地税OA升级改造项目需求规格说明书.doc

软件/系统需求规格说明书系统需求规格说明书（SRS） （版本V1.20）文件编号：EGRAND-XXXX-XXXX-GZDS-01密级：保密项目编号：EGRAND-XXXX-2009-01拟制：陈建军日期：2009-1-19审核：日期：批准：日期：【广州市地税局OA升级改造项目】修订历史记录版本日期AMD修订者说明1.12009-01-21A陈建军增加领导日程的需求1.22009-02-12AM陈建军增补了提示信息、政务公开等需求，修改公文办理情况统计。1.412009-0427A陈建军增加了基本操作说明：查阅待接收单位1.5AM陈建军增加布告板文件文种；修改处级干部休假流程的说明。1.512009-05-22M陈建军修改改变文件类型操作的说明和权限说明。1.522009-05-26M陈建军补充处级、科级请假流程的说明。1.532009-05-31M陈建军补充请假单的归档说明；增加了查询请假单的功能说明。注：A-添加M-修改D-删除需 求 确 认 书需求确认需求文档市地税OA升级改造项目需求规格说明书版本1.10 2009年1月21日广州市地方税务局确认签字，日期广州市忆科计算机系统有限公司确认签字，日期目 录需 求 确 认 书4目 录51.引言11.1.编写目的11.2.系统涵盖范围11.3.缩略词11.4.假设和限制21.5.参考资料22.系统概述32.1.系统远景32.2.系统边界32.3.系统功能32.4.一般限制52.5.出错处理52.6.假设和依赖条件53.功能性需求63.1.公文办理63.1.1.基本操作63.1.2.发文233.1.3.收文703.1.4.会议类文件863.1.5.信访类文件1053.1.6.依申请公开文件1163.1.7.信息类文件1173.1.8.督办类文件1233.1.9.内部审批文件1323.2.外出授权1633.2.1.外出授权1633.2.2.查看外出授权日志1643.2.3.收回外出授权1653.3.提示信息1653.3.1.文件办理提醒1653.3.2.显示宣传栏1663.3.3.预订午餐1663.3.4.贺新年Flash1673.4.个人办公1673.4.1.当前待办1673.4.2.起草文件1683.4.3.跟踪文件1693.4.4.统计报表1713.4.5.查询文件1783.4.6.电子邮件1843.4.7.布告板1843.4.8.信息通讯1943.4.9.计划管理2023.5.信息查询2083.5.1.日程安排2083.5.2.领导日程2103.5.3.通讯录2113.5.4.规章制度2153.6.专业管理2183.6.1.处室资料2183.6.2.信息工作2193.6.3.杂件库2233.6.4.年内文件2243.6.5.信访管理2253.6.6.督办工作2263.6.7.依申请公开2293.7.机关事务2293.7.1.会议管理2293.7.2.请假管理2353.7.3.车辆管理2493.7.4.机关后勤2663.7.5.饭堂管理2793.8.系统管理2853.8.1.用户管理2853.8.2.单位部门配置2853.8.3.流程配置2853.8.4.权限管理2853.8.5.公文办理日志2853.8.6.公文废纸篓2864.非功能性需求2884.1.界面要求2884.2.架构要求2884.3.性能要求2884.4.文件格式要求2884.5.接口扩展要求2884.6.数据管理要求288附录1：术语表289附录2：问题清单2891.引言11.1.编写目的11.2.系统涵盖范围11.3.缩略词11.4.假设和限制21.5.参考资料22.系统概述32.1.系统远景32.2.系统边界32.3.系统功能32.4.一般限制52.5.出错处理52.6.假设和依赖条件53.功能性需求63.1.公文办理63.1.1.基本操作63.1.2.发文213.1.3.收文473.1.4.会议类文件613.1.5.信访类文件733.1.6.信息类文件803.1.7.督办类文件843.1.8.内部审批文件893.2.外出授权1173.2.1.外出授权1173.2.2.查看外出授权日志1183.2.3.收回外出授权1193.3.提示信息1193.3.1.文件办理提醒1193.3.2.显示宣传栏1203.3.3.预订午餐1203.3.4.贺新年Flash1213.4.个人办公1213.4.1.当前待办1213.4.2.起草文件1223.4.3.