办公文秘_秘书工作培训教材

培训部 高景宽 秘书工作培训教材 秘书概念 专门从事办公室程序性工作 协助领导处理商务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员 秘书工作 秘书工作是秘书群体在围绕着领导者进行管理的过程所开展的一系列辅助性 服务性的工作 也可以说是 组织参谋 领导助手 员工桥梁 机关管家 在公司中有侧重于义务性服务的 有侧重于事务性服务的 秘书的工作作用 承上启下 联系左右的枢纽作用领导的助手作用领导的参谋作用领导机关信息 耳目的作用 协调作用领导机关的门面作用 秘书的工作原则 保密 是做好秘书工作的手段 而不是秘书工作的目的 准确 是对秘书工作质量的要求 也是提高效率的基础 迅速 是对秘书工作效率的要求 用最少的时间 最低的费用 取得最佳的效果 秘书工作的指导思想 三服务 为公司服务为部门服务为员工服务 秘书的工作实务 办公事室有关日常工作印章的使用与管理电话的使用与管理卫生和绿化使用与管理领导活动的安排 秘书调查研究的特点 切合公司工作需要 是调研出发点 突击性与信息 督导工作相结合 秘书调查研究的内容 围绕各个时期中心工作开展调研为贯彻执行各项方针政策而调研为起草重要文件 报告或出台新政策调研为解决突发事件和苗头性倾向性问题而调研对一些容易被遗露的问题进行调研 调查研究的准备 明确目的有关政策学习收集有关资料选定调查对象 制定调查计划 目的 要求指导 思想 调查对象 方法 步骤 材料形成 组织领导与员工 注意事项 拟定调查提纲 总论题 分论题 细目 材料来源 范围 内容 获得材料的方法 步骤 调查研究的开展 调查工作的进行调查的4种方式 开会 个别谈话 现场观察 查阅资料 调查的4种方法 典型调查法 抽样调查法 统计调查法 问卷调查法 调查材料的整理 核实复查筛选精当登记编号 调查研究要注意 四忌 忌 走马观花 忌 下车伊始 发议论忌 主观武断 忌 以偏概全 信息工作 信息 是对事物发展变化规律及其对事物运动状态的客观反映和正确表述 是用各种载体对客观事物的描述 传输 也即记载 传递各种各样变动着的事物的知识 信息的特点 客观性 时效性 无限性 可传递性可开发性 信息的作用 信息是人类社会生存和发展不可缺的重要资源 是科学管理的基础是科学研究赖以展开的重要资源和工具 信息工作的基本要求 及时 准确 全面 适用 预测性 动态性 反馈性 综合性信息 信息工作的程序 收集 上级信息 平行信息 内部信息 处理 筛选 加工 编写 传递 口头 书面 利用 协调工作 协调 管理者从系统整体利益出发 运用各种手段 正确妥善地处理系统之间 人们之间的各种关系 为实现系统目标而共同奋斗的一种管理职能 协调的作用 是解决矛盾 促进人类社会活动正常有序进行的一种基本手段 是管理的一项重要职能 是组织系统正常运转 提高工作效率的重要途径 协调工作内容 内部协调纵向协调横向协调人际关系协调 协调原则 从属原则调查研究原则局部服从整体利益原则依法办事原则原则性与灵活性相结合原则 秘书协调的艺术 积极争取上司的支持和信任从全局利益出发 树立公正公平的良好形象抓住时机 善做协调工作善于利用人缘和情感沟通工作关系重视发挥组织协调的作用冷静谦和 保持信心和耐心 督办工作 督办 按照上司批示或要求 从上到下 检查督促 对解决不力的重大问题 促使其落实 督办工作特点 权威性 间接性 广泛性 具体性 和典型性 督办工作的组织形式 常设机构 专门小组 专人负责 督办工作的主要方式 电话询问 发函询问 召开会议 亲临查处 档案工作 档案 具有参考利用价值的 归档集中保存起来的文件材料 包括图纸 影片 照片 录象带等 档案作用 凭证作用 情报参考作用档案工作基本内容 6项任务 收集 整理 鉴定 统计 保管 提供利用服务 档案的管理 建立健全专门的档案工作机构完善文件 资料的归档使用制度编制科学 稳定的档案分类方案 设定合理的档案保管期限 会议工作 会议 有组织的 有计划 有领导地商议事项的集会 会议三要素 从形式看 有会议的名称 时间 地点 主持人 参加者 议程 结果 从内容看 有会议指导思想 目的 任务 作用 从程序看 有会议准备工作 开始工作 正式进行结束工作 会议决议贯彻执行 会议分类 按会议性质分 立法性会议 党务性 行政性 业务性 告之性 交际性 表彰纪念性 动员会 按召开形式分 座谈会 现场会 电话 广播 电视会 茶话会 按与会对象分 全体会议 代表 干部 群众观点 按间隔时间分 定期会议 临时性 经常性 按层次分 中央及全国 地方性会议 按规模分 特大型 大型 中型 小型 按阶段分 预备会 正式会 按国别分 国内会 国际会 地区会 会议作用 交流信息 互通情报 发扬民主 集思广益 增强友谊 促进团结 统一认识 协调行动 作出决策 部署贯彻 会议的准备工作 会前准备 安排议题 筹备方案 办会议板 批手续 发会议通知 准备会议文件 布置会场 排列座次 落实与会报到人员 协调与会人员编组安排好 后勤服务事宜 做好新闻发布工作 进行全面的会前检查 期间准备 签到 导入会场 安排发言 做好记录或录音录像 协助领导掌握 控制会议进程 编写会议简板 安全保卫工作会场服务 会后工作 与会人员离会 文件回收 立卷 归档 发会议记要 新闻报道 文件汇编 组织工作总结 会议精神贯彻与落实 如何塑造得体的秘书形象 秘书的应具备的优秀品质 分寸礼貌谦虚敏感自制爱好忠诚负责 秘书的举止礼仪 挺拔的站姿端庄的坐姿洒脱的走姿优雅的蹲姿 如何赢得好人缘 诚实待人始终守信用不要在背后说三道四为人正派 做事出于公心谨慎交友待人热情 富有人情味切忌炫耀自己 切忌夸夸其谈力避憨言直语不要显露是有恩于别人的人不要说穿他 她 的秘密注意自己的声誉 秘书应有良好的意志力 耐受力爱的能力决策力威慑力自制力 秘书应有较强的专业能力 表达能力秘书的交际能力秘书的组织管理能力秘书的特殊能力 如何练好秘书口才 如何克服说话紧张症 努力使自己放松练习一些好的话题回避不好的话题训练丰富话题内容 如何使自己说话更迷人 说话风格明快拥有个性的声音语气肯定语调自然而变化习惯用法思路有条理 如何积累说话材料 多读书多看报积累警句谚语积累谈话素材提高观察问题 思考问题的能力 说话时如何妙用手势 情意手势指示手势象征手势象形手势 秘书的写作技巧 写作特点 简明 指用词简单明确 直截了当 准确 指用词含义明确 不会造成误解 朴实 指词通俗自然 恰如其分 庄重 指用词严肃端庄 不带感情色彩 规范 指用词符合语法与逻辑要求 写作要求 意思明确文理通顺观点正确实事求是及时迅速简明生动层次分明格式规范 写作内容 强调以下内容 有事才发 言之有物 或事 目的明