会议管理_高效会议培训教材2

高效会议培训教材 龍元2014 01 20 一个大型企业的主管一年有60 的时间在开会 约30 参加上级部门的会议 30 参加本部门会议 每年召开的会议约240个 每年会议成本达3500万元 会议的类型和目的 制定决策 解决问题 交流汇报 会议的五项功能 会议是指两个或两个以上的人 其中一个为主持人 为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通 其特定功能 即指下列五项功能中的某一项或某几项 提供信息 汇集信息 解决问题 宣传政策 培育训练 1 开展有效的沟通2 资讯传达3 监督员工的工作进展4 达成协议 解决问题5 决策和资源共享6 开发创意7 激励员工士气8 巩固经理人的地位 会议的目的 会议的成本计算 时间成本参加会议的人数 与会者的准备时间 与会者的旅行时间 会议秘书工作 会议服务人员工作时间 与会人员平均每小时的工资会议直接成本会议设施租用费 会议场地费 旅费 食宿费 文件准备费机会成本 如 不及时处理客户投诉 不能及时解决本职工作范围内的突发事件而造成的损失等 必要 的会议 会议目的单纯化会议资料有准备会前先行沟通 书面解决无法决定的事项报告内容有摘要负责会后考核工作的部门 案例讨论 最失败的一次会议 会议成功的关键 一个中心 两个基本点 会议议程 会议的准备 会后的跟踪 两个基本点 一个中心 会议规范流程 开始欢迎会议目的议程时间安排规章制度 结束会议总结安排下次会议 跟进会议纪要跟进计划 准备会议 哪些人参加 相关问题的主要决策人 能够提供相关意见的人员 为完成工作需要了解相关信息的人员 将要负责执行会议做出的决定的人员 对问题负有义务 或存在利害关系 或起作用的人员 会议议程 由重要到不重要会议开始时即讨论重要议题 以免延误时影响到后面重要议题 由不尖锐到尖锐将尖锐议题挪后 让与会人员建立默契和信任感 再接触尖锐议题 使气氛不尴尬 由容易到困难让大家渐渐融入会议进行的节奏 不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感 会议准备工作核对清单 高效会议在开始之前就开始了 会议进行中的要领 1 准時开会 准時散会 2 遵守制度 避免离席 3 会议目的 人人清楚 4 充分参与 全员发言 5 发表意見 条理清楚 6 不推責任 不诽他人 7 发生争辩 设法缓和 8 掌握议程 按部就班 9 集中主題 不谈废话 10时间太长 中途休息 11 集中精力 减少走动 12 相关事项 作好記录 13 议题结论 复述一遍 14 达成共议 分配工作 会议结束 总结会议讨论结果 落实行动责任人 感谢与会者 会议评估 会议评估 会议记录与会后跟进技巧 会议记录者应具有的技能与会者会后跟进主持人的会后跟进 跟 跟 跟 主持人的守则与责任 1 营造和谐的气氛 2 控制讨论方向 使会议照议程进行 3 正确总结各段落或议题的讨论内容 4 引导发言者解释令人困惑的发言 5 尊重少数人的意见 避免会中意见一边倒的情况 6 减少与议题无关的争辩与讨论 7 保证中立态度 如何开场 背景 除了会议召开的背景 也可让与会人员自我介绍 并说明对会议的期待 以促进与会人员及会议气氛的融洽会议目的议程会议期待 会议记录者的功能 仅次于主持人记录及维持议程所设计的顺序协助主持人总结与归纳反应快写字快知识面广记忆力特别强组织能力强倾听能力强总结能力强 会议记录的10大建议 重要的会议应该进行录音定期召开的会议不用录音多数会议指定记录者记录者的笔记流畅不失真会议记录者的责任更全面 会议记录内容全面而准确会议结束后整理会议内容会议记录应有组织的整理与主席共同修正错误部分将会议记录发送给与会者 与会者的守则与责任 会前充分准备会中全情投入 贡献自己的创意与意见以解决问题为己任开放的心态 摒除部门之见尽可能多的获取信息耐心聆听 尊重他人的意见勇于发言 言之有物不隐善扬恶 不人身攻击避免不当的肢体语言会后总结 积极倾听的技巧 什么是倾听 倾听与你是否同意其他人的讲话是毫无关系的 倾听就是接收到其他人所讲的一切 倾听就是理解其他人的想法 理解并不意味着接受 倾听中的障碍 学会听 要学会听 首先要学会沉默把所有个人见解放在一边聚精会神 