公务卡报销说明.doc

一、公务卡的性质和办理范围（一）公务卡是指学校的教职工持有的、以个人名义开立的贷记卡。公务卡由学校教职工个人持有、保管和使用，主要用于日常公务支出和财务报销业务，具有一定的透支消费额度和透支免息期。公务卡实行“一人一卡”实名制，教职工个人为公务卡持卡人并承担相应经济责任。（二）公务卡办理的范围为需要在财务处办理公务支出报销业务的在职人员。二、公务卡开立与管理（一）公务卡开立1.教职工持身份证原件和复印件（A4纸，原件正反复印，不可照片打印）以及相关身份证明，到财务处填写“公务卡申请表”。2.财务处对申请开卡教职工的相关资料进行确认并集中送至发卡行；发卡行按规定程序审核职工申请资料并办理公务卡。3.发卡行将公务卡和必要的相关资料发给教职工。（二）公务卡管理1.公务卡应与持卡人工资账户绑定。2.公务卡用于单位公务支出的结算，持卡人在未办理报销手续之前，无论是公务消费还是个人消费均属个人行为，个人承担由此导致的经济、法律等全部责任。3.持卡人因调离、退休等原因离开学校，应按要求及时还清债务，结清余额。三、公务卡结算的范围（一）属于河南省省级预算单位公务卡强制结算目录（见下表）中规定的公务支出原则上不再使用现金结算，必须使用公务卡结算。河南省省级预算单位公务卡强制结算目录序号公务卡结算项目备注01办公费指单位购买按财务会计制度规定不符合固定资产确认标准的日常办公用品、书报杂志等支出。02印刷费指单位的印刷费支出。03咨询费指单位咨询方面的支出。04手续费指单位支付的手续费支出。05水电费指单位支付的水电费支出。06邮电费指单位开支的电话费、电报费、传真费、网络通讯费等支出。07物业管理费指单位开支的办公用房、物业管理费，包括综合治理、绿化、卫生等方面的支出。08差旅费指单位工作人员因出差支付的住宿费、购买火车票、机票支出等。09维修（护）费指单位日常开支的固定资产（不包括车船等交通工具）修理和维护费用，网络信息系统运行与维护费用。10租赁费指租赁办公用房、宿舍、专用通讯网以及其它设备方面的费用。11会议费指会议中按规定开支的房租费、伙食补助费以及文件资料的印刷费、会议场地租用费等。12培训费指各类培训支出。13公务接待费指单位按规定开支的各类公务接待（含外宾接待）费用。14专用材料费指单位购买日常专用材料的支出。具体包括药品及医疗耗材，农用材料，兽医用品，实验室用品，专用服装，消耗性体育用品，专用工具和仪器，艺术部门专用材料和用品，广播电视台发射台发射机的电力、材料等方面的支出。15公务用车运行维护费指公务用车的维修费、保险费等支出。16其他交通费用指单位除公务用车运行维护费以外的其他交通费用。如飞机、船舶等的燃料费、维修费、保险费等。（二）按财务制度规定，目录范围内要求转账的公务支出通过转账方式结算。（三）不在公务卡结算范围内的固定资产购置、大型维修等其它支出，按原政府采购等规定和程序办理。（四）可暂不使用公务卡结算的情况：（1）在县级以下（不包括县级）地区发生的公务支出；（2）在县级及县级以上地区不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在200元以下的公务支出；（3）按规定支付给个人的支出；（4）签证费、快递费、过桥过路费、出租车费用等目前只能使用现金结算的支出。（五）持卡人应尽量在具备刷卡结算条件的单位购买商品和服务，不断减少现金结算的公务消费。因特殊情形确实不能使用公务卡结算的，须对方单位开具不能刷卡证明，加盖对方单位财务专用章，经部门领导和财务处批准后方可报销。四、公务卡报销原则（一）使用公务卡结算，不改变单位现行财务管理制度和报销审批程序。（二）持卡人因公务活动使用公务卡消费时，应取得本人签名的公务卡消费交易凭条（pos机小票）或交易记录和相应的原始发票。网上交易须提供网上支付凭证和购买物品成交截图打印件。（三）实行公务卡结算方式后，原则上不再向职工个人办理借款。不具备刷卡环境而又确需进行公务消费时，由个人先行垫付资金，而后按照财务报销程序进行报销。特殊情况职工个人需要借款的，经财务处审核并由相关领导批准后按相关规定办理。