跟踪文件1233.4.4.统计报表1253.4.5.查询文件1323.4.6.电子邮件1383.4.7.布告板1383.4.8.信息通讯1483.4.9.计划管理1563.5.信息查询1623.5.1.日程安排1623.5.2.领导日程1633.5.3.通讯录1653.5.4.规章制度1693.6.专业管理1723.6.1.处室资料1723.6.2.信息工作1733.6.3.杂件库1773.6.4.年内文件1783.6.5.信访管理1793.6.6.督办工作1803.7.机关事务1833.7.1.会议管理1833.7.2.请假管理1883.7.3.车辆管理2033.7.4.机关后勤2203.7.5.饭堂管理2333.8.系统管理2393.8.1.用户管理2393.8.2.单位部门配置2393.8.3.流程配置2393.8.4.权限管理2393.8.5.公文办理日志2393.8.6.公文废纸篓2404.非功能性需求2424.1.界面要求2424.2.架构要求2424.3.性能要求2424.4.文件格式要求2424.5.接口扩展要求2424.6.数据管理要求242附录1：术语表243附录2：问题清单2431. 引言1.1. 编写目的本说明书是由忆科工程师和广州地税工作人员合作完成。详细地描述了本次项目所有功能的详细描述。将做为系统开发过程下一步设计的输入源。1.2. 系统涵盖范围本次开发的系统将保持广州市地方税务局现有OA系统的主要功能，对系统底层技术平台进行升级改造，解决现有系统中一些频繁出现的问题。同时将市局和局属单位的OA集中在这个新的平台上。功能覆盖范围：1、 公文办理a) 收、发文审批b) 内部业务审批c) 公文查询、统计d) 提示信息2、 个人办公3、 信息查询4、 专业管理5、 机关事务1.3. 缩略词*对文中提到缩写的定义。缩写描述OA办公自动化系统地税局又称广州地税或全系统。广州市地方税务局包括其下属所有单位的统称。市局又称机关。广州市地方税务局，不包含子单位的简称。地理位置在广卫路。基层又称基层单位或分局。广州市地方税务局的下属单位的统称。参见图1-1。文种文件种类的简称。比如处室函件、督办件、汽车使用申请等。一个文种表示一种公务或事务的办理过程。状态词地税公文目前主要以自由发送方式办理。每一个状态词实际对应公文流程中的一个环节名。1.4. 假设和限制 需求文档中的任何变更都将被新版的SRS跟踪。SRS应有版本历史。用户可以通过SRS的早期版本查找需求的早期版本。 为验证需求，一个需求应有一个或一个以上用例。 1.5. 参考资料*本文中引用其它的文档的列表文档名称版本日期2. 系统概述2.1. 系统远景新OA系统将采用先进的J2EE三层架构开发设计。使用Oracle作为数据库层，对全地税系统的所有公文和管理数据进行集中管理。应用服务器采用WebLogic，支持多达2000人同时在线办理文件。浏览器客户端可达到简单部署，维护方便的特点。2.2. 系统边界办公自动化系统（OA）主要用于市地税（各局属单位）内进行公文或者内部事务的审批办理。各级别、各层次人员根据地税公文办理要求参与文件的办理。业务管理部门负责管理业务数据，并对业务数据进行查询统计。办公自动化系统办公室处室人员处室领导局领导人事处机关服务中心审批、签发文件督办、分办、盖章、归档、查询、统计审批文件起草、承办、查询请假管理车辆、饭堂、会议室管理图2-1 系统数据流图2.3. 系统功能办公自动化系统个人办公信息查询专业管理机关事务图2-2 系统顶层功能结构图图中虚线边框表示没有审批流程的独立模块，准备在第二期中升级改造。图中文字为楷体的表示是其他基于浏览器的系统，在OA中以链接或单点登录方式集成。个人办公当前待办起草文件跟踪文件电子邮件广思网布告板信息通讯税管员平台网上考试大集中论坛外出授权提示信息办理日志公文废纸篓图2-3 个人办公功能结构图信息查询日程安排通讯录学习园地领导日程规章制度ISO网上测评政策法规电子论坛本局网站清风城省纳服网图2-4 信息查询功能结构图专业管理处室资料信息工作杂件库信访管理系统管理财务系统档案管理督办工作图2-5 专业管理功能结构图机关事务车辆管理固定资产接待管理机关后勤饭堂管理房屋管理基建管理会议管理图2-6 专业管理功能结构图2.4. 一般限制1）升级改造后的市局OA与各基层单位的OA的数据虽然集中在一起，但从每个单位的用户角度看系统，仍然和以前的环境一样，是本单位独立的OA系统。