聚成大型研讨会会务系统.doc

聚成大型研讨会会务系统研讨会会务，是现场直播、真人演绎的客户见证，是大课会务的前提，其质量直接影响到集团的形象及推广的成功率。所谓细节定成败！为保障研讨会的成功举办特制订本会务模板，以便分公司参考实施。第一章 会 前第一条 讲师接洽(一) 提前半个月制订研讨会月度工作计划，并与讲师预定时间。(二) 提前两天与讲师确认工作进度与会务细节1、 工作进度：邀约情况、客户问题汇总（此项视情况而定）；2、 会务细节：行程、接待需求、课程流程、接待人员姓名与电话等。3、分公司需有讲师情况记录（表格）会务总监务必做好老师饮食习惯、居住习惯、喜欢饮料、特别要求、禁忌细节、生日等各种具体环节的记录，并要求接待人员提前调阅讲师资料，熟悉研讨会老师喜好和习惯；第二条 讲师接待接待工作以照顾好讲师食宿，保证讲师良好状态为目的，以合理使用费用为原则，根据接洽时所了解到的接待需求与具体的情况进行妥善安排，如：(一) 提前预订好酒店：舒适、方便，能上网，水果适当安排。 (二) 安排课前餐：时间尽量充裕，地点提前预订，菜式主要以讲师口味为准。(三) 预留讲师课前小休、状态调整、补充水分、妆扮等时间。(四) 必须安排讲师休息室。(五) 尽量安排助教休息区，以便讲师与内部工作沟通。第三条 会场布置(一) 选用旁边无歌舞厅、无交通噪音的高档、封闭型会场（后门进入，有正式舞台和讲台）。（二）1、酒店会场最好偏僻一点，防止客户太容易回家，最好安排客户在会场酒店住。2、酒店会场尽量选大点的，够客户住宿；如果收的钱是包吃住的，而当时的酒店又不够住，客户有情绪，为什麽住不下时？最好找几个漂亮女孩子安抚客户的情绪并向客户解释情况；如果遇到客户不想在公司预定的酒店住，或者不想两个人住一起，也可以同意客户住外面酒店，不过不予退回费用；分公司可根据实际情况而定。(三) 投影仪1、在保证不会被讲师遮挡的情况下（如投影仪悬挂天花板），投影幕安排在两侧（最好是两侧都有投影幕）。 (四) 课桌1、老师的讲台与第一排位置的距离为1.5M至2M(如右图)；2、课桌摆鱼骨型（正位留给学习顾问桌长坐），两组座位间通道距离不宜太窄，以便客户随时能冲上讲台 ；会场近讲台前方两侧准备桌子座位财务人员就坐（方便成交时第一时间上台刷卡）。 3、桌椅按照统一规格对齐摆放（场内不需白纸和笔，矿泉水最好留给每桌桌长发，跟客户建立信赖感）。4、讲台上或讲台后面摆两张桌子（铺红布），方便成交时可随时搬上讲台财务人员开收据。(五) 讲师椅:放一张椅子在老师讲台后（方便讲师播放视频等时间休息）。(六) 讲师电脑1、未经讲师本人允许，任何人不得随意使用讲师电脑；2、安排一部备用电脑，课前做好音、视频测试。3、胶带固定电脑、投影仪线路，但必须使用纸张隔离透明胶与线路；4、务必查看电源是否接通，避免中途电池耗尽；检查鼠标、激光笔和激光笔接收器；(七) 白板、白板笔因讲师而异，若不需白板，讲台边则不安排助教站位。(八) 营销物资1、展业：学习卡、课程表、金熊猫卡、老师推广的各种精品班介绍及报名表、讲师特别要求的工具等；(九) 易拉宝：公司介绍、公司荣誉、产品介绍、当地客户见证名录等易拉宝。(十) 喷绘：讲台必须挂上课程主题喷绘。（十一）DJ调试/音响、话筒、调试音量、准备足够电池。 第二章 研讨会期间 第一条 音响师（DJ）(一) 硬件保障1、保障音响无障碍，电池电量足；2、需安排监听音箱（或者有音箱面向讲台，老师试麦时检查）；3、所有与研讨会相关的电源插头必须用胶带固定；4、确保至少6支麦，当面换上新电池讲师麦需选用音质最佳的专用麦；5、提前将音响效果调制最佳状态，避免因为操作出现的故障(1) DJ课前要反复演练播放所有会务音乐；(2) 音量大小都要一步到位，不能拖泥带水，需用标签纸进行定位；(3) 音量大但不刺耳、不吓人。