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金蝶K/3房地产OA系统用户手册金蝶K/3 V12.1房地产OA系统用户手册版权声明 本书著作权属于金蝶软件（中国）有限公司所有，在未经本公司许可的情况下，任何单位或个人不得以任何方式对本书的部分或全部内容擅自进行增删，改编，节录，翻译，翻印，改写。金蝶软件（中国）有限公司2010年4月目 录第一部分概述5第一章协同办公系统功能说明51.1协同办公系统功能结构51.2协同办公系统功能介绍5第二部分个人配置篇6第一章登陆系统操作61.1系统登陆61.2个人设置71.3我的首页111.4修改密码121.5消息设置121.6工作组设置141.7系统切换15第三部分协同办公系统16第一章个人办公161.1我的邮件161.2日程安排241.3工作日志261.4手机短信281.5通讯录291.6我的收藏夹311.7电子万年历311.8个人办公设置32第二章电子公告332.1公告一览332.2公告起草34第三章公文管理353.1公文起草353.2待办公文383.3已发公文403.4已办公文403.5送阅公文403.6草稿箱413.7归档查阅423.8归档管理423.9公文设置43第四章过程管理494.1任务安排494.2待办任务514.3已发任务524.4知会任务524.5按周/月查看524.6任务类型53第五章会议管理545.1会议室预定545.2会议计划545.3我的会议555.4会议室使用情况575.5会议类别585.6会议室维护58第六章行政办公596.1办公用品596.2图书管理626.3车辆管理656.4基础设置666.5文件办理69第七章知识中心717.1公司制度727.2法律法规737.3项目资料737.4行业动态747.5公司动态747.6电子刊物747.7推荐知识747.8知识发布74第八章企业社区768.1企业论坛768.2外部新闻798.3员工生活808.4社区设置8084第一部分 概述第一章 协同办公系统功能说明1.1 协同办公系统功能结构协同办公系统个人办公电子公告公文管理会议管理行政办公企业社区过程管理知识中心1.2 协同办公系统功能介绍个人办公：通过严格设置的用户名与权限，为集团内部的每位不同岗位以及职责的员工在网络上建立起一个完整的虚拟办公空间，为其提供个人邮件、日程安排、工作日志、通讯录等功能，使个人办公空间富于个性化，而且变得条理清晰。电子公告：发布企业各类企业公告、通知，并可以控制有效期，发布范围可以自由控制。公文管理：根据企业实际办公流程设计，对企业公文进行管理的办公子系统，覆盖公文的拟定、审核、归档的全过程。其中的流程可以自定义亦可以专项定制，整个系统严谨而又极富灵活性。过程管理：过程管理是一个功能强大的工作计划管理器。它即可实现自我安排，又可以实现交办安排；以天为单位安排未来一段时期的工作任务，即使事务繁杂也能处理得有条不紊；支持多人协同办理事务，智能协调，轻松方便。会议管理：会议管理充分利用网络省时省力的特性，避免了会议室被无效占用或安排不开局面的发生，达到了公司会议室的有效利用与管理。行政办公：处理企业日常行政办公事务的办公子系统，包括办公用品、图书管理、车辆管理、等。企业社区：用以建立起一个企业公共信息发布、共享以及互动的窗口。对企业文化的建立也有着深远的意义。功能模块包括在线论坛、外部新闻、员工生活等。知识中心：为企业提供信息与知识共享、发布的平台，将企业中的各种信息积聚在一起，达到知识的共享，实现知识的利用、创新，周而复始，使知识成为企业创造价值、不断发展的源泉。包括公司制度、法律法规、项目资料、行业动态等。第二部分 个人配置篇本部分描述了一些具体业务处理方法，操作人员可根据本部分说明，应用系统对业务过程中具体业务进行自由灵活的处理。第一章 登陆系统操作本章主要讲解登陆系统及登陆系统后的配置操作。1.1 系统登陆系统登陆界面，如下图：输入用户名、密码和验证码后，按确定后，便进入系统界面。用户第一次登陆系统时默认的密码为000000。1.2 个人设置用户首次登陆系统，其首页是没有任何配置的，如下图：按确定后，便进入首页设置界面，在此界面中可根据自己的工作需要、个人爱好来进行相应的配置，如下图我的菜单：点击我的菜单，便进入我的菜单设置界面，此处可根据自己的业务范围，把自己使用到的子模块添加上去，如该用户有OA系统的菜单权限，则可以把整个OA系统的具体子模块放置在我的菜单中，如下图：我的主页：点击我的主页按钮，可进行主页菜单配置，此作业主要是放置自己日常需求处理的业务，以给出相应的提醒，并及时进行处理。如下图：快捷方式：此功能按钮主要功能是使操作人员把自己经常处理的作业放在这里，只要用鼠标点击该作业就可以进入到相应的操作界面。例如用户经常要使用或查看的内容的发邮件、收件箱、收藏夹等，只要把相应的作业放在快捷方式里即可。