汇众采购预算系统需求说明书.doc

1 20 汇众采购预算系统需求说明书汇众采购预算系统需求说明书 XX 信息技术有限公司信息技术有限公司 2 20 1 引言引言 1 1 编写目的编写目的 让开发人员和客户就最后软件做成什么样子达成一致 本说明书预期读者为汇众采购 部门 业务或需求分析人员 测试人员 用户文档编写者和项目管理人员 1 2 背景背景 现实中 企业信息化已成一种趋势 汇众采购预算信息化程度有待提高 其现行采 用的是传统采购方式 人 纸 采购相关数据由人来管理和维护 这就增加了人管理数 据的复杂性 工作效率也较差 汇众采购预算系统在此背景下立项 系统名称 汇众采购预算系统 系统提出单位 汇众采购部 系统开发单位 XX 信息技术有限公司 系统用户 汇众采购部 关联的其它系统 财务合同管理系统 1 3 定义定义 软件工程 采用工程的概念 原理 技术和方法指导软件的开发和维护 2 任务概述任务概述 2 1 目标目标 开发目标 运用软件工程思想和面向对象的设计方法 开发出适合用户需求的采购预 算系统 应用目标 提高管理的有效性 提高工作效率和创造经济效益 3 20 2 2 角色角色 2 2 1 系统角色描述系统角色描述 申请经办人 归口经办人 计划员 业务员 入库人员 审核人员 经办人 副科长 科长 部门副经理 部门经理 秘书 副总经理 总经理和系统管理员 2 2 2 角色功能描述角色功能描述 申请经办人 录入 查看 自己 修改 申请采购单 采购单重新录入 归口经办人 审批采购单 计划员 采购单回退 采购单分配 审批定点 合同 发票 预支 业务员 录入 查看 自己 修改 申请定点单 合同单 入库单 采购服务 采 购实物入库 发票 定点 合同 预支 定点 合同 采购单回退 入库人员 定点 合同仓库实物入库 审核人员 审批定点 合同仓库实物入库 经办人 审批采购单 回退单 发票 定点 合同 预支 定点 合同 副科长 查询 本部门 科长 审批单据 部门经理 副经理 审批单据 查看 本部门 秘书 查询 所有 副总经理 总经理 审批单据 查看 所有 系统管理员 管理用户 职位 角色 部门 项目 模块 归口部门 申请部门 使 用部门和审批金额设置信息 2 3 数据概述数据概述 2 3 1 数据库描述数据库描述 用户表 user 存放使用采购预算系统的用户信息 部门表 group 存放汇众公司的各部门信息 角色表 role 存放汇众公司员工职位信息 菜单表 menu 存放采购预算系统菜单信息 如 采购管理 采购录入等 预算项目表 budget 存放汇众财务部门的预算项目信息 预算项目明细表 budgetItem 存放汇众财务部门的预算明细信息 供应商表 supplier 存放汇众供应商信息 采购表 purchaseOrder 存放采购单信息 采购明细表 purchaseOrderItem 存放采购单明细信息 采购回退表 purchaseRollback 存放回退单信息 采购回退明细表 purchaseRollbackItem 存放回退单明细信息 4 20 定点单表 fixSupplier 存放定点单信息 定点单明细表 fixSupplierFixedItem 存放定点单明细信息 合同表 Contract 存放合同信息 合同明细表 contractItem 存放合同明细信息 预支单表 Prepay 存放定点 合同预支信息 预支单明细表 prepayItem 存放定点 合同预支明细信息 入库单表 warehouse 存放定点 合同入库信息 入库单明细表 warehouseItem 存放定点 合同入库明细信息 发票表 invoice 存放定点 合同发票信息 发票表 invoiceItem 存放定点 合同发票明细信息 2 3 1 数据流图数据流图 采采购购部部门门 仓仓库库部部门门 财财务务部部门门 定定点点单单管管 理理 采采购购单单文文件件 采采购购单单明明细细文文件件 供供应应商商资资料料文文件件 入入库库单单管管 理理 合合同同单单管管 理理 发发票票管管理理 预预算算管管理理 定定点点单单文文件件 定定点点单单明明细细文文件件 合合同同单单文文件件 合合同同单单明明细细文文件件 发发票票文文件件 发发票票明明细细文文件件 入入库库单单文文件件 入入库库单单明明细细文文件件 预预算算项项目目文文件件 