创造良好的控制环境实行中小企业内部控制.doc

创造良好的控制环境实行中小企业内部控制钟育杉 指导教师：史煜娟内容摘要：创造良好的控制环境实行中小企业内部控制，是当前我国中小企业面临的一个重要问题。研究中小企业内部控制问题，对于我国中小企业建立有效的内部控制制度，保护企业财产安全，提高经济效益，对企业的生存和长远发展都具有重要的现实意义。本文就我国中小企业的内部控制环境问题展开分析研究，提出如何创造良好的控制环境，实行中小企业内部控制。关键词： 内部控制经营风险内部控制环境风险控制企业内部控制制度是指企业为了保证业务活动的有效进行，保护企业资产的安全和完整，防止、发现以及纠正错误和舞弊，保证会计资料的真实、合法和完整而制定和实施的政策与程序。内部控制的根本目的在于加强企业管理、合理分权；保证会计资料的真实合法、保护企业财产的安全完整。然而，从当前的实际情况看，许多中小企业内部控制制度相当不完善，存在了非常突出的问题，从而导致企业效率低下，影响了中小企业的经济效益，甚至影响了企业资产的安全性，严重阻碍了中小企业的发展。 一、我国中小企业发展的背景在加入WTO之前，我国一直被排斥在多边贸易体制之外，主要是依靠双边的磋商和协议来协调对外的经贸关系，这一不利条件严重地影响着我国企业开拓国际市场。先期走出国门的中小企业集群尽管具有很强的比较优势，但由于时常遭受国外贸易政策上的歧视性待遇，无法进行公平贸易交往，因此处于十分被动的地位。即使在国内，由于地方政府在一定程度上对当地市场进行保护，分别出台种种歧视性政策，导致中小企业集群在跨地区开拓市场时也可能困难重重，额外增加了交易成本，削弱了竞争力。自从加入WTO以后，这种局面大有改善。经过前过渡期国内外政府对贸易政策的调整，我国中小企业集群所处的市场环境越来越开放，这将更加有利于中小企业集群发挥自身优势，进一步做大做强。随着着加入WTO后，更多的外商投资于中国，以及企业间管理与技术人才流动的更加频繁，我国中小企业集群可以拥有更多的机会来学习国外先进的管理经验和管理技能，提高自身的管理水平，实现管理升级；第一，西方先进的管理理念将促进集群内中小企业转变管理思想，重视管理技术和管理体系建设，推行制度化和规范化管理；第二，可以借鉴国外人力资源管理经验，建立有效激励与约束机制，吸引高级管理和技术人才，提高企业经营者及企业员工的素质；第三，可以借鉴国外品牌管理经验，打造集群品牌，提高品牌竞争力；第四，可以借鉴国外营销管理经验，提高开拓国内外市场的能力。第五，国内市场的进一步开放必将加快我国互联网信息技术和电子商务技术的发展，这将有利于中小企业集群提升信息化管理水平，全面提高管理效率。总之在国际贸易环境和国内市场环境的改善，我国经融环境的成熟的时代背景下，我国中小企，已逐步在形成我国经济命脉的重要支柱，在此意义上，中小企业集群正是市场开放的受益者，更加开放的市场意味着更多的机会和更高的收益。 二、我国中小企业内部控制环境面临的问题 我们知道企业内部控制涵盖诸多方面，从货币资金、实物资产。对外投资，工程项目，采购与付款、筹资、销售与收款、成本与费用、担保控制等环环紧扣，不只是一项简单的规章制度而是一个管理的系统工程。内部控制工程的构建首要是明白内部控制的环境，任何制度的实践都是以一个环境为前提的，没有好环境的内部控制形同虚设，没有实际的意义，无法发挥其的作用，内部控制环境就是企业内部控制构架和组成要素的总称，只有具有完善的内部控制体系才可以去实现内部控制。在现代市场竞争体制下，我国的小企业虽然在管理上有灵活方便、调整迅速等优势，但大多数小企业对如何科学合理控制经营活动的认识还是较模糊的，部分小企业甚至完全凭自己生活中的常识来管理企业内部的经营活动，因此，表面上看来能够正常经营的企业，实际上内部管理混乱，内部控制失效。我国中小企业内部控制环境主要存在以下几方面的问题： 1、内部控制观念的落后 我国中小企业缺乏对内部控制的目标和作用的认识，有些中小企业甚至采用的是家族式管理，内部控制更是无从谈起。大多数人认为企业内部控制就是相互牵制、相互制约、防止差错舞弊保证企业的资产安全，没有摆脱传统的观念。