档案管理_文书工作与档案管理教材

普通高等教育 十一五 国家级规划教材文书工作与档案管理 池州学院 目录 第一章概述 第二章文书的种类 第三章文书的体式与稿本 第四章文书的形成与处理 第五章文书的整理与归档 第六章档案的收集与鉴定 第七章档案的整理与保管 第八章档案的检索 第九章档案的提供利用 第十章专门档案的管理 第十一章电子档案 第一章概述 第一节文书与档案一 文书与档案的含义 一 文书1 概念2 文书的作用 文书是人们在社会实践活动中为了传递 记载信息 而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料 是以文字形式处理各种事务的凭证性工具 文书工作与档案管理第一章概述 二 档案1 概念2 档案的作用 档案是机关 组织和个人在社会活动中直接形成的 保存备查的文字 图表 音像及其他各种方式和载体的历史记录 概括地说 档案是原始的历史记录 文书工作与档案管理第一章概述 二 文书与档案的联系与区别 二 文书与档案的区别 一 文书与档案的联系 文书工作与档案管理第一章概述 1 两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同 2 两者在内容和格式上完全一致 3 两者互为因果 1 两者的性质和形式不同 2 两者的目的和作用不同 3 两者存在和发挥效用的时间不同 一 文书工作 第二节文书工作与档案管理 文书工作通常也叫文书处理工作 主要是指公务文书的形成 处理和管理的程序 手续等 根据工作的需要和客观实际 高质量地形成机关的公文 科学地组织和准确地处理机关的公文 有秩序而安全地进行公文运转 完整而妥善地保管公文 正确地发挥公文的作用 有效地推进机关工作 为领导工作服务 为社会主义现代化建设服务 公文的形成 前提 公文的处理 中心 和公文的管理 归结 一 文书工作的含义 二 文书工作的任务和内容 文书工作与档案管理第一章概述 三 文书工作的基本原则和要求 坚持实事求是 反映客观实际 精简公文 反对官僚主义 形式主义和文牍主义 注重实用 高效率地做好文书工作 准确 及时 安全 保密例2 要做到严肃认真 一丝不苟 及时迅速 注重时效 不搞公文旅行 严格执行保密制度 防止失密 泄密 文书工作与档案管理第一章概述 二 档案管理工作 档案管理工作 简单说就是用科学的原则和方法管理档案 为党和国家的各项工作服务 一 档案管理工作的含义 坚持集中统一管理档案的原则 建立国家档案工作制度 科学管理档案 大力开发档案信息资源 逐步实现档案管理的现代化 使档案工作更好地为党的总任务 总目标服务 为建设社会主义物质文明和精神文明服务 档案的收集 鉴定 整理 保管 检索 编研 提供利用和登记统计八项工作 从理论上划分为两个基本方面 即档案的实体管理和档案内容信息的开发利用 二 档案管理工作的任务和内容 文书工作与档案管理第一章概述 三 档案管理工作的基本原则和要求 中华人民共和国档案法 以下简称 档案法 的表述是 档案工作实行统一领导 分级管理的原则 维护档案的完整与安全 便于社会各方面利用 完整 安全 有效 完整 即档案的收集要做到齐全完整 没有疏漏 安全 主要是保证档案的物质安全和政治安全 防止自然和人为的损坏 不丢失 不泄密 有效 即能够有效地提供利用 充分发挥档案的作用 文书工作与档案管理第一章概述 一 文书工作的组织机构 一 文书工作的机构 第三节文书工作与档案管理的组织机构 二 文书工作的组织形式 在一些比较小的机关或者基层单位 不需要专门设立文书工作部门 县以下机关 如乡镇 街道 学校 一般都只在办公室中设有专职或兼职人员负责文书工作 小型企业只设一二个专职或兼职的文书人员就行了 此类人即 文书 在一些比较大的机关里 设立文书工作的专门机构 归机关中心机构 即办公室负责领导 在县级和县级以上的领导机关文书工作的主要部分 是由机关的办公厅 室 负责 其下面可设秘书处 室 信访处 室 机要室 打字室 印刷厂 收发室 等文书工作机构 文书工作与档案管理第一章概述 二 档案管理的组织机构 一 档案管理工作机构 文书工作与档案管理第一章概述 二 档案管理工作的组织领导 领导关系 业务指导关系 文书工作与档案管理第一章概述 档案交接关系 第二章文书的种类 第一节文书的种类及选用一 文书种类的常用划分方式 法定公文是党 政 军机关各自关于公文处理等法规性文件规定的公文种类名称的通称 事务公文是法定公文之外的日常处理公共事务的一般性公文种类名称的统称 如计划 总结 简报 调查报告等 1 法定公文 2 事务文书 一 按公文种类名称是否法定划分 文书工作与档案管理第二章文书的种类 二 按公文的行文方向划分 上行文是本机关向上级机关发送的公文 它的行文方向是自下而上的 通常上行文主要是请示和报告 下行文是本机关向下级机关发送的公文 它的行文方向是自上而下的 通常下行文有命令 指示 决定等 平行文是同级机关或不相隶属机关之间往来的公文 最常用的平行文是函 少数通知 会议纪要也属于平行文 1 上行文 2 下行文 3 平行文 文书工作与档案管理第二章文书的种类 二 文书种类的选用 1 在发文机关权限内选用恰当的文种 2 在发文机关和收文机关行文关系的准确定位中选用文种 3 在明确发文具体目的 要求后选用文种 文书工作与档案管理第二章文书的种类 第二节通用文书 一 通用法定公文 一 命令 令 根据 办法 p287 规定 命令 令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 令有三类 