如下图：外部菜单：点击外部菜单按钮，可进行外部菜单配置，外部菜单的选择范围同主页菜单，外部菜单设置后取代原来部外菜单区域的天气预报及日程安排。如下图：首页风格：操作用户可以根据自己的个人爱好，对系统界面颜色进行相应的设置，系统提供四种不同风格的界面颜色，分别为银色天使、青青河草、蓝色情调、秋意盎然。界面风格：操作用户可以根据个人习惯，对首页界面布局进行设置，系统提供了怀旧与经典两种布局。 设置完成后，点右上角的，我的菜单栏、快捷菜单栏、主页菜单栏等便设置成功，用户可根据自己的喜好、权限及业务需要进行相应的配置。1.3 我的首页当把个人设置相关内容都设置好后，按系统的右上角首页按钮，刚才设置的效果便展示在首页界面，如下图：在上图中点击标红色方框的地方，可进行界面的收缩。在我的主页中，领导可以很方便的查看自己所需处理的各项事务。包括未读邮件、待办文件、企业论坛等。未读邮件：显示当前用户还未读取的所有邮件，点击可直接进行阅读、回复、转发等操作。待办文件：显示当前用户需要审批的所有流程，点击可直接审批办理。电子公告：显示最新的企业公告，默认显示5条，点击可直接进行查看、收藏、回复等。企业社区：显示有最新回复的贴子，点击可直接进行查看并回复。会议通知：显示所有我需要参加的会议，点击可会议详情。1.4 修改密码为了保障系统安全，用户登陆系统后，建议把默认的密码更改为自己熟记密码，以防他人窃用自己的账号和密码进行恶意操作。点击个人设置页面右上角的按钮，便进入密码修改界面，如下图：按提交后，下次登陆系统便可使用自己新的密码。1.5 消息设置点击个人设置页面右上角的按钮，便进入消息提醒设置界面，如下图：系统提供了两种消息模式，提醒与不提醒，客户可以根据个人需要设置消息模式，如果设置消息模式为提醒，有新的任务到达时，用户会收到消息提醒，点击该消息可直接进行查看或办理，提醒时间可设置在5-240分钟之间；如果设置为不提醒，有新的任务到达时，用户则不会收到消息提醒。消息提醒窗口如下图：在上图的消息提醒窗口中，用户点击某一具体消息可以对其进行查看或办理；点击消息内容前面的单选按钮，提示“我知道了”，这时该条消息在消息窗口中删除；点击左下角的“删除全部消息”可以将删除全部提醒消息；点击“消息提醒Alert message”，则切换到另一种提醒窗口，如下图： 在该窗口中可以查看到该消息的详细信息，包括消息类别、主题、发送人、创建时间等。1.6 工作组设置工作组设置用来设置用户常用工作组及其成员，工作组设置成功后，用户在每次发送邮件选择收件人时，可以直接选择工作组，这时该组下面的所有成员自动带出来，免去了用户选择多个收件人的麻烦。点击个人设置页面右上角的按钮，便进入工作组设置界面，如下图：在上图中，点击按钮，弹出如下窗口，在该窗口中输入组名后点确定即可，如不输入组名，则系统默认组名为“默认组”。点击按钮，可以对工作名称进行修改，并可对工作组进行排序，如要删除工作组，直接点按钮即可。工作组设置成功后，需对工作组添加相应的成员，选择某一工作组后，点击，弹出企业组织架构，如下图：在组织架构中选择该组相应成员后点按钮即可。1.7 系统切换点击系统界面的用户名左侧的系统切换按钮，便显示协同办公与售楼系统的二个子系统，点击具体的子系统，便进入子系统操作界面。例如点协同办公，便进入OA系统主页面，在此作业下，根据工作需要，可进行相关作业的处理。第三部分 协同办公系统第一章 个人办公本子系统是个人事务处理中心，其处理内容包括：我的邮件、日程安排、工作计划、通讯录、电子日历、我的收藏、个人办公设置等。1.1 我的邮件电子邮件是OA系统中使用最多，也是最重要的系统。本邮件系统包括收发邮件、转发邮件、回复邮件、高级查询，还有当新邮件到来时的提示，足以满足用户的需要。发邮件：点击进入发邮件界面,可完成邮件的发送。草稿箱：保存草稿的文件夹。收件箱：当前用户接收邮件列表。发件箱：显示已经发出的所有邮件资料。垃圾箱：已经删除的邮件列表，可永久删除也可恢复非永久性删除的操作。邮件检索：输入条件，搜索指定邮件。邮件显示描述：显示内容：发件人、日期、查看状态、主题(1) 邮件图示未打开表示该邮件为未读邮件，反之为已读。(2) 邮件图示后面加小标记表示该邮件有附件。1.1.1 发邮件发送邮件的操作界面如下图所示：选择收件人(1) 点击“收件人”后的按钮，弹出公司的组织架构树；(2) 选择具体的收件人范围，系统支持可以选择部门、岗位或者具体的人员信息；(3) 选择完成后，点击按钮完成收件人的选择操作；(4) 如果选择的收件人有误，可以点击“收件人”后的按钮清空收件人的信息重新对收件人进行选择；选择抄送人(1) 点击“抄送人”后的按钮，弹出公司的组织架构树；(2) 选择具体的抄送人范围，系统支持可以选择部门、岗位或者具体的人员信息；(3) 选择完成后，点击按钮完成抄送人的选择操作；(4) 如果选择的抄送人有误，可以点击“抄送人”后的按钮清空抄送人的信息重新对抄送人的信息进行选择；上传附件信息(1) 点击“附件”后的按钮，弹出具体的文件选择路径，选择需要上传的附件文档信息；(2) 选定附件文档信息后，选择“附件”后的按钮完成文档的上传操作；(3) 附件上传成功后，会在起草的页面下方显示出来。