XX公司用友U8ERP财务物流系统业务解决方案.doc

建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部1 辽宁建华管桩有限公司 U8ERP 财务物流系统 业务解决方案 建立日期 2008 10 10 修改日期 2008 11 10 文控编号 客户项目经理 客户项目经理 日日 期 期 用友项目经理 用友项目经理 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部2 日日 期 期 文档控制文档控制 更改记录更改记录 日期日期作者作者版本号版本号更改记录更改记录 2008 11 10 梁博 V2 0 查阅查阅 名字名字备注备注 分发分发 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部3 抄送抄送 名字名字意见意见 1 2 3 4 5 6 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部4 目目 录录 第一章第一章 概述概述 5 第二章第二章 U8ERP 总体实施架构总体实施架构 6 第三章第三章 U8ERP 物流总体流程图物流总体流程图 7 第四章第四章 U8ERP 静态数据方案静态数据方案 7 4 1 会计科目 7 4 2 仓库档案 7 4 3 存货分类 8 4 4 计量单位 8 4 5 存货档案 8 4 6 地区分类 9 4 7 客户分类 9 4 8 供应商分类 9 4 9 收发类别 10 4 10 采购类型 10 4 11 销售类型 10 4 12 部门档案 11 4 13 人员档案 11 4 14 项目大类 11 4 15 项目档案 12 4 16 费用项目 12 4 17 发运方式 12 4 18 结算方式 12 4 19 客户档案 12 4 20 自定义项设置 12 4 22 期初开账数据 12 第五章第五章 U8ERP 共用系统参数方案共用系统参数方案 14 5 1 账套参数 14 5 2 系统管理 15 5 3 系统权限配置方案 16 第六章第六章 U8 子系统主要参数设置方案子系统主要参数设置方案 20 6 1 合同管理 20 6 2 采购管理 20 6 3 销售管理 21 6 4 库存管理 22 6 5 存货核算 22 6 6 应收 付管理 23 6 7 总账 23 6 8 固定资产 24 第七章第七章 关键业务解决方案关键业务解决方案 24 7 1 采购业务 24 7 1 1 采购整体业务流程 25 7 2 销售业务 33 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部5 7 2 1 普通销售业务 33 7 2 2 销售退货业务 40 7 2 3 销售发货单价格调整业务 42 7 3 领料业务 43 7 4 完工入库业务 45 7 5 收 付款业务 46 7 6 成本核算业务 47 7 7 固定资产 47 第八章第八章 业务结账处理流程业务结账处理流程 49 第九章第九章 结束语结束语 50 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部6 文档说明文档说明 本业务解决方案由沈阳用友软件有限公司顾问编写 需要相关领导审阅确认并签字 1 本业务解决方案是依据业务调研分析整理加工而成 其中问题如果涉及多个部门及 岗位 可由相关人员共同商讨确认 2 本业务解决方案将尽量做到准确 详细 全面 报告中如有错误 不当或遗漏的问 题 请客户方予以纠正和补充 3 此解决方案为其以后实施工作的重要依据 需要用友和辽宁建华管桩有限公司双方 最终确认 如果需要更改或添加内容 则必须由双方共同协商 此文档一式两份 沈阳用友软件有限公司和辽宁建华管桩有限公司各保留一份 第一章第一章 概述概述 通过前期对辽宁建华管桩有限公司 以下简称建华管桩 的调研 以及调研形成 的调研报告 同时结合ERP的管理思想 功能特点 共同构成了该 辽宁建华管桩有限 公司实施方案 该方案中 我们将明确 1 建华管桩U8ERP总体实施构架 2 建华管桩U8ERP静态数据 3 建华管桩U8ERP共用系统参数 4 建华管桩U8ERP系统权限配置方案 5 建华管桩U8子系统解决方案 1 1 业务范围 业务范围 1 U8ERP 总体实施架构 1 U8ERP 静态数据 2 U8ERP 共用系统参数 3 U8ERP 系统权限配置 2 2 涉及部门 涉及部门 1 本次实施 建华管桩所涉及的部门有 销售部 采购部 生产部 财务 部 仓储部 3 3 参考文档 参考文档 1 建华管桩调研报告 终稿 4 4 交付成果 交付成果 1 建华管桩业务解决方案 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部7 第二章第二章 U8ERPU8ERP 总体实施架构总体实施架构 本章列出了 U8ERP 的总体实施目标 同时描述了建华管桩本次 U8ERP 应用过程中所对 应的组织结构及 U8ERP 总体流程图 U8ERP 实施总体目标实施总体目标 通过用友ERP U8的实施 可以协助建华管桩建立一个财务与业务一体化的物流管理体 系 实现 1 建立并实现一个从销售管理 采购管理 库存管理到财务管理的全面集成的系统 2 财务上 满足日常财务管理和会计核算的需求 并符合国家规定的财务规范 此处不 包含财务产品成本计算过程 3 规范库存管理 增加库存管理的透明度 降低库存成本 与财务 供应 销售有效集 成 4 规范采购流程 实现与财务应付账款的对账处理 5 