办公文秘_秘书资格证考试培训课件

秘书资格证考试培训 云大旅院培训中心 考试时间安排 时间考核内容题型与考核方式 1 8 30 9 00职业道德标准化试卷 2 9 00 9 40秘书专业标准化试题10 10 11 10情景录象笔答11 10 12 00工作实务笔答 秘书职业技能鉴定 有两部分内容组成 基础知识部分 职业道德 理论知识 此部分共100分 125题 职业道德25题 理论知识100题 专业能力部分 案例分析 工作实务 此部分共100分 案例分析2题 50分 20 30 工作实务3题 15 15 20 各部分考试所占比例 上编职业道德 10 文书基础 10 办公自动化基础 8 沟通基础 10 速记基础 2 3 企业管理基础 4 法律基础 5 下编会议管理 15 30 事务管理 25 45 文书拟写与处理 25 25 考试技巧 1 要有良好的心态 心态是一个人成功的前提条件 俗话说 人最大的敌人是自己 最好的朋友也是自己 所以做任何事都要自信 要有一种赢取胜利的主动心态 积极一些 树立自信心 别还没打仗就畏首畏尾 2 要充分了解考试题型 合理安排好答题时间 秘书考试分两大块 一块是理论 一块是实务 考理论时 要先选择秘书基础知识的题来作答 因为这一部分有些题还是需要时间来思考的 等基础知识的题答完 再去答职业道德的题 因为职业道德题很多都是直观题 千万不要犹豫 不要左思右想 不要在职业道德上浪费时间 理论部分题量还是比较大的 大家一定要抓紧时间 实务部分先是情景题 就是看录像 各位考生一定要边看录像边找点 千万不要等两遍都放完了才回忆 那会漏掉很多点 而且浪费时间 拟写实务题的答题要点就是 把你自己认为和该部分相关的内容都朝上写 决不能让卷子空着 还有就是尽可能用书里的语言答题 口语不要太多 3 要做历年考题 做历年考题一是熟悉题型 二是锻炼答题思路 三是题库是一定的 你做的历年考题 说不定在今年的考试中也可能出现 这一点很重要 4 要注意休息 不要搞疲劳作战 有效的看书是关键 5 总结就是 书读一遍 课听一遍 录像看一遍 题做一遍 第二章文书基础 第一节党政公文的概念与制发程序第二节党政公文的格式第三节党政公文的4个要素第四节党政公文的表达方式 第一节党政公文的概念与制发程序 先修内容 1 应用文书的概念与制发程序 应用文书又称文书 是各级机关 企事业单位 社会团体和个人为办理事物而形成和使用的 具有特定效用和惯用格式的文体的总称 分类 按照形成者不同分为公务文书和私人文书 按行文方向分为上行文 下行文 平行文 按紧急程度分为特急件 急件 平件 按机密程度分为绝密公文 机密公文 秘密公文 普通公文 按使用功能分为党政公文 事务文书 商务文书 诉讼文书 传播文书 礼仪文书 科技文书 2 事务文书的概念与制发程序 事务文书是应用文书的一个重要类别 是机关 团体 企事业单位处理日常事务所使用的文书 常见事务文书分为计划类文书 汇总类文书 记录类文书 礼仪类文书 告白类文书 规章类文书 书证类文书 会议类文书等8种 一 党政公文的概念与分类 党政公文是党政机关实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 又称 通用公文 党政机关公文处理工作条例 规定 党政公文共包括15种 决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 按照性质 特点和功用分为知照性文书 通知 通报 纪要 公告 公报 规范性文书 决议 决定 通告 批复 指令性文书 命令 报请性文书 报告 请示 议案 上期阿星文书 函 建议性文书 意见 等 按照行文的方向份 可分为上行文 报告 请示 下行文 命令 决议 决定 公告 公报 通告 通知 通报 批复 平行文 函 二 党政公文的制发程序 公文制发起草 审核 签发 复核 登记 印制 核发等程序 其中 起草 审核和签发属于公文拟制程序 复核 登记 印制 核发属发文办理程序 一 起草 就是拟定公文草稿 草拟的要求 符合国家的法律法规和党的方针政策及其他有关规定 一切从实际出发 内容简洁文种正确深入调查 二 审核 对起草的公文文稿进行审查核定 三 签发 就是负责人对已审核的文稿予以审定 签字 准予印发 四 复核 就是再一次对公文制发的工作环节进行审查核对 五 登记 六 印制 七 核发 第二节党政公文的格式 先修内容 1 应用文的格式格式是指文书的外观样式 即文书的用纸 印装的规格和需要标志的各要素所构成的外部形态 2 事务文书常见的格式要素有标题 