招标采购部绩效考核.ppt.ppt

安徽鲁班集团招标采购部绩效管理方案运行草案 目录 一 工作目标二 招标采购部组织架构图三 招标采购部的管理制度四 采购运作模式五 采购工作职能六 集团对采购任务完成情况的考核七 采购内部考核措施八 甲供材的管理九 采购计划的编制及报送时间要求十 相关凭证十一 招标采购部工作流程 岗位责任十二 招标采购部电网条列 招标采购部工作目标 严格推行集团计划管理体制 紧紧围绕与满足集团项目开发节点要求进行招标采购 严格招标采购流程 强化成本控制 保证采购质量 以降低招标采购成本为主要目的 根据工作要求完成岗位责任目标 坚决贯彻落实各项会议决议 工作安排 领导批示 管理制度及实施流程 一 安徽鲁班集团招标采购部组织机构 部长 汪廷才 副部长 潘培旺 建筑采购主管 马三九 农业采购主管 刘立仁 酒店采购主管 丁培中 信息计划主管 汪锡炜 招标主管 王毅 财务主管 陈芸 空缺 刘玉红 陈浩 吴希明 陈德新 宣昌水 吴宗林 空缺 吴铿 王亚凡 负责钢材采购 负责钢构采购 桂瑞丽 部长助理 马三九 黄金水 招标采购部的管理制度 1 目的为维护公司利益 保证工程质量 以规范的程序 合理的低价 多家比较 择优选择有实力的最佳合作单位 提高资金使用效益 为公司创造更多的价值 根据相关法律法规制定本制度 适用范围2 1公司直接进行的公开招标 邀请招标和内部组织招标 自行采购 2 1 1公开招标 是指招标人以招标公告的方式按照集团规定的程序邀请不特定的法人或者其他组织投标 2 1 2邀请招标 是指招标人以投标邀请书的方式按照集团规定的程序邀请特定的法人或者其他组织投标 2 1 3内部组织招标 自行采购 是指招标人或采购人按照货比三家的原则自行组织邀请法人或者其他组织进行投标或采购 2 1 4符合下列采购条件的必须进行招标项目的勘察 设计 施工 监理以及与工程建设有关的重要设备 材料的采购 达到下列标准之一的 必须进行招标 1 施工单项合同估算价在200万元人民币以上的 2 重要设备 材料等货物的采购 单项合同估算价在100万元人民币以上的 3 勘察 设计 监理等服务的采购 单项合同估算价在50万元人民币以上的 4 单项合同估算价低于第 1 2 3 项规定的标准 但项目总投资额在3000万元人民币以上的 5 公司领导认为有必要进行招标的 2 1 5符合下列采购条件的可以进行邀请招标 1 项目技术复杂或有特殊要求 只有少量几家潜在投标人可供选择的 2 受自然地域环境限制的 3 涉及国家安全 秘密或抢险救灾 适宜招标但不适宜公开招标的 4 拟公开招标的费用与项目的价值相比 不值得的 5 法律 法规规定不公开招标的 6 公司领导认为有必要进行邀请招标的 2 1 6符合下列采购条件的必须进行内部组织招标 自行采购 1 工程施工单项合同估算价在30万元人民币以上 2 设备 材料等货物采购合同估算价在20万元人民币以上 3 勘察 设计 监理 咨询 营销等服务的采购 单项合同估算价在10万元人民币以上 4 与公司合作良好且在公司合格分供方名录中具有一定实力的采购或服务单位的招标 5 公司领导认为可以自行采购的 2 2公司参与和监督 项目公司具体承办招标工作 3 职责3 1负责招标的全过程组织管理工作 3 1 1协调 组织完成各项招标工作计划 逐步完善招标工作流程和办法 3 1 2负责编制招标程序文件和招标标书工作 负责选定招标代理机构 合理安排招标日程 3 1 3负责办理招投标登记手续 发布招标通告 3 1 4组织对投标单位进行资质审查工作 按照相关办法和程序确定邀标单位 3 1 5组织开标工作 3 1 6组织招标小组评标讨论会 按时完成评标 定标工作 3 1 7确定中标单位 签定中标合同 3 1 8负责全部招投标资料及过程文件的整理 归档 3 1 9处理招标过程中的其他工作 3 1 10监督各个项目的招标工作 3 1 11完成领导交办的其他工作 3 