加强对材料领料与核算的管理 及时准确提供领料的动态信息 6 加强销售管理 实现销售各部门的紧密衔接 物流部分 7 加强企业对资产管理的需求 8 通过二次开发实现销售业务的完整性及统计的及时性 准确性 涉及本次实施的组织结构涉及本次实施的组织结构 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部8 第三章第三章 U8ERPU8ERP 物流总体流程图物流总体流程图 采采购购管管理理库库存存管管理理销销售售管管理理 存存货货核核算算应应付付管管理理应应收收管管理理 固固定定资资产产 总总账账 UFO报报表表 采采购购发发票票 采采购购入入库库单单 入入库库 出出库库单单 销销售售发发货货单单 销销售售发发票票 物物 流流 管管 理理 财财 务务 核核 算算 发发票票审审核核及及应应付付凭凭证证处处理理 材材料料成成本本计计算算及及凭凭证证 发发票票审审核核及及应应收收凭凭证证处处理理 固固定定资资产产折折旧旧及及凭凭证证公公式式取取数数 采采购购成成本本 销销售售成成本本 业业务务部部门门 财财务务部部门门 合合同同管管理理 第四章第四章 U8ERPU8ERP 静态数据方案静态数据方案 我们列出了 U8ERP 静态数据编码规则 可以简单地将 ERP 实施所要准备的数据分为 两大类 即静态数据和动态数据 也可称为基础数据和事务数据 静态数据是指开展业务活动所需要的基础数据 如物料基本信息 客户 供应商数据 财务的科目体系等 其特点是它在整个数据的生命周期中基本保持不变 同时它是动态数 据的基础 公司所有业务人员通过调用静态数据来保持同一数据在整个系统中的唯一性 4 1 会计科目会计科目 按建华集团要求设置会计科目的总账科目及明细科目 4 2 仓库档案仓库档案 按建华管桩实际仓库或核算要求的虚拟库进行设置 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部9 4 3 存货分类存货分类 存货分类已确认完毕 请参看 存货分类表 注意 存货分类要特别加入 应税劳务 类分类 便于日后费用类存货档案的归集 4 4 计量单位计量单位 计量单位组及计量单位 按各材料或产品所使用的计量单位 相同的分为一组 详细 情况参看 计量单位表 注意 贵公司的存货档案较复杂 在设置固定换算计量单位时 在按不同米数的设置对应的换算率及辅助计量单位 4 5 存货档案存货档案 存货档案除目前的规格型号外 还要加入不同长度的米数做为规格型号的补充 如存 货 管桩 600 130 5M 注意 注意 在建立管桩产品存货档案时 需在存货档案编辑界面对 其它 页签的 重量 计量组 选择 无换算 计量单位组 重量单位 选择 吨 净重 写为该产品品种的 单位重量 此处为将来计算运费的依据 因此所有管桩产品务必填写 否则无法自动计算 运费 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部10 4 6 地区分类地区分类 无地区分类 4 7 客户分类客户分类 客户分类按客户所属行业进行划分 根据目前建华对客户档案的管理分类 4 8 供应商分类供应商分类 按所购材料的分类进行归集 详细资料请参看 供应商分类表 及 供应商档案表 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部11 4 9 收发类别收发类别 仓储部门可按照业务出入库的管理 对出入库管理进行归类统计 在系统中设置收发类 别可对不同的出入库业务进行统计 可参照如下表中信息进行设置 4 10 采购类型采购类型 采购部门可根据实际的业务数据统计要求 在收发类别基础上进行采购部分数据的统 计 参照如下设置 类型编码类型名称对应入库类别 01普通采购普通采购入库 02其他采购其他入库 4 11 销售类型销售类型 销售部门可在收发类别统计数据的基础上对销售数据再按本部门的统计口径设置 销 售类型 参看如下设置 类型编码类型名称对应入库类别 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部12 01普通销售普通销售出库 02材料销售材料销售出库 03其他销售其他出库 4 12 部门档案部门档案 按建华管桩目前各部门设置情况填列或根据需要虚拟的部门设置 目前建华管桩设置 将各地办事处设为二级部门 统一由销售部管理 4 13 人员档案人员档案 针对最终的核算要求 参照部门设置情况 将建华的业务员或与财务有报销关系的所 有人员进行录入 如将来还需进行工资管理 建议将建华所有员工录入系统 4 14 项目大类项目大类 根据前期调研结果 建议建华管桩设置产品成本核算项目大类及合同工地名称项目设 置的销售项目大类 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部13 4 15 项目档案项目档案 产品成本核项目大类按产品品种设置项目档案 销售项目大类按合同所对应的未执行完成的工地名称进行项目档案的录入设置 4 16 费用项目费用项目 按费用支出项设置 如销售部门为促成单笔销售而专门发生的销售费用 4 17 发运方式发运方式 如代运 代卸 自提 4 18 结算方式结算方式 如 支票 乙类 汇兑 4 19 客户档案客户档案 目前建华需对客户档案的基本名称及各客户所对应的联系人建立档案 以便日后进行 销售业务及财务业务的处理和统计 4 20 自定义项设置自定义项设置 根据建华的实际情况需设置自定义进行一些业务的变通处理 如需建立 工地名称工地名称 单据头自定义项 作为合同管理中工地名称显示要求项目 运输公司运输公司 