2）系统的操作界面和操作方式能够延续原来OA的，方便用户平滑迁移到新系统。3）对系统运行效率和稳定性有要求。2.5. 出错处理1） 给用户友好的提示界面，提示下一步如何处理。2） 记录错误时所在代码处，操作人，模块等环境信息到错误日志库。2.6. 假设和依赖条件无3. 功能性需求3.1. 公文办理3.1.1. 基本操作3.1.1.1. 签名用户对当前待办的状态词签名，表示已按状态词的要求办理了该文件。系统记录用户的签名。层次：子功能级主要执行者：用户前置条件：用户打开了待办理的文件。主事件流：1）用户签名，系统增加用户的办理记录（表3-1）。2）系统在公文办理日志中追加该文件日志的用户操作信息。辅事件流：1a）用户同时有几个待办词，比如用户同时待阅知和待审核。1）系统提示用户要对哪一个状态词进行签名。2）用户选择多个状态词。系统依次创建用户的办理记录（一个状态词一个办理记录）。1b）用户是被授权人，代授权人签名。1）系统追加授权日志。2）系统改变办理人的名称为：用户名（代授权人）1c）当前待办状态词是校对。系统同时在文件属性中记录校对人。1d）当前待办状态词是排版打印。系统同时在文件属性中记录打字人。1e）文件是还没完成分办的收文类文件，当前用户是局领导。1）系统在分办属性的领导意见中增加意见：办理人于当前时间（年月日时分）已状态词签名。2）系统增加用户的办理记录。1f）文件是领导交办，当前用户在承办人名单中。1）系统在领导交办属性中的承办签收中增加：当前用户人于当前时间（年月日）完成。2）系统增加用户的办理记录。表3-1 办理记录字段说明单位序号单位顺序号。用于升序排列单位。单位单位简称部门序号部门顺序号。用于升序排列部门部门部门名办理时间升序。用于排列同类别记录。不显示办理人时间办理时间。格式：年月日时分秒（中文）办理日志格式：办理人已状态词签名如果是签发：办理人已同意，发！3.1.1.2. 签发签发总体上可分为两种，一种是签发公文，另一种是签发信息。签发公文一般由局领导（特殊情况办公室主任）签发正式发文，处（科）室领导签发处（科）室函件。签发信息根据信息的种类有一点区别。信息税宣一般是科室签发，签发的同时会将信息税宣发布到信息工作中，信息刊物由办公室主任签发，签发同时发布到信息通讯中。1、签发公文局领导（办公室主任、处室领导）签发公文。层次：子功能级主要执行者：局领导、办公室主任、处室领导前置条件：用户打开了待办理的文件主事件流：1）用户签发，2）系统在文件属性中记录签发人、签发日期、封发日期。3）系统增加用户的办理记录（表3-1）。2、签发信息税宣处（科）室领导将信息税宣签发到信息工作中。层次：子功能级主要执行者：处（科）室领导前置条件：用户打开了待办理的文件主事件流：1）用户签发信息。2）系统增加用户的办理记录（表3-1）。系统在文件属性中记录当前办理人为签发人。3）系统复制文件属性和税宣正文（Word）和附件到信息工作中。3、签发信息刊物办公室主任将信息刊物签发到信息通讯中。层次：子功能级主要执行者：办公室主任前置条件：用户打开了待办理的文件主事件流：1）用户签名。2）系统增加用户的办理记录（表3-1）。系统在文件属性中记录当前办理人为签发人。3）系统复制文件属性和刊物正文（Word）和附件到信息通讯中。3.1.1.3. 意见用户对文件发表办理意见。系统记录用户的意见。用户可发表三种类型的意见。（1）简单意见。无格式，直接在文件办理区显示。（2）Word意见。Word文件格式，在文件办理区显示链接和30个字的内容摘要。（3）扫描意见。扫描文件格式，在文件办理区显示链接。除了简单意见，Word和扫描类型意见不是每个文种都需要，而是由管理员根据文种的办文性质可以灵活设置。一个文种可设置多个相同类型的意见。层次：子功能级主要执行者：用户前置条件：用户打开了待办理的文件主事件流：1）系统提示用户选择输入意见的类别（根据文种的设置）和用户以前保存的个人意见。2）用户选择简单意见类别。3）用户输入办理意见，系统在文件中保存该办理意见（表3-2）。辅事件流：1a）用户同时有多个待办词，比如用户同时待阅知和待审核。1）系统提示用户要对哪一个状态词发表办理意见。用户选择状态词。2）系统提示用户选择输入意见的类别1b）用户是局领导，系统同时提供一个简单意见选择：同意，发！2a）用户是局领导，选择了简单意见：同意，发！。1）系统在文件属性中记录签发人、签发日期。2）系统以同意，发！作为意见内容，增加办理意见。2b）用户从自己以前保存的个人意见中选择一个意见。