文明办公规定.doc

三一重工股份有限公司管理制度文明办公规定（修订版）QGZ/XZ029 -2006修订号1实施日期 2006年1月1日第 5 页 共 5 页发文范围：三一集团 编制人 审核人 批准人 颜家宏 周涤非 更 改 记 录标记 处数 更 改 依 据 更改人 更改日期 51 目的规范办公秩序，提高员工的素养素质和工作质量，树立良好文明形象。2 适用范围本规定适用于三一集团长沙工业城，外地各分公司参照执行。3 职责3.1各部门主管公司领导负责对本部门员工进行文明办公监督，并为本部门协调工作第一负责人。3.2各部门主管和6S专（兼）干负责本部门员工的日常办公行为的考核和管理。3.3行政本部负责对各部门文明办公现场的检查考核，并提出相关处理意见。董办运营部负责督办考核，3.4财务本部负责从被处分员工当月工资中扣除相应款项。4 相关规定4.1办公用具定置管理4.1.1办公桌、电脑显示屏、电脑主机、打印机、电话机、传真机、文件柜按指定位置摆放。4.1.2办公桌及卡座横竖在同一直线4.1.3文件夹（架）置于办公桌上与电脑显示屏相对的一侧；文件夹分类放置，定期清理、归档；下班或离开本岗位超过30分钟，必须清理桌面文件资料归位放置。4.1.4与办公桌配套的移动式抽屉/柜统一置于办公桌侧板下方4.1.5下班时，办公椅应置放于办公桌下。4.1.6废纸篓置于办公桌下。4.1.7除废纸篓和电脑主机外，办公桌下不准堆放其他与工作无关的物品。4.1.8下班后，办公桌桌面上除文件架外，不允许摆放任何零散纸面文件资料和空白纸张。4.1.9个人茶具等统一置于桌面靠近文件栏位置、个人衣物等叠整齐统一置于办公桌侧板上。 4.1.10办公区各部门协调公共用品和个人用品应分区摆放。4.2 办公环境管理4.2.1个人使用的办公用具，包括办公桌椅、电脑、电话机、文件柜要保持洁净，无灰尘，无污痕。4.2.2废纸等垃圾丢入垃圾篓。4.2.3禁止在墙壁、立柱上涂画和粘贴任何纸张。4.2.4禁止随地吐痰和随地泼水。4.2.5鞋底如粘有泥土，先在门口处踏净再进办公场所。4.2.6办公桌壁面不准粘贴任何纸张资料。4.3 形象要求4.3.1工作时间统一着工作服，端正佩带工作牌。4.3.2保持个人卫生；头发干净、无头屑、梳理整齐；保持脸部清洁；常洗澡、勤换衣。4.3.3男职员不准蓄长发、剃光头、留胡须；女职员不准化浓妆。4.3.4上班时间不准伏在办公桌上和仰躺在座椅上，任何时候禁止将脚搭在办公桌上和坐在办公桌上。4.3.5坐立端正，不勾肩搭背，讲普通话，语言文明（见附件日常用语规范）。4.3.6不准打赤膊、穿短裤、穿拖鞋、打赤脚。4.4 工作规范管理4.4.1按时上班，不迟到，不早退，不擅自离岗、串岗闲谈或打瞌睡，不打闹嘻笑。4.4.2办公室内不吸烟，不嚼槟榔，上班时间不干与工作无关的事情，如：玩电游、听广播、看与工作无关的书报杂志等。4.4.3不准利用电脑和打印机打印私人资料。4.4.4未经允许不得翻阅和随意拿走他人办公桌上的文件资料。4.4.5服从公司关于工作岗位、地点、时间和职务、级别的安排。4.4.6工作积极主动，按时完成任务，一般应做到日事日毕，未完成当天任务主动加班。4.4.7认真履行本部门、本岗位职责，积极配合其他部门和其他岗位工作，不推诿扯皮。对其他部门或公司外来人员，按首问责任制热情接待或指点，不允许置之不理或故意刁难。4.4.8部门之间协调，收函部门应积极配合提出部门完成所要求协办的相关工作，在24小时或承诺时间内作出答复。4.4.9相关协调工作完成后，接收部门应及时将完成情况反馈到提出部门。4.4.10上级做出决定前，下级可各抒己见。上级做出决定后，下级必须坚决服从；执行时遇到困难，及时主动沟通。