车号车号设置为单据头自定义项 以便场地开票员发货时将信息录入发货单中 在发货单及发货签回单中需将运输公司及车号自定义项在单据格式设计中加入并且设为必 输项目 以免将来发货遗漏造成信息统计有误差 4 22 期初开账数据期初开账数据 结合建华管桩系统应用情况 要分别将业务期初业务期初和财务期初财务期初数据在日常业务应用前录 入到对应的相关系统中 以便保持各业务部门数据的连续性 也只有将期初数据录入系统 才能保持系统账务数据与业务数据的平衡关系 因此录入期初数据的工作是十分必要的也 是必须的 1 合同管理期初数据 合同管理期初数据 至 9 月末为止尚未执行完毕的合同数据作为期初合同信息录入 系统 2 采购管理期初数据 采购管理期初数据 采购系统的期初数据包括两部分 是指账套启用月份为止已计 入库存结存 但尚未取得采购发票的采购物资 即期初的暂估采购 另一部分就是账套启 用月份已收到发票 但尚未入库的物资 即期初在途材料 对于此部分数据应当与财务对 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部14 应的暂估科目及在途科目对账一致 根据对建华管桩的调研 其库存期初数据中已经包括暂估入库的数据 因此需将属于 9 月末为止未取得发票的原辅料等单独统计出来 做为 采购管理 系统的期初数据 以 便与日后取得的发票进行结算及进行暂估业务处理 采购系统的期初数据是以单据的形式体现 即 期初采购单据期初采购单据 和 期初在途发单据期初在途发单据 进入 采购管理 系统 业务 入库 发票 入库单 专用发票 点击增加按钮 进行采购期初数据的录入 要求按供应商 按品种分别录入 即与日常业务处理相同的详 细的单据信息录入到系统 此部分虽是期初数据 但也要按日常单据方式录入 注意 采购系统期初数据录入完毕后 必须执行注意 采购系统期初数据录入完毕后 必须执行 期初记账期初记账 的操作方可进行日常的的操作方可进行日常的 采购业务处理 并且执行记账后 期初数据不允许修改 而且采购业务处理 并且执行记账后 期初数据不允许修改 而且 入库单入库单 的填制功能转移的填制功能转移 到到 库存管理库存管理 系统中进行处理 采购系统中只能够查询采购入库单 不能修改或删除 系统中进行处理 采购系统中只能够查询采购入库单 不能修改或删除 采购系统的期初记账过程如下 采购系统 设置 采购期初记账 3 库存管理期初数据 库存管理期初数据 库存系统的期初数据是指按各个仓库统计的某一时点的各库存 材料及产品的结存量 应该结合仓库保管员提供的实际库存结余做为期初数据 在库存系统中 期初余额可以只录入数量 建议将金额一并进行录入便于存货取数在库存系统中 期初余额可以只录入数量 建议将金额一并进行录入便于存货取数 建华仓库负责数量及金额录入 建华仓库负责数量及金额录入 进入库存管理系统 初始设置 期初数据 期初结存 然后按仓库 分别进行余额录入后 录入完毕后点击 保存 按钮 并且进行审核 注意 注意 库存系统中提供库存系统中提供 取数取数 功能 即可以提取功能 即可以提取 存货核算存货核算 系统中已经录入的相对应的系统中已经录入的相对应的 仓库的期初数据 若执行取数后 系统将覆盖库存系统中已经录入的数据 因此 请仓库的期初数据 若执行取数后 系统将覆盖库存系统中已经录入的数据 因此 请 特别慎重执行此功能 特别慎重执行此功能 期初余额审核 记账后将不允许修改 删除 期初余额审核 记账后将不允许修改 删除 4 存货核算期初数据 存货核算期初数据 存货核算系统的期初数据主要体现的是财务部门存货会计的库 存材料账面结存余额 包括数量和金额 进入存货核算系统 初始设置 期初数据 期初余额 然后选择仓库进行期初 数据录入 如果期初数据是在库存管理系统中录入 则存货核算可以通过取数功能直接读取 存货核算的期初数据录入完毕后 需要执行 期初记账 记账后方可进行日常的业务 处理 存货核算系统期初记账后 则不允许修改 删除期初数据 如果要修改 删除已经记 账的期初余额可以执行 恢复记账 的功能来取消记账 但如果进行日常业务处理或一个 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部15 会计期的业务处理完毕后则不能进行期初数据的修改 只能通过日常的调账单据来调整 5 销售管理期初数据 销售管理期初数据 销售系统的期初数据是指 期初发货单 是指在账套启用时 货物已经发出但尚未开具销售发票的产品 对于建华管桩需将至 9 月末为止已发出的产品 但尚未开具发票的品种按合同 工地等详细的单据信息整理出来 以便期初开账将数据录 入销售管理系统 进入销售管理系统 设置 期初录入 期初发货单 必须经过审核方可生效 6 应收 应收 付管理期初数据 付管理期初数据 应收 应付系统的期初数据是指账套启用时点的往来科目 所对应的明细余额 需要在应收 应付系统分别按供应商 客户进行录入 建议期初数据以 应收 应付 单 或 收 付款单 进行录入 数据以财务的账面余 额为准 数据录入完毕后 执行 对账 与 总账 系统进行核对 只有对账准确无误后 方可进行系统的日常业务处理 注意 对于建华由于历史原因形成的销售应收与财务应收不一致情况 可以财务或销售 数据为准录入客户应收明细余额 待日后查明原因再进行调整 不影响实施过程 7 总账期初数据 总账期初数据 总账系统的期初余额主要是以会计科目的账面余额为依据 要求直接输入末级科目的期初余额 累计借方发生额 累计贷方发生额 年初余 额由系统自动计算生成不可修改 如果会计科目有辅助核算的性质 如项目核算 部门核算 个人核算 供应商 客户核算 则需要双击期初余额栏 