然而随着经济的发展，现代的企业在组织结构上、经营环境上变的更加复杂、竞争更加激烈，所有权和经营权分离、股权的产生使企业内部出现不同的利益相关者和多级代理关系，内部控制已不是简单的查错防弊和提供可靠的会计信息，它的建立更重要的是权利的制衡，是企业自我约束和建立评价体系的重要手段，它着眼于企业的长远发展，协调企业内部的各种权利关系，降低经营成本，实现企业价值最大化，然而我国大多数中小企业还没有形成这种管理的升级。 2、内部控制制度不健全目前，多数中小企业的内部控制制度不够全面，没有覆盖企业中所有部门和人员，没有渗透到企业各个业务领域和业务操作系统。不是没有合理的内部控制手册，就是没有严格执行内部控制手册；没有合理的内部控制组织机构；没有严格的原则性指导；缺乏先进的信息系统；尤其在财务部门，小企业会计工作秩序混乱，核算不实而造成的会计信息失真现象极为严重。如不少企业常规票据、印章分管制度，会计人员分工中的“内部牵制原则”均未建立，甚至一些小企业连正规的财会部门也没有建立，会计、出纳及财务审核一切工作均由一个人包办。原始凭证的取得和填制本身就不合法，以此为依据编制的记账凭证、登记账簿、编制的财务报表及进行的一系列财务分析等也就毫无意义。一些企业为了达到一些不可告人的目的，人为捏造会计数据、设置“小金库”、乱摊成本，隐瞒收入，虚报利润、恶意偷逃税款，为国家的宏观控制制造了相当的麻烦。究其原因，主要为以下三个方面：（1）与领导有关，领导本身就缺乏法制观念；（2）与组织结构有关；（3）与制度体系有关。从而使部门之间缺乏有效的协调和牵制，往往会造成管理脱节，产生漏洞。 3、企业的所有者、管理层、员工的素质普遍低，价值观和诚信存在问题控制行为主题的素质较低，没有内部控制意识，缺乏相应的法律和专业知识，各自在在不同的位置只注重自身利益的选择和权力的膨胀而忽视合理的分配利益影响到人力资源作用的最大化发挥。企业的所有者、管理层以及员工之间的自身利益本身就存在矛盾，如果不能及时的可预见的处理好就会导致企业的效率低；内部人员的诚信缺失；资源的不能合理配置甚至浪费从而损害企业的利益。我们都知道，就我国现状特别是中小企业而言，由于内部控制行为主题的素质低下以及不能合理处理内部人员的矛盾而主要存在两方面问题：所有者不是给予管理层的权利过大就是忽视员工的福利，在利益分配方面往往顾此失彼，不注重公平而导致员工的不信任，以及员工自身文化素质低下缺乏诚信，很多员工在出色快速的完成工作后和只是应付而完成工作后得到的回报基本上是一样的，这就会促使好多员工缺乏责任感，往往有这样的本能不懂的不做,不考核的不做,不奖励的不做；管理层的权利过大缺乏限制和法律意识往往利用权利谋取私利损害公司利益。 4、缺乏有效的监督机制为了加强财务领域及其他领域的监督，我国已形成了包括政府监督和社会监督在内的企业外部监督体系，这些体系对大型企业的监管非常到位，当然这也和大企业法制观念较强不无关系。但由于监管体系中的工作人员对中小企业的重视程度普遍不高，加上有些监管工作人员本身素质不高，收受贿赂，暗中也为中小企业接受监管不到位起到了一定作用。所以，这些外部监管体系对中小企业监督效果不尽如人意。有的中小企业虽然建立了内部审计机构，却不能充分发挥其职能，种种监管形同虚设。一些企业的业务经办人员、财会人员甚至管理人员利用监督不力的漏洞，大肆侵吞公款，利用虚假发票非法占有企业资金。造成企业成本、费用的虚增，让企业背上了一些不必要的负担。 5、没有专门的风险控制系统我国外资中小企业的投资决策、经营决定、销售策略、财务决策等都带有很强的主观臆断和盲目性，没有建立起规范的风险分析和风险控制机制。这给企业经营和发展带来很大的风险，我们经常可以看到在我国各个行业，特别是生物医药、地产、电子科技等高风险高收益的行业不断涌现出很多出色的中小企业名噪一时，然而经过几年之后又销声匿迹，不是破产就是被收购，其中很重要的一个原因就是这些企业都是缺乏风险控制意识和风险控制机制。企业应该对内分析自身的优势与劣势，长处与短处，对外分析外界的机会和威胁，考虑自己的生存机遇。在企业日常的内部控制过程中也应该时时这样做，才能将内部控制目标达不成的风险降至最低。特别要注意的是，当企业内外部环境发生变化时，风险最容易发生，因此企业应加强对环境改变时的事务管理。