4.4.12主管与下属应多沟通，主管应定期与下属交谈，员工应主动向主管汇报。4.4.13不越级报告，但可越级申诉。4.4.14岗位异动或离司时，认真做好工作交接。4.4.15文明接听电话；使用礼貌用语、说普通话；语调温和、热情；语速适中、吐字清晰。（见附件日常用语规范）4.5 安全保密4.5.1靠近窗户办公的人员下班时要关好窗户。4.5.2财务出纳室工作人员离开办公室时要把现金收入保险柜，大额现金应存入银行。 4.5.3公司秘密文件和资料不准擅自扩大传阅范围；人不在时，不准摆放在办公桌上。4.5.4属于公司的内部资料未经批准不得擅自带出公司。4.5.5会客不得泄露公司秘密，不得擅自向客人提供公司保密文件资料。4.5.6不准擅自拆开计算机主机封条，未上网的计算机不准擅自上网，计算机开机密码和上网密码不准泄露。 5 相关文件5.1员工守则5.2行政处罚条例（1）、（2）5.36S处罚条例6 附件6.1附件一：日常用语规范6.2附件二：办公区6S管理考核标准7 附则 7.1违反本规定按行政处罚条例和6S处罚条例及相关6S标准进行处罚。 7.2本规定由董办运营部修订并负责解释。 附件一：日常用语规范一、电话中的标准用语1、接听电话。铃响三声之内拿起电话：“您好！三一，”（1）如接听人不在，应说“对不起，X XX暂时不在，请您过XX分钟打过来好吗？（方便的话，我代您转告好吗？）”（2）如对方打错电话，应说：“对不起，XXX不在我们部门，请拨（或拨打4031888查询）好吗？”（3）如当时确实很忙，应表示歉意：“对不起，我正有急事，请您过XX分钟再打来好吗？”电话结束：“，再见！”2、拨打电话：“您好，请问是XX部门吗？我是XX部门XXX。打扰您一下”电话结束：“，谢谢您，再见！”二、办公用语1、禁忌以下言语：“给你说了半天，怎么还不明白？”、“天天来这问，真烦人。”、“这事不归我管，别找我！”、“我不知道。”“你有没有搞错，这事也来找我。”、“我没有时间，你别找我。”、“快下班了，明天再来。”等不礼貌话语。2、同事之间见面时应相互问好，如：“您好”、“早上好”、“周末愉快”等。3、相互之间应团结合作，彼此帮助，在言语中应注意使用礼貌用语以示尊重，如请求帮助时应说：“对不起，打扰一下，请您帮个忙好吗？”等无论对方是否能够提供所需的帮助，均应向对方表示感谢“谢谢”；提供帮助的一方，应在自己力所能及的范围内尽量为对方提供帮助，如确实不知道的，应委婉地表示“对不起，这件事我不是很清楚，您问一下其他人，好吗？”等，对对方的感谢应给予回应“不用谢”。附件二：办公区6S管理考核标准项 目检查标准扣分标准（分/处）地面、通道（包括：楼梯、走道以及桌椅底下角落等）地面干净、清洁、无杂物；通道畅通、整洁5-30通用设施（包括：墙、门窗、天花板，电器、电线、开关，灯具，洗手间门栓、卷纸筒、洗手台/池、垃圾筒、盆景/装饰等）完好整洁；定期维护；洗手间无异味、无积水、无杂物3-30办公设施及用品（包括：文件柜、文件栏、文件夹，办公桌椅、会议桌椅/设施，电脑、电话、空调、传真机、打印机等设施，茶水间以及个人用品等）完好、干净；定点、分类、整齐、规范摆放；标识清楚、专人管理；无乱涂乱画乱张贴；个人用品按指定点存放 ；办公桌区域无废杂物3-20看板/标识（包括：宣传栏、座位牌、标识牌、提示板等）张贴规范；整齐清洁；及时更新、维护3-30 安全保密管理文件资料管理分类标识、归档，定点、规范摆放；或按规定定期清理、销毁；涉密文件资料要按规定存放，更不得擅自带出办公室；涉密文件借阅和复印必须按有关保密制度执行5-50电子文档管理严格控制涉密共享文件的使用权限；未经批准不得利用电子邮件向任何人传递涉密信息；屏幕保护程序启动等待时间不得超过5分钟5-50其他明确（专