进行明细余额的录入 对于建华管桩在应收 付系统已按明细单据录入系统期初数据的 总账系统可对此部分余额进行 引入 处理 期初数据试算不平衡将无法进行日常的记账处理 第五章第五章 U8ERPU8ERP 共用系统参数方案共用系统参数方案 本章列出了建华管桩在初始化 ERP 时所涉及到的一些共用系统参数 主要包括 账套 参数设置 系统管理参数设置 5 1 账套参数账套参数 参数参数建议设置建议设置 账套路径默认 启用会计期2008 年 10 月 会计期间按自然月 即每 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部16 月 1 日到最后一天 本位币RMB 人民币 企业类型工业 行业性质2007 年新会计制度科目 按行业预制科目选中 存货 客户 供应商是否 分类 选中 是否外币核算不选 会计科目4 2 2 2 2 客户分类2 2 2 目前无分类 供应商分类2 2 2 存货分类2 2 2 部门编码2 2 2 地区分类2 2 2 无 结算方式2 分类编码方案 在没有 应用前可按建华实际情 况进行调整 收发类别1 2 2 存货数量2 存货单价2 开票单价2 数据精度 小数位 系统默认为 2 位 可 随时进行修改 税 率2 5 2 系统管理系统管理 参数参数建议设置建议设置 计划编号001 计划名称建华管桩 001 账套备份 备份类型账套备份 发生频率每天 发生天数1 开始时间20 00 00 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部17 有效触发2 保留天数30 备份路径自选 5 3 系统权限配置方案系统权限配置方案 本章列出了 U8ERP 使用人员及其相应的权限分配情况 权限分为功能权限 数据权限 以及金额权限 在建华管桩调研过程中 提出实现对某些单据或某些档案不同的操作员能够查询或处 理不同的项目 如销售库房人员仅能看到其所处理的单据的数量 而销售部门的人员可以 看到数量和金额 此需求可以通过 U8 系统的权限控制实现 按目前系统提供的现有权限分配方案 用友 U8 管理系统提供多层次的权限管理机制 包括 功能权限 数据权限 金额权 限 若要实现这一需求 必须通过以下几步进行设置 1 系统功能权限设置 系统功能权限设置 系统功能权限 即对操作员进行系统模块的权限分配 并且可以细化到对单据的操 作权限 系统权限 的设置是在 系统管理 模块中进行 并且是以 admin 登录进行权限 的赋予 具体操作 进入 系统管理 权限 选择操作员后 点击 修改 按钮 然后以 进行选择 如下图 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部18 注意 操作员的权限启用后 即登录系统 则该操作员不可以被删除 2 系统数据权限设置 系统数据权限设置 如果要按部门 按仓库等分别划分操作权限 即只有具备该部门或该项仓库操作权限 的操作员才能处理 查询部门 仓库的业务 则可以通过 数据权限 的设置实现 运行 U8 企业门户 设置 数据权限 进入到权限设置 具体如下 1 数据权限控制设置 数据权限控制设置 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部19 如上图 在需要进行控制的 业务对象 前打 进行选择 如 部门 凭证类别 存货 仓库 等 2 数据权限设置 数据权限设置 选择 数据权限 如下图 例如 对某操作员设置对某些仓库的操作权限 如上图 将 记录 对应选择为 仓库 点击要分配权限的操作员 点击 授权 按钮 将允许使用的仓库选择到 可用 窗口中 点击 保存 按钮后保存设置方可退出 3 系统字段权限设置 系统字段权限设置 根据贵公司权限要求 要将某些单据的 金额字段 对某些操作员屏蔽 此需求可以 通过如下流程实现 以采购入库单为例 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部20 1 进入 U8 企业门户 设置 数据权限 数据权限控制设置 字段级 如下图 在要进行字段控制的单据前打 进行选择 确定 2 点击 数据权限设置 选择 字段 如下图 3 选择要进行分配权限的操作员 点击 授权 然后在可选择的字段范围内为 该操作员分配可操作的内容 如下图 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部21 点击 保存 按钮保存设置 这样该操作员登录时 仅能处理其权限范围内的单据字段 保证了数据的保密性 第六章第六章 U8U8 子系统主要参数设置方案子系统主要参数设置方案 6 1 合同管理合同管理 合同管理系统主要涉及到合同类型是否分类及合同条款是否分类 其余均可随时进行 修改 建华对于合同有报警管理需求 贵公司可按合同管理系统提供的预警方式进行选择 6 2 采购管理采购管理 采购参数选项是采购管理系统业务规则设定的描述 直接影响采购业务执行 以下未 涉及的参数取系统默认值 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部22 6 2 1 业务及权限控制业务及权限控制 顺序顺序选项名称选项名称选择值选择值备注备注 1 普通业务必有订单否 2 直运业务必有订单否 3 受托代销业务必有订单否 4 退货必有订单否 5 是否允许超订单到货及入库是 6 启用受托代销否 7 是否允许超计划订货否 8 启用代管业务否 9 供应商供货控制否 10 记录订单变更是 6 3 销售销售管理管理 销售参数选项是销售管理系统业务规则设定的描述 