1 发布令 是国家领导机关和有关部门用来公布法律 发布重要行政法规和规章的文件 2 行政令 用于宣布施行重大强制性行政措施 实施行政领导与指挥职能的文件 如 国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令 3 嘉奖令 是领导机关或领导人为嘉奖有功的有关单位或人员而发布的 如 国务院对王仪轩机组的嘉奖令 文书工作与档案管理第二章文书的种类 二 决定 根据 办法 规定 决定 适用于对重要事项或者重大行动作出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 决定分为三类 1 法规性决定 适用于发布权力机关制定 修改或试行的法律文件或政府部门制定的行政法规 2 指挥性决定 适用于对重大问题 事项 行动作出决定 布置有关工作 其突出特点是方针政策性强 要求下级单位坚决贯彻执行 3 知照性决定 适用于表彰先进 处理事件与人员 机构设置与人事的重要变动 重要会议的召开或其他有关事项的决定 重在宣告 知照 只要求下级机关 单位及人员知道此事就行了 文书工作与档案管理第二章文书的种类 三 公告 根据 办法 规定 公告 适用于向国内外宣布重要事项或法定事项 公告有两类 1 周知类公告 只宣告事项的有关信息 不提出需要遵守的规定和要求 通常以国家机关的名义发布 起到向国内外公布法律文件的作用 2 事项类公告 多用于有关行政机关依据国家有关法律 法令和行政法规而使用的法定专门事项的公告 如专利公告 商标公告 破产公告 企业法人登记公告 房屋拆迁公告 招考公告等 也用于按照 中华人民共和国民事诉讼法 规定发布的一系列法院公告 如开庭公告 宣告失踪 死亡公告 财产认领公告等 文书工作与档案管理第二章文书的种类 四 通告 根据 办法 规定 通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 通告有两类 1 执行性通告 公布一定范围内的机关单位或有关人员应当遵守的事项 如 沈阳市公安局关于启用公安专用车辆号牌的通告 p32例2 告知性通告 如因维修线路停水 停电的通告 施工单位修桥 修路要求有关人员或车辆改道通行的通告等 文书工作与档案管理第二章文书的种类 五 通知 根据 办法 规定 通知 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 通知有六类 1 批转类通知 体现的是领导与被领导关系 即上级机关批转下级机关的公文 2 转发类通知 即转发上级机关 同级机关和不相隶属机关的公文 3 发布规章类通知 用于告知受文单位 某一规章制度业经批准 现予以发布 这类规章性文件 其作者一般为发文机关自身或发文机关的上级机关 4 贯彻类通知 用于对上级领导机关发来的文件需要结合本地区 本部门实际情况提出具体执行意见时使用 5 事项类通知 用于需要下级机关 有关范围或有关人员执行和了解某些事项时使用的文件 6 任免类通知 主要用于上级机关向下级机关告知对有关人员任免决定和需要下级机关知道上级机关的人事任免情况 文书工作与档案管理第二章文书的种类 六 通报 根据 办法 规定 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 通报有三种 1 表彰通报 表彰群体或个人的先进模范事迹 或企事业单位的典型经验 起到充分调动积极性 开创新局面的作用 2 批评通报 通报重大的事故或批评严重错误 用反面典型和重大事故警诫教育有关部门和人员 以此防患于未然 3 情况通报 传达重要精神或情况 能使有关单位或人员及时了解精神 掌握情况 便于把握工作方向 调整工作部署 改进工作措施 文书工作与档案管理第二章文书的种类 七 议案 根据 办法 规定 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会和同级人民代表大会常务委员会提请审议事项 议案有四类 1 法规性议案2 条约性议案 3 事务性议案 4 任免性议案 文书工作与档案管理第二章文书的种类 八 报告 根据 办法 规定 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 报告有三类 1 工作报告 是下级机关完成了一个阶段的工作或者某一项工作之后将工作的进展情况 工作成绩 经验体会以及存在的不足 改进办法等向上级机关汇报的报告 2 呈送报告 是向上级机关报送文件或物件时随文或随物呈送的报告 3 建议报告 是下级机关对某项工作 某一问题提出意见或者建议的报告 文书工作与档案管理第二章文书的种类 九 请示 根据 办法 规定 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 请示的种类有三类 1 求示性请示 如因工作中遇到不易解决的难题 无章可循的新问题 或由于意见分歧无法统一行动时 向上级部门递送的要求给予解决办法的请示 2 求助性请示 如要求增补经费 增加设备 划拨款项 划拨指标的请示 3 求准性请示 请求批准 文书工作与档案管理第二章文书的种类 十 批复 根据 办法 规定 批复 适用于答复下级机关的请示事项 批复的种类有两类 1 专指性批复 这种批复仅仅下发到作出请示的机关 因为它所批复的内容不带有普遍性 这种批复的使用频率较高 2 普发性批复 这种批复不仅下发到作出请示的机关 而且下发到其他下级机关 因为这种批复的内容带有普遍性 这种批复的后面要附上 请示 的原文 