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浅谈高校学生档案管理中存在的问题及对策作 者（工作单位，省 市 邮编）摘要：高校学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。因此做好这项工作的开展，具有重要的现实意义。本文对高校学生档案管理的内容、目的意义和管理工作中存在的问题进行分析，提出了建立和完善高校学生档案管理工作机制的对策与建议。关键词：高校学生档案；档案管理；问题；策略；信息化中图分类号：G270.7 文献标识码：A1 前言 高校学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的个人信息材料，使学生在校学习、生活、成长的真实记录；是学校考察、录选、培养、教育学生过程中的第一手资料，也是大学生就业及今后各级组织选拨、任用、考核的重要依据。高校学生档案管理是国家人事档案的组成部分，是学校常规管理的重要组成部分。如何开展好、做好高校学生档案管理工作，既是一个老生常谈，又是一个值得研究的课题。笔者通过调查和文献查阅，对高校学生档案管理工作中存在的问题和解决对策进行分析，提出自己的观点，以期和大家共享交流，为全面做好这项工作尽一份力量。2 高校学生档案管理的内容及其目的意义 2008年教育部、国家档案局联合颁布了高等学校档案管理办法。办法指出高校学生档案管理的内容应包括以下几个方面：个人履历方面，包括高中、大学阶段的自传以及履历表，这些都是学生的成长记录；思想状况方面，包括中学、大学阶段的入团材料、入党材料、鉴定材料、政审材料，这些都是反映学生政治素质的重要材料；学习状况方面，包括学生的学籍表、高考登记表、授位决定，以反映学习期间的学业状况；奖惩情况，包括了学生的奖状证明、获奖登记表以及处分决议，这些是学生素质的反应；工作状况方面，这些包括应届学生参加社会实践以及往届学生工作经历的情况；其他材料，比如反应健康问题的体检表、反应婚育情况的材料等。高校学生档案是学生在校期间情况的反应，准确而详尽的学生档案，是高校学生就业的第一份综合证明，对于学生的成长有着重要的作用。高校学生档案的建立，对充分调动学生的积极性，培养学生的竞争意识，激励学生奋发向上，不断进取，在在学生思想政治工作中具有不可估量的价值。同时高校学生档案管理还有利于用人单位选择优秀高校毕业生。而对于高校来说，从学生档案中也能够发现高校教育教学中存在的问题，找到解决问题的方法，从而推动学校的教育教学改革，全面提升高校教育教学质量，科学设置适应社会需要的专业。3 高校学生档案管理中存在的问题与困难改革开放以来，随着中华人民共和国档案法以及相关政策法规的颁布，我国各高校学生档案管理工作在硬件、软件条件、管理方式、管理制度方面都取得了一定的成绩。但任何事物发展的过程中，难免存在一些困难、问题或者不足，高校学生档案管理工作也不例外。3.1 高校学生档案管理工作不受重视、认识程度不够。虽然不少人对档案的重要性有所认识，可是仍然有一些人认为档案可有可无，特别是在校的很多学生对档案的认识不够。而高校本身往往只重视教学和其他管理的档案工作，对于学生档案工作的重要性没有认识到位、没有将学生档案管理工作提到议事日程。3.2 高校学生档案内容不全、丰富度不够。随着社会的发展，高素质的复合型人才已经为各行业所青睐。高校也在课程设置、学生素质教育、心理培训等方面都做了调整，因此，也出现了一些新的档案材料，比如说大学外语四、六级证书、计算机考级证书、注会资格证书、学生婚育情况以及各种各样反应学生能力的社会实践材料。与这些新鲜档案材料相对应的是数年来不变的归档内容，如履历表、团员材料、学籍表、入学毕业登记表等，这些材料都不能反应学生的素质状况，用人单位在政审过程中也不能全面地了解学生的面貌。另外高校招生实行网上录取后，生源不断扩大，导致一些省市学生最原始、最基本、最生动的纸质档案材料无法完整收集与积累，使得新生档案资料五花八门。这样既给学生档案管理工作带来了困难，也给学校培养考察学生综合素质及学生本人成长带来不利。3.3 高校学生档案管理人员缺乏、部门不一、制度健全程度不够。不少高校的学生档案是跟着就业工作部门走，而有的高校把学生档案放在各学院管理有的放在档案馆管理，有的放在组织或人事部门管理。这样混乱管理的结果是学生档案无专人负责，有的学校即使配备了专职管理人员，也是满足不了工作需要。管理人员非常缺乏。同时各高校形成的学生档案归档材料范围不够明确，收集的档案材料不够齐全，归档整理、核对鉴别等规章制度不尽完善。