企业组织结构与岗位工作说明书.doc

1 38 KS ERP 组织结构指导书组织结构指导书 广州市科思电脑系统有限公司编制广州市科思电脑系统有限公司编制 2002 11 08 KS ERP 组织结构指导书组织结构指导书 3 2 38 第一章 组织结构概述 3 组织结构 4 第二章 部门职能 5 一 采购部门职能 5 二 货品管理部门职能 5 三 质量管理部门职能 6 四 销售部门职能 6 五 财务部门职能 6 六 行政人事部门职能 7 第三章 关键岗位工作说明书 7 一 采购部门主管 7 二 采购员 8 三 货品管理主管 9 四 货品管理员 10 五 仓库主管 11 六 仓库管理员 12 七 质量主管 13 八 质量检验员 14 九 销售部门经理 15 十 财务部门经理 16 十一 会计 17 十二 出纳 18 3 38 十三 行政主管 19 十四 人事管理员 20 4 38 KS ERP 组织结构指导书组织结构指导书 一个企业导入科思 KS ERP 后 将实行新的业务流程 业务流程的正确执行 主要就靠科学 合理的组织结构 看起来组织结构是企业的行政问题 实际上 导入了 ERP 系统后 组织结构必然要考虑 ERP 业务流程 重新调整 优化企业的组织结构 本指导书帮助企业在导入 ERP 系统 后 如何根据 ERP 业务流程 迅速合理的调整企业组织结 构 以适应 ERP 系统的运行 从组织上保证 ERP 的成功实 施 本指导书结合科思 KS ERP 软件 KS ERP 的业务流程 建议企业如何设置部门 各部们应设置的职位与人员 各 职位人员的职责与任务等 因此 本指导书也是务实的 第一章第一章 组织结构概述组织结构概述 管理信息系统集合规范管理和先进的运作模式 给企业 带来的双重效益早已为大家所认同 这也是众多企业如此关 注企业信息化建设的原因 中小企业要实现其做大做强的目 标 没有规范的管理和高效的运作模式是不可以想象的 在中 国 中小企业信息化建设的道路并不是很平坦的 很多企业为 此浪费了不少的人力 物力 财力 且收效甚小 从而导致对 信息化建设失去信心 对管理软件产生畏惧心理 追究其原因 5 38 主要在于一方面企业着眼眼前 强调现状 而软件供应商强调 软件的先进性而忽视实用性 很难将管理软件的设计思想与 企业的现实很好结合 另一方面 有些软件供应商出于商业目 的 一味的服从于客户的非原则性要求 背离软件本身设计的 出发点进行程序设计 使软件缺科学性和对环境变化的适应 能力 同样没能很好的实现预期的效果 我们应该明白 仅仅购买一套先进适用的管理软件尚 不足以使一个企业建立规范科学的管理体系 反过来 企业 缺乏一定的管理体系也不能更好的发挥管理软件所具有的 功能 企业在上马管理信息系统之前 需要构建自身的管理 平台以配合软件实施 如同飞机需要有平坦的跑道才能起飞 一样 许多大型企业 ERP 软件的实施失败 就在于盲目的夸 大管理软件对企业管理优化的作用 没能充分认识实施管理 软件系统与改善企业管理之间的关系 管理软件是以业务流 程为导向 企业本身却很难在电脑上开展实际业务动作 软 件设计是建立在一定的管理规范之上 为企业提供了业务如 何进行 HOW 但实际业务活动还需求知道何人 WHO 何时 WHEN 何地 WHERE 等诸多相关要素 这些在软件产品中 无法提供 需要在实施环节结合软件平台加以明确 组织结构的规划和设计 就是以客户为线索 以业务为 核心 以流程为依据 重新整合业务 流程 组织的关系 搭建一个通畅的管理平台 实现了中小型企业业务 财务 6 38 一体化的管理目标 本指导书为中小企业在实施科思 KS ERP 时 提供一套 切实可行 易于实施的管理解决方案 设计一套管理平台以构 建企业组织 规范管理从而支撑 ERP 的运行 本指导书总体设计思想 旨在构建支撑运行的管理平台 以配合软件的实际应用 针对中小 型企业的管理特点 给了组织结构基本模型 业务流程和相关 管理规范及制度 其中组织结构部分根据业务分工的不同 明 确了各部门岗位的职责 以期在组织结构上为软件的实施提 供保障 