、来文处理、阅读公文用户登录后，显示收文界面见图2-3。图4-11选择某公文，将显示该公文内容；若公文带有附件，点击附件的文件名将出现图4-12对话框，提示默认“将该文件保存到磁盘”或选择“在文件的当前位置打开”阅读，按“确定” 即下载或直接阅读该公文。图4-12、打印和保存公文 若阅读公文后，希望保存公文在本地和打印，则与通常使用浏览器对公文保存和打印的操作方式处理；对于WORD文件，直接从显示WORD文件的操作菜单，选择保存或打印功能进行处理。、发表意见若阅读公文后，希望对该公文发表自己的意见，在图2-3接受公文界面中点击“发表意见”，出现图4-13发表意见的输入框；图4-13发表意见有两个选择项：其他人可阅读所发表的意见，所有可以阅读该公文的人员，都将可以阅读该意见；只可发送者阅读所发表的意见，仅限发送该公文者阅读该意见。输入所发表的意见，选择上述两项之一，点击“发表”，所发表的意见将在公文附带的“查看意见”中。该功能也可以用于公文审批。、查看意见 若阅读公文后，希望查看其它人员阅读该公文后发表的意见，在图2-3接受公文界面中点击“查看意见”，出现图4-14，其它人意见显示框。图4-14、收文回复若阅读公文后，希望对发文人进行回复，在图2-3接受公文界面中点击“回复”，出现图4-15发送公文框。图4-15 输入完信息，按“发送”即可，发送成功出现图4-16。与发文操作类同（不用选择收件人）。图4-16、收文转发 若阅读公文后，希望将该公文转发其它人，在图2-3接受公文界面中点击“转发”，出现图4-17收件人地址簿。选择收件人（详细说明见“选择收件人”节，按“提交”，即可转发，转发成功出现图4-16。图4-17 2）、发文用户登录后，在图2-3收文界面左边有图4-18。图4-18、选择公文模板要发送公文，选择“新建公文”，出现选择公文模板选择框（见图4-19）。图4-10选择相对应的文挡模板，按“提交”，将进入发文页面（见图4-20）。图4-20、编辑公文在图4-20中，在“主题”条中输入公文标题；在编辑器中输入和编辑公文内容。若公文未写完，可续写，按“保存”，未完公文进入草稿箱。下次在草稿箱中打开该公文再进行编辑。、添加附件 若公文中要带附件，点击图4-20中“附件”条的右侧图标，出现添加附件界面图4-21。按照说明（与通常邮件的附件处理相同）“粘贴”附件；按“完成”返回到发文界面图4-20。图4-21、选择收件人公文创建完后，选择收件人，点击图4-20中的“收件人”条的右侧图标，出现选择收件人选择框图4-17。给某部门某些人员发送公文，则在部门名称栏中，选择某部门，出现该部门的人员，选择人员，在图4-17右边收件人框将显示收件人；给几个部门某些人发送公文，则逐个选择部门，重复上述的操作，所有收件人都将显示在右边收件人框中；给某个部门发送公文，则在部门名称栏中，选择某部门，点击图4-17中间的“部门”条；收件人框中将显示该部门；给某几个部门发文，则逐个选择部门，重复上述的操作，所有收件部门都将显示在右边收件人框中；给某个用户组发送公文，则在用户组栏中，选择某用户组，点击图4-17中间的“用户组”条；收件人框中将显示该用户组；给某几个用户组发文，则逐个选择用户组，重复上述的操作，所有收件用户组都将显示在右边收件人框中；若收件人中包括：人员部门、用户组等，根据上述的操作方式，进行组合操作就可以。各种收件人都将显示在右边收件人框中；收件人选择后。按“提交”，返回图4-22。图4-22、发送公文公文创建完成，发送公文前，请在图4-22中，选择公文的“等级”和公文的“类别”，便于公文的后期处理。点击图4-22中“发送”，发送成功，将出现图4-23界面，点击“关闭”即可。图4-233）、发文跟踪本系统对已经发送的文件，可以查询收件人的阅读情况，以便进一步处理。用户登录后，显示收文界面左边有图4-18，要对已发文查询，选择“已发公文”，出现已发公文页面（见图4-24）。图4-24选择要查阅的文挡，点击“公文接受者”下名单，出现一显示框（见图4-16中）。点击“公文主题”下文件名则显示文件内容。图4-25在图4-25左上角可选择三种查阅条件：1 已阅读人员（显示什么人员、部门已经阅读公文，什么时间阅读）；当收件人打开该公文，则系统自动在已阅读人员中添加信息，随时掌握发文情况。2 未阅读人员（显示未阅读人员）； 及时掌握未阅读人名单，采取相应措施。3 他人意见（显示所有人对该文发表的意见）。4）、来文查找本系统对所有接受的公文，为了提高工作效率，提供三种方式：1 普通浏览查阅：用户登录后，出现收文界面（见图2-3）。在图2-3页面右边的选择文件查阅。2 按类查阅：在图4-18中选择“公文夹”，出现图4-26，可以按公文类别查阅。