1）系统以所选意见内容作为新的意见内容，增加办理意见。2c）用户删除一个以前保存的个人意见。3a）用户是被授权人，代授权人填写意见。1）系统追加授权日志。3b）引入意见列表。用户保存当前简单办理意见内容，以后可以直接选择。1）系统另存当前办理意见内容。供用户下次填写意见时选择。2-3a）用户选择Word意见类别。1）系统打开Word，用户输入意见。2）系统保存Word文件到办理意见中，并从中提取摘要信息在公文中显示。1-2a）有些文种不允许重复插入部门办理意见。系统检查到文件中已有本部门的部门办理意见，提示用户可以编辑现有部门办理意见。2-3b）用户选择扫描意见类别。1）系统启动扫描软件，用户扫描意见。2）系统保存扫描文件到办理意见中。1-2a）有些文种不允许重复插入部门办理意见。系统检查到文件中已有本部门的部门办理意见，提示用户可以编辑现有部门办理意见。表3-2 办理意见字段说明单位序号单位顺序号。用于升序排列单位。单位单位简称部门序号部门顺序号。用于升序排列部门部门部门名意见时间升序。用于排列同类别记录。办理人填写意见的人意见时间增加意见的时间。格式：年月日时分秒（中文）意见有3种意见格式。根据用户添加意见时选择的类别，在办理区有不同的显示格式。简单意见格式：状态词意见：意见（最多37字，超过截取37字后加.）Word格式：部门的状态词意见：意见（最多37字）.扫描格式：局领导意见（扫描）3.1.1.4. 汇总处室办理意见将文件办理意见进行汇总，汇总成一个处室办理意见。层次：用户目标级主要执行者：用户前置条件：用户打开了在办的文件主事件流：1）用户选择部门办理意见和个人办理意见。2）系统将用户选择的意见内容，添加到一个新Word文件中。3）用户编辑这个新的处室办理意见内容。4）系统在文件中保存处室办理意见。3.1.1.5. 追加意见用户对已完成办理，不在自己的待办中的文件追加办理意见。功能和3.1.1.3意见相同。3.1.1.6. 附件用户添加公文附件到文件中。附件支持三种格式：Word文件、扫描文件、Excel文件。层次：子功能级主要执行者：用户前置条件：用户打开了待办理的文件主事件流：1）用户增加附件，在相应的软件中进行编辑，保存。（集成Word、Excel、扫描软件）2）系统保存附件到文件中。3.1.1.7. Word正文和附件Word文件是系统中公文内容的主要载体。用户可以在Word正文或附件中进行相应的处理。如果用户当前对文件没有办理权限的话，打开Word正文和附件时，系统提示用户只能查看，不能修改。1、保存将Word文件中内容保存到公文中。层次：子功能级主要执行者：用户前置条件：用户打开了待办理文件的Word文件主事件流：1）系统将Word文件内容保存到公文中。2、登记标题从Word文件中将用户选中的文字替换到文件的标题属性中。层次：子功能级主要执行者：用户前置条件：用户打开了审批文件的Word文件主事件流：1）用户选择Word中的文字登记标题。系统将这些文字替换到文件的标题属性中。3、批改痕迹切换显示Word文件中的修改痕迹。层次：子功能级主要执行者：用户前置条件：用户打开了待办理文件的Word文件主事件流：1）系统显示或隐藏当前Word文件中的修改历史记录。每个历史修改记录包括修改人和修改时间。4、插入文件从其他文件中引入内容到Word文件的光标处。层次：子功能级主要执行者：用户前置条件：用户打开了待办理文件的Word文件主事件流：1）用户选择本地机器上的文件。系统从该文件中读取内容，插入到Word文件的光标处。5、引入文头引入对应文种的文头和文尾格式。层次：子功能级主要执行者：用户前置条件：用户打开了待办理文件的Word文件主事件流：1）系统显示该文种可用的所有文头名称2）用户选择引入的文头名称。系统读取该文头和文尾的内容，分别插入到文件的开头和结尾处。6、查看来文内容查看来文内容。层次：子功能级主要执行者：用户前置条件：用户打开了待办理文件的Word文件主事件流：1）系统显示该文件的收文扫描件（正文）7、打印打印Word文件。层次：子功能级主要执行者：用户前置条件：用户打开了待办理文件的Word文件主事件流：1）系统打印当前Word文件。3.1.1.8. 提取主题词层次：子功能主要执行者：用户前置条件： 正在编辑文件属性主事件流：1）系统对照主题词库从文件标题中提取出主题词。主题词要求：最多10个主题词。每个主题词之间用2个空格分隔。辅事件流：1a）文件已办结。