这些问题的存在使得我国中小企业内部控制风险加重，外部所有者或债权人对中小企业的财务数据和资料的准确性、可靠性存有很大疑虑。这无疑给中小企业的内部效率和对外筹资、融资、扩大市场占有率带来了困难。因此，促进对我国小企业对内部控制重要性的认识，推动小企业内部控制体系的构建和实践就显得十分紧迫。三、就我国中小企业内部控制环境所面临问题提出的对策我国中小企业数目众多，规模大小不一，业务性质特点各不相同，在企业内部建立一套科学、完整并行之有效的内部控制制度是必不可少的。中小企业可以根据实际情况，在遵守国家法律、法规的基础上，结合自身的特点，形成纵横联系的分工、协调、制约和监督机制，促进企业管理的科学化、规章化、制度化；减少违法、违纪现象，防止贪污、舞弊行为的发生，使企业走上健康、持续、高速的发展道路。具体方面可以从以下几个环节重点建设： 1、理念优于制度，企业要树立先进的内部控制理念，打破传统的封闭管理模式树立先进的内部控制观念，认真理解好现在中小企业内部控制的目标和作用已不再是传统的作用和目标。要适应现代经济和信息技术发展的要求，建立权利制衡机制，实现自我约束和评价体系。首先，着眼于企业的实际控制者，从最高层入手，提高企业治理层的管理水平，转变管理思想，使他们认识到建立内部控制制度的重要性和必要性，使他们明白，正是这种让他们总觉得自己被牵制、被监督的制度体系，才使得企业资产多了一分安全、企业经营决策多了一分谨慎，从而使企业的经营少了一分风险，企业目标的实现多了一分保障。这一观念上的扭转将会使内部控制的最大阻力转化为推动内部控制发展的助力，是优化内部控制环境的关键。其次，要借助企业实际控制者的力量，从经营管理层面入手，调整企业内部机构的设置与权责分配，在保证信息通畅流动的前提下，实现部门之间的相互制衡。特别是财务方面，要实行职务不相容原则，做好预算控制和实物控制，企业的经济业务一般情况下必须由工作人员编制预算，并报经领导批准后方可执行，企业编制的预算必须体现其经营管理目标，并明确责权，在执行后，需将执行结果与原预算相核对，严重偏离预算的应查明原因并追究当事人责任；严格控制对实物资产的接触，只有经过授权的人才能接近现金、存货等，以减少资产的损失，定期进行财产清查，做到账实相符，发现问题及时处理。 再次，要利用网络技术运用相关软件保证信息的及时传递、交流和沟通，及时发现问题，减少风险。最后，要通过学习、培训、总结等方式，使企业的基层员工树立正确的道德价值观、法制观，逐步形成良好的企业控制文化和对内部控制制度的认知、认同，不断实现员工的自我提升，更好的回报企业，从而最终在企业内部建立全员控制的理念和企业文化。 2、坚持依人为本，提高内部控制行为主题素质，科学协调企业内部人员的利益人是管理创新的根本和灵魂，企业制定经营目标、设置核算机制以及企业中具体业务的运作，都必须依靠具体的工作人员来完成。如果一个企业中员工素质较高，那么即使内部控制管理制度制定的不是十分完善，员工也会去主动适应和调整，从而减少不必要的损失；反之，如果一个企业中员工素质不高，总是想法设法钻管理上的漏洞，那么再完备的法规也不好防范这些员工。所以要树立以人为本的观念，全面提高工作人员的素质。营造良好的企业文化和价值观，对员工进行道德和企业文化以及专业素质的培训，增强风险意识的同时企业也应该重视员工的发展和利益，完善福利制度和评价考核体系，协调好领导者、高管以及员工的利益，使员工意识到在工作中哪些行为是对的，哪些行为是错的，以企业的利益作为评判行为好坏的依据，变被动为主动，自觉遵守企业的规章制度，减少差错和失误，以企业的沉浮兴衰为己任，人人参与企业管理和控制，建立有效的激励机制，增强企业凝聚力，保障内部控制的建立和实施。 3、完善内部监督机制 我国中小企业在管理中存在的重要问题之一是不能对规章制度进行不折不扣地执行，情大于理和法，因此有必要建立相关的检查和评价体系，在企业运行过程中，采用不定时的随机抽查的方式和成立内部审计组织的方式对内部控制的执行情况进行检查和评价，同时对执行好的部门和人员进行奖励，对没严格执行的部门进行惩罚，以此监督内部控制的执行情况。