公文写作_公文写作技巧培训4

1 符捷鸿2010年11月 公文写作技巧 美工 朱琳 2 我要学习公文吗 为什么公司要有公文 公司的目标 3 懂 知 巧 想 4 一 党政机关公文概述 1 公文的定义 公文是党政机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权 实施管理 商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件 属于应用文的一个重要组成部分 中国共产党机关公文处理条例 国家行政机关公文处理办法 5 2 公文的特点 一 党政机关公文概述 一是特定的作者制定和发布 二是具有法定的执行效用 三是具有规范的文体 结构和格式 四是需要履行法定的程序 五是文字必须庄重 朴实 准确 精炼 6 3 公文的分类 一 党政机关公文概述 按其行文方向 可分为上行文 下行文 平行文 按其时限要求 可分为特急公文 急办公文 常规公文 按其密级要求 可分为绝密公文 机密公文 秘密公文 普通公文 7 4 我国现行党政机关使用的文种 一 党政机关公文概述 8 5 常用公文介绍 1 决定决定的功能适用于重要事项或者重大行动作出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 一 党政机关公文概述 9 决定的分类A 法规政策性决定 如 关于惩治虚开增值税专用发票犯罪的决定 B 重要事项的决定 如 国务院关于加强市县政府依法行政的决定 C 奖惩决定 如 国务院关于处理 渤海二号 事故的决定 一 党政机关公文概述 5 常用公文介绍 10 2 通告 公告通告的功能适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项 公告的功能适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 一 党政机关公文概述 5 常用公文介绍 11 通告的分类法规性通告知照性通告通告不写抬头 无主送单位 通告与公告的区别内容重要性不同对发文机关限制性有较大不同发布范围有所不同 一 党政机关公文概述 5 常用公文介绍 12 3 通知通知的功能适用于批转下级机关公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 一 党政机关公文概述 5 常用公文介绍 13 通知的分类a 发布指示的通知b 颁发规章的通知因在行政公文文种中没有条例 规定 办法 细则 方案等文种 所以在发布这类规章性文件时 都要用通知 也就是加一个文件头 如 人事部关于印发 人事争议处理办案规则 和 人事争议仲裁员管理办法 的通知 被发布规章全文附在通知后 但不作附件处理 c 批转 转发文件的通知d 晓谕性通知e 任免通知 人事任免用决定和通知的区别 一 党政机关公文概述 5 常用公文介绍 14 4 通报通报的功能适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 通报的分类a 表彰通报 b 批评通报 c 情况通报 一 党政机关公文概述 5 常用公文介绍 15 5 意见意见的功能适用于对重要问题提出见解和处理办法 意见的分类a 规划性意见 b 实施意见 c 具体工作意见 一 党政机关公文概述 5 常用公文介绍 16 6 批复批复的功能适用于答复下级机关的请示事项 与其他文种不同的是 往往在标题主要内容中明确表示对请示事件的意见 如 国务院关于同意陕西省撤消榆林地区设立地级榆林市的批复 主送机关一个 即发来请示的下级机关 一 党政机关公文概述 5 常用公文介绍 17 7 报告报告的功能适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关询问 报告的分类a 工作报告b 情况报告c 建议报告d 答复报告e 报送报告 一 党政机关公文概述 5 常用公文介绍 18 8 请示请示的功能适用于向上级机关请求指示 批准 请示的应用范围a 遇到问题无法解决 需要上级指示 b 处理较为重要的事件和问题 要上报批准 c 遇到问题 虽有解决方法 但没有权力或能力实施 需要上级帮助 d 对有关方针 政策和上级发布指示有疑问 要上级解答 e 下级机关之间在重要问题上出现意见分岐 要上级仲裁 f 请上级领导参加活动 指导工作 一 党政机关公文概述 5 常用公文介绍 19 