称谓 正文 结束语 祝福语 附注 署名和日期 一 党政公文的用纸和印装规格 1 公文的用纸技术指标 2 公文用纸规格 A4 210mm 297mm 3 公文页边与版心尺寸 天头37mm 用纸订口28mm 版心尺寸156mm 225mm 4 公文行数和字数 正文用3号仿宋字体 文字符号从左至右横写横排 22行 28个字 5 公文文字的颜色 黑色 6 印制装订要求 左侧装骑马订或平订 两钉 距版心上下1 4处 不掉页 后背平整 不空 版心156mm 225mm 二 党政公文的格式要素及其标志规则 党政公文版心内的格式各要素可以划分为版头 主体 版记三部分 公文首页红色分割以上的部分为版头 红色分割线 不含 以下 公文末页首条分割线 不含 以上的部分称为主体 公文末页首条分隔线以下的部分为版记 一 版头部分 党政公文版头部分包括份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 版头中的分隔线等7个要素 1 份号 即份数序号 涉密公文应当标注份号 份号顶格编排在版心左上角第一行 2 密级和保密期限 公文密级一般分为三级 即 绝密 机密 秘密 保密期限是对公文密级时效的规定说明 涉密公文应当标注密级和保密期限 一般用3号黑体字 顶格编排在版心左上角第二行 保密期限中的数字用阿拉伯数字标注 如 绝密 机密 秘密 两字之间空1字 或绝密 30年 机密 20年 秘密 10年 两字之间不空字 3 紧急程度 一般用3号黑体字 顶格编排在版心左上角 刚才已经讲了 紧急公文应当根据紧急程度分别标明 特急 加急 特急 加急 中间是否空一个字 与 密级 保持一致 如需同时标注份号 密级和保密期限 紧急程度 按照份号 密级和保密期限 紧急程度的顺序自上而下分行排列 与原来要求的顺序一样 4 发文机关标识及位置由发文机关全称或者规范化简称加 文件 二字组成 也可以使用发文机关全称或者规范化简称 居中排布 上边缘至版心上边缘为35mm 推荐使用小标宋体字 颜色为红色 联合行文时 如需同时标注联署发文机关名称 一般应当将主办机关名称排列在前 如有 文件 二字 应当置于发文机关名称右侧 以联署发文机关名称为准上下居中排布 上边缘至版心上边缘为35mm 再加上天头37mm 发文机关标识到上页边为72mm 37mm 35mm 37mm 35mm 上行文 下行文 5 发文字号 发文顺序号不加 第 字 不编虚位 即1不编为01 另外 我认为 字 也可不加 上行文的发文字号居左空一字编排 与最后一个签发人姓名处在同一行 6 签发人 编排在发文机关标志下空二行位置 如有多个签发人 签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右 自上而下依次均匀编排 一般每行排两个姓名 回行时与上一行第一个签发人姓名对齐 7 版头中的分隔线 编排于发文字号之下4mm处 居中 红色 长度与版心等宽 二 主体部分 主体部分包括标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注和附件等9个要素 1 标题一般由发文机关全称或规范化简称 公文主题和文种组成 即发文机关 事由 文种 位于红色分隔线下空二行位置 标题字体为2号小标宋体字 排列分行合理 美观 醒目 多行标题排列为梯形或菱形 不采用上下长度一样的长方形和上下长 中间短的沙漏型 多个发文机关名称之间用空格分开 不加顿号 换行时省略 标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 2 主送机关 上行文原则上只能有一个主送机关 周知性公文 如公告 通告等 可以不写主送机关 主送机关编排于标题下空一行位置 居左顶格 回行时仍顶格 最后一个机关名称后标全角冒号 3 正文 一般用3号仿宋体字 编排于主送机关名称下一行 公文中的数字和年份数目不能同行 结构层次一般不超过4层 文中结构层次序数依次可以用 一 一 1 1 标注 括号用全角 之后不再空半个字符 一 1 之后的标点符号用全角 4 附件说明 附件说明分别与正文下空一行 字体字号用3号仿宋体 附件 前空2个字 后接排附件名称 名称后不加标点符号 附件序号用阿拉伯数字 每行位置对齐 如 附件 1 有两个以上附件时 应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方 附件名称较长需回行时 应当与上一行附件名称的首字对齐 5 发文机关署名 成文日期和印章 