文书工作与档案管理第二章文书的种类 十一 意见 根据 办法 规定 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 按意见内容 可分为两类 1 政策性意见 一般是为贯彻某一重大方针 政策而制发的 重点在于阐述有关政策和工作原则 这类意见多是党和国家的高级领导机关制发的 如 中共中央关于加强和改进思想政治工作的若干意见 2 工作性意见 即布置重大任务 重要行动或重大工作所提出的意见 如 中共中央关于在县级以上党政领导班子 领导干部中深入开展以 讲学习 讲政治 讲正气 为主要内容的党性党风教育的意见 这类意见的布置更具体 安排更明确 便于下级机关遵照执行 文书工作与档案管理第二章文书的种类 十二 函 根据 办法 规定 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 函有四类 1 商洽函 是不相隶属机关之间商量工作时所用的函 2 询问函 是不相隶属机关之间 或上级机关对下级机关 对有关事宜不清楚 有疑问时发出询问的函 3 请准函 是不相隶属机关向有关主管部门请求批准某一事项时所用的函 请准函与请示的选用要根据本单位与受文单位的行文关系来确定 向有直接隶属关系的上级机关请求指示 批准用请示 向没有隶属关系的有关主管部门请求批准则用函 4 答复函 是机关收到商洽函 询问函 请准函时给予对方答复时使用的函 文书工作与档案管理第二章文书的种类 十三 会议纪要 根据 办法 规定 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 会议纪要的种类 按会议的性质和内容分 有决议性会议纪要和情况信息性会议纪要 按会议的形式分 有办公例会纪要和座谈会纪要 按会议的任务分 有综合会议纪要和专门会议纪要 文书工作与档案管理第二章文书的种类 二 通用事务公文 通用事务公文是法定公文之外的通用于各类各级机关 团体 企事业单位处理日常公共事务的一般性公务文书 一 计划 计划用于对今后一定时期将要开展的活动事先制定目的 任务 步骤 措施 要求等的方案 计划有不同种类 具体为 1 按性质分 有综合型计划 如 公司2005年工作计划 有专题性计划 如 公司2005年经营体制改革计划 2 按时期分 有短期计划 中期计划 长期计划 3 按形式分 有文字计划 图表计划 文字图表计划 4 按范围分 有单位计划 部门计划 中央计划 系统计划 地区计划等 文书工作与档案管理第二章文书的种类 二 总结 总结用于事后对一定时期内的工作任务完成情况作出回顾 检查 分析 评价 找出经验和教训 肯定成绩和认识不足 作为今后工作的借鉴 工作总结一般分为两类 1 综合性总结 如 省文化厅2005年上半年工作总结 2 专题性总结 如 在直属企业开展统计法规执行情况大检查的工作总结 文书工作与档案管理第二章文书的种类 三 调查报告 调查报告用于反映对某一事物 问题和事件经过调查研究所得到的情况和结论 调查报告按内容性质可分为四类 典型经验的调查报告 反映情况的调查报告 揭露问题的调查报告 科学研究的调查报告 四 简报 简报用于简要 迅速地报道内部事务 重要会议的情况 简报还有其他名称 如简讯 内部参考 情况反映 情况交流等 简报按内容和性质分为三类 工作简报 会议简报 动态简报 文书工作与档案管理第二章文书的种类 五 协议 协议 又称协议书 是双方或数方为了协作并保障共同的和各自的合法权益 经过协商达成一致意见后签订的文书 协议应用范围广泛 六 规章制度类 这类文书具有规范 约束行为的作用 须经过一定的审议程序后公布施行 主要有11种 规则 通则 准则 细则 守则 规程 规范 须知 章程 办法 制度 文书工作与档案管理第二章文书的种类 七 记录类 1 会议记录 用于记录会议的组织情况和会上的报告 讨论的问题 发言 决定等内容 2 电话记录 用于记录通过电话传递来的会议 工作等事项 重要的电话记录要迅速送给有关领导人和部门阅批 办理 3 来访记录 用于记录人民群众来访面谈的关于举报 控告 申诉 批评 建议等内容 事项 对来访者所提出的问题 应按照有关制度交有关部门处理 4 大事记 用于按照时间顺序记载本单位等一定范围内发生的重大事件和重要活动 5 日志 用于记载每天的工作和活动情况 常见的日志有工作日志 会议日志 生产日志 教学日志 科研日志等 文书工作与档案管理第二章文书的种类 八 讲话稿类 讲话者为了在各种会议 场合及仪式上讲话而事先写成的各种文稿的总称 讲话稿有以下两种 1 报告 也称讲话 发言 演讲 是用于领导人等讲话者在会议上或郑重场合作报告或发言的讲话稿 事后可书面发表 报告有指导性报告 号召性报告 总结性报告 工作报告 动员报告 形势报告 纪念报告 述职报告等 2 致辞 用于隆重会议或某种场合的仪式的讲话稿 致辞主要有开幕词 闭幕词 欢迎词 祝词 欢送词 誓词 悼词 解说词 文书工作与档案管理第二章文书的种类 九 书信类 用于处理公务的书信类文书 主要有聘请书 倡议书 喜报 捷报 介绍信 证明信 公开信 慰问信 表扬信 感谢信 祝贺信 致敬信 唁函 邀请书 文书工作与档案管理第二章文书的种类 第三章文书的体式与稿本 文书的格式 文书的稿本 文书文体 文书的体式与稿本 文书工作与档案管理第三章文书体式与稿本 第一节文书的格式 现行国家行政机关公文格式 就是指公文的书面格式 即公文全部文面组成要素的排列顺序和标志规则 通常 我们将组成公文的各要素划分为眉首 主体 版记三部分 置于公文首页红色反线 又称间隔横线 