激励与沟通_项目沟通管理概述

项目沟通管理 沟通管理 沟通概念 沟通范围 沟通的作用和内容 沟通方式 沟通计划 项目沟通管理概述 项目沟通管理的定义 沟通就是信息的交流 项目沟通的范围 沟通范围的划分沟通管理中的信息渠道应有明确的范围 超范围的沟通将导致信息的紊乱 未达目的的沟通又将使信息失效 大范围划分 主要是指组织机构之间的信息沟通 如项目管理委员会 项目办公室 业主委员会 同项目的各个子项目组织等 小范围划分 主要是指实施项目的组织和个人之间的信息沟通 如项目经理 专业技术人员 施工人员等 根据具体情况还可以进行多范围的划分 对于大型项目还可以进行分层分区划分 项目沟通的范围 责任的明确范围划分以后应确保范围内和范围之间的沟通能够有效进行 指定沟通负责人 一般由组织责任人兼任 定期和不定期对信息结果进行跟踪和总结 通过阶段分析便于改进下一阶段的沟通管理 项目沟通的作用和内容 项目沟通管理的作用1 降低项目实施过程的模糊性 2 实现有效管理 3 满足员工对信息的需要 4 构建工作关系 项目沟通的内容 沟通管理是指为实现组织目标而进行的信息传递和交流活动 这表明 本质上 沟通管理活动就是组织内部的有目的的人际沟通活动 人际沟通是组织沟通管理的基础 项目沟通的内容 续 沟通管理应包括人际沟通和组织沟通两方面的内容 人际沟通强调的是人与人之间沟通的技巧性 组织沟通则是这些技巧在组织结构之间的综合体现 沟通内容核对注释表 内容 解释 1前言 描述沟通管理计划的目的 提出沟通方法 以便用于项目和编制每个计划的目的和进度 3描述每个沟通机制 2沟通机制列表 列出项目要使用的沟通机制所有内容 详细描述上述列举的每个沟通机制 3 1沟通类型 描述沟通类型 比如文件 会议 视频会议等 3 1沟通类型 3 2沟通目的 描述沟通要发出的原因和目的 借助沟通预示确定潜在的问题 3 3频率 描述沟通的时间间隔 3 3频率 3 4责任人 描述谁负责准备沟通 列出需要完成沟通的步骤 包括初期准备 评价 成果和发布 发布计划也要显示每个步骤所需时间和每个沟通发布的进度 3 5发布计划 项目沟通的方式 项目沟通的方式主要是指正式沟通和非正式沟通 其中 非正式沟通是正式沟通的有力补充 当然还包括单向沟通和双向沟通 正式沟通渠道 在正式的沟通渠道中 发送者并不一定把信息直接传给接送者 而是要经过一些中间人的转发 这样沟通渠道就会表现为一定的网络结构 五种沟通渠道的网络结构形式如下图所示 图中的圈可看作是一个成员或一个组织 箭头表示信息传递的方向 五种沟通渠道 链式 Y式 环式 轮式 全通道式 正式沟通渠道 续 第一种网络结构形式可称之为链式沟通渠道 在这种沟通渠道中信息逐级传递 可以自上而下 也可以自下而上优点 信息传递速度快 缺点 信息经过层层 筛选 可能使上级不能了解下级的真实情况 也可能使下级不能了解上级的真正意图 正式沟通渠道 续 第二种网络结构形式可称这为Y式沟通渠道这种沟通渠道中有一个成员处于沟通中心的地位 有些具有四个或五个等级的组织的纵向沟通渠道可以看作是Y式沟通渠道 正式沟通渠道 续 第三种网络结构形式可称之为轮式沟通渠道 在这种沟通渠道中主管人员分别同其下属部门发生联系 向各下属部门发出指令 并汇集和传递来自各个部门的信息 从而成为信息的中心和全面了解情况的人 下属各部门接受主管人员的指令并反馈信息 优点 这种沟通渠道有助于加强控制和提高工作效率 正式沟通渠道 续 第四种网络结构形式可称之为环式沟通渠道 这种沟通渠道中 每个成员或组织可与其相邻的两个成员或组织进行信息沟通 优点 这种沟通渠道有助于提高群体成员的士气 正式沟通渠道 续 第五种网络结构形式可称之为全通道式渠道 在这种沟通渠道中每个成员之间都有一定的联系在一个民主气氛很浓的领导集体中 成员之间总是相互交流情况 通过协商做出决策 这种情况下的沟通渠道就是一种全通道式沟通渠道 具体到一个项目中 应根据具体情况 采用合适的沟通渠道 以保证项目信息能得到顺畅的交流与传递 五种沟通渠道的比较 沟通渠道 