办事处管理体系流程.doc

山 东 峰 宇 面 业 有 限 公 司营销中心驻外办事处管理体系流程目 录一、组织结构1二、工作流程11、销售目标计划管理流程12、办事处发货流程图2三、岗位设计及人员编制2四、岗位描述：21、办事处经理岗位描述：22、统计员岗位描述33、库管员岗位描述34、司机岗位职责45、基础业务岗位描述4五、工作操作规范4六、管理文件51、办事处考勤制度52、办事处保密制度63、办事处人事管理制度74、办事处例会制度7十、办事处权限89一、组织结构销售管理部经理基础业务库管员统计员办事处经理司机如另增加业务人员及促销人员须向总部申请，批准后方可执行。具体安排可如下表：（目前暂时先独立运作德州办事处）办事处负责区域备注德州办事处德州市各大商超及负责拓展德州市经销商二、工作流程1、销售目标计划管理流程月计划确认下达计划修改公司计划目标任务上月销售完成情况市场预测制定本月销售计划办事处专题计划制定各区域销售计划月度促销计划月度市场开发计划各区域工作计划各区域促销计划各区域销售目标分解月度订货计划区域订货计划公司批准提货资格与付款（信用）审核留仓库联订货申请请请请请提单报废备货/出仓货物清点送出现金、应收款对账开四联单收款或记账后签字底联留存、登记客户/收货部签收付客户联登记销售收入、应收款账留回单联登记否是 2、办事处发货流程图三、岗位设计及人员编制办事处人员编制表岗位编制人数备注办事处经理1人库管员1人前期可由基础业务兼任统计员1人基础业务1人按各办事处实际情况而定司机1人注：以上部分人员可兼任。四、岗位描述：1、办事处经理岗位描述：1) 传达、分解、落实销售部下达的公司政策与任务。2) 对本办事处的各项工作的成果和经营业绩承担全部责任。3) 主持每月销售目标的制定，报批销售部后分解落实，并督导实施；签发每批次的订单与退换货申请，主持拟订下月、下周分品种要货计划（意向）。4) 监督基础业务填写公司要求的相关报表以及办事处的周、月工作计划的制定与总结，并对其进行评审、指导。5) 保持本辖区市场网络建设的合理性与秩序性。合理布局分销商，关注渠道价格的稳定性，洞察预测通路危机，并及时应对；亲自对重要客户定期巡访与维护。6) 组织建立健全客户档案，分析市场需求，判断消费倾向，提出产品改善和产品开发建议。7) 策划本区域促销、公关活动，报批及组织实施和结果评估。8) 制定办事处的费用预算计划，负责费用的控制与现金收付的签发及监督。9) 组织办事处人员的上岗培训及定期培训，召集办事处人员例会，及时解决员工在业务、思想动态等方面出现的问题。10) 组织制定并定期调整库存的安全定额标准，上报总部销售部。11) 负责办事处员工的月度绩效考评工作。2、 统计员岗位描述1) 每日负责录入单据，实时调整办事处进、销、存记录。2) 负责应收帐的记录，每日工作结束时，对销售明细账与应收款账进行记录，与内务主管进行核对。3) 负责办事处费用支出的记账工作，于办事处周会前与内务主管进行核对。4) 负责向销售计划部报送如下报表：A月度销售统计表、B月、周订货规划表、C日常要货订单、D安全库存定额。5) 协助办事处经理编制销售目标计划、订货计划，负责各项考核数据的统计，为工作总结与信息反馈提供数据。6) 负责管理与维护电脑、打印等设备。3、 库管员岗位描述1) 负责办事处货品的日常进、出和仓库管理工作，凭办事处经理签字的发货单据备货。2) 做好仓库帐目管理，及时掌握动态数据，监控安全库存量，及时、准确地提供各种货品库存的数据，协助制定订货计划和库存计划。3) 做好仓库的日常管理，杜绝仓储损耗和任何严重事故，对储存货物的安全、完好负责。4) 建立库存管理账本，每日对账，每周自我盘库，每月月底全面盘库。对库存差异进行分析，查明原因。根据流量情况及时向办事处经理提出储存结构调整的建议。5) 兼任办事处出纳工作。6) 协助完成办事处经理交付的其他工作事项。7) 主要负责市内主要客户货品的日常配送工作，并负责组织向外地各区域市场按时发送。8) 协助统计员进行货款结算工作，及时结算交回公司货款。9) 协助市内业务代表巡访和维护客户，及时反馈市场信息。