以上的各要素统称眉首 置于红色反线 不含 以下至主题词 不含 之间的各要素统称主体 置于主题词以下的各要素统称版记 文书工作与档案管理第三章文书体式与稿本 公文格式图示 文书工作与档案管理第三章文书体式与稿本 第二节文书的稿本 一 文书的文稿 文书的文稿包括草稿 定稿两种 1 草稿草稿是指内容和文字表述都还未成熟的文书原始稿件 文件在定稿之前的历次文稿都称之为草稿 草稿按其文稿的作用和形成特点 可称为讨论稿 征求意见稿 修改稿 送审稿 2 定稿定稿是指公文的草稿经过修改并由领导人审阅 签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿 文书工作与档案管理第三章文书体式与稿本 二 文书的文本 正本是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本 正本具有标准规范的格式和生效标志 具有法定效力 其证据价值得到法律的认可和保护 同一文件根据它们的不同用途 又可分为正本 副本 存本 复制本 一 正本 副本是指公文形成之后 由于实际工作需要 往往使正本文件发生许多增值或变态文本 这种根据公文正本复制 誊抄的其他文本称为副本 又称抄本 二 副本 文书工作与档案管理第三章文书体式与稿本 公文的存本是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关除草稿 定稿以外的印制本 存本是根据正本印制甚至是与正本同时印制出来的 除印章和签署外 具有正本所有的文件格式和附加标记 一 存本 复制本是指依据正式文本进行复印或翻印 缩微等复制出来的文本 二 复制本 文书工作与档案管理第三章文书体式与稿本 第四章文书的处理 文书的处理程序 发文处理 收文处理 行文制度 文书的处理 文书工作与档案管理第四章文书的处理 第一节行文制度 行文方式 行文规则 行文关系 行文制度 行文关系是指发文机关与收文机关之间文件的往来关系 也就是说机关 组织之间的相互关系体现在行文过程中即为行文关系 1 逐级行文 2 多级行文 3 越级行文 4 直达行文 直达行文 行文规则 指撰拟公文及发送公文时必须遵守的规定和准则 文书工作与档案管理第四章文书的处理 在下述特殊情况下可以越级行文 1 发生特别紧急的情况 若逐级上报会延误时机 造成损失 例如 爆发战争 遭到严重自然灾害等 2 多次向直接上级机关请示 但问题长期得不到解决 3 上级机关交办并指定越级上报材料 4 对直接上级机关进行检举 揭发和控告 5 与直接上级机关有无法解决的争议事项 6 询问或联系无须经过直接的上级机关或下级机关的某些具体事项 例如 询问和解答问题 催办 联系调查 参观等具体事项 文书工作与档案管理第四章文书的处理 行文规则内容 1 行文应当确有必要 注重效用 2 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般不得越级请示和报告 3 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文 除以函的形式商洽工作 审批事项 以及询问或答复问题外 一般不得向下一级政府正式行文 部门内设机构除办公厅 室 外不得对外正式行文 4 同级政府 同级政府各部门 上级政府部门与下一级政府可以联合行文 政府与同级党委和军队机关可以联合行文 政府部门与同级人民团体及具有行政职能的事业单位也可以联合行文 5 属于部门职权范围内的事务 应当由部门自行行文或联合行文 联合行文应当明确主办部门 须经政府审批的事项 经政府同意也可以由部门行文 文中应当注明 经政府同意 文书工作与档案管理第四章文书的处理 6 属于主管部门职权范围内的具体问题 应当直接报送主管部门处理 7 部门之间对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 如擅自行文 上级机关应当责令纠正或撤销 8 向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 9 请示 应当一文一事 一般只写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用抄送形式 但不得抄送其下级机关 报告 不得夹带请示事项 10 除上级机关负责人直接交办的事项外 不得以机关名义向上级机关负责人报送 请示 意见 和 报告 11 受双重领导的机关向上级机关行文 应当写明主送机关和抄送机关 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送另一上级机关 文书工作与档案管理第四章文书的处理 第二节文书处理程序 一 文书处理程序概念 二 文书处理程序的特点 就是指文件在机关内部运转处理所必须经过的一系列环节 一般地说 机关文书处理工作通常可以分为收文处理 发文处理和文件管理三个运转处理程序 1 确定性2 连续性3 规范性 文书工作与档案管理第四章文书的处理 第三节发文处理 发文处理是公文形成的重要阶段 是指各种社会组织为制发公文所进行的公文创制 处置与管理活动 其具体环节包括草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发等 草拟 签发 审核 复核 缮印 分发 登记 用印 机关发文稿纸表3 1 文书工作与档案管理第四章文书的处理 一 草拟 草拟即拟写文稿 它是整个发文处理过程的第一个环节 1 