而在内部监督机制方面，受中小企业经营规模所限，我们很难也没有必要去要求它们成立独立的内部审计部门，就要视情况而定，对于没有能力专门设置审计部门的企业，有效的监督通常可以通过财务部门或独立的财务人员的指定工作来进行，因为监督企业经营的合法性、合规性本来就是财会部门的基本职责之一。这类工作可以是日常的监督，比如对预算完成情况的总结和汇报，对财务报销业务和单据的检查以及对企业实物资产的定期盘点等；也可以是专项的监督，比如对某重大投资决策的可行性分析及盈利预测，或者对企业收发货制度的执行情况进行穿行测试等。内部监督成功的关键是必须明确这类监督的动作由谁执行、向谁汇报，强调的是职责权限分工的明确性和监督有效性。对于有能力和有必要成立审计部门的企业。要有专业的审计人员对会计记录、会计报表进行检查、监督，检查会计资料的真实性和合法性，了解企业的财务状况、经营状况和经营结果，对企业的生产经营活动进行监督,监督企业的经济活动是否符合国家的财经法规。内部审计制度在企业的发展过程中发挥着重要作用,特别在履行审计职能,监督经济活动，加强经济管理,提高经济效益等方面，内部审计是企业内部控制体系中不可缺少的环节。因此,企业应该加强会计人员审计知识的上岗培训，加强会计内部控制和会计监督力度，保证内部审计质量，保护企业资产不受损失。4、树立风险意识，建立风险防范机制企业的风险防范和管理的内控体系应该由三部分构成，即风险测评系统、风险控制系统和风险监管系统。在风险测评方面，应对企业的日常经营管理中，每一项业务或每一个工作流程中可能产生风险的可能性的预测。其次，对企业整体风险测评时，最终可通过资产的测评体现出来，因此，对企业整体风险的测评，主要是对资产风险进行测评。资产风险测评的主要指标有：安全性指标、流动性指标、赢利性指标，包括资产收益率、资本收益率等。通过对以上指标的分析，确定企业风险的发生概率，进而采取相应的防范应对措施。企业的风险控制系统，则可分为经营、决策以及财务控制系统，在经营风险控制系统方面，企业可以内部形成以专家评审委员会为核心的业务管理体制。其主要职责是：负责制定企业经营业务的操作流程，负责项目立项、策划、创新业务的咨询和评审，负责拟上报项目材料的评审。规范运作、严格自律、提高经营水平。而在决策风险控制系统。实行与个人责任密切联系的集体决策制度，防止个人独断专行，建立高级管理人员岗位定期轮换和重点岗位定期轮换的制度，保持决策体系的新鲜和活力。而财务风险控制体系，则可实行统一的财务制度体系，统一核算准则和核算口径，防止“账外账”的存在，实行严格的权责发生制度，对会计账务处理，要实行明确的授权、收支审批制度，实行账务核对的安全控制。本文对于创造良好的控制环境，实行中小企业内部控制，提出的方法有许多是可以相互融合的，风险防范体系和内部监督审计体系可以由具有专业财务和审计技能的内部人员来建立专门的组织机构或是风险防范部门和内部监督部门相互替代，在坚持内部风险防范体系和内部监督体系的同时，定期委托专门的审计机对企业进行审计；企业的评价体系和奖惩制度可以设立同一部门，也可以不设立专门的部门，由相关的管理人员组成一种定期的工作指标或是由企业的监督部门来建立和实行。企业可以根据具体实际，综合企业的成本和效率来做出选择。综合以上的问题和对策，我国中小企业的内部控制环境急需改善，只有创造出良好的内部控制环境和加强内部控制才能使中小企业长久健康的发展和壮大，以促进市场经济的蓬勃发展。总之，有了良好的内部控制环境，企业才能进行各项内部控制，各项工作才能有序进行，中小企业才能长久持续地发展，在做大做强的道路上越走越宽广，真正成为我国经济发展的健康命脉。参考文献：1美Treadawy委员会制定,主译:方红星.内部控制M.2008.6.(01).2李敏.企业内部控制规范M.2011.(06).3蒋颜冰.浅议企业内部控制中的控制环境D.2009.12.(12).4聂志娟.内部审计与企业内部控制环境建设D.2011.09.(28).5作王莉.浅谈中小企业内部控制的现状、问题及对策D.2011.09.(01). 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