公文写作_公文常见文种写作知识概述

广州石油培训中心教师课件 公文常见文种写作知识 吴燕娜 广州石油培训中心行政管理培训部主任 副教授wyntx 020 87231381 广州石油培训中心教师课件 什么是公文 引子 广州石油培训中心教师课件 公文 顾名思义 是公务文书 是国家机关 企事业单位和社会团体在行使法定职权 处理各种公务 开展社会活动 进行有效管理时所使用的应用文 广州石油培训中心教师课件 广义的公文包括 行政公文 机关事务公文 专用公文 狭义的公文指行政公文 是行政机关在行政管理过程中的形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书 公文有广义和狭义之别 广州石油培训中心教师课件 公文的写作有很强的目的性和功利性 公文往往为事而作 而非为言情言志而作 一篇好公文首先要让人看得懂 广州石油培训中心教师课件 白岩松 医改方案看不懂需配 说明书 都是中国字 但是连在一起的时候 发现你没太读懂 征求意见稿 首先征求到的意见可能是 看不懂 医改方案 专 绕 涩 大 空 广州石油培训中心教师课件 公文的体式和处理程序都有严格的规范 但公文又是一种特殊的文体 写好公文不仅仅是语言表达的问题 广州石油培训中心教师课件 国家行政机关公文处理办法 中国共产党机关公文处理条例 国务院国有资产监督管理委员会公文处理暂行办法 国家行政机关公文格式 可作行政公文规范 标准的几个文件 广州石油培训中心教师课件 常用行政公文的写作 通知 报告 请示常用事务文书的写作 总结 调研报告 简报 本专题拟探讨两部分内容 广州石油培训中心教师课件 常用行政公文的写作 广州石油培训中心教师课件 行政公文的种类有 3种 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 意见 议案 广州石油培训中心教师课件 一 通知 一 适用范围 办法 规定 通知 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 通知是下行文 但下行文不一定用通知 例如 关于对XXX的通知 因是回复下级单位对XXX的请示 这里 通知 应该改为 批复 广州石油培训中心教师课件 在使用范围内 当用则用 但不可滥用 通知只用于对下级 一般不能对上级 要告知上级 可用 报告 对不相隶属的单位 最好用 函 而不用通知 有一定强制性 上级对下级布置需要办理的事 用通知不用启事 使用通知要注意 广州石油培训中心教师课件 二 通知种类 1 转发 批转 印发 通知 2 传达通知 包括 命令性通知 指示性通知 规定性通知 通告性通知等 3 知照通知 包括 事务通知 活动通知 会议通知 4 任免通知 包括 任职通知 免职通知 广州石油培训中心教师课件 三 通知写法1 标题 1 全标题式 发文机关 关于 事由 通知 2 省略式 转发 始发机关及原通知标题 3 特殊情况在 通知 前添加 联合 紧急 补充 字样 2 主送机关 注明通知送达的单位 广州石油培训中心教师课件 3 正文 原由 因种类不同而异 事项 多则分条 对发通知的原因及具体事项要交代清楚 有时也不必拘泥 如 事项 中有的 或人所共知的 可不写原因 对事项的交代要一项一项的讲清楚 可以用并列式或递进式样来安排材料 广州石油培训中心教师课件 如果是会议通知 要写明召开会议的单位 会议名称 时间 地点 内容 议题 参加会议的人员范围和人数 会议材料要求 报到时间和食宿安排 有关注意事项以及联系人和电话等 必要时需附 会议回执 内容包括 参会人员单位 姓名 性别 民族 职务和联系方式等 有的还注明到达及返程时间等 广州石油培训中心教师课件 4 结语 用时要恰如其分 特此通知 使用范围较广 以上通知 请即研究执行 以上通知 请遵照办理 执行 多用于印发有关规章的通知 用于会议通知就不伦不类 还要得体 