这3个要素构成了公文生效的标志 发文机关署名应署发文机关全称或者规范化简称 成文日期是公文的生效时间 成文日期用阿拉伯数字将年 月 日标全 年份应标全称 月 日不编虚位 加盖印章是公文生效的标志 是鉴定公文真伪的最重要的依据 上行文一定要加盖印章 联合下行文时 所有联署行文机关均须署名并加盖印章 有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章 印章用红色 不得出现空白印章 发文机关署名 成文日期和印章3个要素的编排 1 加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排 单一机关行文时 一般在成文日期之上 以成文日期为准居中编排发文机关署名 印章端正 居中下压发文机关署名和成文日期 使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置 印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 联合行文时 一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置 并将印章一一对应 端正 居中下压发文机关署名 最后一个印章端正 居中下压发文机关署名和成文日期 印章之间排列整齐 互不相交或相切 每排印章两端不得超出版心 首排印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 我认为应以印章与正文的位置来确定发文机关署名 成文日期的位置 1 成文日期右空4个字 发文机关署名在其上一行居中编排 两者必须同时具备 缺一不可 2 只有一个印章压成文日期 一般是最后一个 3 以成文日期 月 的数字为居中加盖印章 印章下弧与 月 的数字相切 2 不加盖印章的公文 单一机关行文时 在正文 或附件说明 下空一行右空二字编排发文机关署名 原来空4行 在发文机关署名下一行编排成文日期 首字比发文机关署名首字右移二字 如成文日期长于发文机关署名 应当使成文日期右空二字编排 并相应增加发文机关署名右空字数 联合行文时 应当先编排主办机关署名 其余发文机关署名依次向下编排 正常情况下 特殊情况下 与加盖印章不同之处在于 一是只空1行 二是发文机关署名右空二字编排 三是成文日期首字比发文机关署名首字右移二字 四是特殊情况下 成文日期长于发文机关署名 应当使成文日期右空二字编排 并相应增加发文机关署名右空字数 3 加盖签发人签名章的公文 单一机关制发的公文加盖签发人签名章时 在正文 或附件说明 下空二行右空四字加盖签发人签名章 签名章左空二字标注签发人职务 后不用冒号 以签名章为准上下居中排布 在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期 联合行文时 应当先编排主办机关签发人职务 签名章 其余机关签发人职务 签名章依次向下编排 与主办机关签发人职务 签名章上下对齐 每行只编排一个机关的签发人职务 签名章 签发人职务应当标注全称 空2行 左空2个字 职务居中排布 右空4个字 空1行 6 附注 居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行 如果表述中重复出现括号时 用中文六角括号套小括号 根据工作实践 请示 报告 函这3个文种必须标注附注 其他文种视情况而定 下行文也可用附注 7 附件 在版记之前 与公文正文一起装订 附件 二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行 附件标题居中编排在版心第三行 附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致 序号后不再加标点符号 附件格式要求同正文 如附件与正文不能一起装订 应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注 附件 二字及附件顺序号 被批准的下级机关公文或被转发的上级 同级机关公文 不属于公文的附件 应在批转 转发 通知 之后另页排印 附件之后才是版记 不能在前 空1行 标题同正文一样要求 黑体字 包括数字 附件与正文不能一起装订的情况 因为附件与正文不能一起装订 应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注 附件 二字及附件顺序号 