(二) 曲目与音量的配合1、主持人上场音乐需大声，讲师上场音乐不能太大声（若播向前冲则从第17秒开始）；2、讲师讲到高潮客户鼓掌时可配激情音乐，讲师讲到忧伤感情成交时可配忧伤的背景音乐；3、现场台上成交时的音乐需激情让客户冲动，音量大小需提前做好标记。4、授课过程中，讲师每到抖包袱和精彩处，须配合音乐、灯光和掌声；第二条 主持(一) 主持稿1、稿子需经公司和讲师审核通过，主持人不可随意自行更改或添加；2、主持人必须提前熟练台词，同时反复演练主持流程。(二) 开场基本流程1、上台站稳、问好；2、自我介绍（简单）；3、代表主办单位表示欢迎；4、暖场（互动、调动气氛、设计一些问话）；5、纪律说明主持人需看着所有现场客户掏出手机调至震动；6、请出舞蹈队带动客户疯狂跳舞（桌长要疯狂状态必要时可站在凳子上）7、介绍主办单位；8、讲师的塑造；9、请出讲师；10、退场：讲师上台时上前握手（右手），双手递麦（手势下文说明），倒退1至3步（视舞台大小而定）后从最近一侧的通道（绝不允许从中间）退场。(三) 注意事项1、主持人强调课程进行中不添茶水，中场桌长服务，避免来回走动。2、老师台上成交时，主持人实时把握时机配合老师带动客户上台成交；3、主持人需重视妆扮白天淡妆，晚上可稍浓，服饰需大方、职业、有别于其他助教；4、女主持在讲台上需特别注意站姿，如：丁字步；5、主持人给讲师递麦的手势（如图）(1)一只手握着尾端，一只手托着麦头；(2)与水平线成30度角，握低托高；(3)握的一边靠学员，托的一边靠舞台里侧，主持人需提前确认讲师从哪个方向上讲台，以调整握麦与托麦的手势；(4)递麦时，不作双手平托，不允许主持人双手抓麦的中间位置。第三条 护送(一) 人员要求1、可安排六名男助教，健康活力，着工装，以大课方式护送（一定要激情、疯狂状态）。第四条 茶水(一) 物资1、以讲师需求为主，如茶、果汁、枇杷膏、水果、抽式纸巾等，两套（休息室、讲台各一套）；2、水杯用贴纸标明饮品，以便讲师饮用。(二) 送茶水1、讲师上台后1分钟内，茶水送上；2、中场休息时退掉讲台茶水，下半场开始是按开场一样送茶水；3、课程进行中不用换茶水；4、休息室的茶水随时保障，同时配合好讲师的水温需求。第五条 其他助教(一) 灯光师1、必须熟练操作每个开关（提前测试），确保什么开关是什么电源，严格杜绝关灯时将电脑、投影机、音响的电源。2、开关灯时必须一步到位。(二) 门神1、严格把门，不许非签到客户、外人出入；2、进场时向客户问好及作课程提示（如：“您好！为保证会议品质，请您把手机调至静音”）；3、从第一个客户进场开始，严禁助教等内部人员随意出入。(三) 站位1、人员要求：(1)两组，每组男女各一名助教 (2)形象好、状态好、积极响应课程气氛2、位置：会场中间两侧各站一名；3、职责：跑麦、临时客服、纪律监督（如“制止场内打电话”）；(四) 讲师助理1、人员要求：临时助理，男，可由接待人员负责；2、职责：讲师行程等相关安排的确认，课间出入保护(如去休息室及洗手间)。(五) 见习人员：要积极呼应，并配合会务的调动。(六) 注意事项1、所有岗位一旦确定，中途不能随意换人；2、所有需见客户的聚成人员课前需清新口腔（如吃口香糖等）；3、中场如有客户提前离去，必须立刻静静的补人（便装）；第三章 会后第一条 工作总结(一) 课程结束后，由会务总指挥、营销总监以上高管负责主持总结工作如受时间或场地限制，需在可安排的情况下第一时间总结。(二) 内容1、总结会务：表彰好人好事，提出可以提升的空间。2、分析重点客户重点跟进下一个项目(三) 短信跟踪，内容参考短信系统。第二条 送讲师(一) 授课完毕，接待人员须继续做好与讲师的行程沟通。(二) 讲师离开前，接待人员必须做好差旅费的结算，不得拖欠，如有特殊情况，需征得双方同意。课程期间利用熊猫卡转介绍，主持人在台上感情成交宣导，每桌桌长必须要求客户填好转介绍客户的名单才派发金熊猫卡，并塑造金熊猫卡的价值。爱心推荐表如下：爱心推荐嘉宾姓名 手机号码 十、推荐贵宾 职务 公司名称 手机号码 九、推荐贵宾 职务 公司名