系统提示用户不能再提取主题词。1b）已填写了主题词，系统提示用户是否要重新提取。3.1.1.9. 发文编号层次：用户目标级主要执行者：保密室前置条件： 正在编辑文件属性主事件流：1）系统按文件字轨在年度已分配顺序号的基础上加1，分配新编号给文件。辅事件流：1a）文件字轨没有选择。系统提示用户不能进行发文编号。1b）文件还没有签发。系统不进行发文编号。1c）系统没有对应的字轨编号规则。系统提示用户要先设置字轨编号规则。1d）用户无权对该字轨进行编号。系统提示用户。3.1.1.10. 盖章保密室对排版好的正文进行盖章。层次：用户目标级主要执行者：保密室、处室文件管理员前置条件：用户打开了待办理的文件，并打开要盖章文件Word正文。主事件流：1）系统对文件进行加密盖章。（集成百成盖章软件）3.1.1.11. 扫描件（TBD）3.1.1.12. 汇总办复文草稿对文件办理意见添加汇总。层次：用户目标级主要执行者：用户前置条件：用户打开了在办的文件主事件流：1）用户选择部门办理意见和个人办理意见。2）系统将用户选择的意见内容，添加到一个新Word文件中。以附件保存在文件中。3.1.1.13. 删除用户删除自己的办理记录、办理意见和正文附件。1、删除办理记录层次：子功能级主要执行者：用户前置条件：用户打开了待办理的文件，并选择自己产生的办理记录主事件流：1）系统删除用户的办理记录2、删除办理意见层次：子功能级主要执行者：用户前置条件：用户打开了待办理的文件，并选择自己输入的办理意见主事件流：1）系统删除用户的办理意见辅事件流：1a）办理意见已被其他人查看过，系统提示用户不能删除。3、删除办理正文附件层次：子功能级主要执行者：用户前置条件：用户打开了待办理的文件，并选择自己起草的正文和附件主事件流：1）系统删除用户的正文和附件辅事件流：1a）正文和附件已被其他人查看过，系统提示用户不能删除。3.1.1.14. 完成用户确认完成文件的当前待办状态。系统改变文件的审批状态，去掉该用户的待办状态。文件从用户的当前待办列表中移出。层次：子功能级主要执行者：用户前置条件：用户在待办中选择要完成的文件主事件流：1）系统在文件中增加一个签名办理记录（表1-8）。2）系统改变文件的审批状态，去掉该用户的待办状态。辅事件流：1-2a）用户同时有几个待办词，比如用户同时待阅知和待审核。1）系统提示用户要完成哪几个状态词。用户选择状态词。2）系统在文件中增加签名办理记录。一个状态词对应一个办理记录。3）系统改变文件的审批状态，去掉该用户的待办状态。3.1.1.15. 发送根据文件办理流程，选择下一步的办理人和部门，选择办理的状态词。系统改变文件的审批状态，由指定的用户办理该文件。层次：子功能级主要执行者：用户前置条件：用户打开了待办理的文件主事件流：1）系统显示本部门人员和文件所属文种的所有状态词。2）用户选择本部门的人员3）用户选择送下一环节办理的状态词4）用户确定发送。5）系统改变文件的审批状态，去掉该用户的待办状态。增加下一环节办理人的待办状态。6）系统增加用户的签名办理记录（表1-8）7）系统增加用户的发送记录（表1-10）8）系统关闭文件辅事件流：2a）用户下列角色中选择其他发送对象：（1）部门。发送给指定部门的部门领导和文件管理员（2）局长（3）各处室领导。发送给处室的主持全面工作的主要领导。（4）各处室副处长。发送给处室的副职领导（5）各处室内勤（6）各处室文件管理员（7）保密委员会（8）全局人员（9）市局（只对分局）或其他分局部门。（即原OA中的联合办文功能，表示2个单位像一个单位内一样办理文件。）4a）用户填写交办说明后，确定发送。4b）用户同时有几个待办词，比如用户同时待阅知和待审核。1）系统提示用户要完成哪几个状态词。用户选择状态词。4-7a）用户不想完成文件，保留文件在待办中，下次继续办理。1）系统改变文件的审批状态，增加下一环节办理人的待办状态。2）系统保存用户的发送记录表1-10 发送记录字段说明发送时间升序。用于排列同发送记录。单位单位简称部门部门名发送人发送时间格式：年月日时分秒（中文）发送日志格式：发送人送接收人状态词交办说明注意，有交办说明时才以包围显示，否则不显示。3.1.1.16. 向外发文发文成文后，可以向分局或市局发送。层次：用户目标级主要执行者：保密室、处室文件管理员主事件流：1）用户填写属性登记表中的发往单位，选择或输入发送的分局或市局。2）用户确定发送3）用户选择文件中的其他附件或者意见。