图4-263 检索查阅：在图4-18中选择“查找公文”出现图1-27。图4-27在图4-27的输入栏中输入相关的文字等，按“查找”，在图4-27查找公文下显示检索到的文件。4、 公文审批用户登录后，点击“公文审批”显示图4-28。图4-281）、公文审批 点击图4-28中待办公文，出现图4-29。图4-29、阅读公文点击公文标题，显示公文内容；、审批公文选择公文，点击图4-29左上角处理公文，出现图4-30；图4-30在意见框内输入审批意见，选择审核，按“确定”自动进入下一过程。或退稿（直接退回拟稿人）；、承办公文按上述审批公文方式处理后，在已办公文中选择公文，点击左上角“ ”，可以发送公文。 2）、新建公文点击图4-28中 “新建公文”，出现选择审批公文模板选择框（见图4-31）。图4-31选择相对应的流程模板，按“提交”，将进入发文页面（见图4-32）。图4-32操作步骤：1） 确定审批流程，按序选择审批人（本系统提供了最多6个审批人选择）；2） 选择审批人权限（审核，签发）；3） 在主题框中输入公文标题；4） 在编辑器中编写公文，5） 如果公文是其它格式文件，请在附件框右边点击 ，出现添加附件对话框，选择公文；6） 点击“发送” 即可。备注：如果选择的公文流程模板已经设置了流程，则上述1和2操作就不用了。本系统除了提供审批人的选择外，还提供了承办人，承办人仅仅是对审批完的公文进行承办。3）、公文跟踪所有的发文和处理过的文件，随时可以跟踪，知道，文件的状态。操作步骤如下：在“待办公文”、“已办公文”、“已发公文”中在“公文状态”下点击“待审核、待签发”等，出现审批流程结果图，见图4-33图4-335、查阅下属公文处理本系统提供上级可以查看本部门及下级部门和人员对公文处理的情况（该权限在人事信息中选择）；、查阅下属接受公文在接受公文界面中选择“查阅其他人员公文”，出现图4-34。图4-34选择部门或人员。即可了解该部门和人员对收文处理的情况。、查阅下属发送公文在已发公文界面中选择“查阅其他人员公文”，出现图4-34。选择部门或人员。即可了解该部门和人员对已发公文处理的情况。、查阅下属待办公文在公文审批中待办公文界面的上方选择“查阅其他人员公文”，出现图4-34。选择部门或人员。即可了解该部门和人员对待办公文处理的情况。、查阅下属已办公文在公文审批中已办公文界面的上方选择“查阅其他人员公文”，出现图4-34。选择部门或人员。即可了解该部门和人员对已办公文处理的情况。、查阅下属已发公文在公文审批中已发公文界面的上方选择“查阅其他人员公文”，出现图4-34。选择部门或人员。即可了解该部门和人员对已发公文处理的情况。6、文件归档 本系统，文档有公告信息文档，公文邮件文档和公文审批文档，归档方式是不同的：1） 公告信息文档 发布后，文档自动归档，可直接查询；2） 公文审批文档公文流程结束后，系统自动归档，但不能直接检索，需要文档管理员处理；入库才能提供检索；3） 公文邮件文档需要由文档的发文人，手工归档；不能直接检索，需要文档管理员处理；入库才能提供检索。在已发公文中见图4-35，选择要归档的文件，点击“公文归档”，出现图4-36对话框，按“确定”，即可归档，已归档文件前有红勾（见图4-35）。图4-35图4-367、文档检索本系统，提供两种文档检索，公告信息检索和公文检索，前者人人地可以检索，后者是有权限的检索。1）、公告信息检索进入轻松办公系统主页面，在右上方有一检索输入框（见图4-37），图4-37输入检索字，即可检索相关公告文档。2）、公文检索在登录后的界面的左边一栏，点击“文档查阅”出现图4-38。图4-38 点击“查阅案卷”，出现图4-39。图4-39 选择不同的文档库（分类），在图4-39的右边将显示不同分类的文档标题，在案卷标题下点击文档名，可以阅读文件。如果文件多，不易找。则可点击图4-39中的“查找案卷”，出现图4-40，图4-40 在图4-40中各输入框中，输入相关的字词，就可检索文档了。8、个人事务本系统，为了提高办公效率，为个人提供了个人事务处理功能，主要有文档有：工作日志、工作计划、日程安排。在登录后的界面的左边一栏，点击“个人事务”出现图4-41。图4-411）、工作日志 选择图4-41中工作日志，出现图4-42图4-42显示以前记录的工作日志，可以查看某天日志；点击图4-42中“添加工作日志”，出现图4-43，可以添加日志； 添写完后按“保存”即可。图4-43 如果对某日志要修改还补充，则可点击图4-42中“编辑工作日志”重新编辑工作日志。2）、工作计划选择图4-41中工作计划，出现图4-44图4-44显示以前记录的工作计划，可以查看某个工作计划；点击图4-42中“添加工作计划”，出现图4-45，可以添加工作计划；