发送邮件(1) 所有的邮件信息输入完毕后，可以选择页面下方的按钮完成邮件的发送，邮件发送成功后，有如下的提示信息：(2) 如果暂时不需要将邮件发出，可以选择页面下方的按钮，邮件将自动保存到草稿箱中，用户可以在这里对邮件继续进行编辑、发送。1.1.2 发件箱邮件发送成功后会自动保存到发件人的发件箱，发件箱的操作界面如下图所示：查询邮件(1) 输入需要查询的条件信息，系统提供两种查询的方式，分别是按照主题和收件人进行查询。(2) 输入条件完成后，点击按钮，完成对邮件的查询操作。(3) 如果输入的查询条件有误，点击按钮可以清空界面上已经输入的条件。清空后操作者可以重新输入新的查询条件。(4) 点击邮件主题，可以对已发邮件进行跟踪，查看邮件的阅读人信息和阅读时间信息，并可对邮件进行回复、删除、收藏等操作。删除邮件(1) 在邮件主题前的小方框内打钩选中需要删除的邮件信息；(2) 点击按钮，出现如下图所示的删除操作提示信息：(3) 选择“是”完成邮件删除操作，选择“否”取消对邮件的删除；(4) 邮件删除成功后，系统提示如下信息：注：对于临时删除的邮件，系统自动保存到垃圾箱中，还可对其进行还原。彻底删除邮件(1) 在邮件主题前的小方框内打钩选中需要彻底删除的邮件信息；(2) 点击按钮，出现如下图所示的删除操作提示信息：(3) 选择“是”完成邮件删除操作，选择“否”取消邮件删除操作；(4) 邮件彻底删除成功后，系统提示如下： 注：邮件彻底删除后将不能进行恢复。撤回邮件(1) 在邮件没有被任何人阅读的情况下，可以对邮件进行撤回操作(2) 在邮件主题前的小方框内打钩选中需要撤回的邮件信息(3) 点击按钮，出现如下图所示的撤回操作提示信息(4) 选择“是”完成邮件撤回操作，选择“否”取消邮件撤回操作。收藏邮件(1) 对于一些重要的邮件信息内容，可以对邮件进行收藏操作。(2) 在邮件主题前的小方框内打钩选中需要收藏的邮件信息；(3) 点击按钮，出现如下图所示的收藏操作提示信息：(4) 选择“是”出现收藏目录的选择界面，选择“否”按钮取消邮件收藏操作。(5) 选择相应的收藏目录并录入和收藏标题后，选择按钮完成对邮件的收藏。1.1.3 收件箱点击收件箱进入收件箱列表界面，如下图所示：在收件箱中存入了当前用户收到的所有邮件， 图标表示此邮件有附件。在邮件图标前的预选框里选中目标后，可对邮件进行删除，转发，收藏等操作，点击邮件主题，可查看邮件详细信息，并可对邮件进行回复、删除、收藏等操作。如下图：1.1.4 草稿箱保存草稿的文件夹，可对邮件进行重新编辑后发送，也可将其删除。草稿箱的操作界面如下图所示：1.1.5 垃圾箱已经删除的邮件列表，可对邮件进行查询，彻底删除，还原等操作，如下图所示：1.1.6 邮件检索点击邮件检索进入邮件检索界面，如下图所示：用户可按发件人、收件人、发件时间、邮件所属、关键字等进行检索，并可对检索后的目标邮件进行转发、收藏等操作。1.2 日程安排制定个人工作计划的良好窗口，可以日、周或月为单位来对个人或下属工作及时间进行安排分配，并随时填写进展状况，知会相关人员，工作有序化的好帮手。1.2.1 新建日程新建日程的操作界面如下图所示：输入相关的主题信息，选择日程的开始时间、结束时间、日程类型、知会对象并录入相关的日程内容信息，所有的内容信息填写完毕后，点击页面下方的按钮完成日程的新建操作。1.2.2 日程查看可按周、按月查看日程安排情况，用户可以查看与自己相关的所有日程，当前用户可以查看到别人知会的日程详细信息，也可以对自己添加的日程进行修改、删除等操作。日程查看页面如下图所示：1.3 工作日志工作日志为企业员工提供记录工作结果和工作心得的一种方式，方便企业员工记录当天的工作情况和心得，以及工作中出现的问题和明日提示等，以便日后查找历史工作记录，达到了沉淀工作经验，为自己和企业不断的积累知识的目的。1.3.1 新建日志新建日志的操作界面如下图所示：选择日期，输入相应的日志内容，点击按钮完成日志的新建操作。1.3.2 日志查看日志查看页面如下图所示：默认显示本周的日志清单，点击上周，显示上一周的日志清单；点击下周，显示下一周的日志清单。通过切换查看对象，可以查看其下属的日志（查看范围通过系统管理-组织架构-汇报关系来设置，具体设置请参考一体化技术平台操作手册）。1.4 手机短信发送手机短信息功能是连接“计算机手机”的桥梁，它利用Internet和GSM网络的及时、迅捷性，提高了企业沟通员工和客户的效率。通过统一的短信处理平台，用户通过系统进行方便的自写短信，进行发送，实现短信快捷联系、沟通，接收者可直接选择企业内部通讯录或手动输入接收者手机号码。