通知作为下行文 用语明确 具体 分寸得当 如 现将有关要求提出如下 不如用 通知如下 为好 5 落款 发文机关 发文时间 广州石油培训中心教师课件 通知模版 关于印发 XXXXX规定 的通知XXXX 主送机关 为了XXXX 目的 根据XXX 依据 制定了 XXXX规定 现印发给你们 请结合实际认真贯彻执行 印章 XXXX年X月X日 广州石油培训中心教师课件 模版 关于XXXX 拟采取的措施 的通知XXXX 主送单位 近期 XXXX 分析形式和存在问题 为了XXXX 目的 根据XXXX 依据 经研究 决定XXXX 拟采取措施 现就有关事项通知如下 一 XXXXXXXX 二 XXXXXXXX 三 XXXXXXXX XXXXX 希望和要求 印章 XXXX年X月X日 广州石油培训中心教师课件 一 适用范围 用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问或交办的事项 上报有关材料等 二 种类 1 工作报告2 情况报告3 答复报告4 报送文件或材料的报告提醒 关于XX的汇报 不合适 因为 汇报 不是规范的文种 应改为 报告 二 报告 广州石油培训中心教师课件 三 写法 正文部分结构 原由 陈述报告的原因 目的 事项 分条或分段 结语 特此报告 或 以上报告如有不妥 请指正 1 工作报告 简要写明汇报缘由 目的 重点对所做的工作进行认真总结 写明基本情况 主要成绩 存在问题 经验体会和教训 阐述下一步工作的意见和采取的措施 广州石油培训中心教师课件 基本情况 一般应交代时间 背景和工作条件 主要成绩 应把工作的过程 措施 结果和成绩叙述清楚 经验体会和教训 应写出对工作实践的理性认识 概括出规律性的东西 一般可分列小标题拟写 广州石油培训中心教师课件 例 全面加强应急管理工作努力实现企业安全清洁发展 一 建立完善组织体系 为应急管理提供有力保障一是加强应急组织体系建设 二是加强应急预案体系建设 三是加强应急资源体系建设二 定期开展应急实战演练 不断提高应对突发事件的能力三 及时妥善处理突发事件 全力保证人民生命财产安全 广州石油培训中心教师课件 模版 XX 单位 关于XXXXX工作的报告XX 主送机关 根据XX要求 或XX以来 我们XX 概述工作背景或基本情况 对XX工作进行了认真总结 现将有关情况报告如下 一 XXXXXX 工作基本情况 二 XXXX 主要做法和成绩 包括办法 措施和效果等 三 XXXX 存在问题及拟采取的对策措施 四 XXXXX 下一步工作安排和思路 印章 XXXX年X月X日 广州石油培训中心教师课件 2 情况报告 面对工作中出现的新情况 新问题 特别是突发事件 意外事故 特殊问题等 需要向上级单位反映情况而写的报告 以陈述为主 首先要交代清楚事件有关情况 叙述事件的发展过程 其性质及当时的态势 其次是分析存在的问题 提出处理意见和拟采取的措施等 要侧重阐述情况 问题和所采取的措施 广州石油培训中心教师课件 例 市人民政府关于 林区森林火灾情况的报告 这样写是否可以 省人民政府 2005年4月3日 我市 区 林区发生森林火警 现将有关情况报告如下 一 基本情况4月3日下午3时左右 我市 区 林场冯沟发生森林火警 过火面积约100亩 造成森林损失 二 扑救情况1 接到报警电话后 市 区两级党委 政府高度重视 立即成立扑火指挥领导小组 召开了现场会 统一组织扑救 广州石油培训中心教师课件 三 后续情况1 由市 区林业 公安部门和 林场抽组人员进行夜间火情监测 防止二次复燃 四 下一步工作打算1 加强野外火源管理 坚决控制火灾源头 2 强化检查力度 坚决消除一切火灾隐患 3 加强防火值班 确保信息畅通 请问 这样写情况报告内容是否齐全 广州石油培训中心教师课件 3 答复报告 要准确地理解上级的要求 针对上级的询问 实事求是地回答问题 介绍有关情况 叙述办理结果 反映问题和现状 