浅论高校研究生档案的管理和利用.doc

浅论高校研究生档案的管理和利用 【摘要】高校研究生档案管理和利用要按照现代高等教育和社会经济发展的形势和要求，按照科学发展观的要求，规范和完善现代高校研究生档案管理工作，体现出应有的学术价值，适应新时期社会主义市场经济发展的需要，为社会经济快速、高效发展提供信息资源和智力支撑。 【关键词】研究生档案；档案管理；服务职能；科学发展观 中图分类号：G270 一、前言 当今社会是人才与知识竞争的时代，在我国发展高素质的研究人才和应用人才，既是国民教育的高端，也是高层次创新型人才的主要来源，更是发展科学创新研究、科技强国的重要标志。与此同时，研究生档案是高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式或载体的历史记录。我国高等学校档案管理办法（以下简称办法）明确提出，高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，赋予了新的历史时期高校档案为社会服务的新职能。因此，高校必须对研究生档案及档案管理工作给予高度重视，使高校档案工作不仅要体现应有的学术价值，更要适应新时期社会主义经济发展的需求，为社会经济的大发展提供信息资源和智力支撑。 二、高校研究生档案的特点及蕴涵学术价值 高校研究生档案是研究生在高校各项活动真实历史记录，尤其是科学研究、学位论文等科技资料更是蕴涵较高的学术价值和应用价值。随着我国经济的发展和科学发展观的建立，高校研究生档案的利用也从传统上以校内应用功能为主，逐渐扩展了校外公共应用功能。随着社会经济的快速、高效发展，尤其在办法明确要求加大档案为社会服务责任，高校档案的公共应用功能有了快速发展，这也是高校研究生档案的特点和蕴涵价值所决定的。一是人才优势；高校职能的特点是承担着为社会培养高素质人才、发展高科技、提供科技高水平服务的责任。同时，也代表了一个国家高等教育的最高水平，体现着一个国家现在和未来的科技能力。二是信息资源优势；高校研究生档案具有很高价值的教学、科研档案信息，它汇集了优秀的科学研究文化成果，尤其是高校学位论文一般都是结合国家重点科研课题或者应用领域的重要攻关进行选题的，具有一定的前沿性、实用性和创造性。因此，高校要根据自己的专业特点，建立适应社会需求的科研成果档案，为科研成果及时转化为第一生产力创造条件，及时使科研成果在实践中得到检验，促使科技成果再提高，满足社会对信息资源的需求。 三、加强和完善研究生档案的管理和标准化建设 加大高校研究生档案资源的利用，首先要加强和完善研究生档案的管理和标准化建设，“以人为本”，树立为社会服务的责任感和使命，充分发挥人的主动性和能动性，重视高校研究生档案管理工作，使研究生档案管理协调发展，不断满足新形势下的各项需求。 第一，收集、整理、归档是研究生档案管理的首要前提。档案的收集工作需要坚持平时与经常结合，档案部门与各职能部门结合，随时收集与定期收集相结合，集中与分散相结合，专职人员与兼职人员收集相结合，这样才能拓宽档案收集的内容，扩大来源，丰富室藏，促进收集工作的开展。现代档案管理工作由传统的人工操作过渡到以电子计算机为中心的现代化管理方法，就是充分利用电子计算机、文献数据库、多媒体技术等现代化设备和手段对档案进行收集整理、统计分析、存储、检索等，最终全面实现档案的数字化管理，提高档案利用率，可以促进高校档案馆各项服务工作更好地发展。 第二，规范档案的标准化建设。档案标准化是实现档案科学管理的重要基础。标准化建设就是根据档案的形成特点和规律，运用先进技术和方法，依据各种科学的标准化管理制度对档案进行管理。在档案工作中建立一系列符合档案工作特点的管理制度和标准，从技术上把各个环节有机地联系起来，形成一个统一的有机整体，保证各项工作有条不紊地进行。档案建设的标准化，能提高档案工作质量和效率，节约人力、物力，做到良好有序的档案管理。 第三，加快研究生档案网络化、数字化建设，实现高校信息资源的多载体、全方位、深层次。高校研究生档案除了要规范档案的归档建设之外，随着计算机和网络技术的发展，更要充分利用现代计算机技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库等技术，建成档案多媒体数据库，努力建设成一个具有专业特色、高质量的高校档案资源，对高校科研成果的利用和推广具有积极地推动作用，提高档案利用率，同时也促进高校档案馆各项服务工作更好地发展。 四、“以人为本”，扩展为社会化服务职能 （一）树立“以人为本”的服务理念 科学发展观的核心思想就是要树立“以人为本”、“以市场为本”的服务理念，这是社会主义市场经济发展的要求，也是服务于高校自身发展的要求。办法中也明确强调了学校档案应树立“以人为本”的思想，面向教师、学生和社会开展多方位服务。因此，在研究生档案管理工作中，要把资源共享、人文关怀放在第一位，运用档案工作信息交流的平台，构建档案工作全方位的服务体系，探索新时期高校研究生档案工作新途径，充分发挥档案的服务功能，不断开拓创新，为社会提供及时、高水平的信息资源服务。使高校研究生档案工作不断满足社会的需求，达到发挥档案价值的目的，也在一定程度上促进高校科研能力的再次发展和提高。 （二）完善信息资源以及宣传利用途径，实现高校教育与社会服务双赢 办法赋予了高校档案服务社会的新职能，明确指出高校档案机构应充分挖掘档案资源，“采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作”，开创高校档案工作服务的新领域，拓宽档案工作服务的辐射面。同时要在法律法规的许可前提下，结合本校的具体情况，针对高校不同的信息资源，进行宣传、推荐，提高社会对资源价值的认识，促进社会利用的意识和获取信息的能力。现代高校档案馆档案的建设要依托网络平台，将高校资源以及知识含量较高的科研技术成果有目的和针对性的向社会进行宣传，不断提高档案网上检索利用率，主动地提供信息服务，树立“以人为本”的理念，最大限度地实现档案信息的社会共享，满足社会对资源的需求，为科研成果向社会的转化提供及时的服务。 （三）加强档案管理人才队伍建设，为社会化服务提供保障 新时期的研究生档案管理人员要具备传统档案管理技能，还要适应社会发展的要求，建立与知识经济发展相适应的人才队伍。首先，要具备高度的责任感和职业道德素养，不仅仅是认识到档案工作的重要性，更要按照社会发展的要求，树立全面为社会服务的意识。第二，提高业务处理综合能力，除了掌握传统归档业务的知识外，还要掌握现代化管理手段，具备计算机等现代化设备的操作技能，运用现代化管理手段，提高档案管理工作效率，不断满足社会对档案资源需求和利用的要求。与此同时，高校档案管理更要解放思想、更新观念、创新新的高校档案管理模式、与时俱进，促进新形势下的研究生档案管理工作的科学化、现代化、信息化。 五、结语 高校研究生档案管理和利用不仅关系到学生个人的学习生活，而且随着社会经济建设的需求，也将对社会经济发展起到不可估量的影响。因此，高校要研究和建立适应新历史时期的高校研究生档案管理体制，根据高等教育的新形势和社会的新要求，树立“以人为本”、服务社会的高度责任感。顺应时代潮流，勇挑重担，为社会利用高校档案资源创造全方位、高水平的便利条件，不断树立高校为社会服务的责任，为高校的繁荣与发展做出贡献。 【参考文献】 1李丽华.对新时期高校研究生档案管理的几点思考J.管理