交拟交拟是指机关单位的领导或文秘部门的负责人向拟稿人交代撰拟任务的过程 2 起草 1 起草 2 定式 公文起草完成时 应在本机关发文稿纸上确定公文草稿的体式 称为公文草稿的定式 定式包括两方面内容 一是将修改过的公文草稿誊写在发文稿纸的正文处 或按照公文的格式书写在本机关的稿纸上 二是在发文稿纸上填写有关栏目 包括 缓急 密级 主送 抄送 拟稿单位 拟稿人 附件 主题词 标题 文书工作与档案管理第四章文书的处理 表4 1 机关发文稿纸 文书工作与档案管理第四章文书的处理 二 审核 审核又称核稿 是指文稿在送交机关领导签发之前 对文稿的内容 体式等进行全面的检查审定 根据 办法 规定 审核的重点应包括以下几点 1 是否确需行文 2 行文方式是否妥当 3 是否符合行文规则和拟制公文的有关要求 4 公文格式是否符合 办法 的规定 5 文稿的文字表述是否简明 通顺 是否符合语法 逻辑规范 标点符号的使用是否正确 文字有无错漏 文稿的段落 条款之间是否有相互矛盾 前后不一致以及重复交叉等现象 审核完毕 应在拟稿部门意见栏相应的栏目内填写审核意见 并签署姓名与日期 经审核后 修改较多的文稿应交拟稿人誊清后再送领导签发 文书工作与档案管理第四章文书的处理 三 签发 签发是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后 在发文稿纸上签署批准发文的意见 并签注自己的姓名和日期的环节 领导人签发公文 一般作如下分工 1 重要的或涉及面广的公文 须由机关正职领导或主持日常工作的领导人签发 2 一般事务性公务或虽重要但有既定方针 政策的公文 经授权由机关分管该项工作的副职领导人签发 3 办公厅 室 根据授权发布的公文 由被授权的办公厅 室 秘书长或主任签发 4 联合发文 须经所有联署机关或部门的负责人 在发文稿纸的 会签 栏分别签署批准发出意见 并签署姓名和审批时间 文书工作与档案管理第四章文书的处理 四 复核 复核是指公文在正式印刷前 文秘部门对其进行复查审核 重点是 审批 签发手续是否完备 附件材料是否齐全 格式是否统一 规范等 经复核需要对文稿进行实质性修改的 应按程序复审 复核公文一般由机关秘书部门专职或兼职的公文审核人员承担 复核的任务和内容如下 1 审批 签发手续是否完备 2 复核文稿的形式内容 3 确定发文字号 4 确定文件的分送单位和需要印制文件的总份数 5 确定文件的发出方式 6 批注印制文件的总份数和文件的发出方式 7 下达印制文件任务 8 完善文件定稿格式 9 发文登记 文书工作与档案管理第四章文书的处理 五 缮印 缮印是根据发文定稿制成文件正本的过程 缮 指缮写誊清 印 指印制 有打印 铅印 胶印 复印等方式 缮印应注意以下问题 1 必须忠实于经过审核签发的定稿 不允许随意改动原稿的文字 标点符号 格式 也不允许调换原稿的段落 2 版面设计要美观大方 用纸 格式 印刷等要符合相应的国家标准 符合 国家行政机关公文格式 中的相应规定等 字体大小得当 疏密相宜 字数和页数的多少相适应 要避免出现末页无正文的现象 缮印过程中要防止出现多页 缺页 倒页的问题 3 缮印过程中应注意做好保密工作 不得让无关人员随意翻阅原稿和印制的文件 4 缮印程序如有必要还应建立相应的登记制度 文书工作与档案管理第四章文书的处理 表4 2打印任务单 文书工作与档案管理第四章文书的处理 表4 3发文目录账簿 文书工作与档案管理第四章文书的处理 表4 4发文明细账簿 文书工作与档案管理第四章文书的处理 六 用印 用印 是指在印制或缮写好的文件落款处加盖发文机关或部门的印章 以机关领导人名义的发文 应当加盖领导人的名章 用印需注意以下几点 1 用印必须经有关负责人批准 并由掌管机关印章的专门人员经手进行 2 用印文件的制发机关必须与印面一致 用印文件的内容必须与签发的定稿相符 否则不得用印 3 用印时 印面要端正清晰 用印的位置要正确 4 要根据发文的印数核实用印的份数 超过印数的不能用印 要防止将印章错盖在漏印的空白纸上 5 送印刷厂印制的文件 如需套印机关印章时 应派专人送取 6 通过报刊等发布文件时 签发稿上应加盖印章 7 文件盖印后 应将文件定稿和存本留下归档 用印登记簿表4 5 文书工作与档案管理第四章文书的处理 表4 5用印登记簿 文书工作与档案管理第四章文书的处理 七 登记 登记 是指文件用印之后 封发之前 对文件主要内容进行登记 检查的环节 其作用主要是为了便于对发文的管理 统计和核查 发文登记一般使用簿册式 采用簿册登记 一般以年度为单位 每年使用一册 一个单位常常有三种发文登记簿 即内收发的 发文登记簿 内收发对外收发的 送文登记簿 和外收发的 分发文件登记簿 发文登记簿4 6 文书工作与档案管理第四章文书的处理 表4 6发文登记簿 文书工作与档案管理第四章文书的处理 八 分发 分发 是指对印制完毕 需要发出的文件按发放范围进行分装和发送的环节 分发环节由文秘部门的内收发担任 工作内容有书写封面 装入文件 封口和发送 文件印制完毕即交内收发 内收发在分发程序进行前 应认真清点待发文件的份数 含附件数 并检查有无遗漏 如漏盖公章等 和错误 如缺页或倒页等 然后根据主送 抄送机关分别装封 正确书写封皮内容 如有需要 还要加盖密级 急件印戳 经核对封皮及封装的文件之后 将封口封缄 绝密文件还应在封口处加盖专用密封章或粘贴密封标签 发文通知单4 7 文书工作与档案管理第四章文书的处理 表4 7发文通知单 发往单位 第一联年月日 文书工作与档案管理第四章文书的处理 发文通知单 发往单位 第二联年月日 