也可提出建设性的意见 4 报送报告 写作内容简单 将报送的材料 文件 物件 的名称 数量写清楚就可以了 结尾用 请收阅 请查收 等结束 G 公文案例 关于做好定点扶贫工作总结的通知 doc 广州石油培训中心教师课件 一 适用范围用于向上级单位请求指示或批准的事项 1 超出本单位职责权限 请求上级单位批准的事项 2 在工作中遇到新情况 新问题 请求上级单位解决或协助解决困难 3 因某些工作事项比较复杂或涉及不相隶属单位 请求上级单位批转或转发所制发的文件 4 对上级单位有关政策 规定中未明确的问题或工作中遇到的难以把握的问题 请求上级单位指示或予以明确 三 请示 广州石油培训中心教师课件 二 写法 1 主送机关 只能是一个 向主管机关请示 而且原则上不能越级 2 正文 1 请示缘由 请示事项的原因 背景 理由和依据 注意 写清请示事项的重要性 必要性 以引起上级的重视 广州石油培训中心教师课件 二 写法 2 请示事项 写明请求上级指示或批准的具体事项 必要时提出对解决问题的意见 情况复杂的还可提出几种方案 分别说明理由 以供上级选择 3 结束语 常用 妥否 请示 以上当否 妥否 请审批 批复 等做结束语 广州石油培训中心教师课件 模版 XX 单位 关于XXXX 事由 的请示XX 主送机关 为了XXX 目的 根据XXX 依据 我单位拟XXX 意图主旨 现将有关情况和意见请示如下 一 XXXX 工作基本情况 二 XXXX 请示事项的必要性和可行性及其意义 三 XXXX 具体方案和请示事项 妥否 请批复 印章 XXXX年X月X日 联系人及电话 XXXXXXXXXXX 广州石油培训中心教师课件 三 请示和报告的区别 1 行文目的不同 请示需要上级机关做出明确答复 具有呈请性 报告不需要答复 具有呈报性 2 行文时间不同 请示在工作行动之前行文 报告在工作结束或进程中 以及情况发生之后行文 3 写作内容不同 报告不能夹带请示内容 请示可以带有报告内容 报告内容可以宽泛 综合性报告 也可以集中 专题报告 请示只能一事一文 广州石油培训中心教师课件 4 处理方式不同 上级必须答复下级的请示 不必一定答复下级的报告 5 失误后责任划分不同 把应该请示的写成报告使问题得不到及时处理而造成损失的由下级负责 未能及时处理下级请示而造成损失的由上级负责 请示和报告都是上行文 用语要尊重 简要 分寸适度 广州石油培训中心教师课件 请发表您的看法 下列情况该用什么文种 如何拟标题 1 某公司的安全管理处制定了 安全管理实施细则 想发给公司所属各部门 要求执行 2 某油田公司向集团公司汇报安全维稳工作的情况 3 某炼油厂想组织员工到某汽车制造公司参观 广州石油培训中心教师课件 让我们放松一下 课间休息 广州石油培训中心教师课件 常用事务文书的写作 广州石油培训中心教师课件 一 什么是总结对本单位或本地区某一时期的工作实践经验进行分析 整理 概括 从中找出规律 用以推动工作的一种应用文体 总结所要解决和回答的 是在某一时期的工作中已经做了什么 如何做的 做到了什么程度 有什么经验教训的问题 一 总结 广州石油培训中心教师课件 总结的特点 回顾过去 评估得失 指导将来 广州石油培训中心教师课件 二 总结的分类 总结 1 综合性总结 较为全面地对本单位在某一时期工作情况进行回顾总结 如季度总结 年终总结等 写作上要求内容比较全面 点面结合 但也要注意突出重点 防止面面俱到 详略得当 不以总结经验为主 而以陈述工作实绩为主 广州石油培训中心教师课件 二 总结的分类 总结 2 专题性总结 对某项工作或某种问题 某些成绩或某种经验进行深入的专门的总结 比综合总结使用更广 针对性更强 写作上偏重于总结经验 总结某些突出成绩或典型经验 以点带面 加以推广 对其他方面的情况往往一笔带过或省略 要求集中一点 突出特色 注重深度 针对性强 广州石油培训中心教师课件 三 总结的结构与写法 标题 