直接影响销售业务执行 以下未 涉及的参数取系统默认值 6 3 1 业务业务设置设置 顺序顺序选项名称选项名称选择值选择值备注备注 11 是否有零售日报业务否 12 是否有销售调拨业务否 13 是否有委托代销业务否 14 是否有分期收款业务否 15 是否有直运销售业务否 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部23 6 3 2 业务控制业务控制 顺序顺序选项名称选项名称选择值选择值备注备注 1 是否有超定量发货控制否 2 是否销售生成出库单是 3 报价是否含税是有单据录入后此参数不可修改 4 销售计划金额是否含税是 5 普通销售业务必有订单是建议销售业务均以订单为起点 便于 考察业务的执行情况 6 3 3 可用量控制可用量控制 顺序顺序选项名称选项名称选择值选择值备注备注 1 是否允许非批次存货超 可用量发货 否 2 是否允许批次存货超可 用量发货 否 6 4 库存管理库存管理 库存管理参数选项是库存管理业务规则设定的描述 直接影响库存业务执行 以下未 涉及的参数取系统默认值 顺序顺序选项名称选项名称选择值选择值备注备注 3 修改现存量时点 保存 时 审核时 审核建议使用审核时再修改现存量 4 是否允许超可用量出库否 6 5 存货核算存货核算 存货核算参数选项是存货核算业务规则设定的描述 直接影响企业成本核算 以下未 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部24 涉及的参数取系统默认值 顺序顺序选项名称选项名称选择值选择值备注备注 3 核算方式按存货核算 4 暂估处理方式月初回冲 5 销售成本核算方式按销售出库单 6 6 应收应收 付管理付管理 顺序顺序选项名称选项名称选择值选择值备注备注 1 应收 付账款核算模型详细核算 2 单据审核依据业务日期 3 受控科目制单方式明细到单据 4 非受控科目制单方式汇总方式 5 控制科目依据按分类 7 应收 付款核销方式 按单据 按产品 按单据选择哪种建议不要随意进行修改 6 7 总账总账 顺序顺序选项名称选项名称选择值选择值备注备注 1 是否制单序时控制是 2 是否赤字控制是 3 是否可以使用应收受控 科目 否 4 是否可以使用应付受控 科目 是 5 是否可以使用存货受控 科目 是 6 现金流量科目是否必录 现金流量项目 是可随时进行修改 建议选定后不随意 进行改动 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部25 顺序顺序选项名称选项名称选择值选择值备注备注 7 是否出纳凭证必须由出 纳签字 是可随时进行修改 建议选定后不随意 进行改动 8 凭证是否必由财务主管 签字 否可随时进行修改 建议选定后不随意 进行改动 9 是否允许做废修改他人 填制的凭证 否建议谁做的凭证由谁修改 10 是否可查询他人凭证是 6 8 固定资产固定资产 顺序顺序选项名称选项名称选择值选择值备注备注 1 折旧方法平均年限法平均年限法 加速折旧法 2 变动单生效原则 原值 净 残值 累计折旧变动是否当 期生效 否 3 新增资产是否当月计提折旧否默认为否 4 资产类别编码方式 222 默认为 2112 第七章第七章 关键业务解决方案关键业务解决方案 7 1 采购业务采购业务 贵公司的采购业务主要包括主要原材料 沙石 矿粉 减水剂 PC 钢棒 带钢 线材 煤 端头板 的采购 辅助材料的采购及日常办公用品的采购 所有大宗物料的采购都需 要与供应商签订采购合同 辅助材料及办公用品有固定供应商的采购也要先签订采购合同 一些没有固定供应商的临时采购业务可以不签订合同直接采购 下面对调研过程中涉及到 的采购业务相关的处理流程及方式在系统中给出相应的解决方案 辽宁建华有限公司的采购业务以采购合同为起点 与供应商签订采购合同后供应部根 据生产及日常领用需求向供应商订货 供应商将货物送达后由仓库开具 货物收条 进行 入库使用 待供应商开具正式的发票后由仓库根据发票及 货物收条 的供应商联开具 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部26 进仓单 办理货物的正式入库 财务部门根据 进仓单 进行入账 对于当月未开具发 票的采购业务财务部门根据 货物收条 进行暂估入库 辽宁建华的采购暂估处理方式采 用月初回冲 7 1 1 采购整体业务流程 采购整体业务流程 根据调研辽宁建华 ERP 管理系统采购业务的应用流程如下图 财务部 各部门 材料仓库 材料仓库 财务部 供应部 采购合同 请购单 采购订单 采购入库单 采购发票采购结算单 记账凭证 应付单 参照 参照 参照 复核 主材等大批量材料的采购由供应 部根据实际情况与供应商签订采 购合同 日常采购的材料及用品根据各部 门的需求由材料仓在系统中填制 请购单 材料仓的库管员参照合同或者请购单 生成采购订单 记录每次向供应商的 订货情况 材料仓收到材料后填制采购入 库单 相当于手工状态下的货 物收条 实际收到供应商的采购发票后 在采 购系统中录入采购发票 相当于手工 状态下的进仓单 采购入库单与采购发票配 对结算确认实际的采购成 本 在应付款管理系统审核 采购发票 具体的业务流程处理说明 1 1 采购合同的签订 采购合同的签订 供应部与供应商签订采购合同 首先在合同管理模块的合同工作台中增加采购类 的合同 合同选项如下 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部27 然后编辑合同的详细内容 合同编辑窗口如下 