预预算算明明细细文文件件 各各个个部部门门 采采购购单单处处 理理 采购预算数据流图 5 20 各各个个部部门门 采采购购单单制制 订订 采采购购单单审审 批批 采采购购单单文文件件 采采购购单单明明细细文文件件 采采购购部部门门 预预算算项项目目 预预算算明明细细文文件件 申申请请部部门门 归归口口部部门门文文件件 采购处理数据流图 采采购购部部门门 采采购购单单分分 配配 采采购购单单收收 回回 采采购购单单改改 派派 采采购购单单回回 退退 制制订订定定点点 单单 定定点点单单审审 批批 定定点点文文件件 定定点点明明细细文文件件 供供应应商商文文件件 采采购购单单文文件件 回回退退单单文文件件 采采购购单单文文件件 采采购购单单文文件件 仓仓库库部部门门 制制订订合合 同同 合合同同文文件件 合合同同明明细细文文件件 合合同同审审批批 定定点点文文件件 定定点点明明细细文文件件 定点 合同数据流图 6 20 采采购购部部门门制制订订发发票票 定定点点或或合合同同发发票票文文件件 定定点点或或合合同同发发票票明明细细文文件件 定定点点或或合合同同入入库库文文件件 定定点点或或合合同同入入库库明明细细文文件件 发发票票审审批批财财务务部部门门 发票数据流图 3 需求规定需求规定 3 1 对功能的规定对功能的规定 3 1 1 系统结构图系统结构图 汇汇众众采采购购预预算算系系统统 我我的的工工作作预预算算管管理理采采购购管管理理定定点点管管理理合合同同管管理理付付款款处处理理统统一一查查询询系系统统管管理理 3 1 2 功能描述功能描述 3 1 2 1 我的工作 查看审批中 审批完成的单据信息和审我的工作 查看审批中 审批完成的单据信息和审 批各种单据批各种单据 1 我的工作 查看审批中的单据信息 审批单据 2 审批进度 查看审批中的单据信息 查看单据审批的历史信息 3 流程查询 查看审批完成的单据信息 查看单据审批的历史信息 4 在线任务分布 查看各审批流程中 审批中的单据分布情况 图表格式显示 7 20 3 1 2 2 预算管理 管理系统所有预算项目及预算信息预算管理 管理系统所有预算项目及预算信息 1 预算导入导出 根据指定 Excel 模板 导入或导出预算项目或预算 2 Excel 导出 导出预算报表查询结果集生成的 Excel 文件 3 预算查询 查看预算项目及预算明细 用 Excel 导出查询出的预算项目及预 算明细 新增预算项目及预算明细 调整预算及预算明细 4 预算调整查询 查看调整后的预算信息 5 预算历史查询 查看调整后的预算信息 预算版本信息 6 预算报表 查看预算的使用情况 用 Excel 导出查询出的预算项目及预算明 细 7 预算统计 查看预算各科目所有的统计结果 将查出的结果用 Excel 导出 3 1 2 3 采购管理 管理系统所有采购单和采购回退单信息采购管理 管理系统所有采购单和采购回退单信息 1 采购录入 录入采购单 手工和 Excel 模板导入 录入完成 采购单生成 待审批 2 采购申请 对生成的采购单进行申请审批 申请完成进入采购审批流程 3 采购重新录入 对 生效已分配的采购单 进行 回退申请 以后经过审批 成功 再次进行申请 采购重新录入完成 采购单进入采购申请待申请 4 采购文本查询 查看权限允许范围内的采购单的相关信息 如 采购单的总 金额 状态 采购单明细 采购单审批流程等 5 采购单分配 计划员分配生效的采购单给业务员 采购单分配完成 采购计 划员可以进行采购单回退 采购单改派 采购单收回 采购单由分配到此采购 单的采购业务员做定点 6 采购单改派 计划员将生效已分配且尚未做成定点的采购单 改派给其他业 务员 采购单改派完成 采购计划员可以进行采购单回退 采购单改派 采购 单收回 采购单由改派的采购业务员做定点 7 采购单收回 计划员从业务员手中收回已分配且尚未做成定点的采购单 注 与回退申请不同的是 采购单收回是对整张采购单进行的操作 采购单收回 完成 采购单回到采购计划员手中 待分配 8 定点完成告知 针对已经进行完定点单审批结束的单子 然后告知该单关联 的申请人以及审批人 9 采购单回退 对生效已分配且未做成定点的采购单进行的回退操作 采购单 回退完成 回退单待申请 10 回退单申请 对尚未提交进行定点审批的采购申请单进行回退申请 回退单 