手机短信的发送界面如下图所示：点击“内部接收人”后的按钮，弹出公司的组织架构树，选择短信的具体接收人范围，“外部接收人”可以在个人通讯录中选择，也可以直接录入接收人手机号码，所有的内容填写完毕后，点击按钮完成手机短信的发送操作。同时通过手机短信可以实现待办事项的提醒、业务流程的审批提醒等功能。在发送邮件、发起审批流程、会议预定时都可以选择通过“手机短信提醒”相关人员。1.5 通讯录分个人通讯录和企业通讯录，方便用户查看通讯录信息。1.5.1 个人通讯录个人通讯录可以自由添加、修改、删除个人通讯资料，并可以对通讯资料进行分给管理。界面如下图：新建联系组点击界面上联系组的按钮，出现下图所示的新增界面输入相关的联系组名称及备注信息，点击页面下方的按钮完成联系组的新建。联系组添加成功后，可对其进行修改、删除操作。添加联系组人员选择需要添加人员的联系组，点击界面上的按钮，出现下图所示的人员新增界面输入相关的人员基本信息后，可以选择页面下方的按钮完成该组联系人的添加。还可以对通讯录信息进行导入、导出、修改、删除操作。1.5.2 企业通讯录企业通讯录，按照企业部门自动生成内部公用通讯录，可以快捷查找所有企业内部同事的通讯资料。界面如下图：在“姓名”一栏输入需要查询的人员名称，点击按钮，可快速找到相应人员有通讯信息。1.6 我的收藏夹点击我的收藏夹进入如下界面：在左侧的根节点选择需要查看的类别，在右侧的收藏一览中点击“收藏标题”，对收藏的文档进行查看，也可以选择相应的文件后将其删除。（收藏目录通过个人办公设置-收藏目录设置由用户自己进行设置）。1.7 电子万年历点击电子万年历进入万年历界面，可以查询各种和日期相关的内容，包括节日等，如图：1.8 个人办公设置1.8.1 收藏目录设置收藏目录设置的操作界面如下图所示：点击的按钮，出现下图所示的新增界面：输入相关的收藏目录名称和描述信息，点击按钮完成收藏目录的创建。可以分层级设置收藏目录，例如：选择左侧树目录中的“重要工作”类型后点添加，可以在该目录下添加子目录。1.8.2 资料维护通过资料维护，用户可以对个人信息进行维护，包括照片、办公电话、手机号码、电子邮箱等，界面如下图所示：用户录入相应的信息后，点击按钮即可完成对个人信息的修改。第二章 电子公告发布企业各类企业公告、通知，可以控制有效期，发布范围可以自由控制。授权用户可增加、修改、删除、终止、恢复公告。2.1 公告一览可以查看有权限的所有公告，界面如下图所示：点击“标题”可以查看公告详细内容，并提供查询、收藏等功能。2.2 公告起草有公告发布权限的用户可以在此起草公告，界面如下图所示：公告类别可以由系统管理员自由定义，且级别不受限制。起草人或公告管理员可以对公告进行修改、删除、终止、恢复、转移等操作，并可对查阅人信息进行跟踪，点击“访问次数”下的链接数字，出现对本公告的阅读人的记录跟踪页面，如下图： 第三章 公文管理根据企业实际办公流程设计，对企业公文进行管理的办公子系统，覆盖公文的拟定、审核、归档的全过程。每件事务、每个环节、每项操作都有系统记录，有据可查，其中的流程可以自定义亦可以专项定制，整个系统严谨而又极富灵活性。包括公文起草，待办公文、已发公文、已批公文、送阅公文、归档管理、公文设置等。3.1 公文起草在公文起草的时候，只需根据在右边显示所有已定义好的所有流程名称，方便用户快速选择要使用的流程，界面如下图：如果流程比较多，在左侧的信息类别根目录中选择需要发起公文所属的目录，点击“名称”下的流程名称链接，进入流程的起草界面：输入标题，填写说明信息，如需送阅给其他人员，则点击“送阅对象”后的按钮在弹出公司的组织架构中选择该文档的送阅人，也可根据需要上传附件。基本信息填写完成后，可以填写公文正文内容，公文正文采用WORD留痕控件，可以实现留痕操作。详见下图：点击按钮，弹出公司的组织架构树，可以在当前人节点后面插入一个或多个审批人，点击按钮完成流程的发送工作。选择按钮完成对起草记录的删除操作。流程提交成功后按流程图例中的节点进行审批。3.2 待办公文在待办公文里，此处显示的是待办公文的一个列表，包括待办公文的名称、所处的状态、该文由谁进行起草和起草时间。点击自己需要办理的一个待办公文的名称即可进行审批办理。在“基本信息”页面审批人可以查看公文的详细信息，切换到“审批办理”页签，审批人可以对该公文进行审批办理操作，如下图：在审批办理页面，可以很清楚地看到目前已经审批人的意见及批复内容。点击，按钮，弹出公司的组织架构树，可以在组织架构中选择需要插入的审批人。如果在前边插入审批节点，公文会先到达新插入的审批节点，新插节点审批完成才会重新来到当前节点；如果后插审批节点，自己审批完成后到达新插节点。输入密码和批复内容，选择“结果”中的审批意见，提交即可完成公文的审批操作。其中密码为当前用户系统登录密码。