不要走神注意一些非言语的示意动作 沉默 手势模仿 表示赞同 反对 思考 怀疑 有兴趣或厌倦 以及身体疲乏等等的形体姿势或动作 不加筛选地收集所有的观点 你是哪种态度 积极倾听 重新组合是用另一种表达方式重复对方刚说的话或者直接引用他的话或者用自己的语言重组对方的话 积极倾听 重新组合是有利于沟通的重要技巧它可以检验本人是否听懂了对方的意思可以证实本人听懂了对方的意思 检验服从个人动机 证实则是关系到刚刚说话的人 这样他便确信自己的话对方已经明白 可以使讨论继续下去 当信息已经被正确接受 我们可使对方继续说下去 进一步表达 在曲解了本意的情况下 或是解释得过了分 对方会立刻纠正 详细解释 改正错处 重新组合 重新组合可以在会面中制造一种气氛 某些重新组合可能会帮助那些最不熟练的交谈者在公众场合下发言 使他们的话更好被人们听进去 使那些原本没有理解的或是没有听见的人重新跟上发言者的话 积极倾听 就是告诉对方你对他的信息的理解 积极倾听在这两种情况下尤其有用当你不确定对方的意思时当对方给予的是重要的 或感情上的信息时 积极倾听 听 用口去听 用耳朵听 用眼睛看用心聆听 聽 提问题的技巧 封闭式问题 你是哪里人 你多大啦 结婚了吗 开放式问题 这种问题需要解释和说明 同时向对方表示你对他们说的话很感兴趣 还想了解更多的内容 提问题 提问题增强你的控制能力 牢记 空投指定 站在对方的角度思考问题 提问题时常见的问题 问题过于宽泛开始的问题太难问引导性问题可能是最封闭的问题提问之前已经表示不赞同找不到提问的内容 如何对待会议中的意外情况 与 cicada蝉 相遇与 shark鲨鱼 相遇与 donkey驴 相遇遭遇 rabbittracking兔子般追踪 与 crab螃蟹 跑题者 相遇 与 cicada蝉 相遇 常见表现 讲故事 和讨论的主题无关 讲了很长才进入主题讲的太模糊 没有具体事例拒绝倾听别人的主要观点对应措施 可用话语或非语言的暗示事先提醒关于会议的程序和时间限制用总结的方式结束 与 shark鲨鱼 相遇 常见表现 有攻击别人的倾向总是给予消极的 否定的意见解决措施 非语言性打断重申会议规范反问法 与 donkey驴 相遇 常见表现过于敏感防卫性很强 心中有面墙不能站在别人的立场看问题解决措施 点名发言重复问题突出他的贡献 遭遇 rabbittracking兔子般追踪 常见表现 质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议解决措施肯定他的贡献重申可以试用现在的程序 与 crab螃蟹 跑题者 相遇 常见表现开会的同时一并做别的工作私自进入小团体讨论时常接电话瞌睡其他 以笔敲桌 背对发言者 故意看别处等解决措施 强调时间压力重申会议规范带入别人短暂沉默 高效会议的八大特征 1 只有在必要时才召集 2 仔细筹划过 3 拟定和分发了议程表 4 遵守时间 5 一切按计划进行 6 邀请了有经验的人士和决策人 7 作出了结论和归纳 8 记录了所有决定 建议和负责人 会议效率不高通常由以下7种原因造成 在这7种原因中 有3种原因是会议的 致命伤 需要格外警惕 这3种原因是 主持人的技能 会议的地点以及会议的准备工作 会议效率不高的原因 决策方式 一致通过法 多数票通过法 领导决定法 决定 影响群体决策的因素 心理定势自尊 自信从众行为 合理化动机权威效应责任扩散 风险转移 会议成功的小窍门 1 在头脑风暴会议上 绝不允许对别人的建议进行评判2 决策制定会议 一定要把方案的提出与方案的评价分开3 让每个人都有发言的机会4 会议室放置一个活页板 白报纸架 白板5 制造幽默的会议氛围6 适时应用切腊肠策略 对取得的成果进行归纳总结 会议达成目的的七大技巧 注意人际关系 选择最佳时机 鼓励积极的发言 正面发言 提出并强调问题 克服脾气 假想对方的反对意见 目的 会议的四大恶习 会而不议议而不决决而不行行而不实 七种会议陷阱 员工会议太频繁会议时间太长会前缺乏准备主持人话说得太多讨论结构松散发言内容重复会议常流于形式 会议的十大致命伤 没有议程 跑题 偏离讨论主题 主持人不能拍板决定 少数人垄断发言 意见无法流畅地沟通 一言堂 与者迎合附会领导的想法 会议的十大致命伤 6 没有设法先了解别人