（四）因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的，持卡人应及时将相应报销款项退回财务处，由财务处负责办理资金退回手续。（五）持卡人在执行公务中不允许通过公务卡透支提取现金。五、公务卡结算报销程序（一）持卡人因公务活动使用公务卡消费时，应取得发票等财务报销凭证和公务卡消费交易凭条（pos机小票）。教职工应将个人消费部分与公务消费部分分开，财务处只对公务消费部分进行报销。（二）持卡人在公务消费后应尽快办理财务报销手续，最迟应于免息还款日前10天，整理所有公务消费的原始发票和经本人签名的公务卡消费交易凭条（pos机小票）、购物明细或消费清单以及公务卡刷卡明细表，按财务报销审批程序进行报销。（三）一项经济业务中，如果同时有转账结算、现金结算和公务卡结算，应在填制报销审批单时注明不同的结算方式。（四）持卡人因出差在外或其它特殊原因，确实无法在规定的免息还款期内办理财务报销手续的，可从本人绑定的工资账户中先行垫付，日后按正常报销手续冲账报销。（五）会计人员对持卡人签字确认的公务卡消费交易凭条（POS机小票）、报销审批凭证及报销单据等进行审核后，登陆公务卡支持系统，根据持卡人提供的姓名、交易日期和消费金额等信息，核对公务消费的真实性，审核确认后予以报销。出纳人员通过国库集中支付资金清算系统向公务卡账户进行还款结算，完成报销程序。（六）持卡人自行查询确认公务卡消费报销后的资金到账情况，若有异常，应及时向财务部门说明并及早处理。六、其他注意事项（一）公务卡启用教职工拿到新卡（包括毁损补卡、挂失补卡、自动换卡、提前换卡）后，首先，应确认卡片正面的凸字拼音姓名、称谓与填写在申请表上的是否相同，若发现两者有任何不同时，请立即联络发卡银行予以更换。其次，应该在公务卡背面的签名条上签上自己的名字，且必须与公务卡申请表上的签名保持一致。最后，应按发卡行的规定对新卡进行“卡启用（激活）”操作，依照发卡行启用卡片指引到发卡行网点或通过24小时客服电话、网上银行等完成开卡程序。（二）公务卡信用额度我校根据银行管理规定和业务需要，经与发卡行协商，确定我校办理公务卡的信用额度一般不超过5万元、不少于2万元。（三）公务卡信息变动持卡人手机号码变更、家庭住址变更等私人信息变更时，持卡人自行通知发卡行更新相关信息即可。公务卡到期、遗失或损毁后，由持卡人到发卡行自行申请补办，持卡人将变更后的公务卡卡号及个人信息及时发至财务处刘家慈和柴红艳OA以便维护系统。（四）公务卡费用我校要求发卡行为持卡人提供免费开卡、免收年费、免担保人、免保证金、免开存款账户、到期免费换卡等优惠待遇。（五）公务卡取款手续费1.持卡人在执行公务中原则上不可以通过公务卡透支提取现金。透支提取现金发生费用由持卡人承担。2.持卡人还款时多缴的资金或存放在公务卡账户内的资金可在本行提取，跨行提取需支付手续费，具体规定应咨询发卡行有关规定。（六）公务卡消费交易凭条实行公务卡结算方式后，请务必妥善保管公务卡消费交易凭条。消费交易凭条遗失后无法重新打印（消费当日商户未结账前除外），教职工可打印银行交易流水并标注，并详细填写公务卡刷卡明细表。公务卡刷卡明细表 开户行：序号姓名卡号刷卡日期刷卡金额（元）报销金额（元）刷卡金额报销金额合计（七）公务卡免息还款期公务卡的免息还款期是指实际刷卡消费交易日至到期还款日之间的时间。因为刷卡消费的时间有先有后，所以享有的免息还款期长短不同。最长56天，最短25天。在到期还款日前全额还款，不用支付利息，享受免息还款期优惠。如果未在到期还款日前全额还款，则以未还部分消费金额为计息本金，自该笔交易记账日起至该笔账款还清日为计息天数计收利息及滞纳金。比如，某发卡行每月1日为汇总持卡人账单周期所有消费交易的账单日，每月25日为账单的到期还款日。如果在8月1日前进行公务消费，持卡人须在8月2日前全额还款；如果在8月1日后进行公务消费，持卡人在9月2日前全额还款即可。（八）公务卡报销到账查询完成报销后，持卡人可以通过手机短信、电话银行、网上银行、银行对账单、ATM机查询、营业网点查询等多种方式查询获知公务卡的还款情况。若有异常，应及时向财务处说明并及早处理。（九）公务卡境外消费教职工境外消费可以在具有银联标识的POS机具上使用公务卡刷卡消费，也可先行垫付返校后报销。（十）公