批复内容可由审批人自行输入，也可以选择在预先设置好的短句中选择（由系统管理员在公文设置-审批短句模块进行设置）。审批结果可由管理员自由设置，系统默认为三个选项：(a)同意（b）打回调整（c）终止，三者任选其一。a) “同意”当前审批人同意该公文中的内容。按照预定设计好的流程，数据继续向下走。b) “打回调整”当前审批人选择将该公文打回到流程中当前节点前面的某一个节点，由该节点的人对公文内容进行调整后，提交后返回到打回前的节点上继续进行审批。c) “终止”当前审批人选择将该公文在这个节点上结束，数据不继续向下走，在该节点结束。公文在审批过程中还可以由审批人插入新的送阅对象，点击按钮后选择相应的人员即可。送阅人与不同与审批人，送阅有查阅该公文的权限，并可以针对该公文发表意见，但对公文的走向不起决定作用，审批人在审批过程中可以参考送阅人的意见。除对公文的审批外，审批人可以对公文的正文进行修改，修改过程并保留修改人留痕信息。详见下图：3.3 已发公文由起草人起草，且已经送审的流程，可跟踪已发流程的当前审批状态及审批过程的处理意见。点击流程名，进入公文内容的查看界面，公文发起人可以查看公文的审批状态，点击“审批办理”页签，进入公文的审批办理界面，可查看各节点的审批意见，并可以打印汇签单。如果列表中数据较多，也可以通过用户输入的条件来查询检索已经发出的公文信息。系统提供按照“名称”，“起草人”，“起草时间”三个查询条件。3.4 已办公文在已办列表中列出当前用户所有已经办理完成的公文信息，可查看已批流程的审批状态及办理过程。3.5 送阅公文显示当前用户作为送阅对象，需要查阅的公文。在送阅公文列表可以点击流程名称可查查看公文详细信息，在审批办理界面。审批人可以在此发表送阅意见。如下图：在当前用户可以在“其他参阅意见”一栏查看其他参阅人的意见，在“意见”一栏输入相应的信息后点按钮即可。3.6 草稿箱显示当前用户起草而没有发送的公文，可对公文内容进行编辑后发出，操作同公文的起草，也可将其删除。3.7 归档查阅具有归档查阅权限的人员可在此查看公文信息。点击名称可查查看公文详细信息，但只能查看公文基本信息，不能查看其审批办理结果。3.8 归档管理3.8.1 公文存档所有审批通过的流程，归档人在此进行归档。界面如下图：存档管理列表中显示的是所有已经审批通过还未归档的公文，点击列表中的“存档”可查看公文基本信息、审批办理信息，并可进行存档操作。界面如下： 选择存档类别、输入存档编码、页数、查阅人等信息后点按钮完成公文的存档操作。注：查阅人可以在归档查阅模块查阅该公文。3.8.2 存档查阅 该模块用于专职档案管理人员的查询，归档人可在此查阅自己归档过的所有公文。3.9 公文设置3.9.1 公文类别设置根据企业实际业务流程对公文类别进行设置，界面如下图：点击按钮，可添加新的公文类别，界面如下：输入相关的名称、授权人及备注信息，点击按钮完成类别的新增操作。只有授权人才可以使用该类别的下面的相应流程。如果要在类别下面添加子类别，在左侧类别目录中选中该目录后点添加即可。3.9.2 发文流程设置系统管理员对公文流程进行设置，可设定流程的模板、授权人、送阅人、归档人等。界面如下图：选择左侧类别根目录中的某一类别后点击按钮，可在该类别下添加的新流程，界面如下：输入相关的名称和正文信息，也可上传相关的模版文件，并选择授权人、送阅人、归档人、及相应的审批流程，点击即可。模板的格式完全同实际业务过程的格式，如果该公文流程设置了模板，则用户在使用该流程发起公文时，起草页面会多一个“正文”页签，如下图：点击“正文”页签进入正文编辑页面，界面如下：用户可以此编辑正文信息，在审批过程，不同的审批人可以在该表单模板上进行审批，填写相关内容，修改的内容都以留痕的方式体现，可以清楚跟踪审批过程。也可以点击右上角的按钮，隐藏文件的修改留痕。正文编辑完成后，需要点击右上角按钮进行保存。3.9.3 存档目录设置对档案目录进行自定义设置，用于归档时选择档案类别。点击按钮，可添加新的存档目录，界面如下：填写编码、存档名称、存档人、查阅人、备注等信息，点击按钮即可。如果要在目录下面添加子目录，在左侧目录中选中该目录后点添加即可。3.9.4 审批短句设置设置企业内部个性化审批用语，领导在审批过程可直接引入。界面如下：点击按钮，出现下图所示的操作界面：输入相关的短句信息，并选择其状态，点击按钮即可。审批短句设置成功后，对于启用的短句领导在审批过程中可直接引用，而无需再输入批复内容。第四章 过程管理过程管理是一个功能强大的工作计划管理器。它即可实现自我安排，又可以实现交办安排；以天为单位安排未来一段时期的工作任务，即使事务繁杂也能处理得有条不紊；支持多人协同办理事务，智能协调，轻松方便。计划任务可针对整个组织机构、部门进行管理。管理人员可以使用本功能制订整个机构工作计划、部门工作计划，同时将这些计划分解到具体的执行人员；并可以随时检查计划的执行情况。