业务流程给出了业务具体的流程描述 通过联单的运 用结合软件平台上的操作有效的组织实施业务活动中从计 划到财务处理的整个过程 除包括 软件所涉及核心业务流程以外本方案同时提供了与开展业 务活动相关的管理规范及制度 这里需要说明的是本指导书旨在给出一个中小型企业 指导性的管理解决方案 故所涉及到的组织结构中的部门只 是为了方便业务流程的说明和管理规范的描述而给出 在实 际运用中 企业尚需要针对自身的具体情况进行适当的职能 组合和流程调整 7 38 组织组织结构结构 作为一般的商业企业 其主要的职能是货品采购 销售 和财务管理 因此 企业主要的管理对象和管理过程也是围绕 这三项内容展开 在对货品采购 销售和财务进行管理的基 础上 配合相应的职能管理部门 一般而言 对于中小型商业 企业而言 物品的采购管理和质量控制是相当重要的 市场方 面的关键管理职能有营销管理和销售管理 除财务管理外 企 业还应具备人力资源管理和行政管理等管理职能 为实现组织目标 保证企业资源的有效利用与业务活动 的开展 企业应设立相应的部门 并设立相应的职位对各环节 和职能进行协调和管理 但是 部门并等于职能 中小型企业根 据新的业务流程 可以将相关的职能加以整合 使之符合一个 紧凑的组织框架 随着企业的发展状大 一些职能可以分离出 来 成立专门的部门 在职能合并的过程中 很多本应部门承担的职能就可能 集中在个人尤其是管理者身上 特别是在企业规模不是很大 不需要成立专门的销售管理部门和市场管理部门对销售和 市场进行管理的时候 销售管理职能就集中在销售部经理的 身上 而营销规划和市场策略制定则集中在总经理和销售经 理的身上 但基本的职能并未减少 承担者可以是部门 也可以 是个人 企业应该按照自已的实际情况灵活调整 不同的企 业 随自身战略及内外部环境等因素的不同 组织结构各不相 8 38 同 方案不可能给出完全适合某一特定企业的组织结构 下 面的组织结构图更多的是起指导示范作用 说明 1 严格来说 上面的组织结构图是 职能结构图 它给出了企 业正常运行所必须的职能分布 2 虚线方框 表示末在科思 KS ERP 企业引擎中出现的部 门与职能 总经理 成品仓 半成品 仓库 原材料 仓 财务部 生产部 采购部 销售部 副总经理 信息中心 行政部 总经理 成品仓 半成品 仓库 原材料 仓 财务部 生产部 采购部 销售部 副总经理 信息中心 行政部 9 38 3 当企业规模较小时 某些职能不一定由部门承担 而可能由 部门经理等高层管理人员暂时承担 发展到一定阶段时 才 可能独立出来 成立相应管理部门 企业岗位编制随企业发展阶段 企业规模和企业关键职 能的不同而有很大的区别 如在创业阶段 企业生存至上 人力 资源管理和行政管理职能相对较弱 岗位编制较少 企业规模 较大时 人力资源管理和行政管理职能相对较弱 岗位编制较 少 企业规模较大时 人力资源管理职能就可能逐渐加强 需 要有专人分别进行人事管理 薪酬管理 绩效考核管理和 培训管理等 在以市场营销为关键职能的企业中 就需要 有独立的市场管理部和销售管理部 相应的岗位大增加 影响企业岗位编制的主要因素有 1 企业发展阶段 2 企业规模 3 企业关键职能的功能等 企业应该根据自身实际情况进行岗位设置 最先进的 末必是最好的 最适合自已的才是最好的 第二章第二章 部门职能部门职能 一 采购部门职能一 采购部门职能 1 寻找货品供应来源 对每种货品的供货渠道加以调查 10 38 和掌握 2 建立供应商的档案 负责对供应商的考核 3 对供应商的价格 品质 交货期 交货量等作出评估 4 掌握公司主要货品的市场价格起伏状况 了解市场走 势 5 采购订单的拟订及供应商的选择 6 依采购合约或协议控制协调交货期 负责采购具体业 务 7 进料品质 数量异常的处理 8 督办退货业务 负责内外部门之间的联系与协调 9 过期与报废物品的预防与处理 二 货品管理部门职能二 货品管理部门职能 1 货品请购计划的制定与督办 2 过期与报废物品的预防 控制及处理 3 受理退货申请 4 货品盘点工作的开展 5 货品的运输调度 6 仓库管理 