请示的分类a 请求指示的请示b 请求批准的请示主送机关只能有一个 如需同时送其他机关 应当用抄送的形式 只能主送上级机关 不能送领导者本人不得越级 请示 必须由主要负责人签发 要留下联系人联系电话 常用结语 当否 请批示 妥否 请批复 以上请示 请予审批 特此请示 请予批复等 一 党政机关公文概述 5 常用公文介绍 20 9 函函的功能适用于不相隶属机关之间商洽合作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 函的分类a 公函和便函b 发函和复函函是平行文 写法特别要注意用语分寸 一 党政机关公文概述 5 常用公文介绍 21 10 会议纪要会议纪要的功能适用记载 传达会议情况和议定事项 会议纪要的分类a 决策型b 交流型c 研讨型 一 党政机关公文概述 5 常用公文介绍 22 11 议案议案的功能适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 一 党政机关公文概述 5 常用公文介绍 23 12 命令 令 命令的功能适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 一 党政机关公文概述 5 常用公文介绍 中华人民共和国国务院令第575号 国务院关于修改 中华人民共和国外国人入境出境管理法实施细则 的决定 已经2010年4月19日国务院第108次常务会议通过 现予公布 自公布之日起施行 总理温家宝二 一 年四月二十四日 24 6 公文的格式简介 1 公文格式的组成公文格式的组成要素包括 1 发文机关标识 版头 红头 2 公文份数序号 3 密级和保密期限 4 紧急程度 5 发文字号 6 标题 7 签发人 主要用于请示 8 主送机关 内发可省略 9 正文 10 附件说明 11 发文机关标识 12 成文日期 13 印章 14 附注 此件发至XX级 15 主题词 16 抄送单位 17 印刷机关和印刷日期印刷用纸和技术要求 用A4型纸 297X210 正文用3号仿宋体 每页22行 每行28个字 一 党政机关公文概述 25 2 发文字号编写发文字号原则 包括机关代字 年份 序号 注意 年份不能省略 两边用六角括号 序号不编虚位 不加第 3 公文标题标准式 发文机关 发文事由 文种凡是有红色版头的文件 因已表明发文机关 故发文机关名称可省略 特殊形式 a 发文机关 文种 如 中华人民共和国主席令 b 发文机关 转发文件名 文种 也称转文式标题 用于转发文件 一 党政机关公文概述 6 公文的格式简介 26 4 成文日期成文日期确定原则 a 会议通过的决定 决议以会议通过日期为准 b 领导签发的 以签发日期为准 c 联合行文 以最后签发机关的领导签发日期为准 d 法规性文件以文件批准日期为准 e 一般信函 电文以实际发出日期为准 成文日期必须写年月日 且要用汉字 一 党政机关公文概述 6 公文的格式简介 27 5 主题词 条例 和 方法 都明确规定 上报的文件应当按照上级的要求和 公文主题词表 标注主题词 政府公文主题词表 使用说明中规定 a 一份文件的标引 除类别词外最多不超过5个主题词 b 标引顺序是先标类别词 再标类属词 c 根据需要 可将不同类主题词进行组配标引 d 在 公文主题词表 中找不到准确反映公文内容的类属词时 可用类别词替代 一 党政机关公文概述 6 公文的格式简介 28 6 用印一般的用印方法 骑年压月 上大下小 国标 国家行政机关公文格式 规定 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标成文时间 当印章下弧无文字时 仅以下弧压在成文时间上 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文时间上 一 党政机关公文概述 6 公文的格式简介 29 7 层次序号一 一 1 1 8 计量单位应当使用国家法定计量单位 一 党政机关公文概述 6 公文的格式简介 30 7 公文的稿本 1 草稿不具备正式公文效用 常有 讨论稿 征求意见稿 送审稿 草稿 初稿 二稿 三稿 等稿本标记 2 定稿具备正式公文效用 是制作公文正本的标准依据 有法定的生效标志 签发等 3 正本正本是格式正规并有印章或签署等表明真实性 权威性 有效性的标志 一 党政机关公文概述 31 4 试行本在试验期间具有正式公文的法定效力 5 