文书工作与档案管理第四章文书的处理 第四节收文处理 办法 指出 收文处理指对收到的公文的办理过程 包括签收 登记 审核拟办 批办 承办 催办等程序 签收 审核 登记 拟办 批办 注办 催办 承办 收文登记账簿表4 8 文书工作与档案管理第四章文书的处理 一 签收 签收是收文处理的首要环节 只有对发送来的文件进行了签收 能对收文进行处理 一般大中型机关 企事业单位 在办公室都设立外收发和内收发 外收发一般设在本单位门岗的收发室 负责签收邮电部门投递来的非保密的挂号件 速递件 电报 传真件和外单位派人送来的非保密的函件 外收发在签收文件时 要进行清点 逐件检查封套上的收件单位名称是否是本单位 若封套破损 散包 被拆封 应当场查明原因 作适当处理 经清点检查无误后 才能签名验收 文书工作与档案管理第四章文书的处理 二 登记 收文登记是指将收到的需要登记的文件的有关特征和日后处理文件的有关情况在 收文登记账簿 见图4 8 上进行记载 收文登记账簿 是收文的总账 记载了收文的基本特征和运转处理过程的轨迹 是收文处理过程中重要的基础环节 目的是为了便于处理和管理好文件 查找统计文件 便于追查问题责任 收文登记要做到 日清日结日分送 收文登记范围 文书工作与档案管理第四章文书的处理 表4 8收文登记账簿 文书工作与档案管理第四章文书的处理 文书工作与档案管理第四章文书的处理 需要登记的收文 1 上级机关或上级主管部门发来的指令性 指导性 需办理和参阅性的文件 2 下级单位报送来的请示性 报告性 建议性或批评性的文件 3 其他单位发来的商洽性或需要答复的来函 4 上级机关召开会议印发的会议文件材料 5 带有密级的文件 刊物 资料等 文书工作与档案管理第四章文书的处理 1 事务性通知 征订报刊 书籍的通知等 与本单位无关的人事任免通知和启用印章通知 2 日常事务性公文 介绍信 请柬 感谢信 回执单 便函 启事等 3 无保密要求的内部刊物 资料 工作简报 情况交流 业务通讯 会议简报等 4 公开发布的公文和私人信件等 不需要登记的收文 三 审核分送 收文的审核指内收发人员对签收 登记的收文进行审查核对 以便分送处理收文 分送收文 指收发人员对收文审核后 按照既定的分发办法和领导人的批示意见 对收文进行分流处理 或将收文分别送达有关领导人和承办部门 供阅文或拟办 批办 承办 收文的审核是分送收文的前提和基础 收文审核 分送收文 文书工作与档案管理第四章文书的处理 一 收文的审核 办法 指出 收到下级机关上报的需要办理的公文 文秘部门应当进行审核 审核的重点是 是否应由本机关办理 是否符合行文规则 内容是否符合国家法律 法规及其他有关规定 涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商 会签 文种使用公文格式是否规范 收文经审核后 将不符合 办法 规定的公文 经办公厅负责人批准后 退回呈报单位并说明理由 文书工作与档案管理第四章文书的处理 二 分送收文 1 分送收文原则1 按照既定的分发办法和领导人的批示意见分送收文 2 分送收文要主次分明 首先要分清收文的主次 以保证重要和紧急的收文得到及时 有效地处理 其次要分清分送对象的主次 就要遵循 三主 优先的原则 即主要领导优先 主管领导优先 业务主管部门优先 3 分送收文要及时准确 分送人员在收文登记 拟办 批办之后 都应及时分送收文 并且严格按照分送的范围分送 不要遗漏和错送 文书工作与档案管理第四章文书的处理 2 分送收文的要求1 在分送收文时 应当鉴定文件价值 对需要归档保存的收文 在分送前应当在文件首页右上角加盖本机关收文章 还可加盖清退文件的戳记 以促进文件的收集 2 对承办性收文 在文件前面附上 收文批办单 后分送 供拟办 批办 承办使用 3 对较长的收文 秘书应撰写 提要 或 摘要 附在文件前面 然后分送领导人供参阅 4 严格分送手续 分送收文 包括传阅收文 应当履行签字手续 5 分送收文 应当及时在 收文登记账簿 上记载收文运转办理情况 文书工作与档案管理第四章文书的处理 表4 9文件传阅单 文书工作与档案管理第四章文书的处理 表4 10收文批办单 文书工作与档案管理第四章文书的处理 四 拟办 拟办人员有两类 一是秘书部门的拟办人员 包括办公厅主任或大机关办公室专职拟办的秘书 负责对综合性的 分送人员难于确定承办部门的 方针政策性的 问题重大的 偶发性问题的承办性收文和上级机关下发或交办的公文提出拟办意见 二是业务部门的拟办人员 包括业务部门的负责人或收文承办人员 负责对专业性较强的承办性收文提出具体办理意见 1 拟办的人员和文件范围 拟办是对需要办理和答复的收文提出的初步办理意见 以供领导批办时参考 文书工作与档案管理第四章文书的处理 提出拟办意见 是拟办的核心工作 拟办人员应对不同情况的收文提出不同的拟办意见 1 拟办人员提出建议主管领导批示由某个业务主管部门承办的意见 例如 请 同志批示 拟由 部门办理 请 同志批示 拟以 部门为主 会同 部门办理 2 拟办人员对不能确定应该由某个业务部门承办或不便提出办理方案的重大问题的收文 可提出请某位领导人批示的意见 例如 请 同志批示 2 拟办意见 文书工作与档案管理第四章文书的处理 1 拟办意见应当符合文件的要求又切实可行 对紧急公文 还要提出办理收文的时限 2 拟办意见应当简明扼要 文字准确 书写在 收文批办单 拟办 一栏内 拟办人应签署姓名和时间 3 应将跟收文有关的文件 背景资料随同收文一并呈送给领导人 供领导人批办时参考 3 拟办要求 文书工作与档案管理第四章文书的处理 