7 库房存量控制 一 仓库职能 11 38 1 依据订购单点收货品 并按仓库管理制度检查数量 2 将验收好的货品按指定位置预以存放 3 存放场所应整理 整顿 清洁 符合 5S 要求 防止 品质发生变异 4 依据领料单或备料单配备和发放货品 5 货品出入库记录与定期盘存 6 进仓 退货的执行 7 不良货品的定期处理 三 质量管理部门职能三 质量管理部门职能 1 编制质量管理规范 2 严格控制货品的采购质量 3 严格控制货品入库的质量 4 原料 半货品 货品的质量检验 5 客户质量反馈的调查处理 四 销售部门职能四 销售部门职能 1 组织销售预测和分析 2 拟订各项销售计划 3 分解销售计划 并下达执行 4 订单处理 销售发货 退货处理 5 组织有关计划调整工作 12 38 6 跟踪销售计划执行过程 7 分析控制销售进度 8 协调销售计划和生产计划的关系 9 协调销售计划执行和预算之间的关系 10 进行基本销售分析并提交相关职能部门 11 办理销售对帐 单据往来以及交易记录等工作 12 管理商业渠道的帐户 更新交易记录 13 检查并处罚销售人员的违纪行为 五 财务部门职能五 财务部门职能 1 根据本公司的核算及管理需要制定并及时修订会计科 目体系 2 制定本公司的内部财务控制制度 3 制定本公司的会计核算的操作规程 4 汇总 审核原始凭证 编制记帐凭证 5 电脑录入记帐凭证 并自动生成明细帐 总帐 各相 关报表 6 核算成本 7 现金 银行的日常收支业务 8 日常工资结算 个人所得税扣除 9 销售人员业务提成核算及发放 10 税务申报 年度审计等 13 38 11 进行成本控制 费用控制 12 制定信用政策 记录往来备查帐簿 定期进行帐龄分 析 13 制定本公司的财务评价与考核制度并进行管理 协同 业务员催收应收帐款 14 编制预算 销售 费用 财务等 下达预算至各部门 15 协同业务员催收应收帐款 16 分析预算编制的合理性 监督预算的执行 17 根据分析结果 调节整预算 信用政策等事项 18 定期统计 计算各相关 重要经济指标 19 提供高层管理者的决策支持 如进行可行性分析等 20 负责完成本公司的会计档案管理 六 行政人事部门职能六 行政人事部门职能 1 规范行政事务管理体系的范围和内容 2 明确行政事务管理在企业管理中的沟通协调职能 通 过对公司内部文件上传下达和公司内部的会议管理工作 加强各部门之间的信息沟通和交流 协调各部门的工作 关系 3 完善公司行政事务管理规章制度 4 完善企业行政事务管理制度 严格要求按制度办事 提高行政事务部门的工作效率 14 38 5 根据企业经营战略制定公司人力资源战略规划 并由 此制订公司人力资源管理工作计划 进行岗位管理 人 事管理 培训管理和薪酬及奖励管理 第三章第三章 关键岗位工作说明书关键岗位工作说明书 一 采购部门主管一 采购部门主管 工作说明书 资料编号 编制日期 岗位名 称 采购部门主管所属部门采购部门 直接上 级 工资等级 下属岗 位 采购业务员关联部门 工作摘 要 负责采购人员及采购业务的管理 工作内容参照规范 15 38 1 采购订单的拟订 2 货品供应商的寻找 资料的收 集及开发工作 3 与供应商的比价 议价谈判工 作 4 对旧供应商的价格 产能 品 质 交期的审核工作 以确定原 供应商的稳定供货能力 5 及时跟踪掌握价格行情变化及 品质情况 以期提升产品品质及 降低采购成本 6 采购计划编排 货品之订购及 交期控制 7 部门员工的管理培训工作 8 与供应商以及其他部门的沟通 协调等 订单采购流程 一 订单采购流程 二 采购退货流程 货品采购办法 盘点管理办法 供应商管理办 法 学历大专以上学历 技能一定的沟通 谈判能力 任职 资格 经验两年以上工作经验 熟悉货品行情 使用 设备 电脑 补充 16 38 说明 二 采购员二 采购员 工作说明书 资料编号 编制日期 岗位名 称 采购员所属部门采购部门 直接上 级 工资等级 下属岗 位 关联部门 工作摘 要 具体采购业务 工作内容参照规范 17 38 1 订购单的下达 2 采购订单的录入及打印输出 