2负责自行采购管理工作 3 2 1协调 组织编制物资 服务采购计划 逐步完善物资 服务采购管理制度 3 2 2负责市场调查 了解市场行情 及时掌握主要材料 设备价格 3 2 3完善供货 服务商档案资料 逐步建立合格供货商名录 3 2 4提供满足质量 经济 技术要求的多家供货 服务商 3 2 5综合评价供货 服务商 协助签订买卖合同 3 2 6负责进场材料 设备的验收 3 2 7负责资料的收集 整理工作 3 2 8完成领导交办的其他工作 4 工作流程4 1公司直接组织的招标流程4 1 1招标采购部根据工程情况编制招标计划 4 1 2工程部确定质量标准 技术要求 工期要求 4 1 3合同预算部编制经济标标底 4 1 4成立招标小组 签订招标代理委托协议 4 1 5招标采购部负责做好招标审批手续工作 财务部做好资金落实工作 4 1 6招标采购部负责编制资格预审文件 招标文件 4 1 7发布资格预审公告 4 1 8购销资格预审文件 4 1 9进行资格审查 资格审查主要审查潜在投标人或者投标人是否符合下列条件 1 具有独立订立合同的权利 2 具有履行合同的能力 包括专业 技术资格和能力 资金 设备和其他物质设施状况 管理能力 经验 信誉和相应的从业人员 3 没有处于被责令停业 投标资格被取消 财产被接管 冻结 破产状况 4 在最近三年内没有骗取中标和严重违约及重大工程质量问题 4 1 10发资格预审通知书和投标邀请 4 1 11购销招标文件 4 1 12现场考察 招标文件澄清和修改 4 1 13投标人投标 4 1 14开标 评标 定标 4 1 15发中标通知书 4 1 16签订中标合同 4 2公司直接组织的邀标流程4 2 1工程部确定质量标准 技术要求 工期要求 4 2 2合同预算部编制经济标标底 4 2 3成立招标小组 签订招标代理委托协议 4 2 4招标采购部负责做好招标审批手续工作 财务部做好资金落实工作 4 2 5调查确定有资格的投标人 4 2 6编制报送招标文件 4 2 7发放投标邀请书 4 2 8购销招标文件 4 2 9现场考察 招标文件澄清和补遗 4 2 10投标 开标 评标 定标 4 2 11发中标通知书 4 2 12签订中标合同4 3自行采购流程4 3 1招标采购部根据工程情况编制采购计划 4 3 2工程部确定采购标的质量标准 技术要求 工期要求 4 3 3合同预算部编制采购标的经济指标 4 3 4招标采购部进行市场调研 了解相关单位情况 确定至少3家单位 在公司合格分供方名录中的单位优先 4 3 5组织专家讨论会进行讨论 4 3 6确定采购单位 4 3 7签订采购合同 4 4公司参与和监督 项目具体承办招标模式下的招标程序4 4 1项目公司编制招标计划 报公司工程部 合同预算部 财务部 4 4 2工程部审核招标项目的技术标是否符合要求并提出修改意见 4 4 3合同预算部审核经济标是否符合要求并提出修改意见 4 4 4财务部负责审核资金落实情况 4 4 5项目公司按提出的修改意见编制标书 报公司招标采购部 4 4 6招标采购部审核招标程序的合理性并提出修改意见 4 4 7项目公司开始组织招标的各项工作 4 4 8项目公司将招标资料报招标采购部备案 5 记录5 1项目总体招标计划表5 2项目总体招标计划审批表5 3内部组织招标用表5 4采购计划需求用表5 5招标询价记录表5 6采购产品出入库表5 7招标采购产品验收表 四 运作模式 采购是为集团及所属单位的生产 经营和工程建设项目所需物资 工程 服务的采购 设立招标采购部的主要工作职责 统一管理采购计划 采购计划的实施 进行集中采购 降低采购成本 增加企业效益 建立集团采购供应商数据库 维护供应商关系 意义 有利于统一管理 统一发标及资源信息互相共享 便于高效地完成采购计划单和招标需求 上述采购包含直接询价采购 招标采购 协议采购 议标采购等 五 招标采购部工作职能 采购的主要任务是保障和统筹安排集团内部一切所需物资的供应 