现代文秘人员的素养与文档工作初探论文.doc

现代文秘人员的素养与文档工作初探论文 一般情况下，大多数的中小型企业或者行政机关一般都不独立设置档案馆，相关的档案工作往往是由办公室的文秘人员进行管理与整合，这就要求文秘人员的工作职责并不仅仅在于协助领导做好抄、写、收、发等日常工作，成为领导的好参谋，而且要成为文书档案管理的行家理手。一名优秀的文秘人员，必须在通过努力不断地提高自身综合素质的基础上，做好文档工作的每一个细节，做好现代文秘工作，并使之和档案工作规范管理，促使文书档案的价值得以更大程度的发掘和展示，更好地为单位服务。以下几点将对此作出比较具体性的说明。 一、加强教育培训，提高文秘人员素质。 文秘工作是一项协调性、政策性、实践性以及政治性的工作，要求文秘人员具备强有力的综合性的能力，不断地加强教育培训以及引导他们自主进步，为文秘工作的不断进步以及文档管理的不断创新提供莫大的活力。详细一点来讲，第一，由于文秘工作的特殊性，要求文秘人员在具备了一般工作人员的基本条件之外，还要拥有良好的技能修养、知识修养、作风修养以及品德修养等条件，通过尽可能多地给文秘人员提供培训、学习平台的手段，让他们在更加宽阔的空间施展自己的才能。同时适当的引入有效地竞争机制，引导文秘人员进行主动学习和工作的积极性与热情，激发他们投入到日常工作中去的责任使命感，为文档工作的顺利进行提供扎实的基础。第二，在所属业务管理部门的指导下，对机关文秘人员、文档管理人员，特别是既是文秘又监管文档的人员加强考核，对于在考核过程中表现出色的人员应当给予适当的言语鼓励或者物质嘉奖，以鼓励他们做好本职工作，也带动其他员工的工作热情和主动积极性。第三，要不断地增强文秘人员的档案意识，逐渐地让他们意识到档案管理是一项技术性、政治性以及机要性的工作，需要时刻保持清醒的头脑和强烈的责任心，在做好本职工作的同时，要站在对历史负责的高度，按照既定的规范和标准处理好每一份公文、整理好每一份档案，为今后能够档案能够发挥出更大的价值做好强而有力的铺垫。 二、强化“文档一体化”意识。 “文档一体化”的内涵在于，将文秘工作和档案管理工作从组织制度到操作程序等都串联起来，形成有序统一的整体，这样不仅可以在减少档案部门工作量的前提下保证档案管理的质量，而且在提高文秘人员素养的基础上为企业节省了不少的人力物力，谋取更加广阔的发展空间。具体来说，首先，各企业单位要将档案的重要性的宣传工作穿插于文秘人员的日常工作进程中，要让他们意识到，档案是人们社会实践的历史记录，文秘人员在工作中时刻将档案的重要性牢记于心，在做好本职工作的同时整理好各类档案，为今后工作的顺利开展提供了扎实的基础。其次，单位要打破传统意义的意识强化方式，尽可能多地开展关于如何做好文秘工作与档案工作的学术交流会、有奖竞答知识竞赛、野外拓展训练等活动，激发员工主动参与其中的热情和积极性，潜移默化地让员工在活动中了解和掌握正确处理好文秘工作和档案工作的良好途径和方式，不断地开阔工作的视野和手段。再者，办公室要加强统筹协调工作的整体规划设置，强调“全过程管理”的重要性，要进行合理的分工，建立合理高效的运作机制，如此一来“文档一体化”自然在员工的日常工作中得到了更大程度上的强化和体现，而且各个部门岗位之间的配合默契也在不知不觉中得以加强，利于单位的长足发展。 三、建立完善的工作规章制度。 完善合理的规章制度是任何工作都得以顺利开展的重要基础保障，单位要根据国家的相关制度标准以及单位发展情况的现实需求，制定包含对公文的收文、发文签发以及立档等每一个工作细节的制度说明，确保这些程序和规定具备操作性强、具体实用、简洁明确的特性，方便文档工作的需求。与此同时，要加强监督工作，把公文处理工作列入到文秘人员的岗位责任中，并且根据文秘人员的工作业绩进行考核与奖惩，不断地推动文档工作沿着更加规范化、制度化以及程序化的方向发展。要着重强调文书部门立卷的制度说明，各机关办理完毕的文件材料，都要及时地进行分门别类的收集归档，由文秘人员进行统一的管理，切忌拖拉挤压等不良现象的发生。还有，文秘人员平时要养成有计划地收集整理文件的习惯，这样既方面平时的运用和补充，也为年终立卷做好扎实的铺垫。还有，要充分运用信息技术所带来的益处，加强档案管理的信息化建设，根据单位实际情况建立规范化的电子管理系统，在办公自动化系统中将文件工作与电子政务系统结合成有机的系统，在节省更多人力物力的基础上保证了档案的安全和利用效率，也可以通过自动化系统掌握管理动态，及时改正和补足管理瑕疵，保证文档工作的时效性。 结束语： 文秘工作与档案管理工作是密不可分的有机整体，公文是档案的基础，档案是公文的发展和延续，两者既有着同