暂行本在规定的暂行时间内具有正式公文的法定效用 6 副本正本复份 与正本同时印刷 在外形上与正本没有区别 具有相同的法律效用 作为复印件的公文副本 如抄本 复印件 不具备公文的法定效力 一 党政机关公文概述 7 公文的稿本 32 一 党政机关公文概述 8 文秘部门的责任公文正式印制前 文秘部门应当进行复核 重点是 审批 签发手续是否完备 附件材料是否齐全 格式是否统一 规范等 33 行政公文范图 略 一 党政机关公文概述 9 公文样式参考 34 二 公司公文简介 1 公司规章制度 35 2 公司商用文书 二 公司公文简介 1 经贸文书 招标书 投标书 市场调查报告 项目可行性报告 项目策划书 财税文书 招股说明书 股票上市报告书 广告文书2 法律文书 经济合同 技术合同 劳动合同 诉讼文书 索赔书与理赔书 仲裁申请书 仲裁答辩书 36 3 公司行政文书 二 公司公文简介 指挥性行政公文 决定 决议 批复 方案报请性行政公文 报告 请示 申请知照性行政公文 通知 通报 公告 通告议事性行政公文 意见 函记录性行政公文 会议纪要 大事记 1 2 3 4 5 37 4 公司申报文书 二 公司公文简介 证件申报企业法人登记申请报告 变更登记申请报告 注销登记申请报告 商标注册申请书 税务登记申请书申请 38 5 公司常用事务性文书 二 公司公文简介 计划 总结 讲话 调查报告 述职报告 致辞 书信 39 1 文无定法2 约定俗成 习惯文体3 行业习惯 地域特点4 官府规定 文体适当 文明礼貌 合法合理简洁明了 突出重点 条理清晰法律意识时间考验 二 公司公文简介 40 三 公司常用公文介绍 1 公司规章制度 必要性可行性系统性前瞻性逻辑严紧用词准确 41 2 公司商用文书招标书投标书财税文书格式化市场调查报告项目可行性报告项目策划书内容完整提要少于3页 三 公司常用公文介绍 42 3 公司行政文书 三 公司常用公文介绍 43 4 公司申报文书证件申报申请要点相符 三 公司常用公文介绍 44 5 公司常用事务性文书计划总结调查报告 述职报告实事求是讲话致辞书信实景真情 三 公司常用公文介绍 45 四 公司公文水平提高 1 用心看书 听讲 2 理解企业文化 熟悉业务 3 关注环境 了解社会 4 练习 一文多改 46 四 公司公文水平提高 推敲唐代诗人 贾岛 韩愈 僧推月下门 僧敲月下门 47 四 公司公文水平提高 泊船瓜洲王安石京口瓜洲一水间 钟山只隔数重山 春风又到江南岸 明月何时照我还 到 过 入 满 宋代 王安石当宰相后 回南京 路过于京口 令江苏省镇江市 写的一首诗 休息一下 走到船头上 眺望江南 春风拂过 青草摇舞 麦浪起伏 更显得生机勃勃 景色如画 他觉得精神一爽 忽见春草碧绿 这个 绿 字 不正是我要找的那个字吗 春风又绿江南岸 48 4代 1代 2代 3代 5代 6代 7代 四 公司公文水平提高 49 五 几种文体介绍 1 新闻客观地记叙事实 评述实事 新闻六要素 时间 地点 人物 事件的起因 经过 结果 新闻组成 标题 导语 主体 背景 结语 新闻特点 真实具体 反应迅速 观点明确 语言简洁 50 1 新闻 五 几种文体介绍 标题 三行标题 第一行是眉题 用来引出正题 说明事实 交代背景 烘托气氛 揭示含义 中间一行是正题 是标题的核心 用来揭示主题或提示重要事实 第三行是副标题 用来补充说明情况或说明正题或依据 如 开发部负责人谈话 眉题 恒利社区将成为宝安新的标志性住宅小区 正题 小区建设规划通过专家论证 副题 51 1 新闻 五 几种文体介绍 导语第一句话或第一段 应该是最吸引读者又切中文意的 它可以是主要的事实 主要背景或是精辟的议论 52 1 新闻 五 几种文体介绍 导语写法 叙述法简明扼要地写出主要事实 新闻点或对全篇事实材料进行综合概括 揭示主要内容 如 宝安第一家一级资质企业 顺恒利科技公司 6月16日领证 提问式把要表达的内容以设问的形式提出 然后用事实作答 如 亲爱的读者 你大学毕业一年就敢带一支三百人的施工队伍吗 小陈离开学校才九个月 53 1 新闻 五 几种文体介绍 导语写法 描写式对富有特色的事实或有意义的一个侧面 用简洁的笔墨进行形象描绘 给读者以鲜明的印象 如 几位春风满面的女孩子在公司大门口迎接贵宾 评论式是对所报道的事实先作出评论性结论 然后用具体事实来阐明 如 今天 圣火再次唤起了人们对于奥运火一般的热情 54 1 新闻 五 几种文体介绍 导语写法 引用式引用所报道的人物的 