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文档简介

文秘知识/秘书基础 会议的邀请应该怎么办？ 不管什么样的会议，主办者都希望适宜的对象(客户)参加，所以会议策划者一定要重视会议的邀请。通常情况下，邀请包括3个程序：a、信息发布b、回执处理c、确认通知信息发布从媒体上分，邀请有以下几种形式：印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)电子邮件印刷媒介公告电子媒介公告信息发布的内容通常包括：主题时间地点(暂定或者候选)主要议程及安排费用 标准等有些还附送会议企划书，目的是让与会者了解参会的意义及对会议的期望。回执处理对于主办者来说，回执是对会议策划活动成功与否的判定标志之一。回执单的设计非常重要，应当做到合理、圆满，通常包括如下信息：a、明确的人数b、职务c、性别d、联系方式e、预计到达目的地时间f、迎送要求等回执收到后，通常需要统计、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式，如：a、传真b、信函c、电子邮件d、网路回执e、电话需要指出的是，如果会议和条件允许，应该在回执中考虑到与会者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等。确认通知如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。同时发出的应该还有：a、会议的确切地点b、时间c、议程d、签到程序e、会展注意事项等。会议通知有哪几种方式？会议通知的方式各种各样，其主要方式有：a、口头通知b、电话（传真）通知c、书面通知d、电子邮件口头通知这种方式最突出的优点是快捷、省事，适合于参加人员少的小型会议。电话（传真）通知大多数会议都采取这种方式通知。以电话（传真）为媒介传递信息，快捷、准确、到位，一般情况下，成本
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