如 这个文件的附件应标注 广政发 2012 100号附件 三 版记 版记一般包括版记中的分隔线 抄送机关 印发机关和印发日期等 1 分隔线 版记中的分隔线与版心等宽 首条分隔线和末条分隔线用粗线 推荐高度为0 35mm 中间的分隔线用细线 推荐高度为0 25mm 首条分隔线位于版记中第一个要素之上 末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合 即正文边框 首末两条粗线 中间细线 最后一条与正文边框重合 2 抄送机关 用4号宋体 在印发机关和印发日期之上一行 左右各空一字 标识 抄送 后标全角冒号 抄送机关间用逗号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关标句号 3 印发机关和印发日期 位于抄送机关之下 无抄送机关在主题词之下 共占1行位置 用4号仿宋体字 印发机关左空1字 印发时间右空1字 印发时间以公文付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 其他党政公文的特定格式 1 信函式发文机关标志上边缘至上页边为30mm 发文机关标志下4mm处印一条红色双线 上粗下细 距下页边20mm 距版心52mm 处印一条红色双线 上细下粗 线长均为170mm 比版心长14mm 居中排布 标题居中编排 与其上最后一个要素相距二行 即空二行 第二条红色双线 下面的那一条 上一行如有文字 与该线的距离为3号汉字高度的7 8 首页不显示页码 版记不加印发机关和印发日期 分隔线 位于公文最后一面版心内最下方 按照理解 广政函 广政办函暂时不用此格式 第2页以后接着编排页码 版记部分按正规排版 但不加印发机关和印发日期 分隔线 粗 细均不要 空2行 首页不要页码 版记不加印发机关和印发日期 分隔线 2 纪要格式纪要标志由 XXXXX纪要 组成 居中排布 上边缘至版心上边缘为35mm 推荐使用红色小标宋体字 标注出席人员名单 一般用3号黑体字 在正文或附件说明下空一行左空二字编排 出席 二字 后标全角冒号 冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位 姓名 回行时与冒号后的首字对齐 标注请假和列席人员名单 除依次另起一行并将 出席 二字改为 请假 或 列席 外 编排方法同出席人员名单 目前各级的几种纪要格式 两种纪要格式 3 命令格式 第三节党政公文的4个要素 材料 主题 结构 语言是应用文书的四要素 材料血肉 主题灵魂 结构骨骼 语言细胞 一 材料 是作者为了某一目的 收集 摄取以及写入文章中的一系列事实或依据 事实或依据包括事件 现象或数据 理论根据 公认的原则 科学公理等 材料的运用有4个环节 即材料的占有 鉴别 选择和使用 一 材料的占有文章的成败 文章某一局部的成败 均要以体现出作者储备材料的能量与功力 占有材料的途径 一是亲身经历所获 直接经验 二是调查阅读所获 间接经验 占有材料的要求 历史和现实的 中国的和外国的 正面的与反面的 具体的和概括的 总之占有的材料越多越好 二 材料的鉴别就是对材料进行分析 比较的研究过程 没有鉴别就无法选择材料 鉴别的过程就是选择的过程 三 材料的选择选择材料是解决用什么材料的问题 材料选择有4个原则 1 围绕主题 2 选择典型材料 3 选择真实准确的材料 4 选择生动新颖的材料 四 材料的使用 用材是解决如何运用材料的问题 使用材料要注意2点1 一是恰当安排先后顺序怎样安排 原则是符合读者思维习惯 便于读者接受 一般遵循的标准 时间的先后 重要程度 材料内部的逻辑关系 说理的顺序 行文的方便 2 确定材料的详略程度对材料详略处理的标准 一是根据主题需要确定材料的详略 二是根据文体的特点确定材料的详略 二 主题 一 主题的概念主题是作者在说明问题 发表主张或反映生活现象时通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想 二 确立主题的依据确立主题 也称为立意 应依据以下2点 1 以写作目的为立意依据 应用文写的目的一般是确定的 如机关领导的布置 上级机关文件的规定等 2 以材料本身的意义为立意依据 这部分应用的主题需要作者从原材料中提炼主题 有一定的难度 三 对主题的要求 1 正确 符合党 国家的法律 法令 方针 政策 否则 就不能发挥好积极的作用 2 深刻 就是要对公文陈述的事实 进行归纳 总结 提练出体现主体的点睛之笔 3 