公司快递管理规定.doc

。公司快递管理规定1.0目的及适用范围：为了防止快递丢失，明确快递发放规则，特制定本规定；本规定适用于公司与用户、厂商之间合同及发票的往来业务的快递。2.0快递发放原则l 为确保安全性，给用户的发票金额在1万元以上的，原则上不允许以快递形式发出。如果要寄送至外地或者经部门经理批准，可以发送。l 为尽量保证与用户的交流，方圆3公里之内的，要亲自送达。不允许发快递。30快递发送流程3.1.发起快递申请工单l 发起人：由申请人邮件发起工单发送快递申请单；l 邮件主题：发送快递申请收件公司名称姓名l 正文要求：申请人将发送快递申请单贴入邮件正文l 收 件 人：行政接口信箱；业务部门负责人（经理、总监）、运营接口信箱3.2. 快递发送审批规定l 对于符合快递条件的，无需审批，由申请人直接到前台填写单据；l 对于不符合条件的，发票金额在1万元以上的，需要部门经理审批，回复邮件后才能送到前台33发送快递前的准备l 申请人将快递密封好，填写单据，送到前台；l 由前台审核是否符合条件l 前台对照快件上的信息在快递登记表上填写。l 对于符合条件的快递，前台联系圆通快递；l 对于特殊审批的快递，由前台联系顺峰发送；在联系快递前要由综合管理部总监审批l 快递公司来取件时要在快递登记表上进行签字确认。34发送快递后的工作l 快递员将快递取走后，由前台逐个全部回复工单，写明：快递单号、发出时间l 申请人依据前台回复的快递单号和发出时间，给用户发邮件,见快递接收提醒函，并且要进行电话或者QQ等通知；l 在本市快递发出3天时，申请人必须联系收件人，确认是否收到快递；并且全部回复邮件。对于外地快递必须要在发出后5天时确认。l 到达指定的与用户确认时间，没有得到申请人回复邮件时，前台要进行邮件提醒，并且通知申请人部门经理与用户在发出后第4天完成确认；如果申请人在第4天12：00前还没有确认给前台回复邮件，前台发邮件给运营质量部主管，记录申请人、申请部门差错一次。l 行政前台在收到申请人回复快递收到后，结束工单。34其他规定l 申请人必须如实写清快递件中的内容，以便发生意外情况时进行索赔。l 如果因申请人在快递发出后没有通知用户，或者出现申请人没有在快递发出后3天内（外地5天内）与用户确认是否收到，而导致快递丢失后的损失，由申请人自负后果。l 私人快递可由公司代发，也同样要填写发送快递申请单，在备注中注明是私人快递；费用自理；l 销售部代为客户发快递，费用可先由办公室财务处请款，客户付运费款后方可凭快递公司发票填写费用报销单；l 发件人需认真填写发送快递申请单，未填者行政前台不允许发出；l 发送物品时，如运费过高需提前与行政负责人说明发件理由后方可发件；l 未经同意，严禁员工直接安排快递公司进行取件服务，一旦发生，费用将由员工自理，公司不予报销。特殊情况除外。40 与快递公司的接洽4.1.快递公司的选择l 每季度末前台将快递数量、费用及自己了解到的快递事故（延误、毁损、丢失）上报给行政负责人；l 行政负责人需对快递公司的服务进行评价，看我们是否还需要和这家进行合作；l 再找三家以上快递公司进行询价，判断目前的行政收费及服务情况；l 确定两家要合同的公司，一家要求低价高效，递送普通快递；另一家有完善的质量保障体系，递送重要单据。l 分别与两家公司签订协议，规避公司风险。4.2.快递费用每月行政前台统计各部门快递费用，报送行政部负责人，行政部负责人审批后，通报财务部、各业务部总监；4.3.事故的处理对于在应到达时间，用户没有收到快递的，由前台负责与快递公司进行联系，记录事故，并通报行政部负责人、业务部门总监。启动应