员工根据分配到的工作计划，可以定期上传相应的工作报告，并可以上传相应的附件。功能包括：任务安排、待办任务、已发任务、知会任务、按周查/月查看、任务查询、任务类型。4.1 任务安排任务安排的操作界面如下图所示：填写任务的主题（必填项），选择任务类型(任务类型由管理员在任务类型里预先设置好)。选择这次工作任务的开始时间和结束时间，选择负责人、参与人、知会人，点击右边的选择按钮，系统会弹出公司组织架构供选择，输入任务的具体内容、质量目标等相关信息，点击即可。如果需要上传附件，可以在上传附件处上传，浏览到附件的存放目录，点击上传，附件会显示在附件列表处，支持上传多个附件。负责人：是这次任务的负责人，对这次任务进度和质量进行把控。有改变任务状态的权利。参与人：是任务的具体执行者，可以对任务的执行情况进行汇报。知会人：不参与这次任务的具体工作，对这次任务的进展及完成情况有知晓的权利。编写人：本次任务的安排者，默认为当前用户，也可以由当前用户替他人安排任务，这时在组织架构中选择编写人，此时显示“当前用户名 代 XXX”，如赵海滨 代 王富。 质量目标：填写本次任务要达到的目标或者要求。级别：指的是本次任务的重要程度，可以根据任务的紧急程度选择低、普通或高。进度：标识本次任务的进展情况，分未开始和进行中两种情况。只有进行中的任务负责人、参与人才会在待办任务中收到该任务，知会人才可以在知会任务模块查看。4.2 待办任务待办任务主指的是需要负责人和参与人办理的处在执行中的任务，待办任务界面，如图：进入界面后可以看到需要办理任务的列表，显示任务主题、任务类型、开始时间等，其中希望完成时间显示红色的表示该任务已经超期。点击任务的标题可以查看任务的详细信息，点“工作记录”页签进入任务跟踪界面，如图：任务的负责人和参与人都可以记录任务当前的完成情况，填写任务完成比例，任务的负责人和发起人有权改变任务完成状态。工作记录填写完成后点击按钮，填写工作记录会显示在编辑框上方。4.3 已发任务已发任务主要针对任务的编写人或者是发起人而言，每个人只能查看自己编写的任务，已发任务界面： 进入界面后可以看到以前提交过的任务列表，默认显示进行中的任务，可通过“进度”来查询其他状态的任务，也可对已发任务进行修改和删除操作。点击计划标题可以打开此任务查看详细内容及任务的完成情况。在页面的左上角有两个页签，点击“详细任务”显示计划具体内容细，点击“工作记录”显示工作任务的执行情况，包括任务的完成比例和完成状态。4.4 知会任务知会任务指的是不参与任务的具体实施，但有权知道任务的内容和完成情况。知会任务界面，如图：进入界面显示知会任务列表，可以根据任务主题、进度查询。点击任务主题可以查看知会任务的详细内容和执行情况。4.5 按周/月查看提供一个便捷的按周及月查看与自己相关任务的途径，如图：点击计划标题可以查看到任务的具体内容和完成情况，默认显示本周内的工作任务，可以查看上周和下周的工作任务。按月查看和按周查看操作方法相同。4.6 任务类型工作任务类型维护的操作界面如下图所示：点击界面上的按钮，出现下图所示的类型新增界面输入相关的任务类型及备注信息，点击按钮完成任务类型信息的新建。任务类型添加成功后可对其进行修改及删除操作。第五章 会议管理会议管理充分利用网络省时省力的特性，避免了会议室被无效占用或安排不开局面的发生，达到了公司会议室的有效利用与管理。对企业的会议室、投影仪等会议相关资源进行有效地管理，解决资源使用冲突和参会人员时间冲突，减少人力、物力的浪费。会议通知以系统提醒、短信等多种形式通知与会人员，并对参会人员对通知信息的查看、反馈进行跟踪。包括会议室预定、会议计划、我的会议、会议室使用情况、会议类别、会议室维护。5.1 会议室预定由相关人员对会议室进行预定，只需简单地选择会议室及会议时间并输入会议主题等信息即可。界面如下图所示：选择会议的开始日期、时间范围、会议室、会议类别，并输入相关的会议主题信息，点击完成会议室的预定。会议室预定后该预定信息进入会议计划，可在会议计划中通过修改功能将会议信息进行完善。5.2 会议计划各部门开会前由相关人员制定详细的会议计划，输入会议的详细资料（包括：会议主题、类型、地点、时间、参与人员（内、外）、会议主持人、会议内容等）。同样有新增、修改、删除（只有会议申请人才能操作）功能。界面如下图所示：用户可以在会议计划模块直接通过添加功能申请会议室并同时制定详细的会议计划，也可以将通过会议室预定而来的申请通过修改功能完善其会议计划。界面如下图：5.3 我的会议列出所有我参于的会议，包括未开始和已完成的，默认显示本周的会议室情况，点上周与下周可以查看更多会议情况。界面如下图：点击“会议主题”链接，可以查看详细的会议申请信息，对于已经结束的会议，会出现“会议记录表”和“会议跟踪表”两个页签，此时会议记录人可填写会议记录，参与人查看会议记录并可对会议发表意见。