申请完成 进入回退单审批流程 11 回退单查询 查看所有做过回退操作且还没进行审核的采购申请回退单信息 8 20 3 1 2 4 定点管理 管理系统所有定点单 定点预支单 定定点管理 管理系统所有定点单 定点预支单 定 点入库单和定点发票信息点入库单和定点发票信息 1 定点单预处理 对生效已分配的采购单录入成为定点 合同操作的分类操作 保存后生成定点单 定点单预处理完成 不录入合同 待申请 或 需录入合 同 定点合同录入 2 定点申请 对尚未提交进行定点审批的定点单进行定点申请审批 定点申 请完成 进入定点审批流程 3 定点入库 对生效的定点单录入成为定点入库单 定点入库单包括采购实 物入库 采购服务入库 仓库实物入库 定点入库完成 1 仓库实物入库 由仓库人员进行实物入库 生成定点入库单 待申请 2 采购实物入库和 采购服务入库 由采购业务员录入定点入库单 4 发票审核 计划员审批业务员做的定点发票 发票审核通过 定点付费 5 定点入库查询 查看权限允许范围内的定点入库单信息 如 定点入库单 状态 类别 金额等 6 定点预支 业务员根据实际需要 判断是否进行定点预支 如需要定点预 支 待定点单生效后 录入定点预支单 定点预支完成后 待申请 7 预支审核 计划员审批业务员做的定点预支单 预支审核通过 定点预支 单生效 8 付款查询 查看权限允许范围内的定点 预支 发票相关信息 如 定点 金额 预支金额 发票金额等 9 预支查询 查看权限允许范围内的定点预支信息 如 定点预支状态 金 额等 10 发票查询 查看权限允许范围内的定点发票信息 如 定点发票状态 金 额等 11 定点撤消 对生成的定点单进行逻辑删除操作 定点撤消完成 由采购业 务员在定点单预处理重新录入定点单 12 定点文本查询 查看权限允许范围内的定点单信息 如 定点单状态 定 点供应商等 13 定点发票 对生效的定点入库单录入成为定点发票 定点发票完成 待审 请 9 20 3 1 2 5 合同管理 管理系统所有合同单 合同预支单 合合同管理 管理系统所有合同单 合同预支单 合 同入库单和合同发票信息 同入库单和合同发票信息 1 定点合同录入 将生成的定点单录入成为合同单 定点合同录入完成 申请 2 合同申请 是对尚未提交进行合同审批的合同单进行合同申请审批 合同 申请完成 进入合同审批流程 3 合同文本查询 查看权限允许范围内的合同单信息 如 合同单状态等 4 合同撤消 对生成的合同单进行逻辑删除操作 合同撤消完成 由采购业 务员进行定点合同录入 5 合同入库 对生效的合同单录入成为合同入库单 合同入库单包括采购实 物入库 采购服务入库和仓库实物入库 合同入库完成 1 仓库实物入库 由仓库人员进行实物入库 生成定点入库单 待申请 2 采购实物入库和采 购服务入库 由采购业务员录入合同入库单 6 发票审核 计划员审批业务员做的合同发票 发票审核通过 合同付费 7 合同预支 业务员根据实际需要 判断是否进行合同预支 如需要合同预 支 待合同单生效后 录入合同预支单 合同预支完成后 待申请 预支审核 计划员审批业务员做的合同预支单 预支审核通过 合同预支单 生效 8 付款查询 查看权限允许范围内的合同 预支 发票相关信息 如 合同 金额 预支金额 发票金额等 9 预支查询 查看权限允许范围内的合同预支信息 如 合同预支状态 金 额等 10 发票查询 查看权限允许范围内的合同发票信息 如 合同发票状态 金 额等 11 合同发票 对生效的合同入库单录入成为合同发票 合同发票完成 待申 请 12 合同入库查询 查看权限允许范围内的合同入库单信息 如 合同入库单 状态 类别 金额等 3 1 2 6 付款处理 录入预支单和发票付款处理 录入预支单和发票 1 零星预支申请录入 录入采购部门的定点或合同的预支单 2 跨年度预支申请录入 3 零星付款申请录入 录入采购部门的定点或合同的付款单 4 跨年度付款申请录入 5 付款查询 查看零星预支 跨年度预支 零星付款和跨年度付款信息 3 1 2 7 统一查询 查看各种单据的相关信息统一查询 查看各种单据的相关信息 1 统一查询 查看预算 采购 回退 定点 合同 入库 发票 付款相信息 10 20 2 组合查询 查看采购 定点 合同 入库 预支 发票相关信息 3 1 2 8 系统管理 管理用户 角色 权限 