公文写作_行政公务文书写作培训课件

第二章行政公务文书写作 第一节公文概述 一 公文的概念 特点和作用1 概念 行政公文 简称公文 是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书 2 特点 1 权威性 2 规范性 3 工具性 不能滥用和亵渎 3 作用 1 指导作用 2 沟通作用 3 凭证作用 二 种类 主要包括13种 1 命令 2 决定 3 公告 4 通告 5 通知 6 通报 7 议案 8 报告 9 请示 10 批复 11 意见 12 函 13 会议纪要 三 格式 1 眉首 文头 必备项目 发文机关 发文字号 2 内文 标题 主送机关 正文 附件 印章 成文时间 3 版记 文尾 附注 主题词 抄送机关 印发机关 印发时间 印刷份数 置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首 置于红色反线 不含 以下至主题词 不含 之间的各要素统称主体 置于主题词以下的各要素统称版记 上行文 下对上 请示 工作报告 情况报告 平行文 同级或不相隶属 公函 证明信 下行文 上对下 命令 指示 批复 泛行文 可上行 下行 平行 还可以向社会公布 公告 通告 公文基本常识 称谓的习惯用法 上行文 自称 我 们 我 本 部 等 而不用发文机关名称 有真实 恳切之感 对称用 上级 领导 或受文机关名称 而不用 你 们 你部 有尊重 避讳之意 下行文 自称用发文机关名称 显其庄严肃穆 对称一般用 你 们 你部等 而不用受文机关名称 有叮咛嘱咐 严而可亲之感 平行文 自称 我 们 我部 对称 你 们 你部 等 显得亲切平易 不打官腔 一 眉首 眉首位于公文首页上端 一般约占A4型公文纸的1 3或2 5面积 包括 1 公文份数序号2 秘密等级和保密期限3 紧急程度4 发文机关标识5 发文字号6 签发人7 红色反线 1 公文份数序号 同一公文印多少份就有多少个份数序号 根据所需公文份数来决定编几位数 至少两位 只有个位时 前面加 0 01 001放置在版心左上角第一行不需要保密的一般公文 不必编号 秘密等级和保密期限放置在版心右上角第一行 需要同时标注秘密等级和保密期限的 中间加 隔开 密级 绝密 机密 秘密如果不特别注明保密期限的话 按密级分别保密30年 20年 10年 紧急程度对公文送达和办理的时间要求 平件和急件急件 特急 急件具体时间要求由各主管部门自行确定 如 特急随到随办 不超过24小时 急件3天内处理完毕 顶格标在版心右上角第一行 如标密级 放在密级下 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 联合行文时主办机关名称在前 同级的话 按党 政 军 群顺序排列 然后把 文件 二字置于发文机关右侧 上下居中排布 如果发文机关过多 需调整行距和字体 保证首页显示正文 发文字号是发文机关按年度对公文排序的代号 由发文机关代字 年份加该年发文的顺序号组成 机关代字由大到小排列 地名代字 机关代字 分类代字山东省人事厅干部培训处 鲁人干 年份 阿拉伯数字标全称 用 括入 2005表示2005年制发的文件 序号不编虚位 不加 第 字 联合行文只标注主办机关的发文字号 返回 签发人上报公文需要标注签发人姓名 在主权范围内签发 不得越级签发 签发人平行排列在发文字号右侧 二 主体 主体部分包括 一 标题 二 主送机关名称 三 正文 四 附件说明 五 成文日期 六 公文生效标识 七 附注 公文标题完整的公文标题一般由三部分构成 发文机关 事由 文种 国务院关于实行公民身份号码制度的决定 可省去发文机关或事由 关于工业生产情况的报告 广州市人民政府命令 标题中 关于 主要指明事由所涉及的范围 在转发 批转性通知中 不需在事由前加 关于 国务院办公厅转发交通部等部门关于继续做好公路养路费等交通规费征收工作意见的通知 案例 语法上无错 但看着别扭 念着拗口 需要简化 转发有关严明纪律确保非典型肺炎防治工作顺利进行的紧急通知 除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 国务院关于提请审议的议案 概括要确切 广东省人民政府关于禁止赌博的处罚条例 改为 广东省禁止赌博条例 