档案管理_某市档案业务培训教材

徐州市档案业务培训班 徐州市档案工作检查办法 解读 修订原因检查办法检查标准 一 修改原因 新形势下对档案工作的新要求贯彻新标准 新规范档案检查工作新定位 收集齐全 整理规范 保管安全 利用方便 二 检查办法 检查范围列入徐州市档案馆接收档案单位基本名录 徐委办 2014 11号 的单位必查名录未列出的其他省部属可自愿申请参加档案检查工作 二 检查办法 检查时间 两年一检检查结果 1 通报表彰先进 2 档案管理违法违纪行为处分规定 监察部第30号令 追究责任 三 检查标准 体系1 4收集5整理6 9保管10 15信息化16 19利用20 三 检查标准 五个重点 单位全部档案集中统一管理依据8号令或10号令 编制文件材料归档范围和档案保管期限表各门类 各种载体档案整理规范全宗卷规范和全宗指南规范的贯彻提高对档案信息化工作的要求 一 单位全部档案集中统一管理 内容方面 除文书 会计 基建等 还包括单位业务部门形成的各类业务档案形式方面 除文本方式外 还包括图像 音频 视频等表现形式的档案载体方面 除纸质载体外 还包括电子文件 实物档案等 二 文件材料归档范围和档案保管期限表 8号令适用于党政机关 人民团体 10号令主要适用于企业 事业单位可根据实际情况适用8号令已在全市范围内施行 已经市档案局或有关主管机关审批过的单位 如机构 职能无重大变化 不必重新编制 可继续沿用 二 文件材料归档范围和档案保管期限表 市属国有企业及其下属企业今年必须按照10号令的要求 编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表 部署这项工作的文件已经下发 对于文件所列的企业来说 这项工作是今年年检的重点 二 文件材料归档范围和档案保管期限表 文件材料归档范围和档案保管期限表都必须包括单位全部档案8号令和10号令所附只是机关文书档案或企业管理类档案保管期限表 其他门类的档案保管期限可依据有关业务标准划定 二 文件材料归档范围和档案保管期限表 会计档案 会计档案管理办法 财会字 1998 32号 基建档案 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA T28 2002 二 文件材料归档范围和档案保管期限表 企业产品生产类 科研开发类 设备仪器类档案参照 企业档案工作规范 附表干部职工类档案 干部档案工作条例 组通字 1991 13号 企业职工档案管理工作规定 劳力字 1992 33号 二 文件材料归档范围和档案保管期限表 电子文件归档范围和保管期限电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行 并应包括相应的背景信息和元数据电子文件的保管期限参照纸质文件确定 并应包括相应的背景信息和元数据由于电子档案的存储高密度 在保管期限上可适当延长 三 各门类 各种载体档案整理规范 文书档案 归档文件整理规则 DA T22 2000 江苏省 归档文件整理规则 实施办法徐州市 归档文件整理规则 实施细则 三 各门类 各种载体档案整理规范 会计档案 会计档案管理办法 财会字 1998 32号 徐州市事业 行政单位会计档案整理办法 三 各门类 各种载体档案整理规范 基建档案 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA T28 2002 企业的产品生产类 科研开发类 设备仪器类档案 企业档案工作规范 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 2008 三 各门类 各种载体档案整理规范 声像档案 磁性载体档案管理与保护规范 徐州市照片档案管理暂行办法 电子文件 电子文件归档与管理规范 江苏省电子文件归档与管理办法 四 全宗卷规范 DA T12 1994 和 DA T12 2012 标准的适用已经建立了全宗卷的单位可继续沿用原标准的整理方式不变 