部门等信息系统管理 管理用户 角色 权限 部门等信息 1 用户管理 对汇众用户进行增删改查操作 2 职位管理 调整用户目前职位 3 角色管理 调整用户目前角色 同职位 4 部门管理 增删改查汇众各部门 5 项目管理 增删改查汇众各个项目 6 模块管理 增删改查汇众各个模块 7 归口部门管理 开启或关闭各部门是否成为归口部门 8 申请部门管理 开启或关闭各部门是否成为申请部门 9 使用部门管理 增删改查汇众使用部门 10 审批金额设置 对合同审批金额进行调整 使合同流转到正确的审批领导 那 里 11 20 3 1 3 系统用例图系统用例图 簇 录录入入采采购购单单 采采购购单单申申请请 采采购购单单作作废废 回回退退单单录录入入 回回退退单单申申请请 采采购购单单重重新新录录入入 回回退退单单审审批批 采购单分配 采购单改派 采采购购单单收收回回 录录入入定定点点单单 合合同同单单 定定点点 合合同同预预支支单单 定定点点 合合 同同入入库库单单 采采购购实实物物 采采购购服服务务 定定点点 合合同同发发票票 申申请请定定点点单单 合合同同单单 定定点点 合合同同预预支支单单 定定点点 合合同同 入入库库单单 采采购购实实物物 采采购购服服务务 定定点点 合合同同发发票票审审批批 采采购购单单审审批批 定定点点单单审审批批 合合同同单单审审批批 定定点点 合合同同预预支支单单审审批批 定定点点 合合同同仓仓库库实实物物入入库库审审批批 定定点点 合合同同发发票票审审批批 定点 合同仓库实物入库 定定点点 合合同同仓仓库库实实物物入入库库审审请请 查查看看单单据据信信息息 管理用户 职位 角色 部门 项目 模块 归口 部门 申请部门 使用部门 审批金额设置信息 申申请请经经办办人人 计计划划员员 申申请请部部门门经经理理 归归口口部部门门经经办办人人 财财务务部部科科长长 归归口口部部门门经经理理 财财务务经经办办人人 部门科长 财务部经理 主主管管领领导导 部部门门科科长长 经经理理 科长 经理 科长 经理 审审计计室室主主任任 总总经经办办 律律师师 部门经理 入入库库人人员员 业业务务员员 查看自己 查看所有 部门经理 查看本部门 系系统统管管理理员员 12 20 3 1 4 系统流程图系统流程图 3 1 4 1 总流程图总流程图 Y 采采购购单单申申请请 Y 采采购购单单审审批批流流程程 采采购购单单分分配配 Y Y 定定点点单单预预处处理理 Y 录录入入合合同同 Y 定定点点合合同同录录入入 Y 合合同同申申请请 合合同同审审批批流流程程 仓仓库库实实物物入入库库 合合同同生生效效 录录入入合合同同入入库库单单 Y 入入库库单单审审批批流流程程Y录录入入合合同同发发票票 Y 合合同同发发票票审审批批流流程程 Y 定定点点申申请请 N 定定点点审审批批流流程程 Y 录录入入定定点点入入库库单单 Y 定定点点入入库库审审批批流流程程 Y 录录入入定定点点发发票票 定定点点发发票票付付款款审审批批流流程程Y 采采购购单单回回退退 N 回回退退单单申申请请Y 回回退退单单审审批批流流程程 N Y 回回退退单单生生效效 Y N N YN 入入库库类类型型 仓仓库库实实物物 采采购购 服服务务 实实物物 定定点点入入库库单单申申请请 Y N N 定定点点入入库库单单生生效效 Y 定定点点单单生生效效 2 业业务务员员判判断断 是是否否预预支支 1 录录入入定定点点预预支支单单 Y 定定点点预预支支审审请请 Y 定定点点预预支支审审批批流流程程 YN 定定点点预预支支生生效效 Y 先先执执行行1 后后执执行行2 定定点点付付费费 合合同同付付费费 录录入入采采购购单单 采采购购重重新新录录入入 Y Y Y NN 入入库库类类型型 Y Y 合合同同入入库库单单申申请请 合合同同入入库库单单生生效效 采采购购 服服务务 实实物物 13 20 3 1 4 2 采购流程图采购流程图 采采购购单单录录入入 采采购购单单申申请请 进进入入审审批批流流程程 采采购购单单生生成成 采采购购单单关关闭闭 作作废废 申申请请部部门门经经理理审审批批 申申请请 驳驳回回 申申请请部部门门 归归口口部部门门 通通过过 归归口口部部门门经经办办人人审审批批 不不相相等等 驳驳回回 归归口口部部门门经经理理审审批批 通通过过 驳驳回回 