主送机关公文发送的主要对象 应当办理公文的机关 如主送机关名称过多 使得公文首页不能显示正文 应将主送机关名称移至版记中主题词之下 标识方法同抄送 下行文 如需所属各机关都了解和执行的 一般用 各 句式 如同一系统用了顿号 那不同系统间要用逗号 如 各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 上行文一般只写一个主送机关 如需同时送其他机关 应用抄送的形式 公文正文主送机关下一行 每自然段空2格写起 数字 年份用阿拉伯数码标识 不能回行 正文结构 原由 事项 结尾 原由 导言 为什么制发该公文 事项 叙述情况 分析问题 说明做法 提出要求 结尾 执行要求或惯用语 有些无结尾 结构层次序数 一 一 1 1 可跨越 不可颠倒 附件补充公文主件内容的材料 如文件中的人员名单 报表 照片 典型材料 证明文件等有关资料 公文的附件是正文的组成部分 与公文具有同等的效力 公文如有附件 必须在正文后注明 标识方法 成文日期公文正式生效 执行的日期 成文时间以领导人签发的日期为准 联合发文 以最后签发机关领导人签发日期为准 会议讨论通过的公文 以会议讨论通过的日期为准 电报以发出的日期为准 位于正文之后的右下方 右空四字专行标注 用汉字书写公元纪年全称 零写为 O 一九九八年八月九日 二OO一年十月一日 公文生效标识即印章 除会议纪要及电报外 公文都应该加盖印章 联合上报的文件 由主办机关加印即可 联合下发公文 发文机关都应加盖印章 加盖印章应距正文2 4mm 端正 居中 下压成文日期 年月日露出 骑年盖月 印章用红色 排版后空白处容不下印章位置时 应调整行距 字距 务使印章与正文同处一面 不得采用标识 此页无正文 的方法解决 附注对公文的发送范围 使用时需注意的事项加以说明 此件发至县 团级 此件可见报 位置 成文日期下一行请示须注明联系人姓名 电话时 标注在附注位置 附件应和正文一起装订 附件左上角顶格标识 附件 有序号时标识序号 如附件与正文不能一起装订 应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件名称 或带序号 三 版记 版记包括 一 主题词 二 抄送机关 三 印发机关和印发日期 四 版记中的反线 五 版记的位置 主题词公文检索标识 表达文件所论述的具体对象和内容 标引顺序 类别词 类属词 文种 由大到小 由内容到形式 不少于3个 不多于5个标引地名 人名时 尽量使用全称 国务院关于加强水土保持工作的通知 主题词 农业水土保持通知 抄送机关与文件有关系 需要了解文件内容而不需要办理的机关 如双重领导的机关 越级越过的机关等 位置 主题词下一行 左空一字后标识 抄送 后冒号 抄送机关之间逗号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后加句号 排列顺序 一行为上级机关 一行为同级党的机关 军事机关 人民团体 民主党派 一行为人大常委会机关 政协机关 法院 检察院 一行为新闻 企业 事业单位 一行为其他单位 印发机关和印发日期负责把公文文稿印刷 封发的机关名称 印发日期以公文付印的日期为准 一般在发文日期后5天内印好发出 位置 抄送机关下 占一行 印发机关左空一字 印发时间右空一字 版记中的各要素下均加一条反线 版记的最后一个要素位于最后一行 公文的特定格式 信函格式发文机关标识不同 不加 文件 二字 界栏线标识不同 发文机关下4mm处为红色武文线 距下页边20mm处为红色文武线 密级和紧急程度标识不同 在武文线下一行左边顶格标识 发文字号的编排和位置不同 发文机关代字 函 年份 该年发文顺序号 在武文线下右上角顶格 发文机关标识不加 文件 二字 界栏线标识不同 发文机关下4mm处为红色武文线 距下页边20mm处为红色文武线 返回 命令格式发文机关名称不能用简称以领导人个人名义发布的命令 令号的编制自发第1号令开始 不受年度限制 命令用 分送 的形式 会议纪要格式标识 XXXXX会议纪要不加盖印章 需了解更多公文办文规定及相关知识 请参看 张元忠 张东风编著 公务应用文写作与评析 2007年4月第一版 华中科技大学出版社 栾照钧著 公文写作逆释答疑300题 2004年2月版 中国档案出版社