工作随意性大，出现了诸如纸张规格不一 、书写不规范、材料缺少等类的问题。3.4 高校学生档案管理方式陈旧、信息现代化程度不够。目前，大部分高校仍沿用传统的手工录人、手工查询，由于检索工具的落后，在查阅学籍档案时困难重重，费时又费力。在教育部积极向各高校推行无纸化办公、网络教学等现代化手段的大背景下，学生档案信息资源的开发工作受到各高校档案部门的普遍重视，高校学生档案信息资源得到了大量的开发。但与知识经济时代高校的实际需要相比，学生档案信息资源的开发工作还有很大距离，开发的浓度与广度还不够，还需进一步努力。3.5 高校学生档案传递方式不统一、管理规范度不够。档案传递包括学生入学时的档案寄达以及毕业时档案的寄出。大学新生的档案应该转到学校哪个部门、应该采取什么 方式，这都是需要进行规范管理的问题。在日常工作中，新生档案寄送的部门也是五花八门，有的寄到学校招办、有的寄到学院、有的寄到档案馆、甚至有的学生随身携带。没有统一的传递方式，会导致档案接收工作中多部门操作，甚至出现混乱与档案遗失现象。毕业档案传递工作也存在一些问题。由于传递是通过机要方式来进行的，而机要需要档案的接受单位有相应的机要接受权；以往传统的国家统分方式下，高校毕业生档案通常是被寄往生源所在地人事局或有人事任用权的用人单位，但如今学生就业制度的改革是学生工作单位大多是没有机要接受权的公司，进而使得学生档案在毕业传递过程中，其就业公司无法接受学生档案，导致产生档案不能正常传递或正常到位现象。3.6 档案遗留数量逐年增多，致使档案管理工作难度增大。 近年来由于以下三个方面的原因，导致大量高校毕业生档案遗留。一是毕业生就业政策的规定。2002年国家教育部、人事部联合出台规定，将毕业生的就业时间延长为毕业后两年，两年内学校可代管其户口和档案。二是高校毕业生本身不重视个人档案。毕业生就业后，单位靠合同、协议对其进行约束，因为学生档案就早到高校毕业生的轻视。三是人事档案管理权与机要投递关系间的问题，导致一部分档案被退回。这些遗留档案占用较多的管理柜和管理资源，使得档案管理工作难度越来越大，一定程度上影响了高校了档案管理工作。4 高校学生档案管理需采取的策略与建议针对上述高校学生档案管理工作中存在的诸多问题，我们应该积极的探索和寻求解决的策略和方式，进一步做好这项工作。4.1 加大教育和宣传力度增强高校师生档案意识。建议加强对高校学生的宣传教育，加大宣传学生档案重要性的力度例如在新生入学教育中，增加档案基本知识教育的内容。还可以举办展览，让学生参观学校历史档案中的珍宝，让学生走进档案馆，了解档案工作，从而增强其档案意识。4.2 加大学生档案材料收集力度，促使各项内容丰富而详实。 在现有档案材料收集范围的基础上，适当调整增加高校学生档案的归档范围。除了传统的基本材料、入党入团材料、学籍表、体检表外，还应重点增加以下几个方面的内容：可以衡量学生诚信的材料，如助学贷款偿还情况；反应学生实践能力的材料，如毕业设计实习的鉴定材料、勤工俭学材料；反应学生生活方面的材料，如社会服务材料、在校婚育证明等。4.3 加强人员培训、部门管理，使高校学生档案管理队伍更加专业化。建立一支强有力的学生档案管理队伍是提高档案管理质量的重要保证。高校学生档案需要校内多部门的协作配合，按照高校的实际情况。应当明确管理的主体和辅助部门以及业务指导部门。要安排专门的编制配备专业人员管理学生档案并定期组织管理人员进行专业培训，提高他们的业务水平。从而使学生档案管理正真做到人员落实、管理规范、运作有序。4.4 加强计算机信息技术的应用，实现高效学生档案管理的信息化和现代化。 随着信息网络化技术的日益深化，电子档案的归集与管理已成未来高效学生档案管理的主要方法。要充分利用以电子计算机为核心的现代技术手段，有计划、有步骤的把高效学生档案分类归档，实现高校学生档案的网络化管理。利用成熟的计算机信息技术，将高校学生档案文件中的文本、照片、录音、录像和艺术作品等进行信息化处理，制成高校学生电子档案，建成高校学生档案信息数据库，实现档案信息储存的电子化和检索的网络化。4.5 改善高校学生档案传递方式，实现档案管理方式的规范化。 在高校学生档案的传递过程中，要把好进出两道关口。新生档案的接受工作需要学校其他相关部门的配合，同时强调不能自带档案，避免后续问题的产生。毕业生档案的传递，采取多种传递方式。按照国家机要文件的管理要求，机密文件必须用机要文件传递，无法接受的单位可采取专人直接送递等方式进行。4.6 严格把握政策使用范围、加强遗留档案的有效管理。对于遗留档案，在国家的政策指导下，制定留存档案的条件与要求，和辅导员一起严格把关，只留符合条件的档案