有代表意义的语言作为导语 55 1 新闻 五 几种文体介绍 主体 主体是新闻的主要部分 它承接导语 阐述导语所揭示的主题 或回答导语中提出的问题 对事实作具体的叙述与展开 写主体要注意如下几点 主干突出 与主题无关的要舍弃 次要的要简略 内容充实 内容必须具体充实 紧扣中心 突出重点 导语提出什么问题 主体就要回答 结构严谨 层次分明 要恰当地划分段落 有条不紊地展开叙述 安排层次有以下几种顺序 一是时间顺序 按事情的发生 发展 结束的的先后顺序安排层次 二是逻辑顺序 就是根据事物的内在联系来安排层次 三是时间顺序和逻辑顺序相结合起来 这样写严密而有条理 活泼而不紊乱 56 1 新闻 五 几种文体介绍 背景 背景是指事件发生的历史环境和原因 它说明事件发生的具体条件 性质和意义 是为充实内容 烘托和突出主题服务的 背景即可在主体部分体现 也可在导语或结尾部分体现 位置不固定 背景材料一般有三类 一类是对比材料 即对事物进行前后 正反的比较对照 以突出事件的重要性 二是说明性材料 即介绍政治背景 地理位置 历史演变 生产面貌 物质条件等 三是诠释材料 即人物生平的说明 专业术语的介绍 历史典故的解释等 以帮助理解内容 57 1 新闻 五 几种文体介绍 结语结语是文章的最后一段或一句话 一般阐明所述事实的意义 使读者的理解 感受加深 从中得到更多的启示 常用手法有 小结式 评论式 希望式等 58 2 函 信 五 几种文体介绍 公函的特点1 平等性和沟通性 2 灵活性和广泛性 3 单一性和实用性 函的分类1 公函与便函 2 发函和复函 3 商洽函 询问函和请批函 函的正文1 发函缘由 2 事项 3 希望请求 函的写作要注意用语的分寸 因是平行文 语言要平和礼貌 但要避免阿谀逢迎 还要注意针对性和时效性 59 公司函件写作 五 几种文体介绍 标题 抬头 正文 结尾 署名 日期等6个部分组成 1 标题 2 抬头抬头写收信人或收信单位的称呼 称呼单独占行 顶格书写 称呼后用冒号 3 正文信文的正文是书信的主要部分 业务往来联系的实质问题 通常包括 向收信人问候 写信的事由 例如何时收到对方的来信 表示谢意 对于来信中提到的问题答复等等 该信要进行的业务联系 如询问有关事宜 回答对方提出的问题 阐明自己的想法或看法 向对方提出要求等 如果既要向对方询问 又要回答对方的询问 则先答后问 以示尊重 提出进一步联系的希望 方式和要求 60 公司函件写作 五 几种文体介绍 4 结尾结尾往往用简单的一两句话 写明希望对方答复的要求 如 特此函达 即希函复 同时写表示祝愿或致敬的话 如 此致敬礼 敬祝健康 等 祝语一般分为两行书写 此致 敬祝 可紧随正文 也可和正文空开 敬礼 健康 则转行顶格书写 5 署名署名即写信人签名 通常写在结尾后另起一行 或空一 二行 的偏右下方位置 以单位名义发出的商业信函 署名时可写单位名称或单位内具体部门名称 也可同时署写信人的姓名 重要的商业信函 为郑重起见 也可加盖公章 6 日期写信日期 般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置 商业信函的日期很重要 不要遗漏 61 3 会议纪要 会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的 反映会议基本情况和精神的纪实性公文 五 几种文体介绍 62 3 会议纪要 综合性会议纪要是在对会议中各种材料 与会人员的发言以及会议简报等等 进行综合分析和概括提炼基础上形成的 它具有整理和提要的基本特点 指导性两层含义 一是会议本身的权威性 二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项 因而纪要一经下发 将对有关单位和人员产生约束力 起着类似于指示 决定或决议等指挥性公文的作用 会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报 向群众传达的文字依据 备考性一些会议纪要主要不是为了贯彻执行 而是向上汇报或向下通报情况 必要时可作查阅之用 五 几种文体介绍 63 3 会议纪要 按照会议性质来分 会议纪要大致有办公会议纪要 专题会议纪要 联席 协调 会议纪要 座谈会议纪要等 五 几种文体介绍 64 3 会议纪要 会议纪要一般分两大部分 a 第一部分一般应写明会议概况 包括会议进行的时间 地点 届次 