但要按新的标准补充相关文件材料 尤其是新技术应用类的材料 未建立全宗卷的单位和新成立的单位必须按照新标准建立全宗卷 四 全宗卷规范 DA T12 1994 和 DA T12 2012 新标准 DA T12 2012 的整理方法全宗卷的内容整理方法 全宗卷内容 全宗 馆藏 介绍类 全宗指南 全宗介绍 大事记等档案收集类 档案 资料 交接文据及相关目录档案整理类 文件材料分类 保管期限和归档范围的规定 档案整理工作方案 如分类方案 等档案鉴定类 档案销毁鉴定制度 组织 方案和标准 鉴定工作形成的报告 请示及批复 鉴定及销毁处置档案的目录 清册 等 全宗卷内容 档案保管类 档案保管工作制度 档案安全检查等工作的记录和说明材料档案统计类 档案基础统计台账 档案工作基本情况统计报表档案利用类 档案利用制度 档案编研情况 档案利用效果典型事例等新技术应用类 档案信息化和数字化工作情况 电子档案 文件 创建和应用环境 硬件和软件 及数据格式说明等 全宗卷整理 1 装订 文件材料以件为单位进行装订2 分类 按标准第5章 全宗卷构成 中5 1至5 8条进行分类3 排序 文件材料分入不同类目后 按形成时间顺序排列 新增文件材料插入相关类目 向后接续排列 全宗卷整理 4 编号 编号格式为全宗号 类号 件号 在文件材料首页上方的空白处进行编号全宗号填写文件材料所属全宗的编号类号填写5 1 5 8条的序号件号填写文件材料在相关类目中的流水排列序号例 F023 徐州市档案局 馆 全宗介绍类 第 件 全宗卷整理 5 编目 全宗卷中的文件材料 分类别 以件为单位 按照排列顺序编制文件目录新增文件材料在相关类目中接续编制目录当相同材料出现新旧几种版本时 应在目录备注栏中 注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间6 装盒 全宗指南规范 DA T 2012 适用 从2015年起 各单位一律按新标准编写全宗指南 以前形成的全宗指南不必重新修订变化 新版全宗指南以介绍档案内容为主 单位组织机构沿革不再是全宗指南的重点提供两个模版 供参考 可套用 全宗指南规范 DA T 2012 全宗指南内容 全宗指南名称全宗来源简况档案内容与成份介绍检索查阅注意事项 全宗指南规范 DA T 2012 全宗指南名称全宗号全宗构成者的名称 全称或通用简称 全宗指南 起止时间例 J211北京市计划委员会全宗指南1949 1990年例 F023徐州市档案局 馆 全宗指南1983 2000年 全宗指南规范 DA T 2012 全宗来源简况 参考范例 根据各单位实际情况撰写 档案内容与成份介绍根据各单位档案分类方案 按不同门类分别介绍 检索查阅注意事项参考范例 重点说明纸质 机读检索工具 目录 档案数字化情况和档案完整情况及查阅需要注意的事项 五 档案信息化工作的四点要求 配备档案管理软件 软件须符合全省统一的数据结构标准和国家有关规范的要求档案管理软件要与办公和业务系统挂接 实现电子文件在线归档 五 档案信息化工作的四点要求 建立室藏全部档案的电子目录数据库 其中文书 基建等类档案必须建立文件级目录 会计档案可以建立案卷级目录 其他业务类档案可以根据主管部门的要求建立 五 档案信息化工作的四点要求 对室藏重要的 如永久 30年的文书档案 基建档案 各类业务档案等 和利用频繁的纸质和其他载体的档案进行数字化加工 几点补充 对本系统和所属单位档案工作进行指导和监督 年检范围包括部分下属单位各单位要对下属单位加强监督和指导年检办法为主管部门提供了依据 也提出了要求 分类方案 分类方案 企业 工业企业档案分类试行规则 的适用范围已采用的可延续工业企业为主对管理类 资产经营类的建议 档案利用 档案法 规定保存在档案室的档案可以提供利用 须经本单位同意学术观点 档案室保存档案利用工作适用 政府信息公开条例 档案馆保存的档案利用工作适用 档案法 这是一种鼓励档案室档案向社会提供利用的方向 档案利用 档案室在提供利用时一定注意对档案安全的保护 包括对档案实