系统将选择的附件或意见，以及文件属性和正文一起发送到指定单位。对方收文管理员进行接收。辅事件流：3a）如果文件已被人发送过一次。1）系统提示用户该文件已被谁发送过。2）用户确定再发送。系统再次发送。3.1.1.17. 退回文件将文件退回到前面已办的一个环节中重新办理。层次：用户目标级主要执行者：用户前置条件：用户打开了待办理的文件主事件流：1）系统显示所有已办过的状态词和办理人2）用户选择一个要退回的状态词和办理人3）系统改变文件的审批状态，去掉该用户的待办状态。增加退回办理人的待办状态。4）系统增加一个发送记录（表1-10）3.1.1.18. 收回文件把自己已发送出去的文件收回重新办理。层次：用户目标级主要执行者：用户前置条件：用户打开了已办理的文件触发事件：用户打开了自己发出的发送记录主事件流：1）系统显示该发送记录中的所有办理人2）用户收回发送记录中的全部办理人。3）系统删除该发送记录4）系统更新文件办理状态，恢复文件到该发送记录之前的办理状态。去掉原办理人的待办状态，增加用户的待办状态。辅事件流：2a）用户收回发送记录中的一部分办理人。1）系统更新发送记录。去掉已收回的办理人人名。2）系统更新文件办理状态。去掉已收回的办理人的待办状态，增加用户的待办状态。3.1.1.19. 发布到布告板将文件做为内发文件发布到布告板，给全局人员或部分相关人员查看。层次：用户目标级主要执行者：保密室主事件流：1）用户填写属性登记表中的内发单位，选择发送的部门或全局人员。2）系统将文件属性、正文和附件移到布告板，形成一个新的内发文件。按文件属性指定的内发单位，设定文件允许查看的范围。3.1.1.20. 打印审批表根据当前打开文件，打印预览该文种特定相应格式的审批表格。层次：子功能级主要执行者：用户前置条件：用户打开了待办理的文件主事件流：1）系统根据文种类别，选择不同相应的审批表表格。，从文件的属性稿头中提取相应信息字段内容和办理意见放入到审批表格中。2）用户打印审批表表格。辅事件流：1a）该文种可以打印多种审批表表格。系统弹出窗口，提示用户选择一个。用户选择确定。系统从文件属性（稿头）中提取相应属性到审批表格中。注意：1）各文种可打印的审批表内容，参见各文种说明。2）新增加的政务公开字段，也要在增加到审批表中，一起打印。3.1.1.21. 删除文件管理员删除文件。层次：用户目标级主要执行者：文件管理员前置条件： 选择多份文件主事件流：1）系统提醒用户确定是否删除。2）用户确定。系统删除文件到公文废纸篓。3.1.1.22. 归档文件办结后5天或者是在指定时间内都没有办完的，系统自动进行归档。档案管理员和文件管理员也可以手动归档。1、视图归档层次：用户目标级主要执行者：用户前置条件：用户选择多份文件主事件流：1）用户选择归档到的目的模块名。（如果选择了多个不同文种的文件，怎么能选择呢？只能按文种的一个归档配置自动归档。）2）系统剪切式移动文件到指定的目的模块中。系统继续移动其他选择的文件，直到所有选择的文件处理完毕为止。辅事件流：2a）目的模块中已有该文件1）系统更新档案目的模块中文件内容。1、归档到档案年内库层次：用户目标级主要执行者：用户前置条件：用户选择多份文件或打开文件主事件流：1）用户选择转存到档案年内库中。2）系统复制一份文件到档案年内库中。系统继续移动其他选择的文件，直到所有选择的文件处理完毕为止。辅事件流：2a）档案年内库中已有该文件1）系统更新档案年内中文件内容。2、归档到处室资料层次：用户目标级主要执行者：用户前置条件：用户选择多份文件或打开文件主事件流：1）用户选择转存到处室资料库中。2）系统移动一份文件到处室资料库中。系统继续移动其他选择的文件，直到所有选择的文件处理完毕为止。辅事件流：2a）处室资料库中已有该文件1）系统更新杂件中文件内容。3、归档到杂件库层次：用户目标级主要执行者：用户前置条件：用户选择多份文件或打开文件主事件流：1）用户选择转存到杂库中。2）系统移动一份文件到杂库中。系统继续移动其他选择的文件，直到所有选择的文件处理完毕为止。辅事件流：2a）杂库中已有该文件1）系统更新杂件中文件内容。3.1.1.23. 转存选择多份文件或打开一份文件（无论在办或已办），转存到指定的存档库中。1 转存到档案库层次：用户目标级主要执行者：用户前置条件：用户选择多份文件或打开文件主事件流：1）系统确认是否转存。2）用户选择本部门的人员2 转存到处室资料层次：用户目标级主要执行者：用户前置条件：用户选择多份文件或打开文件主事件流：1）用户选择转存到部门资料目的模块中。