五 批办 机关主管领导对分管工作的有关承办性收文进行批办 主要领导人对综合性 重要的承办性收文进行批办 凡拟办的收文 都必须由机关领导人批办 1 批办的人员和文件范围 批办 指机关主管领导人或主要领导人对收文如何办理批示意见 文书工作与档案管理第四章文书的处理 1 秘书部门提出拟办意见的收文 拟办意见中没有提出具体办理方案 领导人对其中的重要文件一般先批示请其他领导人员阅示的意见 在征求其他领导人的意见后 再批示办理收文的部门 原则和方法 对一般文件直接批示办理收文的部门 原则和方法 对紧急公文还要提出办理收文的时限 2 领导人对提出具体办理方案的拟办意见批示表态性意见 若同意拟办意见 可批示 同意 若基本同意拟办意见 应当批示补充意见 若不同意拟办意见 应当批示纠正意见 2 批办意见 文书工作与档案管理第四章文书的处理 1 批办人应当研讨收文 考虑或提出办理收文的原则意见和基本方法 审查拟办意见是否合适 及时批办 不能不阅读 轻易表态批示 2 批办意见应当准确 简明 写在 收文批办单 的 批办 栏内 签署姓名和日期 批办意见不要写在文件的天头或页边处 对需要几个部门共同承办的收文 应批明主办部门和协办部门 避免几个部门责任不清 相互推诿 影响收文的办理 3 批办要求 文书工作与档案管理第四章文书的处理 六 承办 承办可分为办事和办文两种方式 1 办事方式 指按照收文的要求贯彻执行文件的方针 政策 规定 办理文件布置的工作任务 2 办文方式 指根据收文的内容要求和贯彻落实文件的需要制发文件 制文是办事的手段 采用制发文件方式来承办收文 就进入发文办理程序 1 承办方式 承办 指主管部门和承办人员 按照领导人的批办意见和来文的内容 要求 对收文进行具体办理 文书工作与档案管理第四章文书的处理 1 研讨收文 分清办理责任 2 承办要分清轻重缓急 3 承办后要填写 收文批办单 4 汇报承办情况和将处理完毕的收文退回归卷 2 承办要求 文书工作与档案管理第四章文书的处理 七 催办 1 专人负责 完善制度 2 催办要登记 每次催办后 要将催办情况登记在 催办记录单 上 以便于进一步催办和领导人查考催办工作 催办要求 催办是指分送人员根据收文的紧急程度和承办时限要求对承办部门和承办人办理收文进行催促 以防止文件积压和延误办理 文书工作与档案管理第四章文书的处理 表4 11催办记录单 文书工作与档案管理第四章文书的处理 七 催办 第一 一般传阅文件 阅毕应注明阅毕日期 第二 需要办理复文的要注明 已复文 并注上复文的日期和文号 第三 用口头或电话答复的要注明时间 地点 接谈或接话人 主要内容等 并承办人签字 第四 不需回复的文件要注明 已办 已阅 等字样 公文的注办是指对公文承办的情况和结果 由经办人在公文处理单上所作的简要说明 文书工作与档案管理第四章文书的处理 第五章文书的整理与归档 范围和原则要求 方法和步骤 含义及其意义 文书的整理与归档 文书工作与档案管理第五章文书的整理与归档 第一节文书整理归档概述 一 文书的整理归档概念 是指将处理完毕的 具有一定查考利用价值的 应作为档案保存的文件材料 按照他们在形成过程中的联系 以 件 为单位 进行装订 分类整理 并进行装盒 归档 使之有序化的过程 二 文书的整理归档工作改革 1 以 件 代 卷 2 以 案盒 代替 案卷 文书工作与档案管理第五章文书的整理与归档 第二节文书整理归档范围和原则 一 文书的整理归档范围 P162 163 二 文书的整理归档原则 1 遵循文件形成的客观规律 2 保持文件之间的有机联系 3 区分文书的不同价值 4 便于保管和查找利用 文书工作与档案管理第五章文书的整理与归档 第三节文书整理归档方法和步骤 编制分类方案类目 初步整理 系统整理 归档 文书工作与档案管理第五章文书的整理与归档 类别的编制步骤 按保管期限分类 按年度分类 按组织机构分类 分类方案类目是指在一年的实际文书没有形成之前 事先根据机关工作活动的规律 按照文书的整理原则 拟制出来的归档文书的类别和条目 按问题分类 一 编制分类方案类目 文书工作与档案管理第五章文书的整理与归档 整理注意三点 及时收集办理完毕材料 细心装订 就是平时整理 即机关的文书部门把机关一年内在工作中逐步形成的应当归档文书的整理工作放在平时有计划地进行 定期检查 二 初步整理 文书工作与档案管理第五章文书的整理与归档 系统整理 确定案盒内文书 填写案盒事项 三 系统整理 卷内目录 备考表 封面 盒脊 归档章 文书工作与档案管理第五章文书的整理与归档 归档章的项目与格式 归档章的项目包括全宗号 年度 保管期限 室编件号 馆编件号 机构 问题 此外 也可在归档章上增加 收文日期 收文号 将收文章与归档章合二为一 加盖归档章 如图 文书工作与档案管理第五章文书的整理与归档 表4 1归档文件目录 文书工作与档案管理第五章文书的整理与归档 填写备考表 案盒的备考表放在案盒文件最后 说明盒内文件的状况 如该盒内文件缺损 移出 补充 销毁以及其他需要说明的问题等 并填写登记日期及归档文件整理完毕的日期 整理人 检查人 整理人 即负责整理文件的人员姓名 检查人 即负责归档文件整理质量的人员姓名 备考表由整理人填写 文书工作与档案管理第五章文书的整理与归档 填写档案盒封面与盒脊 档案盒的外形尺寸为310mm 220mm 长 宽 盒脊厚度可视情况制作 厚度一般为20mm 30mm 40mm 档案盒采用的材料必须经久耐用 一般应采用无酸纸制作 1 填写档案盒封面 2 填写档案盒的盒脊或底边栏目 档案盒一般根据摆放方式的不同 