两种写法 1 单位名称 时间期限 内容范围 文种如 公司 7年工作总结 2 类似于一般文章 概括总结的主要内容 多用于经验总结 如 以提高经济效益为目标搞好财会工作 厂是怎样扭亏为盈的 白手起家艰苦创业 振兴科技开发公司创业之路 广州石油培训中心教师课件 正文 包括 基本概况 导言 做法以及成绩与经验 存在的问题和今后努力方向 三部分 1 基本情况概述 导言 简介总结对象的基本情况 包括交代背景 环境 进程以及主要成绩和收获等 也有的说明总结的动机 目的及其必要性 广州石油培训中心教师课件 常用内言三式 概括式 简要介绍基本情况 注意不要求全求详 提问式 提出问题 引起人们的注意 如 一要改革 二要发展 这是当前教育面临的两大问题 怎样改革 如何发展 二者是什么关系 这些问题必须认真思考 给予正确的回答 对比式 将前后情况进行对比 从而分别优劣 突出成绩 引出下文 广州石油培训中心教师课件 做法 成绩与经验 具体写明做了哪些工作 完成了什么任务 采取了哪些方法和措施 取得了哪些成绩 有些什么经验和体会 或着重阐明成绩表现在哪几个方面 是怎样取得的 或只写经验 体会 而把做法和成绩融合在经验 体会的阐述中 或把做法 成绩和经验分开阐述 广州石油培训中心教师课件 存在的问题和今后努力的方向 这是正文的结尾部分 存在问题概括写即可 不必多加分析 经验总结则没有这部分内容 今后努力的方向 是在总结经验教训的基础上 分析形势 提出任务 展望前景 表明决心 广州石油培训中心教师课件 三 如何写好总结 总结经常写 但写好不容易 总结不是报流水帐 也不能简单堆砌情况 如何写出有特色 有新意 能有效指导工作的总结 广州石油培训中心教师课件 1 要善于作比较有比较才能有鉴别 要全方位 多视角的比较 越是细致入微 总结就越是全面 深刻 尤其是年度总结 1 与计划指标比较 不同性质的完成说明了不同情况和问题 2 与上级领导的要求比较 反映一个单位的政治敏感 工作节奏和作风 广州石油培训中心教师课件 3 与历年完成任务情况比较 纵向 是否进步 可衡量一个单位的发展速度和与时俱进的走势 4 与系统 行业 地区比较 横向 有无差距 可看出单位在不同坐标系中的位置 从中透视一个单位的深广的境界和追求的高远 注意 比较时能够量化的一定量化 有绝对数字的增减和相对数字的升降比例 不能量化的要进行质的比较 广州石油培训中心教师课件 所以要全面地了解掌握有关材料 1 掌握有关的计划资料 2 掌握总结对象的全面情况和工作过程等 3 掌握兄弟单位的有关情况或同行业的有关情况资料等 总之 收集掌握所有能收集的资料 广州石油培训中心教师课件 不管结果是成功还是失败 都要 1 分析主观内因 客观外因 2 探讨领导决策 各级执行的过程 3 细究市场 社会 历史 人为等不同原因 2 要综合比较的各种结果 分析其中原因 广州石油培训中心教师课件 通过总结归纳 找出带有规律性的经验和教训 并上升到理论高度 提出相应的举措以利日后再战 或再接再厉取得更大成果 或改弦更张避免重蹈覆辙 不断地把工作推向前进 要总结归纳规律性的东西 广州石油培训中心教师课件 4 要写出自己的特色采取第一人称写法 写出本单位的个性特点 独具特色的新鲜经验教训 写出与别人不同地方 写出今年与去年不同的特点 广州石油培训中心教师课件 叙议结合 提炼好观点句 总结的表达形式是叙议结合 叙 摆情况 列成绩 讲做法 议 析原因 谈经验 记体会 叙和议 都必须要做到观点与材料统一 广州石油培训中心教师课件 要注意提炼和用好观点句 1 了解观点句的四种类型 成绩句 安全生产工作得到了加强 XX措施效果显著 做法句 搞好安全检查工作 深入开展安全大检查 做法 成绩句 及时处置突发事件 从而维护了社会稳定 体会句 及时地处置突发事件 是维护社会稳定的关键 广州石油培训中心教师课件 要注意提炼和用好观点句 2 掌握提炼和概括观点句的技巧观点句的产生过程是对材料的认识过程 