采采购购单单金金额额 10万万 通通过过 财财务务部部经经办办人人审审批批 10万万 通通过过 申申请请部部门门 归归口口部部门门 驳驳回回 相相等等 不不相相等等 相相等等 1 采采购购单单录录入入人人有有权权申申请请 他他人人无无权权申申请请 2 采采购购单单申申请请时时 授授权权采采购购 分分厂厂 有有选选择择 流流程程 非非授授权权采采购购 总总厂厂 没没选选择择流流程程 1 本本申申请请部部门门的的申申请请经经办办人人才才 能能申申请请自自己己部部门门的的采采购购单单 2 录录入入 申申请请部部门门 归归口口部部门门 在在采采购购单单生生效效的的同同时时 扣扣除除预预算算 采采购购单单生生效效 审审批批金金额额 通通过过 大大于于等等于于 小小于于 11007L登登系系统统 系系统统 管管理理 审审批批金金额额设设置置 是是否否审审计计选选择择 是是否否审审计计选选择择 14 20 3 1 4 3 采购回退流程图采购回退流程图 采采购购回回退退单单录录入入 回回退退单单申申请请 生生效效的的采采购购单单 采采购购单单录录入入人人可可以以回回 退退 生生效效已已分分配配的的采采购购单单 采采购购单单录录 入入人人和和分分配配到到采采购购单单的的人人可可以以回回退退 采采购购计计划划员员审审批批 YN 财财务务审审批批 NY Y 在在回回退退单单生生效效的的同同时时 将将添添 加加预预算算金金额额 回回退退单单金金额额 采采购购单单回回退退人人进进行行采采购购单单申申请请 采采购购单单生生效效 采采购购单单回回退退 采采购购单单分分配配 Y Y N定定点点单单预预处处理理 采采购购单单改改派派采采购购单单收收回回YY 采采购购回回退退单单生生效效 采采购购单单重重新新录录入入 Y 15 20 3 1 4 4 定点流程图定点流程图 录录入入合合同同 录录入入 不不录录入入 定定点点申申请请 进进入入审审批批流流程程 部部门门科科长长审审批批 部部门门计计划划员员审审批批 部部门门经经理理审审批批 N NY Y N Y 分分厂厂业业务务员员做做的的定定点点进进入入 定定点点审审批批流流程程 授授权权采采 购购 总总厂厂业业务务员员做做的的定定点点进进入入 定定点点审审批批流流程程 定定点点单单生生效效 定定点点合合同同录录入入 定定点点单单预预处处理理 3 1 4 5 定点入库流程图定点入库流程图 录录入入定定点点入入库库单单 入入库库类类型型 1 仓仓库库实实物物入入库库 2 采采购购服服 务务入入库库 3采采购购实实物物入入库库 一一张张定定点点单单只只能能做做成成一一种种类类型型的的入入库库单单 1 入入库库类类型型 采采购购服服务务入入库库 采采购购实实物物入入库库 仓仓库库实实物物入入库库 定定点点入入库库申申请请 部部长长审审批批 驳驳回回 通通过过 业业务务员员根根据据需需求求判判断断 是是否否需需要要定定点点预预支支 2 录录入入定定点点预预支支单单 Y 定定点点预预支支审审请请 部部门门计计划划员员审审批批 财财务务审审批批 Y Y Y N N 定定点点入入库库单单生生效效 定定点点单单生生效效 定定点点预预支支 先先付付点点 钱钱 货货到到后后才才入入库库 定定点点预预支支生生效效 16 20 3 1 4 6 定点发票流程图定点发票流程图 录录入入定定点点发发票票 定定点点发发票票审审请请 部部门门计计划划员员审审批批 财财务务审审批批 Y Y Y Y Y N N 已已注注销销 款款项项完完全全付付完完 未未注注销销 款款项项未未全全付付完完 定定点点付付费费 定定点点入入库库单单生生效效 定定点点发发票票生生效效 Y 17 20 3 1 4 7 合同流程图合同流程图 合合同同申申请请 部部门门科科长长审审批批 采采购购合合同同关关闭闭 作作废废 YN 部部门门计计划划员员审审批批 定定点点合合同同录录入入 YN 归归口口部部门门会会签签 Y 财财务务部部门门会会签签 Y 审审计计室室会会签签 Y 合合同同金金额额 100万万 部部门门经经理理审审批批 总总经经办办审审批批 公公司司总总经经理理审审批批 合合同同生生效效 合合同同金金额额 Y Y Y Y Y N N 数数据据库库Hportal 表表 auditPrivilege 列列amount值值 采采购购申申请请审审批批