点“会议记录表”页签，会议记录人在此添加会议记录，如下图：填写完相应的会议记录信息后，点按钮，会议记录添加成功。会议记录添加成功后，相关的参会人员可以查看会议记录，并可在“会议跟踪”页面对会议发表意见，如下图：在发表的意见一栏填写相应的信息后，点按钮即可，意思发表后显示在页面上方，其他参会人员可以查阅。5.4 会议室使用情况查看会议室使用情况主要两方面作用，首先如果想使用会议室，先要查看各会议室的使用情况，是否空闲和使用时间，再者查看会议室可以看到会议的具体，参加人员、议题等，决定自己是否参加。界面如下图所示：默认显示从今天以后的所有会议，如果要查看以前的会议预定情况，可以输入相应的查询条件进行查询。5.5 会议类别对会议类别进行管理，授权用户可新增、修改和删除会议类别。点击按钮，出现下图所示的会议类别信息新增界面：输入的编码、名称、备注等相关信息，点击即可。编码用于会议类别的排序；如果选择了设置为默认值，则在制定会议计划时默认会议类型为该类型。5.6 会议室维护由管理员对公司内部会议室进行统一维护管理，可增加、修改、删除会议室。界面如下图所示：点击按钮，出现下图所示的会议室新增界面：输入相关的编码、会议室名称、会议室所在公司和会议室管理员等信息后，点击完成会议室的新增。管理员为在系统中负责维护该会议室信息的人员，只有管理员才可以对该会议室的信息进行维护；会议室负责人为负责该会议室日常工作的人员，如钥匙保管。第六章 行政办公处理企业日常行政办公事务的办公子系统，包括办公用品、图书管理、车辆管理。6.1 办公用品对办公用品的申领，审批，统计办公用品的使用情况等管理。包括办公用品申领、办公用品领用、用品库存管理、用品统计查询，从而实现对办公用品的有效管理。权限说明：不同职位的人员所进行的操作不同。普通员工可进行办公用品申领，办公用品管理员负责发放办公用品，办公用品入库。6.1.1 办公用品申请员工在此申领办公用品，首先选择办公用品仓库，然后点按钮，在弹出用品物料列表中选择要申领的办公用品，选择后就会在申请的用品栏里显示，系统默认数量为1，可根据自己要求修改数量及申请理由，点击按钮，进入流程审批界面，选择审批流程，提交申请即可。办公用品申请的操作界面如下图所示： 用品物料列表界面如下：6.1.2 办公用品领用列出已审批用办公用品申请，于办公用品管理员在此进行用品发放，界面如下图所示：点击打开如下图所示的操作界面：仓库管理员对所领用的办公用品和数量信息确认无误后，点击按钮完成物品的出库操作。6.1.3 用品库存管理在此对办公用品进行管理，包括归还入库、采购入库、领用出库等，可对现有的库存办公用品进行查询、修改、删除及导出。出入库管理的操作界面如下图所示：点击界面上的按钮，出现下图所示的出入库新增界面：选择相关的出入库类型、出入库仓库，点击界面上的按钮，出现下图所示的用品物料选择界面：选择需要新增加的用品信息后点击界面上的按钮，完成新增用品的选择操作，所选的用品信息和数量信息确认无误后，点击按钮即可。注：在用品物料列表页面中，红色显示的表示库存低于最低数量，系统根据在基础设置-用品材料维护中设置的预警最低数量自动提醒。6.1.4 用品统计查询 对办公用品当前库存情况进行查询统计。选择相应的查询条件后点，点击即可，也可将查询到的库存统计情况导出到excel。6.2 图书管理对公司的图书资源统一管理，并有强大的借阅功能。授权用户可新增、修改和删除图书资料。6.2.1 图书借阅申请用户可以此提交图书借阅申请，界面如下图：首先选择图书书库，然后点按钮，在弹出的图书列表中选择要申请的图书，选择后就会在申请图书栏里显示，系统默认数量为1，可根据自己要求修改数量及备注，点击按钮，进入流程审批界面，选择审批流程，提交申请即可。6.2.2 图书借阅/归还列出借阅审批列表，用于图书管理员在此对已审批的借阅申请进行发放，界面如下图所示：点击打开如下图所示的操作界面：图片管理员对所领用的图书和数量信息确认无误后，点击按钮完成图书的出库操作。点击“还书管理”页签进入还书管理页面，如下图：该列表列出所有借出的图书，用于还书管理。点击弹出如下提示信息：点击“是”完成还书操作。6.2.3 图书资料维护此模块用于图书管理对企业内部图片资料进行维护，可新增、修改、删除图书。点击界面上的按钮，出现下图所示的图书添加界面：填写相关的图书信息，如图书编码、书名、ISBN号等信息，确认无误后点即可。6.3 车辆管理对公司车辆的进行统一管理，如：车辆的基本资料、保险情况、维护情况、使用情况等相关资料管理。6.3.1 车辆申请在此可以查看以往的用车记录，包括申请部门、申请人、申请车辆、目的地等信息，点击申请部门链接可以查看该申请记录的详细信息。申请列表如下图：如要进行车辆使用申请，点上图中右上角的按钮，出现下图所示的车辆申请界面：选择申请车辆、使用时间，并录入随行人数、目的地、申请事由等信息点“工作流程”页签，选择相应的审批流程后提交即可。