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部28 输入完合同各页签的内容后先点击保存按钮然后点击生效按钮 合同生效 注意 输入完成的合同必需生效后才能被后续的单据引用 注意 输入完成的合同必需生效后才能被后续的单据引用 2 请购单请购单 对于日常用品的采购及不需要签订合同的采购业务 库管员需要根据各部门上报 的购物通知单在采购系统填制 请购单 3 3 采购订单采购订单 供应部根据原料库存及各部门的需求情况向供应商下达供货通知 在系统中填制 采购订单 采购系统选项启用 采购必有订单 只有供应部下达采购订单后仓库 才能够根据采购订单办理采购入库业务 系统中的采购订单如下 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部29 注意 采购订单必需审核后才能生效 只有生效后的订单才能够被库房引用 注意 采购订单必需审核后才能生效 只有生效后的订单才能够被库房引用 4 4 采购入库单 货物收条 采购入库单 货物收条 供应商把货物送达后仓库需要开具采购采购入库单办理实际货物的入库 增加库 存 同时对于需要区分物资采购成本和运费采购成本的物资需要在系统中分别开 具 货物收条 和 运费货物收条 需要在系统中的采购入库单节点分别开具 系统截图如下 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部30 运费货物收条 运费货物收条 注意 采购入库单中要根据实际的采购情况填写货物的单价及税额 而且必须对注意 采购入库单中要根据实际的采购情况填写货物的单价及税额 而且必须对 采购入库单审核后才能增加库存 采购入库单审核后才能增加库存 5 5 采购发票采购发票 供应商开具发票后由仓库保管员在采购系统中根据采购入库单填制采购发票 发 票分为货物发票和运费发票 货物发票 仓库保管员在采购管理的专用发票 普通发票节点下填制采购发票 发票信息需要参照已经开具的采购入库单生成 系统的采购发票如下 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部31 运费发票 对于供应商单独开具的运费发票也需要在采购管理的普通发票节 点填制同样需要参照采购入库单 操作过程同货物发票的填制 6 6 采购结算单 进仓单 采购结算单 进仓单 仓库填制完采购发票后需要对采购发票与采购入库单进行采购结算确认实际的材 料采购成本 分为自动结算和手动结算两种 自动结算 对于供应商开具的货物发票包含运费的情况 采购发票完全参照 采购入库单生成没有单独的运费发票 系统提供自动结算功能 系统自动寻 找相匹配的采购发票与采购入库单确认实际的入库成本 手动结算 对于货物发票与运费发票分别开具的情况需要通过手动结算功能 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部32 完成采购成本的结算过程 系统的手动结算如下 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部33 7 7 应付账款的形成应付账款的形成 仓库填制完采购发票后采购部门在应付款管理系统中对采购发票进行审核 登记 应付明细账形成应收赃款 生成凭证传递到总账系统 8 8 登记存货明细账登记存货明细账 财务部门的材料会计对结算后的采购入库单在存货管理系统中进行记账 登记存 货明细账 如下图 9 9 付款业务付款业务 财务部门在实际给供应商付款时需要在应付款管理模块中填制 付款单 记录实 际的付款信息 系统中的付款单如下 付款单审核后需要生成付款凭证传递到总账系统 10 10 付款单与应收单的核销付款单与应收单的核销 付款单与应付单核销的主要作业是核销后系统自动将财务系统中的数据回写到业 务系统 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部34 11 11 采购暂估业务处理采购暂估业务处理 根据调研辽宁建华的采购暂估采用月初回冲的方式进行处理 7 2 销售业务销售业务 贵公司的销售产品主要是各种不同规格的管桩销售及一些材料的销售 煤渣及废铁丝 铁粉等废料 产品销售业务主要由销售部下设的各办事处承担 下面对调研过程中涉及到 的销售业务处理流程及方式在系统中给出相应的解决方案 建华管桩对于销售业务的收入确认采取按发货单进行收入确认 此种方式与财务按发 票确认入账有所不同 调研建华原手工处理方式为按发货金额直接做财务凭证进行预估收 入入账 在 U8 系统中 对于已发货尚未开具销售发票的产品 汇总其总金额在 应收系 统 中做 应收单 并审核 根据财务部门填写的应收单据形成销售收入预估凭证 对于 开具销售发票的正式收入处理 需财务部门先将原预估收入开具 红字应收单 生成凭证 冲回原预估收入 再按销售系统传递过来的销售发票确认正式收入 应收系统的应收单填写详见财务的应收处理业务 7 2 1 普通销售业务普通销售业务 普通销售业务主要涉及的是辽宁建华的所有正常销售的管桩产品 从签订合同做为此 种销售业务的起源 由各办事处人员签订合同意向并经相关负责人签字确认后与客户签订 正式的销售合同 进入系统的单据流程即从正式的销售合同做为流程处理的起源 以下是 对普通业务流程及流程中所涉各环节的说明 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部35 场地 销售部 财务部 财务部 各办事处 销售部 合同意向审 批表 管桩销售合 同 领导审批 调拨单 出仓单 运费结算单 销售发票 销售出库单 应收单 凭证 记账凭证 参照 参照 参照 