以及物资后勤服务工作 采购包括 建筑材料 装修材料 电线电缆 机器设备 电子电器 工业原材料 零部件 农资 厨房用品用具 酒店原材料及食品 办公设备与办公耗材等 六 集团对采购任务完成情况的考核 1 采购部门是否按照计划申请单要求进行采购 2 采购是否在规定的时间内完成了所有计划任务的采购3 采购之前是否做到适时 适质 适量 适价 适地为原则进行合理采购4 采购在工作工程中是否延误工程工期5 采购人员有没有做到询比价工作6 采购计划单和询价单有没有妥善归档保存7 采购员在采购过程中有没有做到对供应商信息进行合理筛选 七 采购内部考核措施 参照 集团公司绩效考核办法 对员工的日常工作完成情况实施考核 考核硬性指标如下 一 时间绩效的考核占20 1 停止断料 影响工时2 紧急采购的完成情况 二 产品品质绩效的考核占20 1 进料的品质合格率2 物料使用的不良率或退货率 三 数量绩效的考核占20 1 呆物料金额2 呆物料处理损失金额3 库存金额4 库存周转率 四 价格绩效的考核占20 1 实际成交价格与标准市场平均价的差额2 实际价格与过去平均价格的差额3 采购成交价与预算价格的差额4 采购成交价与信息价的差额 五 效率指标1 采购部门在采购当中的采购费用2 采购金额3 采购金额占销售金额的百分比4 新开发供应商的数量5 采购的完成率6 错误采购的次数7 订单处理的时间8 其他指标 采购绩效的评估方式 采购人员的绩效评估方式 采用目标管理与工作表现考核相结合的方式进行 1 目标管理考核占采购人员总绩效评估的70 2 公司的人事考核 工作表现 占绩效评估的30 3 两次总和即采购人员绩效绩效分数 目标管理考核 70 工作表现 30 八 甲供材的管理 1 所有需求单位提交的物资需求计划 须按集团物资采购流程履行相关审批手续后 由采购小组进行询价 采购 2 所有单位固定资产添置申请 需求单位应按照规定的申报程序办理有关事项后 报集团资产管理部组织评审和报批后 以文字形式通知招标采购部组织询价 采购 3 采购签约之前 采购员应对供货厂商的资质 地址 准用证 合格证 检测报告及相关技术指标等资料进行审查 在确定采购厂商后 应将所获取的资料按规定存档 5 对部分应获取样品的物资采购 招标采购部应对供方样品进行封样 并将 产品封样 保留到合约试用期直至保修期结束 以保证所供物资符合样品要求6 所购物资必须履行验收交接 包括 数量 质量 规格型号 价格以及相关技术资料等 物资需求单位应及时组织和召集有关人员 对所购物资进行综合验收 并在验收单和相关单据上签字 7 招标采购部为需求单位所购买的各类物资 大宗原料除外 原则上应按照规定程序办理验收入库后履行领发料手续 除钢构 神牛 东源米业 鲁班国际酒店以及大浦绿洲等单位外 其他单位和建设 施工项目等一律不得另行设立二级仓库 招标采购部对各需求单位所需物资应及时供应 8 不能直接入库的大宗物资的供应的交验地点由需方指定 各工程建设 施工和需求单位应指定专人与招标采购部对接 其职责是 负责全部在建工程所有物资需求计划的申报和物资领用 并分别按工程项目建立明细的物资消耗台帐 按月与招标采购部采购小组以及财务帐目进行核对 保证各类物资所投入的数量 金额与帐目一致 9 已入库的物资领用 由各需求单位指定专人与招标采购部对接 负责办理所需物资的申报和领用 10 各需求单位对已确认收到的物资负有保管责任 如有丢失由领用单位自行负责 九 采购计划的编制及报送时间要求 物资采购申请单兹有单位 因需要 特申请采购部分物资 见下附表 请领导批准 申请人 申请单位负责人 年月日领导批准 物资类型 生产原材料辅助材料工程材料固定资产 招标采购部采购询价单编号 NO 询价时间 年月日时询价结束时间 年月日时 计划员签名 采购员签名 公司领导审批 招标采购部采购计划单编号 编制日期 年月日 计划员 采购员 负责人审批 招标采购部物资出库单NO 