观点句的是用来表达认识的结果 所以要表明自己的判断 态度 观点和意见 不能用 思想方面 后勤方面 来做观点句 而要写成 思想方面提高了认识 后勤方面的改革效果显著 3 用好观点句同一部分内容的几个观点句要整齐 对称 句式结构一致 不同类型的观点句在同一部分内容中不能混用 广州石油培训中心教师课件 请大家参与 请以班委会的名义拟写本期培训班的总结提纲 请回答 这份总结如果交给主办方集团公司办公厅和交给承办方广州石油培训中心会有什么不同吗 广州石油培训中心教师课件 二 调研报告 一 什么是调研报告就某种情况 事物或问题进行有目的 有系统地调查 将调查获得的材料进行深入细致地分析研究之后 所写的反映客观实际 揭示事物本质和发展规律的书面报告 具有真实性 针对性 典型性 时效性 与总结类似 重真实性 典型性和规律性 叙述议论结合 但也有不同 一是人称不同 总结是第一人称 调研报告是第三人称 选材不局限于本人或本系统 二是调研报告比总结的时效性更强 也更注重典型性 广州石油培训中心教师课件 调研的内容与程序 调研包括 调查 和 研究 两个方面 调查 是运用各种方法 手段和工具去收集信息材料 研究 是将收集的信息材料进行分析 描述和解释情况 提出解决问题的方法和措施 预测事物未来发展状况 调研内容 基本情况调研 政策性调研 辅助决策调研 热点 焦点问题和突发事件调研 广州石油培训中心教师课件 调研的程序 准备阶段 确定调研课题 对象 制定调研计划 组织调研人员 收集相关资料实施阶段 联系确认调查对象 实施调查 进行阶段性小结和部署 分析研究阶段 对调查收集材料进行整理 加工 进行综合分析研究 广州石油培训中心教师课件 二 作用 写作目的 主要作用是反映情况 指导工作 为决策提供依据 1 为制定政策服务 支持领导决策或作为修订或重新决策的依据 如 中国寰球工程公司发展壮大的思路 中石油打造国际一流工程建设企业的思考 为领导决策发挥了重要的参考作用 2 交流工作经验 如 用理想和信念铸就精品 总结了兰州石化公司大乙烯工程建设的成功经验 3 揭露矛盾 解决问题 处理突发事件 广州石油培训中心教师课件 三 分类 1 按照内容性质 反映基本情况 反映新生事物 介绍先进经验 揭露矛盾问题的调研报告2 按照内容范围 1 综合性调查报告 就一个单位全面情况做出调研写成报告 就一个共同问题调查多个单位 涉及面广 收集材料困难 较为简略 2 专题性调查报告 就一个问题和情况进行系统深入调查写作 范围小 内容单一 细致深入 广州石油培训中心教师课件 四 调研报告结构及写法 1 标题 1 普通标题 概括调研报告的基本内容或作者观点 坚持改革是提高企业经济效益的必经之路 xxxx业务发展现状及形势分析 复合式 正副标题 2 公文式标题 关于 的调研 查 报告 关于外来工子女失学情况的调研 查 报告 广州石油培训中心教师课件 2 前言 在开头 简要交代进行调研的缘由 时间 地点 对象 要解决的中心问题 参加人员和调研的简要经过等 1 介绍式 主题 调研时间 对象 经过 2 问题式 提出问题吸引读者 引起下文 广州石油培训中心教师课件 例 兰州石化公司思想政治工作创新实践调研报告 前言 近日 中国思想政治工作研究会 中宣部思想政治工作研究所组成调研组 对中国石油天然气集团公司兰州石化公司开展思想政治工作和文化建设方面的做法进行专题调研 调研组考察了该公司的主体生产单位 与一线员工进行广泛接触 与干部员工进行深入座谈 与领导及管理人员进行深度访谈 同时 调研组认真研究该公司关于生产经营管理 企业思想政治工作和企业文化建设的相关资料 在此基础上 对思想政治工作和企业文化建设的基本情况进行了全面 深入的研究分析 并形成调研报告 人民日报2007年12月29日 广州石油培训中心教师课件 3 主体 1 内容 基本情况 指通过调研得到的事实和具体情况 分析认识 