在盒脊或底边设置全宗号 年度 保管期限 起止件号 盒号 文书工作与档案管理第五章文书的整理与归档 归档制度 归档范围 归档时间 归档就是指文书部门将系统整理后的案盒文件向档案室进行移交以便集中保管 归档质量要求 四 归档 文书工作与档案管理第五章文书的整理与归档 档案的收集与鉴定 档案收集工作 档案鉴定工作 档案馆收集工作 档案保管期限表 档案鉴定方法 档案室收集工作 第六章档案的收集与鉴定 文书工作与档案管理第六章档案的收集与鉴定 第一节档案收集工作 一 档案收集工作的内容和要求 1 档案收集工作的内容档案收集工作的内容 可以概括为两个方面 即档案的接收和档案的征集 其具体内容包括以下四个方面 一是机关档案室对本机关需要归档的档案的接收 二是机关档案室对那些未及时归档的档案的补充收集 三是档案馆对现行机关 撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中和接收 四是档案馆对中华人民共和国建立以前的各个历史时期形成的档案的接收与征集 2 档案收集工作的基本要求 1 加强档案馆 室 外的调查和指导 2 积极推行入馆 室 档案的标准化 3 保证归档和入馆档案的齐全完整 4 维护全宗和全宗群的相对完整性 文书工作与档案管理第六章档案的收集与鉴定 按照党和国家的规定 通过例行的接收制度和专门征集的办法 把分散在各机关 个人手中和散失的档案 分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆 二 机关档案室的收集工作 1 严格按归档制度要求完成归档工作归档制度包括归档范围 归档时间 归档的质量要求 归档手续等 2 指导和协助文书部门组织归档工作机关档案室应制订本单位的立卷归档制度 本机关文件材料归档和不归档范围 以及本机关档案保管期限表 档案分类方案 印发给各部门和领导人 定期组织学习讲座 培训各部门文秘人员 指导并协助文书部门收集整理应归档的文件材料 3 配合各部门作好档案的平时收集工作 1 随时接收和主动收集相结合 2 加强对 账外 归档文件材料的收集 3 明确归档文件材料收集工作中的分工 有针对性地开展收集工作 文书工作与档案管理第六章档案的收集与鉴定 三 档案馆的收集工作 档案馆收集 馆藏档案收集要求 馆藏档案收集范围 文书工作与档案管理第六章档案的收集与鉴定 一 馆藏档案收集的范围 1 中央一级档案馆主要收集需要永久保管的中央一级党和国家现行机关和撤销机关的档案 具有全国意义的 需要由中央保管的革命历史档案和旧政权档案以及有关的历史档案 党中央和国务院决定接收的档案 2 省 市 自治区档案馆主要收集省级各级机关 团体及其所属单位具有永久保存价值的现行机关和撤销机关的档案 省级机关的 具有全省意义的 需要由省保管的革命历史档案和旧政权档案以及有关的历史资料 省委和省人民政府决定接收的档案 文书工作与档案管理第六章档案的收集与鉴定 一 馆藏档案收集的范围 3 省辖市 州 盟 和县级档案馆主要收集同级各机关 团体及其所属单位的具有永久和长期保存价值的现行机关和撤销机关的档案 本县的革命历史档案和旧政权档案以及有关的历史资料 县委和县人民政府决定接收的档案 4 各类专门的 专业性的档案馆 根据党政领导机关 专业主管机关和档案行政管理机关的有关规定 收集属于本馆专藏的档案和有关资料 文书工作与档案管理第六章档案的收集与鉴定 二 馆藏档案收集的要求 1 现行机关 进馆档案应按全宗整理 保持全宗的完整性 一个机关的全部档案应该作为一个整体 统一归入一个档案馆 不能随意分散 进馆档案必须是经过鉴定的 具有长远保存价值的档案 与立档单位有关的资料和全宗有关的检索工具 应随同档案一起移交 这主要有立档单位的组织沿革 全宗介绍 立档单位和全宗历史考证 案卷目录 归档文件目录 一式三份 其中一份在档案馆签后退回移交机关 另外还有其他档案目录 索引等 现行机关移交档案时 必须根据移交目录 同接收档案的有关档案馆一起清点核对 并在交接文据上签字盖章 以便明确交接双方的责任 文书工作与档案管理第六章档案的收集与鉴定 二 馆藏档案收集的要求 2 撤销机关 由撤销机关组织人力将档案整理好向档案馆移交 机关撤销或合并时 如有尚未办理完毕的文件 应转交给原机关的职能继任者或有关机关继续办理后整理保存 机关撤销 合并时 将全部档案进行清理和鉴定并保管好 按规定向各有关档案馆移交 或由其职能继任机关代管 一个机关的一部分业务或其中的一个部门划归给另一个机关时 原来该机关在从事此部分业务工作活动中形成的档案 应作为原机关档案的有机整体的一个组成部分 如果接收机关需要查考使用这部分档案 双方可通过协商等方式 用借阅 复制等办法解决 文书工作与档案管理第六章档案的收集与鉴定 二 馆藏档案收集的要求 3 历史档案 对于历史档案 要从以下几个方面做好收集工作 一是要收集散失于一些国家机关 社会组织中的历史档案 二是要征集收藏于个人手中的历史档案 三是要征集少数民族地区的历史档案 四是要收集党史征集办公室 政协文史组织及其他学术历史研究部门所征集到的历史档案 五是要收集散失国外的历史档案 文书工作与档案管理第六章档案的收集与鉴定 第二节档案的鉴定与销毁 一 档案鉴定工作基本内容 一是制订鉴定档案价值的有关标准 如档案保管期限表 二是具体判定档案材料的价值 确定其保管期限 三是挑出本无保存价值和保管期满的档案 按规定进行销毁或作相应的处理 二 档案保管期限表 1 顺序号 是在系统排列的各条款前面统一编排的号码 2 条款 是一组类型相同的文件的名称或标题 3