比较点 解决问题的速度 信息传递的准确性 领导的突出性 成员的士气 链式 Y式 轮式 环式 全通道式 适中 高 相当显著 适中 适中 适中 高 高 高 高 适中 非常显著 非常显著 快 低 不发生 慢 低 快 不发生 非正式沟通渠道 在一个组织中 除了正式的沟通渠道外 还存在着非正式的沟通渠道 有些消息往往是通过非正式渠道传播的 例如我们常说的小道消息中的 小道 就是非正式渠道 小道消息无疑就是通过非正式渠道传播的消息 小道消息传播渠道的四种结构方式 单线式 流言式 偶然式 集束式 非正式沟通渠道 续 项目中小道消息的传播无疑会对项目的顺利实施带来不良影响 因此项目管理人员应注意使正式沟通渠道顺畅 从而使小道消息无立足之地 非正式沟通渠道也有辅助正式沟通渠道不足的作用 因此项目管理人员还应注意发挥非正式沟通渠道的积极作用 单向沟通和双向沟通 根据在沟通发送者和接收者的角色是否变化可以将项目沟通分为单向沟通和双向沟通 单向沟通方式 优点 是信息传递速度快 缺点 准确性差 有时还容易使接收者产生抗拒心理 单向沟通和双向沟通 双向沟通是指在沟通过程中发送者以协商和讨论的姿态向接收者发送信息 接收者接收到信息后要及时反馈意见 这样在整个沟通过程中发送者和接送者的角色不断变化 直到双方共同满意为止 双向沟通的例子如协商等 这种沟通的优点是信息传递准确性高 而且由于接收者可以反馈意见 因此使得接收者产生参与感和平等感 有助于增加接收者的责任心 有助于建立双方的感情 缺点是信息传递速度较慢 而且在沟通过程中发送者会受到接收者的质询 使得心理压力较大 单向沟通和双向沟通 现在有一种较为流行的沟通方式 即通过网络平台 项目参与人员可以轻松方便快捷地通过网络来达到沟通的目的 采用网络沟通的方式有诸多优点 1 大大降低了沟通成本2 立体直观化 3 极大缩小信息存贮空间4 使工作便利化5 安全性 项目沟通管理计划 沟通的需求分析沟通需求是沟通计划的重要基础 因此确定项目的沟通需求是编制项目沟通计划前期的重要工作 该项工作涉及到对确定沟通需求所需要的信息的收集 加工以及对项目的信息需求的全面决策 信息的收集 项目沟通信息的来源和最终用户 信息的加工处理 为了确定项目的沟通需求 需要对收集到的信息进行加工处理 使之成为编制项目沟通计划的有效信息 所进行的加工处理工作通常是归纳 整理汇总和其它的必要工作 项目沟通需求的确定 项目沟通需求是所有的项目干系人在项目实施过程中信息需求 如项目的工期 进度 环境影响 资源需求 预算控制 经费结算等 这里的项目干系人涉及到项目业主 客户 项目团队 项目经理 项目实施组织 项目供应商 项目所在社区等 例如 对项目业主信息需求的决策涉及到项目业主 需要哪些信息 这些信息需用什么形式 如报表或报告等 提供 这些信息通过什么方式 如面谈或会议等 传递 这些信息多长时间传递一次 这些信息由谁发送 如项目经理 项目财务主管或项目技术主管等 等 确定项目沟通的目标 根据项目沟通的目标确定项目沟通的各项任务 根据项目沟通的时间和频率要求安排项目沟通的任务 进一步确定保障项目沟通的资源需求和预算 根据沟通需求确定计划内容 项目的沟通需求是项目干系人的信息需求的总和 通常可以通过综合所需的信息内容 形式和类型以及信息价值的分析来确定内容 一般需要如下内容的信息 1 项目组织和项目干系人责任关系 2 项目中涉及的规定 部门和专业 3 项目在何地涉及多少人的后勤工作 4 外部信息需求 如与外界媒体进行沟通的需求 确定项目沟通的技术 各种各样的沟通如正式沟通和非正式沟通 单向沟通和双向沟通 书面沟通和口头沟通 横向交叉沟通和纵向沟通等 在项目沟通计划编制中都可以考虑选用 在一个特定的项目中选用何种沟通技术才能获得有效的沟通 主要取决于下列因素 确定项目沟通的技术 1 项目对信息及时性的要求 项目对信息及时性的要求不一样 所选用的沟通技术就会有较大的差别 2 项目沟通的性质 不同性质的沟通的有效进行所依赖的沟通技术往往不同 例如集体决策的沟通需要采用会议沟通方式