3 货品交期的控制 4 货品市场行情的调查 5 查证采购货品的品质和数量 6 采购货品品质和数量异常的处理 7 与供应商有关交期 交量等方面 的沟通协调 订单采购流程 一 订单采购流程 二 采购退货流程 货品采购办法 供应商管理办 法 学历大专以上学历 技能一定的沟通 谈判能力 任职 资格 经验一年以上工作经验 使用 设备 电脑 三 货品管理主管三 货品管理主管 工作说明书 资料编号 编制日期 岗位名 称 货品管理主管所属部门货品部门 18 38 直接上 级 工资等级 下属岗 位 货品管理员关联部门 工作摘 要 全面负责企业货品的管理工作 工作内容参照规范 1 货品采购计划的审批 2 货品的请购审批 3 货品单据的审核 4 货品管理工作的监管 5 过期及报废货品预防 控制及 处理工作的监管 6 货品盘点的监管 7 货品运输调度工作的监管 8 仓库管理工作的监管 订单采购流程 一 订单采购流程 二 采购退货流程 货品调拨作业 流程 组装作业之货 品收发流程 货品采购办法 盘点管理办法 过期及报废货 19 38 品管理办法 学历大专以上学历 技能良好的组织协调能力 任职 资格 经验两年以上工作经验 使用 设备 电脑 补充 说明 四 货品管理员四 货品管理员 工作说明书 资料编号 编制日期 岗位名 称 货品管理员所属部门货品管理部门 直接上工资等级 20 38 级 下属岗 位 关联部门 工作摘 要 公司货品具体管理工作 工作内容参照规范 1 货品的请购 2 货品采购进度的跟催 3 存量控制 4 有关部门之间事务的沟通协调 订单采购流程 一 订单采购流程 二 采购退货流程 货品调拨作业 流程 组装作业之货 品收发流程 货品采购办法 盘点管理办法 过期及报废货 品管理办法 21 38 学历中专以上 技能良好的组织能力 任职 资格 经验两年以上货品管理经验 使用 设备 电脑 补充 说明 五 仓库主管五 仓库主管 工作说明书 资料编号 编制日期 岗位名 称 仓库主管所属部门货品管理部门 直接上 级 货品管理主管工资等级 直接下 级 仓库管理员关联部门 工作摘 要 仓库整体管理工作 工作内容参照规范 22 38 1 仓库的工作筹划与控制 2 审定和修改仓库管理的规程和 制度 3 检查和审核仓库各级员工的工 作绩效 4 签发仓库各级文件和单据 5 仓库各级员工的培训 6 与公司其他部门的沟通与协调 7 负责仓库日常管理事务 8 按规定收民货品 9 仓库的安全工作与货品保管工 作 10 盘点工作的具体安排执行与监 督 订单采购流程 一 订单采购流程 二 销售订单处理 流程一 销售订单处理 流程二 销售退货处理 流程 货品入库流程 货品调拨作业 流程 盘点管理办法 过期及报废货 品管理办法 学历高中或中专以上 技能良好的事务处理能力与沟通协调能力 任职 资格 经验两年以上仓库管理经验 其中一年以上主管 经验 23 38 使用 设备 电脑 补充 说明 六 仓库管理员六 仓库管理员 工作说明书 资料编号 编制日期 岗位名 称 仓库管理员所属部门仓库 直接上 级 仓库主管工资等级 直接下 级 关联部门 工作摘 要 仓库整体管理工作 工作内容参照规范 24 38 1 负责仓库日常管理事务 2 按规定民发货品 3 货品的验收 4 进仓单的输入及进仓单的打印输 出 5 每日货品明细帐目的登记 6 货品进仓储位的筹划与排放 7 仓库的安全工作与货品保管工作 8 填写仓库相关报表 订单采购流程 一 订单采购流程 二 销售订单处理 流程一 销售订单处理 流程二 销售退货处理 流程 货品入库流程 货品调拨作业 流程 盘点管理办法 过期及报废货 品管理办法 学历高中或中专以上 技能 任职 资格 经验两年以上仓库管理经验 其中一年以上主管 经验 25 38 使用 设备 电脑 补充 说明 七 质量主管七 质量主管 工作说明书 资料编号 编制日期 岗位名 称 质量主管所属部门质量部门 直接上 级 工资等级 直接下 级 质量检验员关联部门 工作摘 要 公司货品的质量管理 工作内容参照规范 26 38 1 编制质量管理制度 2 