00001出库日期 年月日购 用 货单位 公司负责人 财务收款人 发货人 提货人 第一联存根 招标采购部产品 商品 入库单NO 00001 实际入库时间 年月日 第一联仓库存根联 公司负责人 部门负责人 采购责任人 保管员 备注 入库单 由仓库保管员根据进货发票 或进货清单 经验收合格后开出 部长职责 主持招标采购部全盘运营和管理工作 贯彻执行集团有关规章制度 并定期将实施情况向集团报告 组织制定招标采购部年度运营目标 并督促运营目标的实施和完成 负责大宗物品采购和招标项目的决定工作 建立和完善招标采购部各项管理制度 并组织实施 负责对招标采购部部门人员的考核和提出任免建议 负责对招标采购部员工奖惩和薪酬的调整方案拿出报批意见 负责对会计报销凭证的确认和报批 负责集团领导交办的其他任务 副部长职责 协助部长日常运营管理工作 参与制定本部门年度运营目标 并负责实施 负责本部门内部考核制度的建立和实施 参与或主持本部门对相关项目的洽谈 并向部长汇报 负责协调本部门与集团相关部门的工作关系 参与本部门资金使用和分配方案的研定 负责对本部门报销凭证的审核 完成部长交办的其他工作任务 部长助理职责 协助部长日常运营管理工作 参与制定本部门年度运营目标 并负责实施 负责本部门内部分管业务部门考核制度的建立和实施 分管采购组 参与或主持本部门对相关项目的洽谈 并向部长汇报 负责协调本部与集团相关部门的工作关系 参与本部门资金使用和分配方案的研定 负责对分管业务部门报销凭证的审核 完成部长交办的其他工作任务 部门工作分工 部长 副部长负责 部门各项规章制度的建立和完善 并赋予实施 组织大宗物资的采购洽谈 合同签订 市场运作与调查 供应商的确定 资金需求与使用 票据的审批以及人力资源管理以及各项目的招标工作等 部长助理负责采购一组 建筑采购负责 集团总部 地产集团 鲁班钢构 鲁班神牛等公司及二级机构的物资采购与供应及各项目部的钢材采购 农业采购负责 新农村建设 大浦农业生产 弋江现代农业 有贤龟鳖园 食用菌研究所的物资采购与供应 酒店采购负责 大浦绿洲 鲁班国际酒店 海啸餐厅 快捷酒店 员工食堂的原材料及物资的供应 并定期提供餐饮物品的市场调研报告 信息计划负责 装修工程材料的核价与采购 机械设备的购买 计划单的收集及分发 询价单收发与归档 辅导其他部门提供市场信息 合格供应商档案的整理 合格供应商的初步筛选 本部门员工内部考核等 财务负责 财务管理和结算以及财务分析等工作 招标采购部 负责各申请单位招标申请单位的标书的制定和发放以及投标单位的资质审查 招标工作组织实施等等 主办会计职责 1 负责建立财务管理工作流程和有关财务管理制度2 负责编制财务报表 财务计划和经营预算 协助落实计划实施 及时了解财务管理中存在的问题并加以解决 重要问题要及时向领导汇报3 负责对所有资产及存货 资金 收入的核对和组织盘点 力求做到帐帐相符 账实相符 合理利用和节约资金 4 认真做好经营预测和经营分析 按时向领导报送财务经营状况 现金流量和财务分析报告 针对经营中存在的问题 提出合理建议5 审核采购招标合同执行情况 督导成本控制 根据经营情况 完善成本和费用控制程序 6 监督应收款回收情况 确保公司资金的安全 7 会计帐务的处理 实行电脑帐套和手工帐并主 和建立必要的会计台账 负责对甲供材的统计 及时做好财务统计资料的整理 负责员工借支的审批及冲账工作 出纳会计工作职责 1 根据集团总部安排履行出纳职责 认真执行公司规章制度 遵守财经纪律和财务规则 2 严格现金管理 谨防资金丢失和被盗 保证资金绝对安全 3 认真做好款项支付之前的凭证复核工作 对发现不合理 不真实的有关支出事项应不予报销 并及时向部长报告或向上一级领导汇报 4 认真登记现金和银行存款日记帐 做到资金结算日清月结 保证其真实 清晰 完整 5 对银行存款未达帐 应及时登记和清理 发现问题及时纠正 6 做好采购人员发票登记工作 