10) 及时了解公司到货情况，组织车辆运送至营销办事处仓库，并入库。11) 负责日常客户退回、更换的工作，做好处理记录，及时反映产品质量问题。12) 办事处经理交办的其他工作。4、司机岗位职责1) 负责货物的运输，包括提货、送货等业务。2) 协助仓管员理货与出、入库工作。3) 车辆的日常维护及保养，妥善保管随车工具、车上设备，定期填写车辆保养卡，加强安全工作意识，避免一切事故的发生。4) 遵守车辆管理规定，不得私自出车，服从办事处经理的统一调动。5) 办事处经理交办的其他工作。5、基础业务岗位描述1) 协助办事处经理制定销售目标计划和目标分解计划，完成办事处经理下达的销售综合目标，提出促销建议。2) 负责本辖区内市场秩序的维护，重点监控价格体系、窜货现象等，协助调解渠道冲突。3) 建立客户档案，按计划巡访客户，进行市场调查，及时反馈市场信息，协助办事处经理进行客户评估。4) 填写日工作计划与总结、每周工作计划与总结、每月巡访工作计划，完成每周的工作报告，上报办事处经理。5) 对辖区内各级经销商进行宣传公司政策，并对经销商的经营活动进行指导（库存、订货、展示、拓展各类商超洽谈等），帮助经销商对经营目标进行分解，提出完成目标的建议,主动向经销商做新产品的卖点介绍、产品宣传工作，保证新产品得以顺利推广。6) 协助经销商做好市场维护工作，解决质量问题引起的纠纷并向办事处经理汇报。7) 执行公司的促销计划；规范终端卖场的布置和产品的展示，协助经销商做好展示样品定期更换保证产品展示位置明显、突出，保持产品陈列及产品整洁。8) 力争做到卖场内有专人负责峰宇面业产品的销售，定期对营业员进行产品知识、产品卖点、销售技巧的指导。9) 积极进行市场开拓，积极发展有潜质的客户；注意开发并维护有实力经销商及大型终端卖场。五、 工作操作规范1、 办事处全体员工须严格遵守公司的各项规章制度，以制度为本，不可肆意散漫，自行其事。对违反各项制度者必给予相应的处分。给公司造成重大经济损失或严损企业形象者，当即除名，并承担相应的经济损失。2、 办事处全体员工须服以直接上级领导的安排，可就其指令提出合理建议，不可肆意顶撞违抗。上级员工要主动做好沟通工作，营造良好的沟通氛围，不可粗鲁武断。各级员工必须明确各自的权责范围，可对职责外的事务提出合理建议，不可肆意干涉。3、 办事处全体员工须以严谨、谦虚、认真的态度对待工作，按时完成上级安排的各项工作，同时发挥团结协作的团队精神，一切从公司的整体利益出发，不可在工作中谋取私利，一经发现，严肃处理。4、 全体员工须树立以客户为中心，以企业形象至上的思想，做到仪容整洁端庄，待人接物文明礼貌，严守公司秘密。对待客户耐心认真，尊重团结同事和领导。上班时间禁止大声喧哗、谈论私事和打私人电话。5、 办事处员工在工作和使用办公用品中，须本着节约的原则，不可肆意浪费。员工对所需的办公用品，须向财务提出申请。6、 办事处的全体员工须在周日下午和月底向办事处经理提交下周计划和下月计划，在总结会议中上交本周和本月的周总结和月总结。计划与总结工作作为绩效考核的一项依据，与个人奖惩相联系。7、 员工出差时，须提交出差费用申请，报请办事处经理批准后，方可从财务处提取相应款项。出差完毕，须在当月月底前向财务上交剩余款项及相应报销凭据，不可滞留公款。8、 员工在出差中，须及时向办事处经理汇报出差进度及所遇到的各项问题。对于超出个人职责权限以及疑难的问题，须报请办事处经理批示后方可行事, 不可自作主张。9、 办事处员工应及时向上级领导上报反映各种市场问题和情况，并鼓励提出个人见解，参与讨论解决方案。六、 管理文件1、 办事处考勤制度1) 工作时间：上午_点_分上班，中午_点至_点休息，_点_分下班。2) 出差：因工作需要出差，由办事处经理批准后到会计处领取出差申请单，办理预领等手续，返回后及时核销，凭报销凭证确认出差之间的考勤。3) 事假：员工因私请假，以书面报告申请，一天内由办事处经理批准，两天（含两天）以上应上报总部营销总监审批，由营销中心报总部人力资源办公室备案。4) 病假：员工因病休息医院开据诊断证明（病假条），否则按事假处理。5) 旷工：员工不请假不上班者为旷工。