协助负责有关质量方面的对内对 外的协调工作 3 具体负责全厂员工质量培训工作 的计划制定与落实 4 负责生产质量事故的调查处理与 数据统计分析 订单采购流程 一 订单采购流程 二 货品入库流程 盘点管理办法 供应商管理办 法 学历大专以上 技能良好的沟通协调和控制能力 任职 资格 经验三年以上质量管理经验 使用 设备 电脑 八 质量检验员八 质量检验员 工作说明书 资料编号 编制日期 岗位名 称 质量检验员所属部门质量管理部门 27 38 直接上 级 工资等级 直接下 级 关联部门 工作摘 要 货品的质量检验 工作内容参照规范 1 具体负责货品的关样检验工作 2 对进入待检区的货品按相关规定 进行质量检验 3 严格按照检验规程进行检验工作 4 出具送样质量检验报告 同时对 检验结果负责 订单采购流程 一 订单采购流程 二 货品入库流程 供应商管理办 法 学历大专以上 技能 任职 资格 经验一年以上质量检验工作经验 使用 设备 电脑 28 38 九 销售部门经理九 销售部门经理 工作说明书 资料编号 编制日期 岗位名 称 销售部门经理所属部门销售部门 直接上 级 工资等级 直接下 级 关联部门 工作摘 要 全面负责企业市场销售方面的工作 工作内容参照规范 1 市场规划及企业营销策略制定 2 销售计划制定 分解 调整等工 作 3 组织销售统计和分析工作 4 协调同生产计划 财务计划的关 系 5 制定本部门工作计划并领导执行 6 制定并完善各项销售管理制度和 办法等 销售订单处理 流程一 销售订单处理 流程二 销售退货处理 流程 盘点管理办法 客户关系管理 29 38 7 负责销售人员及销售业务的管理 8 指导和培训下属 9 考核下属员工 10 协同与其他部门之间的工作关系 办法 学历大专以上 技能良好的市场洞察力 决策能力 人际沟通 组织协调能力 任职 资格 经验三年以上市场管理工作经验 使用 设备 电脑 补充 说明 十 财务部门经理十 财务部门经理 工作说明书 资料编号 编制日期 岗位名 称 财务主管所属部门财务部门 30 38 直接上 级 总经理工资等级 直接下 级 出纳会计关联部门 工作摘 要 负责建立公司财务体系 进行日常会计核算 费用控制 提供决策支持 工作内容参照规范 1 根据公司核算及管理需要制定并 及时修订会计科目体系 2 制定本公司的内部财务控制制度 3 制定本公司的财务评价与考核制 度并进行管理 4 制定本公司的会计核算操作规程 5 进行成本控制 费用控制 6 制定信用政策配合拟定产品价格 7 编制预算 销售 费用 财务 下达预算至各部门 8 分析预算编制的合理性 监督预 算的执行 根据分析结果 调整预算 信用政策等事项 销售订单处理 流程一 销售订单处理 流程二 销售退货处理 流程 盘点管理办法 31 38 9 定期统计 计算各相关 重要经 济指标 10 提供高层管理者的决策支持 如 进行可行性分析等 11 负责完成本公司的会计档案管理 12 完成领导指定的其他任务 学历具有财经专业本科或本科以上学历 技能会计师以上职称 任职 资格 经验三年以上会计工作经历 有良好的沟能协调 能力 使用 设备 电脑 补充 说明 有商品流通企业经验者可优先考虑 十一 会计十一 会计 工作说明书 资料编号 编制日期 岗位名 称 会计所属部门财务部门 32 38 直接上 级 财务主管工资等级 直接下 级 关联部门 工作摘 要 日常会计核算 工作内容参照规范 1 汇总 审核原始凭证 编制记帐 凭证 2 核算成本 3 记录往来备查帐簿 定期进行帐 龄分析 4 管理固定资产 登记固定资产明 细帐 5 协助有关部门对库存商品进行清 查盘点 6 税款的计算 申报 缴纳 扣缴 退税等事项 7 完成领导指定的其他任务 销售订单处理 流程一 销售订单处理 流程二 学历会计专业大专以上学历 技能会计上岗证 任职 资格 经验一年以上会计工作经历 熟悉我国会计法 33 38 使用 设备 电脑 补充 说明 能熟练的运用计算机 熟悉科思财务软件 十二 出纳十二 出纳 工作说明书 资料编号 编制日期 岗位名 称 出纳所属部门财务部门 直接上