组织者 出席人员 列席人员 缺席人员 主持人 主题 会议议程 进行情况以及对会议的总体评价等 b 第二部分是纪要的中心部分 反映会议的主要精神 讨论意见和议决事项等 五 几种文体介绍 65 3 会议纪要 常用几种写法 集中概述法分项叙述法发言提要法 既要归纳比较集中 统一的认识 又要将各不同观点和倾向性意见都归纳表达出来 五 几种文体介绍 66 3 会议纪要 集中概述法 把会议的基本情况 讨论研究的主要问题 与会人员的认识 议定的有关事项 包括解决问题的措施 办法和要求等 用概括叙述的方法 进行整体的阐述和说明 这种写法多用于召开小型会议 而且讨论的问题比较集中单一 意见比较统一 容易贯彻操作 写的篇幅相对短小 如果会议的议题较多 可分条列述 五 几种文体介绍 67 3 会议纪要 分项叙述法 把会议的主要内容分成几个大的问题 然后另上标号或小标题 分项来写 这种写法侧重于横向分析阐述 内容相对全面 问题也说得比较细 常常包括对目的 意义 现状的分析 以及目标 任务 措施等的阐述 这种纪要一般用于需要基层领会 贯彻的会议 五 几种文体介绍 68 3 会议纪要 发言提要法 把会上具有典型性 代表性的发言加以整理 提炼出内容要点和精神实质 然后按照发言顺序或不同内容 分别加以阐述说明 关键发言 如实记录 这种写法能比较细致地反映与会人员的意见 某些根据上级机关布置 需要了解与会人员不同意见的 有特别关键人物发言的会议纪要 采用这种写法 五 几种文体介绍 69 六 公文中常见问题分析 1 文种的误用 主要表现在报告和请示的错用报告和请示同属上行文 但是性质截然不同的两类文种a 行文目的不同 报告以陈述情况为主 不要求上级批复 请示以请求指示或批准事项为主 要求上级批复 b 公文内容不同 请示可围绕请求事项反映情况 说明理由 不排除含有一定的情况汇报 但报告中不能夹杂请示事项 c 规范性用语不同报告用 以上报告如有不妥 请指示 特此报告 等 70 1 文种的误用 六 公文中常见问题分析 请示用 当否 请批复 特此请示 请批复 这两种文种的滥用主要表现在两个方面 a 请示 报告混用 如 关于请求解决工厂用地的报告 b 请示 报告并用 如 关于公司搬迁的请示报告 71 2 随意请报 六 公文中常见问题分析 请报 指以单位名义向上级报送 请示 意见 报告 随意请报主要有三种情况 a 主送个人 如 x经理 x处长 b 多头主送 如 商务处 技术处并行政管理处 c 越级上报 72 3 公文组成要素不全a 上行文缺签发人 请示 缺联系人姓名 电话 b 缺附件说明 c 成文日期不全 如 二OO六年一月 06年1月14日 等 d 缺主题词或主题词不全 如缺类别词 文种等 六 公文中常见问题分析 73 4 公文标题病误 六 公文中常见问题分析 a 标题缺少行文单位公文标题通式为 行文单位 关于 事由 的 文种b 标题无文种将一般公文误作为法定公文 致使标题无文种 如 关于 的规划 关于 的总结 转发 印发性通知文种被放弃 致使标题无文种 如 关于转发 的方案 74 4 公文标题病误 六 公文中常见问题分析 c 不伦不类的标题两个文种并用 如请示报告 任免决定的通知等 混用文种 如将 请示 错用成 申请 d 标题中事由表达不全如 深圳大学关于申请划拨市配套经费的报告 75 4 公文标题病误 六 公文中常见问题分析 e 标题中乱用标点符号公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 公文中乱用标点符号主要表现在 1 转发和颁发法规 规章 不用书名号而用引号 2 不必用其他标点符号而随意使用 如 关于经费 场地问题的报告 关于2010年 全民文明礼貌月活动 安排的通知 76 5 结构问题 六 公文中常见问题分析 a 段落层次不清 主次不分 不善于用结构层次序数 如 一 二 1 2 b 不合公文文体 繁琐冗长 多套话 如 根据 精神 在 指导下 在 关怀下等 c 引文文号错放在文件名前如 根据教育部教高 2002 3号文件颁布的 普通高等学校图书馆规程 修订 的文件精神 d 常识性错误如 经华为批准 我公司在坂田设新管理处 77 6 文字句子方面问题a 句子不完整如 听了经理的报告 制订出本月详细的工作计划 b 用词不当如 人民的生活水平普遍增加了 c 修词不当如 总裁把三个部门主管召集到一起专门研究了这个问题 原文化部副部长XXX来公司视察 六 公文中常见问题分析 78 6