以及发票核销手续的完善 7 服从领导临时安排的其他工作 采购部主管工作职责 一 根据物资采购计划 积极组织实施 并确保完成各项采购任务 二 调查研究公司物资需求及消耗情况 熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况 指导并监督下属开展业务 确保公司物资正常采购 三 熟悉掌握各类物资的属性 督促购进物资的质量 对物资的采购和质量负有领导责任 四 采购各部密切配合协调 统筹安排和确定采购项目以及采购地点 提高采购效率 避免重复采购和减少不必要的采购成本 五 监督检查各采购员的采购进程以及价格执行情况 出现问题及时向领导汇报六 每月初 将上月全部采购任务完成 或未完成 情况以文字形式报部长和相关部门 七 要求本人及其下属做到 对公司忠诚 不准泄露公司商业机密 严禁接受厂商回扣 赠品 宴请等贿赂行为 采购人员工作职责 1 采购员须注重职业道德修养 对公司忠诚 严禁接受厂商回扣 招待 赠品 宴请 2 须精通采购业务 了解商品特性 慎重选择商品 避免假冒伪劣商品或被厂商蒙骗 3 注意市场行情变化 掌握市场信息 坚持货比三家 以及提高谈判谈判技巧与技能 尽一切可能降低采购成本 4 积极对审批后的采购计划组织实施 确保建设 生产和经营物资及时供给5 深入市场 了解行情 建立稳定的供应商采购渠道 并做到拓宽新的采购渠道的建立 6 严格按采购流程进行工作 采购单据和报账程序必须按公司规定要求 及时办理完整的入账手续 信息计划主管工作职责 进行市场调查研究 提供可靠的市场信息 对市场信息进行初步的筛选 2 协助其他采购小组采购 并对他们实施情况进行跟踪 3 及时收集分发物资采购清单 询价单的归档 并进行有效跟踪工作 4 记录和反馈公司各部门所反映的各种问题 并及时与相关部门沟通和协调5 收集和整理客户资料 建立合格供应商档案库 及时调整客户档案信息 6 负责对各部门员工的业绩考核工作 7 做好所有材料物资询价 核价资料的整理工作 8 完成领导交办的其他任务 仓管员岗位职责 1 认真执行货物入库验收 坚持按照货物验收入库和出库流程 做到验收及时 手续完备 凭证齐全 单物相符 确保物资安全无损 2 坚决杜绝数量 质量和包装不符合要求的物资入库 3 库内物资的存放 要求归类清晰 整齐有序 便于清点和管理 4 对进出一切物资 应及时登记相关明细帐和建立必要的备忘台帐 做到账物相符 帐帐相符 5 仓库所有物资 必须经领导审批后方可办理领用出库 严禁将货物私自外借和占为己有 一经发现 将严肃查处 6 重点库存物资和常用物资的库存情况 须及时向有关领导汇报 7 每月末将本期发生的所有出入库单完整无缺地交报财务部入账 8 认真完成领导交办的其他工作任务 招标部门职责 1 根据集团内部单位生产经营需求制定招标工作计划2 搜集整理供应商资源3 根据集团内部单位招标计划制定招标具体方案 拟定整理招标条件 组织招标条件 招标文件 评审会议4 发布招标信息5 接收投标文件 组织投标单位资格审查6 组织投标保证金的收 退工作7 组织开标 评标 组织安排议标 定标8 向招标工作领导机构报告情况 重大招标项目与招标决策机构共同定标9 与合同管理部门共同商定合同签订工作10 对招标合同的履行进行监督 收集用户对中标项目的反馈意见 招标专员岗位职责 1 在招标采购部负责人的领导下 实施招标计划收集 整理工作 2 根据招标需求编制 修订招标文件 3 组织参与招标条件评审工作 4 负责招标文件发放工作 接收投标单位投标资料 收集 整理 汇报投标单位意见 5 参与投标评审 负责建立供应商数据库 根据部门负责人安排就招标事项与投标单位进行沟通 6 具体安排招标会议 向部门负责人定期报告招标情况 7 根据部门负责人安排参与议标 洽谈 合同签订工作 负责招标档案管理工作 8 认真完成领导交办的其他工作任务 物资设备招标采购流程 1 使用部门提报需求计