参照 审核自动生成 复核 审核 各办事处手工填写合 同审批表 合同专员根据审批后的意向合同审 批表在合同管理中录入销售合同 录入标的时只录入存货分类 单 价 和总长度 生效 销售主管 审核生效 合同 运费核算员次 日根据发货单 生成运费结算 单 根据发货单分别开具管 桩销售发票和运费销售 发票 仓管员定期审核销 售出库单 减少实 物库存 材料会计根据销售出库 单记账核算出库成本 业务流程处理说明 1 合同意向审批表 合同意向审批表 由各办事处业务员与客户达成供货意向并经相关负责人签字审 批 手工填写 合同意向审批表 销售管理部备案留查 2 销售合同 销售合同 销售员根据 合同意向审批表 中的相关约定与客户签订正式的供货 合同 选项选择 由销售办公室的内勤人员在 U8 物流系统合同管理中录入销售合同 合同性质为 销售性质 并且选择在新增合同时注意选择需进行控制的合同的 控制方式 及相应比例 由于与客户签订合同时不能完全确定客户所需管桩的 具体型号 因此在签订合同时只指定对应的产品类别 待销售执行时再确认具体 型号 因此在新增合同时还要注意一定要选择 是否使用分级标的 选项 新增 合同界面的相应选项选择完成后即可进入 合同工作台 界面进行正式合同的录 入 下图为新增合同选择界面 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部36 合同内容录入 进入合同工作台后对合同相应的内容进行录入 注意蓝色字体为 系统要求必须输入项目 如果不输入则该合同不允许保存 在建立合同类型时即 确定了该合同性质的主要内容 下图所示为销售合同性质的主要页签及内容 在 U8 系统中对于合同分为不同页签进行处理 录入合同时必须将 合同概要 标 的明细 收款计划 及其他合同条款录入完成后方可对该合同进行保存处理 并且在系统中可以将手工签订的合同做为附件挂在该张合同中进行备查 要求文 档或图片 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部37 合同 生效 处理 合同内容填写完成后录入人员检查无误后即可由有权限的人 员对该合同做 生效 处理 即该合同可以开始执行 系统中只有做过 生效 操作后的合同才能被后续单据参照执行 注意 注意 正常的合同业务是销售性质和工程项目性质的合同是不同的业务处理流程 并 且选择一种性质后将严格按此流程进行业务处理即合同性质是互斥的 不能两种合同 性质同时存在 贵公司所有合同均属销售性质的合同 因此销售性质的合同不能填加 项目名称 即工地名称 我们对此进行了变通处理 在合同中设置了自定义项 在进 行合同录入时自行录入客户工地名称做为备注项目 不能在后续业务处理中被参照统 计 此处只是为了合同备注 后续从销售订单开始即可加入客户对应的工地项目名称 进行客户工地的业务跟踪处理 3 销售订单 销售订单 销售管理部根据各办事处的要货情况进行发货 此处在进行业务处理 时要指定具体的供货产品规格 即相当于手工状态下的配桩过程 同手工的 产 品调拨单 在此处还要指定具体对应的客户工地名称 如下图所示 建议配桩与 正常产品发货分开订单进行业务处理 以免不能分开统计 如果需单独统计配桩 销售情况可根据情况建立不同的销售类型进行统计 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部38 4 发货单 发货单 相当于手工状态下的 产品出仓单 仓库 场地 开票员根据销售订单 产品调拨单 组织发货 并且由仓库人员根据配车情况将具体运输公司运输公司及车号车号 填入对应的发货单据中 以备查询及后期做签回单时进行参照 如图 注意 注意 销售金额对仓库 场地 人员是保密的 此处在系统中按数据权限进行处理 在发货单中仓库 场地 人员要指定对应的发运方式 运输公司及发货车号 已 设置自定义项 以备查看 正式发货时由场地开票员根据车辆情况进行发货 当进行价格调整时由销售办公 室人员填写 发货单 并且只调整对应单据的金额不调整数量 5 运费计价单运费计价单 运费计价单是通过用友客户化开发平台 UAP 单独开发的用于运费标准录入的 单据 运输公司根据建华管桩运输运费的实际核算情况录入各运输公司到各个不同地 点的运费标准 方便管桩运费的核算 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部39 6 运费结算单 运费结算单 运输公司根据销售发货单 产品出仓单 生成运费结算单 计算各 发货单的运费 做为将来建华与运输公司结算依据 7 销售出库单 销售出库单 由仓库 场地 人员对该发货单进行 审核 处理后 系统会自动 生成 销售出库单 减少库存理存量 8 发货签回单 发货签回单 此单据可对于已发货物资由客户确认收货的依据 录入系统后可随 时查询发货回执情况 也可根据 发货签回单列表 进行查询 参照发货单生成 如图 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部40 9 销售结算清单 销售结算清单 此单据为二次开发单据 是根据销售部门的销售订单 产品调拨 单 的发货情况 对应销售订单的退货处理情况 实际付款金额情况 二次开发 通过提取系统相对应单据的数据信息按合同号 客户名称及工地名称生成该销售 结算清单表 10 管桩销售收入发票 管桩销售收入发票 销售部门根据各办事处开具 发票申请表 在 U8 系统中根 据二次开发的 销售发货管桩及运费对比表 参照发货单形成销售收入发票 并 对该张销售发票填制 代垫费用单 记录运费收入 进行复核后做为财务入账依 据 如图 