新颖 就是公文应用与时俱进 能反映当前社会 工作状态的真实面貌 使主题富于活力 4 集中 应用文书不同于文学作品 一般要求艰持 集中 的原则 即 一文一事 因为公文代表了行政机关 团体的观点 只有主体集中了 人们才能知道应该贯彻什么 执行什么 提倡什么 制止什么 才会提高 按文办事 的效率 三 结构 一 结构的概念 结构是指文章内容的组织和构造 结构的内容有 标题 开头 结尾 层次 段落 过渡照应等 1 标题 应用文书标题的基本模式有两种 二 结构的内容 1 公文式标题 公文式标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种 一般应当标明发文机关 其构成是 发文机关 事由 文种 不少非公文文章也采用公文式标题 以求明确实用 如 光明大厦关于安全保密工作的总结 2 开头 单标题 如 为祥和公司的诚信宗旨而尽力 简报 双标题 正标题 副标题 如 艰苦的拼搏丰硕的成果 学校2006年工作总结 1 概述式 指概括叙述有关情况或背景材料的开头方式 报告 会议纪要 总结 述职报告 调查报告等文种常采用概述式 常用的开头方式有4种 2 一般文章式标题 常用于简报 调查报告 总结 述职报告等事务文书 它可以分为单标题和双标题两种 3 开门见山式 指开篇直入内容或主题的开头方式 决定 意向书等文种常采用开门见山式 如 2 目的式 指阐述发文意义 宗旨等作为开头的方式 通告 通知 计划 招标书 投标书等采用此方式 这种方式式常采用 为了 为 等介词构成的语句表明行文目的 也常用 根据 等语句表明行文依据 如 为做好我校2009年职业技能鉴定培训工作 现将有关事宜通知如下 国务院关于修改 中华人民共和国个人所得税法实施条例 的决定国务院决定对 中华人民共和国个人所得税法实施条例 作如下修改 市人事局关于批准市卫生局录用高校硕士毕业生的函你局 关于拟录用高校硕士毕业生的函 卫函 2006 15号 收悉 1 总分式 2 并列式 3 递进式 4 因果式 5 时序式 6 三段式 具体的请参见教材 4 引述来文式 指引述对方来文 来电的标题与发文安号作为开头的方式 这种方式多用于函 批复等回复性公文 如 3 层次 是文章思想内容的表现次序 常用的层次有6种 县农村文化活动设施量少质差 文化饥饿症 带来农村精神文明滑坡 文化活动量少质差的原因 采取有力措施质量农村文化活动阵地建设 农村文化活动设施量少质差的现状亟待改变 的调查报告 按以下思考写成 递进式 例 某厂生产的传统产品出现销售疲软势头 厂方要求做出调查并写出市场销售情况的调查报告 因果式 例 4 段落 俗称 自然段 是构成文章的基本单位 是文章思想内容在表达时由于转斩 强度 间歇等情况所造成的文字停顿 常用的段落方式有3种 2 条款式 又称条文式 是以序数数标志 按不同意思分条例项划段的方式 报告 通告 公告调查报告 合同 可行性研究报告多采用此方式 3 篇段合一式 是指一篇文章为段的划段方式 公文中的批复 转发 印发通知等常采用此种方式 1 提行式 指以另起一行表示内容转换的方式 如会议纪要中以惯用语 会议认为 会议指出 会议强调 等为不同段落的区分 5 过渡 是指上下文之间的衔接 转换 过渡在文章中起承上启下作用 使前后相邻的段落自然衔接 便于读者阅读 常用的过渡方式有3种 2 过渡句 如 现将具体要求通知如下 现就有关问题请示如下等 3 过渡段 以一个独立的自然段来承转过渡 1 过渡词 如 因此 总之 由此可见 综上所述 既然 那么 尽管 但是等 6 照应 是向前后内容上的关照 呼应 公文等应用文书中常用的 特此公告 特此通报如下 等承启语都表现了思路上的照应 常用的照应方式有3种 2 文题照应 3 行文前后照应 1 首尾照应 7 结尾 应用文书结尾的目的是强化主题 明确任务 以达到预期的应用目的 常用的结尾方式有5种 2 期求式 期求式结尾常用于公文上行文或函 如请示的结尾通常用 当否 请批示 以上内容 如无不妥 请批准执行 报告的结尾是 请予指正 请批函的结尾是 请予审批 等 3 希望式 1 强调式 4 说明式 在文书的结尾处补充说明某些内容的结尾方式 这种怀况常在商务文书中出现 5 秃尾 是没有结尾的结尾 正文结束即告全文结尾 也称自然结尾 对结构的要求有4点 1 严谨 三 对结构的要求 2 自然 3 完整 5 统一 这4点要求在考试中经常出现在选择中 四 语言 一 运用语言的标准 是人类特有的用来表达意思 交流思想的工具 常见的有以下8类 1 准确 二 应用文书专用语言