旷工三天（含三天）以上者，按自动离职处理；三天以内（含三天）者，视情节处罚，并停发一切补贴。6) 迟到、早退：员工如有迟到早退现象发生，一次扣10元工资。外出业务人员需上午上班时间签到，下午业务总结会前回公司报道，如有要紧工作延迟返回的时间，须及时通知办事处经理，未及时通知者视同早退。7) 考勤记录：考勤记录由办事处经理负责，根据实际情况严格登记，作为员工考核的依据。2、 办事处保密制度1) 原则上所有员工须定期与公司签署保密协议，遵守协议内容。2) 必须遵守国家有关的保密法规和安全制度。3) 不得向他人泄露公司的技术秘密与商业数据。4) 不得向他人泄露公司的营销策略、市场策划方案及秘密。5) 不得向他人泄露公司的客户秘密及客户档案。6) 违反以上规定者，将处以重罚；情节严重的予以除名，并追究其给公司造成的经济损失，情节严重者公司有权追究法律责任。3、 办事处人事管理制度1) 基本原则按需设岗，按岗定员，按岗定薪，实行工资与奖金激励制。2) 招聘程序a) 申请办事处如因业务需要增加人员时，提前一周填写增员申请表报总部营销中心审批后，由总部人力资源办公室安排人员招聘工作。b) 招聘如总部营销中心通知办事处在当地进行招聘，进行招聘工作时应优先考虑从事过此类工作的人员。人员招聘条件： 诚实、责任心强 ； 有良好的敬业精神及吃苦耐劳的精神； 身体健康； 有良好的沟通、洞察及应变能力； 有担保人提供担保。担保人条件为：应聘人直系亲属,有固定住所,有固定职业及收入，能对应聘人的行为后果承担责任。人员面试合格后填写聘用人员登记表和担保书，办事处经理签字后，报营销中心营销总监核定后上岗。c) 试用期情况 面试合格者，按规定的岗位试用。 试用期为1-3个月，试用期工资按该岗位初级工资标准。试用合格后填写试用期考核表，经总部人力资源部核定合格后转为正式员工。d) 培训新进员工上岗前，办事处经理应组织培训，内容包括： 公司发展史、企业文化简述。 办事处各项管理制度及工作程序。 销售政策 产品知识 销售技巧、人员沟通及礼仪培训e) 专题培训定期或不定期对员工就某个专题进行集中培训，提高办事处人员的整体素质、工作水平。3) 离职a) 辞职 员工辞职需提前半个月提出书面申请，辞职核准后，辞职员工应同办事处经理确定交接时间、交接人，进行工作交接，填写离职人员工作交接表。 工作交接结束后，凭离职人员工作交接表按照总部统一结算工资。b) 辞退/开除 员工辞退，办事处经理审核后营销中心营销总监批准后生效。辞职核准后，辞职员工应同办事处经理确定交接时间、交接人，进行工作交接，填写离职人员工作交接表。 工作交接结束后，凭离职人员工作交接表按照总部统一结算工资。c) 自动离职 自动离职是指本人申请辞职而未获批准，自动离开的行为；自动离职的员工，扣发全部未发薪资，作为对因其离职而造成损失的赔偿金。4、 办事处例会制度为使办事处的各项例会有计划地纳入制度管理，特制定办事处例会制度。1) 晨会a) 办事处员工每天早晨签到后，由员工轮流坐班主持晨会。b) 晨会的主要目的是简报各自当日的重要工作事项；提高员工的自信心，鼓舞斗志；锻炼员工的讲解口才，使员工每时每刻都保持良好的心情，专心致志的做好自己的业务工作。c) 会议进程为在会议主持人的主持下，首先交流工作内容；其次组织大家诵峰宇企业文化与理念，最后，由主持人自己命题（与自己工作相关），自己组织内容，自己讲解，但内容必须新鲜，感染力强，不能重复。d) 每次晨会时间控制在15分钟左右。2) 当日业务总结会a) 每日工作完毕后，由办事处全体业务人员对当日工作完成情况进行交流、总结。b) 由办事处经理汇报一天的业务工作情况，解决当日发生的问题，准备并计划第二天的工作，力争当日工作当日完成，日清日结。c) 总结会时间控制在20分钟。3) 周会a) 每周一下午利用2小时时间，由办事处经理主持，统计员对会议内容进行记录，记入专门的“每周工作会议纪要”。b) 基础业务填写周计划表，办事处经理主持总结一周的业务情况，检视目标完成，讨论需要解决的问题，并安排出下一周的工作要点。c) 预测下周销售情况，制定周销售计划和周订货计划。d) 业务工作讨论完毕后，办事处经理主持学习，由员工轮流交流自己的主题。4) 月