2019级新生入学迎新策划.doc

文秘知识/活动方案 2019级新生入学迎新策划 一.活动目的及意义为帮助我院2017级新生更方便的入学，较快的适应新的校园环境，并以全新的精神风貌迎接行将到来的军训及往后的大学生活。同时为发扬团结互助、相亲相爱的美好品德，我院团委学生会全体成员及2017级各班志愿者特在此际做好新生接待工作，给新生的大学生活一个温暖的开端。二.活动主题迎接信息新子，共创美好明天三.活动时间2017年9月10日下午至12日晚四.活动地点雁山校区图书馆五.活动对象信息科学与工程学院2017级新生及全体家长六.主办单位信息科学与工程学院团委学生会七.活动安排(一)前期准备1. 做好迎新工作的宣传及志愿者的招募工作。 2. 制订志愿者分组名单及学生会值班情况，见附表1、2。 3. 分配各部门工作，准备好迎新工作所需物品，见附录3。 4. 召开团委学生会迎新工作会议，明确各成员所在分组及各自职责并强调活动注意事项，并对活动流程进行详细解说，务必做到万无一失，保证工作的顺利进行。 5. 召开各班志愿者会议，明确各自分组及各组别职责。公布各班志愿者值班时间。强调相关注意事项，进行志愿者培训。 6. 召开迎新动员大会。(二)场地布置9月10号上午将将准备好的各物品搬至活动地点。中午之前布置好场地，以便下午活动进行。为防止迎新期间现场秩序的混乱，提高迎新活动的工作效率，特将活动大本营分为：办公区和休息区。其具体安排如下：1. 办公区：安置好学校分派的帐篷，同时从学生食堂搬长桌两张，凳子四张。摆整齐凳子、饮水机、风扇及各班纸箱。在纸箱上注明好各班班名，箱内分开成三格，方便收集整理新生资料。调试好机器及扫描枪，确保新生能顺利注册。将相关展板及学校地图摆放至醒目位置，挂好欢迎横幅。2. 休息区：安置两顶帐篷、二十张板凳、一台饮水机及一台风扇，给新生家长及志愿者提供休息。(三)正式接待根据各班上课时间轮换，具体值班时间见附表。每班人数15人左右，主要由学生会及各班班干负责组织，由各班班长任组长。各组别人员由各组组长负责签到。组长将各组签到表交至报道组。由于迎新活动涉及范围较大且事务相对繁琐，故分为以下七个组别以方便活动有序进行：1. 外接组：主要负责在校车到来时，高举院牌，带领一小队志愿者，有序引导我院新生及家长至我院接待点。2. 咨询组：主要负责在家长或新生遇到疑问时为他们解答疑惑，同时安抚他们的情绪，对新生入学报到流程进行必要的解说。并将新生及家长提出的团委学生会暂时无法解决的问题记录在紧急事件记录本上，并留下他们的联系方式，以便在寻求领导意见后告知结果。3. 报道组：主要负责在新生前来时交验入学通知书、高考准考证、本人身份证(如没有身份证，则为户口复印件)和纸质档案，各种证件及材料的姓名必须完全一致，审核无误后在纸质档案右上角注明专业、班级、学号后由接待站工作人员负责收取，同时收取桂林理工大学学生入学通知书副本并发放桂林理工大学2017级新生入学手续单。同时安排新生拟入住宿舍。 注：如果有学生姓名或身份证号码与注册系统内容不一致的，应及时与招生就业处联系，核对新生电子档案。纸质档案未带或自行启封需注明。4. 后勤组：主要负责在新生及家长到达接待处的休息帐篷时为新入学的同学及家长倒水，有发热者则分发降暑药。同时在空闲时间负责接待点的卫生打扫，保证接待场所的整洁。5. 机动组：主要负责在人手不够时协助工作人员，避免出现混乱。因此机动人员要事先了解各小组职责，以免需要帮忙时手忙脚乱。同时处理一些应急情况。6. 考核组：主要负责对各班志愿者和学生会成员进行签到并监督各小组志愿者工作。以及负责各工作人员的交接班工作。7. 督察组：主要负责巡查工作。发现有以学院名义倒卖电话卡或者日常生活用品的现象等一切商业行为，及时上报辅导员或学院领导。同时监督接待工作正常有序进行。(四)后期工作周三晚晚班的志愿者同学及学生会成员在迎新活动结束后当及时归还相关物品，整理学生会物品，并回收至学生会办公室妥善安放。八.注意事项1. 所有值班人员与志愿者必须统一按照要求佩戴工作证。2. 所有工作人员必须要对报到流程有一定的了解。3. 参与接待所有人员的基本要求：具备基本礼仪，做