2）系统复制一份文件到用户所在的目的模块部门处室资料库。辅事件流：2a）目的模块处室资料库中已有该文件1）系统更目的模块新处室资料中文件的内容。1-2a）用户选择转存到个人资料中。1）系统复制一份文件到用户所在的部门处室资料库。2）系统设置复制文件只有用户可查看。问题：办公室张心反应在当前OA系统中，从审批流转转存文件到处室资料中的个人资料会有重复文件的问题。这是因为OA系统目前的转存处理方式是，每次转存到个人资料就复制一个。多人转存一份文件，导致处室资料存有一个文件多个版本。而且复制来的文件的状态没有反应文件转存后的变化。用户要求在新系统中避免这种情况的发生。每次转存，无论是转存到处室资料还是个人资料都应该只是文件的链接，减少数据冗余，保持转存文件内容和原文件内容一致。3 转存到杂件库层次：用户目标级主要执行者：用户前置条件：用户选择多份文件或打开文件主事件流：1）用户选择转存到杂件库中。2）系统复制一份文件到杂件库中。辅事件流：2a）杂件库中已有该文件1）系统更新杂件中文件内容。3.1.1.24. 发布用户选择多份文件或打开一份文件（无论在办或已办），按发布的数据转换规则，复制文件到指定的模块中。选择多份文件进行发布层次：用户目标级主要执行者：综合组、发文管理员主事件流：3.1.1.25. 管理文件字号增加、修改、删除文件字号配置。层次：用户目标级主要执行者：秘书组主事件流：系统显示所有文件字号配置。用户可以增加、修改、删除文件字号配置。表1-11 文件字号配置列表字段说明文件类型文种名字号文件字轨名使用人可对该字轨编号的部门名给号人可对该字轨编号的用户名表1-12 文件字号配置字段说明作者创建该字号配置的用户名文件类型文种名。可以选择一个。文件字号文件字轨名。用户输入。当前顺序号用户输入。顺序号格式用户输入。被取消顺序号多个值。用户输入。使用人可对该字轨编号的部门名。从本局所有部门中选择多个。给号人可对该字轨编号的用户名。根据使用人选择的部门中选择多个。允许归档部门可选择一个部门或岗位。3.1.1.26. 查阅待办人查看文件当前所有的待办理人和办理环节（状态词）。层次：用户目标级主要执行者：局领导前置条件：选择一份文件主事件流：1）系统显示文件当前所有的待办理人和办理环节（状态词）的列表。效果如下图所示：3.1.1.27. 查阅待接收单位查看文件当前文件外送（报送）单位的接受情况。层次：用户目标级主要执行者：用户前置条件：选择一份文件主事件流：1） 系统检查文件的外送单位的回执，生成没有回执的单位名单。2） 系统提示用户：“单位1，单位2还没有收到文件。”辅事件流：2a）所有外送单位都有回执。系统提示用户：“所有单位都已经收到这份文件！”。注意：外送单位原系统是从稿头上记录外发单位的字段中获取的（发文类稿头 发往单位、收文类办理分局、综合督办报送分局等）。而这个稿头上的字段是否由报送操作设置的，现在不确定。3.1.1.28. 改变状态词层次：用户目标级主要执行者：用户前置条件：用户打开了待办理的文件主事件流：1）系统显示用户当前的待办状态词，和可以转换到的其他所有状态词。2）用户选择一个要转换的状态词3）系统更改用户的待办状态词。3.1.1.29. 改变文件类型办公室秘书组和各处室文件管理员可以调整错误的文件种类。比如从工作呈批改变为发文登记，收文件改变为杂件等。层次：用户目标级主要执行者：办公室秘书组、文件管理员前置条件： 选择一份文件主事件流：1）系统显示所有文件种类名。2）用户选择一个，系统改变文件的所属文种。3.1.1.30. 选择会议安排呈批表从已审批通过的会议安排呈批表中提取出会议主办部门、会议地点、会议时间。层次：子功能级主要执行者：用户前置条件：用户正在编辑会议纪要、会议简报、内部会议通知属性时主事件流：1）系统显示已通过审批的会议安排呈批表列表。2）用户选择一个，系统根据所选择的会议安排呈批表填写主办部门、会议地点、会议时间。表1-2 已通过审批的会议安排呈批表列表字段说明申请部门会议安排呈批表的申请部门。用于分类申请表。升序。主题会议主题创建时间格式：年-月-日3.1.1.31. 会议室使用调整会场管理员更改会议室的使用信息。层次：子功能级主要执行者：会场管理员前置条件：打开会议安排呈批表时主事件流：1）系统列出所有会议时间在今天以后的所有的会议室使用记录2）用户选择一个会议室使用记录，系统显示该使用记录的内容。