从调研所得情况中 经过分析研究得出的认识 也即对客观事实进行理性分析和判断提炼出普遍性和规律性的认识 2 结构形式 纵式结构 以事物变化过程 时间先后为顺序组织材料 如从历史状况谈起 叙述它的发展变化及其原因 横式结构 将事物性质和规律分为几个方面 如并列叙述事物的发展面貌 主要特点 均可拟出生动醒目的小标题 广州石油培训中心教师课件 例 兰州石化公司思想政治工作创新实践调研报告 主体 一 思想政治工作的基本情况二 践行以人为本 打造政治优势的着力点公司党委立足企业发展的实际 在继承党的思想政治工作这一优良传统和政治优势的同时 抓住科学发展观的本质和核心 在扎实深入地贯彻落实以人为本上下功夫 出实招 求实效 坚持不懈地通过贯彻落实以人为本发展和壮大政治优势 形成了具有鲜明特色的思想政治工作新格局 1 确立以人为本的价值共识 2 确立 两个全心全意 的发展原则 3 建立切实可靠的民主管理方式 4 全方位加强党的建设 5 着力建设和谐文化 广州石油培训中心教师课件 三 思想政治工作创新实践的启示 调研发现 该公司的思想政治工作创新实践扎实 内容丰富 效果突出 具有鲜明的特色 特别是围绕践行以人为本 打造政治优势 形成了一系列好的思路和成功的做法 形成了符合时代发展要求的思想管理和文化管理的新模式 这对于企业切实加强改进新形势下的思想政治工作 具有很好的启示 1 必须高度重视企业重组改制中的思想政治工作 把思想政治工作放在突出位置 2 必须全方位落实以人为本 并以此保证企业科学发展 3 必须把思想政治工作创新与企业党的建设 企业文化建设融为一体 共同打造政治优势强势 广州石油培训中心教师课件 4 结尾 对全篇作画龙点睛式的总结 概括出全篇给人的启示和得出的结论 或者对于问题的处理 政策的调整 工作的开展等提出意见和建议 如果 启示 部分篇幅很长 不一定有独立的一段 结尾 广州石油培训中心教师课件 五 写好调研报告的关键 1 深入调查 占有材料 坚持以实事求是的态度 深入 细致 全面地去收集材料 注意收集 典型事例 对比性的材料 说明变化 显示出趋势 精确的数字 公文案例 天然气调研报告目录 节选 doc2 分析研究 找出规律 对调查得来的材料要做好审核梳理 分析研究 提炼概括等工作 重点找出规律性的东西 整理材料要能抓住事物的本质特性 不可停留事物的表象 要透过现象看本质 广州石油培训中心教师课件 3 选好角度 写出新意 选好时间角度 抓住有利时机 一要感觉尤其是政治感觉敏锐 有高度的政治责任感和使命感 对全社会高度关注的热点 难点高度关注 与党中央保持一致 与党和人民休戚与共 二要抓紧知识更新 增加知识储备和现代调研手段 三要有超前意识 打好 提前量 保证调研的时效 广州石油培训中心教师课件 三 简报 一 简报的含义 作用1 什么是简报 简报即情况的简要报道 简报是党政机关 群众团体 企事业单位编发的反映情况 传播信息 交流经验 指导工作的一种摘要性的内部文件 也叫做 情况反映 情况交流 简讯 动态 内部参考 等 广州石油培训中心教师课件 2 简报的作用 通过简报可以 向上级反映日常的工作情况和所辖范围内出现的一些值得注意的动向 向下属单位转达某些领导意图或带指导性 倾向性的意见 沟通所属单位之间的情况 以推动工作 一些大型会议也利用简报来交流情况 并向上级反映会议的进程和结果 广州石油培训中心教师课件 二 简报的特点 简报可称为内部的新闻 其特点 1 快 时效性 2 简 简明性 3 新 新颖性 4 实 内容真实 广州石油培训中心教师课件 二 简报的特点 5 密 内部文件 有机密性 6 集束性 同类信息集中编发 广州石油培训中心教师课件 三 简报的种类 从不同角度划分 1 发行时间周期 定期简报 不定期简报2 内容范围 综合性简报 专题性简报3 内容性质 工作简报 会议简报 动态简报 这也是最常见的分类 从写法上看 这三类简报没有太大的区别 广州石油培