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部41 11 销售运费收入发票 代垫费用单 销售运费收入发票 代垫费用单 在填制管桩收入发票的同时在销售发票保存后点击 代垫 按钮填制运费收入发 票 12 应收单 应收单 在 U8 系统中 销售发票或代垫费用单审核后即传递至应收系统形成应 收单据 财务人员对此应收单据进行审核 13 凭证处理 凭证处理 财务部门在 应收系统 中根据审核后的 应收单 生成确认收入的 凭证 在 存货核算 系统中月末对 销售出库单 进行统一记账并进行期末处 理后生成确认销售成本的凭证 在销售业务的各环节中 各部门都有各自需要处理的业务环节 请根据业务流程 描述正确处理日常业务 7 2 2 销售退货业务销售退货业务 产品运往客户方的工地后 客户工地也要进行检验 对于在打桩过程中由于管桩 质量问题等发生退货业务需在 U8 系统填写 退货单 该单据是发货单的红字单据 可以处理退货或换货业务 换货业务处理需先退原货物 开具退货单 再重新发新货 开具发货单 销售退货业务流程 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部42 存存货货核核算算 应应收收系系统统 库库存存管管理理 销销售售管管理理 手手工工处处理理 产产品品退退货货 通通知知单单 退退货货单单 发发货货单单 销销售售订订单单 退退货货依依据据 红红字字销销售售发发票票 红红字字销销售售出出库库单单 自自动动生生成成 增增加加废废品品库库现现存存量量 参参照照生生成成 红红字字应应收收单单收收入入凭凭证证 销销售售成成本本 凭凭证证 登登记记 减减少少销销售售成成本本 全全月月平平 均均 月月末末统统一一处处理理 复复核核 审审核核并并生生成成凭凭证证 销售退货业务流程说明 建华管桩对于销售退货业务的处理分为已开销售发票和未开销售发票的处理两种 情况 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部43 预估销售收入 预估销售收入 对于尚未开具正式的销售发票财务部门对此进行过预估收入 处理的 需财务部门先按退货金额冲减原预估金额 然后再参照原 发货单 或 销售订单 的产品或部分产品生成 退货单 在 U8 系统中可减少对应 发货单及其对应的销售订单的已发货执行量 财务预估入账在财务应收系统 业务中进行说明 已正式确认销售收入 已正式确认销售收入 对于已由财务部门正式确认销售收入的情况 需销售 部门在 销售管理 系统中参照原对应的 发货单 或 销售订单 生成 退货单 及 红字销售发票 并且进行复核传递至应收系统 财务部门根 据销售部门传递过来的红字销售发票做生成凭证处理以减少已正式确认的销 售收入 7 2 3 销售发货单价格调整业务销售发货单价格调整业务 1 调整项内容设置 在存货档案中各产成品末级分类下分别增加一个属性为 折 扣 的存货 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部44 2 发货价格调整流程 销售部 销售部 管桩销售合 同 参照 参照 参照合同生成销售订单 指定存货为销售调整存 货 7 3 领料业务领料业务 建华管桩的领料业务分别主材领用 固定资产领用 辅助材料领用及其他材料领用 建议由各用料部门填写 材料出库单 然后由各仓库保管员做 审核 确认出库 但限于 目前资源配置情况可由仓库人员录入 材料出库单 并进行审核确认出库工作 财务部门 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部45 统一在月末对所有材料出库单进行登记账簿处理并生成材料领用成本凭证 材料领料业务流程 存 存货 货核 核算 算 库 库存 存管 管理 理 材材料料领领料料单单 业业务务处处理理 材材料料成成本本凭凭证证 减少库存现存量 材料领料业务说明 1 材料领料单 材料领料单 目前由仓库保管员根据各部门领料情况录入 材料出库单 并根 据实际领用出库情况进行 审核 确认 以减少库存现存量 对于主材等直接 进入产品成本的材料领用要指定对应的管桩品种 以便为财务成本会计核算管 桩产品成本时提供直接材料数据 注意 注意 此处材料领用业务需按收发类别区分用途 收发类别设置见基础信息部 分方案 2 财务处理 财务处理 财务部门材料会计需在月末在 存货核算 系统对所有的 材料出 库单 进行登记明细账簿处理 并且根据已期末处理后的单据生成材料领用成 本凭证 3 数据查询 数据查询 对于不同用途领用的材料可进行汇总统计查询 用于产品生产的材 料可按各产品品种进行统计归集 如下图示例 建华管桩业务解决方案 沈阳用友软件有限公司 U8 业务部46 7 4 完工入库业务完工入库业务 辽宁建华的产成品入库业务分为两个阶段首先是半成品完工入库然后是产成品调 拨 完工产品的半成品入库及成品调拨业务均由生产部的仓库 场地 负责处理 在 U8 系统中 通过设置不同的收发类别做为统计时的条件 因此在填制单据时除了选择 已设置的半成品及产成品的存放仓库外 还要选择何种收发类别的入库 以免将来数 据统计出现错误 产成品入库业务流程 生产部 财务部 生产部 产成品入库单 仓库为半成品管桩库 入库类 别为 半成品入库 确认入 库产品数量和生产班组 调拨单 其他出库单 其他入库单 审核自动生成 管桩从高压斧中出斧后填制调 拨单 调拨到成品仓库 记账凭证 产成品成本分配 回写产成品入库成本 登记产成品成本 入库业务流程说明 1 产成品入库单 由生产部门的仓库保管员在 U8 库存管理 系统中进行 产成品 入库单 的录入