3）用户编辑会议使用记录（包括会议室和会议时间都可以修改）4）系统保存更改。5）系统提示是否邮件通知原会议室使用记录的创建人（即会议室申请人）邮件提示标题：办公室秘书组将你申请的的使用时间该为到邮件提示内容：详细情况请您到已办文件中查询会议安排呈批表，多谢合作！3.1.2. 发文3.1.2.1. 正式发文正式编号的发文包括行政、党组、纪检组、机关党委、共青团、工会的发文。3.1.2.1.1. 流程说明主办处（科）室人员拟稿处（科）室领导审核会办处（科）室会签办公室秘书组核稿办公室主任审核局长签发办公室主任签发保密室编号文印室排版打印主办处（科）室拟稿人校对办公室秘书组复核档案室归档保密室盖章封发图3-2 正式发文流程图1、发文登记起草一份正式行文主要执行者：处（科）室人员主事件流：1）用户起草发文登记文件。2）用户输入发文草稿内容（发文草稿以Word文件为主）。3）用户填写发文登记表（表3-2）内的发文级次、主送、抄送、紧急程度、密级、份数等相关内容。4）用户发送给本处室领导审核。辅事件流：1a）用户打开自己的收文登记草稿。2a）用户在发文草稿中选择文字，登记标题到发文登记表中。2b）用户增加附件。（附件可以是Word文件、Excel文件或扫描文件三种格式）3a）人事处可以根据文件字轨和抄送集合名选择抄送单位名单。如下表所示：文件字轨抄送集合名抄送单位税地税任免市局党组市政府、市组织部。海珠区海珠区人民政府，海珠区人事局。4a）用户填写办理意见。表3-2 发文登记表字段说明起草人部门用户起草时，系统记录。起草人同上起草时间同上。格式：年月日时分秒文件级次选择以下一个文件级次。以后可以增加选项。不同级次的文件对应不同文件字轨和文头文尾格式。广州市地方税务局文件、广州市地方税务局、广州市地方税务局办公室文件、广州市地方税务局文件(上)、共青团广州市地方税务局委员会文件、中共广州市地方税务局党组纪检组文件、中共广州市地方税务局直属机关委员会文件、中共广州市地方税务局党组文件、广州市地方税务局工会委员会文件、共青团广州市地方税务局委员会文件、广州市地方税务局与地方税收研究会联合办文文件、中共广州市地方税务局党组、广州市地方税务局局务会议纪要、广州市地方税务局纳税人服务中心工会委员会文件、广州市地方税务局纳税人服务中心文件(上)、广州市地方税务局纳税人服务中心文件(平下)、中共广州市地方税务局纳税人服务中心支部委员会文件、广州市地方税务局纳税人服务中心(函)、广州市地方税收研究会文件文件标题*拟稿部门同起草人部门拟稿人同起草人拟稿日期同起草时间。格式：年月日送审日期主送*选择以下多个单位，也可以输入。广东省地方税务局、广州市人民政府、广州市人民政府办公厅、局属各单位、各稽查局、各征收分局、抄送*同主送，多以下几个选项：羊城会计师事务所、羊城税务师事务所、岭南会计师事务所、华穗会计师事务所发往单位选择以下多个单位，也可以输入、局属各单位、各稽查局、各征收分局内发单位*选择以下多个部门、全局人员紧急程度等级*选择以下一个，也可以输入。急、特急文件密级选择以下一个秘 密、机 密、绝 密、内 部保管期限主题词使用提取主题词用例输入，或者直接输入。政务公开范围*选择以下一个选项：对内（默认）、对外、不公开公开方式*选择以下一个选项：主动公开（默认）、依申请公开、免于公开免于公开理由*可选择以下一个选项。或者输入国家秘密、商业秘密、个人隐私对纳税人外公开途径方式*选择以下一个选项：广州地税网站（默认）、办税服务厅、新闻媒体、广州地税网站（默认）、用户输入其他公开方式对内公开途径*选择以下一个选项：办公自动化系统（默认）、广思网签发人文件日期签发日期。格式：年月日处室核稿核稿日期处室核稿日期。格式：年月日秘书核稿核稿日期秘书核稿日期。格式：年月日文件份数（份）文件页数（页）排版打印校对联系人电话附件封发日期格式：年月日。给号日期发文编号的时间。由发文编号用例设置。格式：年月日发文编号由发文字轨、年度、文件顺序号3部分组成。发文字轨可以选择以下一个，也可以直接输入。年度。4位数字，用六角括号括起。没有签发日期的时候，取文件创建日期的年度，有就取签发日期的年度。文件顺序号。使用发文编号用例由系统编号，也可以直接输入。注意：带*号的字段为起草人必填项。2、处室领导审核处（科）室领导负责对文稿初审，公文初审修改后，并将文件发送给办公室文秘人员核稿。主要执行者：处（科）室领导主事件流：1）用户打开发文。系统显示文件的政务公开选项。2）用户查看编辑文件