6.3.2 车辆维护对单位的车辆进行登记管理维护，详细记录公司车辆的资料，如规格型号、车辆品牌名称、车牌号码、颜色、购置日期等，还可以登记车辆的保养记录和车险情况。授权用户可新增、修改和删除车辆资料。车辆资料列表页面如下图所示：点击界面上的按钮，出现下图所示的车辆资料新增界面：填写相关的车辆基本信息、车辆保险信息和车辆维修记录信息，确认无误后点完成车辆资料信息的新增。6.4 基础设置6.4.1 办公用品仓库办公用品仓库管理，授权用户可新增、修改和删除办公用品仓库。点击按钮，出现下图所示的办公用品仓库新增界面：输入仓库编码、仓库名称，并选择该仓库的管理员及使用人员，点击按钮即可。管理员可以在办公用品领用模块对该用品库已申请通过的办公用品申请进行出库管理。使用人员可以在办公用品申请时选择该用品库下面的办公用品。6.4.2 办公用品类别办公用品类别管理，授权用户可新增、修改和删除办公用品类别。点击按钮，出现下图所示的办公用品类别信息新增界面输入相关的编码、用品类型等信息后点击按钮即可。6.4.3 办公用品材料对企业内部办公用品材料进行维护，有权限的人员可以添加、修改、删除材料信息，界面如下图所示：点击按钮，出现下图所示的办公用品材料信息新增界面：输入相关的材料编码、材料名称、单价、最低库存量等相关信息后，点击即可。6.4.4 图书书库设置对企业图书书库进行维护，授权用户可新增、修改和删除图书书库。点击按钮，出现下图所示的办公用品仓库新增界面：输入编码、名称，并选择管理员及使用人员，点击按钮即可。6.4.5 图书类别设置对企业图书类别进行维护，授权用户可新增、修改和删除图书类别。点击按钮，出现下图所示的办公用品仓库新增界面：输入编码、类型后，点击按钮即可。6.5 文件办理6.5.1 待办文件列出当前用户需要审批的所有文件，包括办公用品申请、图书借阅申请、车辆申请，并对其进行审批处理。在待办文件列表中选择需要处理的待办流程信息，点击“名称”下的流程名称链接，进入流程的审批界面，可以查看相应申请的详细信息，点“审批办理”页签，进入流程的审批办理界面，如下图：输入密码和批复内容，选择“结果”中的审批意见，提交即可。6.5.2 已发文件 在已发文件列表中列出当前用户有起草发出的申请信息，点击“名称”下的流程名称链接，进入流程内容的查看界面，可对已发文件的审批状态及各节点审批意见进行详细的跟踪。6.5.3 已办文件在已办文件列表中列出当前用户所有已经办理完成的文件信息，点击“名称”下的流程名称链接，进入流程内容的查看界面，可对该审批文档的详细内容和各个节点上的审批人的审批意见进行详细的查询。第七章 知识中心知识中心为企业提供信息与知识共享、发布的平台，将企业中的各种信息积聚在一起，达到知识的共享，实现知识的利用、创新，周而复始，使知识成为企业创造价值、不断发展的源泉。包括公司制度、法律法规、项目资料、行业动态等。7.1 公司制度点击知识中心下面的公司制度，界面如下图所示：可以按照目录对制度规定进行查询，选择左侧的信息类别根目录，右侧会列出对应的信息点击制度名称标题，可以对制度规定的内容进行详细查看，操作界面如下图所示：对于重要的知识信息，可以点击按钮，对该知识进行收藏，操作方式同邮件收藏。还可以针对知识内容进行回复（在信息发布时，可以由发布人选择是否允许回复，只有允许回复的信息才可以提交留言）。点击上图右下角的回复，弹出信息留言板，如下图：在此可以查看其他员工的留言信息，在您的留言中输入相应的信息后点即可。在信息查阅列表中，系统提供了按“标题”模糊查询的功能，也可以点击按钮，通过各种条件对信息进行查找，界面如下：输入相应的查询条件，点击按钮，完成对制度规定的查询操作，点击“标题”，可以进入对制度规定内容的查询，可以对制度进行收藏操作。7.2 法律法规操作方式同“公司制度”，在此不再赘述。7.3 项目资料操作方式同“公司制度”，在此不再赘述。7.4 行业动态操作方式同“公司制度”，在此不再赘述。7.5 公司动态操作方式同“公司制度”，在此不再赘述。7.6 电子刊物操作方式同“公司制度”，在此不再赘述。7.7 推荐知识操作方式同“公司制度”，在此不再赘述。7.8 知识发布知识发布用于有发布权限的人员发布企业各类知识，包括公司制度、法律法规、项目资料、行业动态、公司动态、电子刊物、推荐知识。知识栏目可根据企业实际需要灵活设置，栏目级别不受限制；文档的发布和查阅按照权限严格的控制，知识内容支持图、文、表格混排，并可以添加附件要。（知识栏目是通过系统管理-基础数据-信息模块设置来设置，具体操作见一体化技术平台用户手册。）下面以公司制度为例来介绍如何实现知识发布。在左侧的信息类别根目录中选择需要发布制度规定的具体目录。点击按钮，出现下图所示的操作界面输入相关的主题，关键字、内容等信息，点击按钮完成信息的发布。信息发布后可以由发布者或管理员对信息进行修改、删除、终止等操作（在系统管理-基础数据