报表.ppt

5 1报表概述 报表是Access数据库的对象之一 用来制作要打印的 格式化的 汇总的各种业务数据 本节介绍以下内容 5 1 1报表的视图5 1 2报表的组成结构5 1 3报表的类型 5 1 1报表的视图 视图是指用户制作报表时 所用到的图形窗口界面 报表有三种视图 具体如下 1 设计视图创建或修改报表的图形窗口界面被称为报表设计视图 进入报表设计视图的方法为 要新建报表 在 数据库对象 窗口中单击 报表 按钮 选中 在设计视图中创建报表 单击工具栏上的 设计 按钮 对已经存在的报表 在 数据库对象 窗口中选中所要的报表 单击工具栏上的 设计 按钮 2 打印预览视图用于查看报表在打印输出时 每个页的整体输出效果 3 版面预览视图用于查看报表在打印输出时 每个页的真实输出格式 在一种视图中 将鼠标指向报表的标题栏 然后按鼠标右键 在打开的快捷菜单中选择另一种视图 可以实现三种视图的转换 5 1 1报表的组成结构 报表一般由 报表页眉 页面页眉 主体 页面页脚和报表页脚 五个部分构成 每个部分称为一个 节 如图所示 如果对报表中的数据进行了分组 那么报表还会有组页眉和组页脚 报表各节的用途 1 报表页眉报表页眉位于报表开始处 通常用来设置报表的标题 使用说明等信息 报表页眉节的内容只在报表的第一页打印一次 一般来说 报表页眉主要用作报表的封面 2 页面页眉页面页眉节的内容一般在每个页的顶端都显示一次 因此我们通常在页面页眉内显示数据的列标题 3 组页眉如果对报表中的数据进行了分组 那么可以在表中添加组页眉 组页脚 以便对数据进行分组输出 组页眉主要用来显示分组字段的相关信息 它仅在每个分组数据开始时显示一次 报表各节的用途 4 主体主体节是报表中显示数据的主要区域 主体节是报表必须有的部分5 组页脚组页脚用来显示分组的统计 汇总信息 它仅在每个分组数据结束时显示一次 6 页面页脚页面页脚节的内容一般在每个页的底部都显示一次 因此我们通常在页面页脚节内显示页码 日期等信息 7 报表页脚报表页脚位于报表的最后 通常用来显示整个报表的计算汇总及其它统计信息 5 1 3报表的类型 报表按显示数据的形式可以分成四种 纵栏式报表 表格式报表 图表式报表 标签式报表 1 表格式报表 表格式报表在主体节中 以行 列表格形式显示记录的值 一行显示一条记录 一页显示多条记录 记录的字段名 标题 不显示在主体节中而显示在页面页眉中 如图所示 2 纵栏式报表 纵栏式报表在主体节中 以垂直方式显示每条记录 每行显示一个字段 左侧显示字段名 右侧显示字段值 如图所示 3 图表式报表 图表式报表在主体节中 以图表的形式显示数据 图表可以更直观地显示出数据之间的比例关系 如图所示 4 标签式报表 标签式报表主要用来制作物品标签 客户标签等 如图所示 5 2使用向导创建报表 制作报表的一般步骤是 先利用 向导 制作出报表的基本轮廓 然后再到报表的设计视图中对报表进行修改 例5 1 创建如图5 2所示的显示图书馆各种书的表格式报表 5 2 1使用 报表向导 创建表格式报表 在 数据库对象 窗口中单击 报表 按钮 单击工具栏上的 新建 按钮 随后出现如图5 6所示的 新建报表 对话框 图5 6 在 新建报表 对话框中选择 报表向导 再选择 图书品种 表作为数据源 单击 确定 按钮 出现 报表向导 的第1个画面 如图5 7所示 5 2 1使用 报表向导 创建表格式报表 图5 7 在图5 7的画面中 将 图书品种 表的 品种号 书名名 出版社 第一作者 单价 字段从 可用字段 列表中添加到 选定的字段 列表中 单击 下一步 按钮 出现 报表向导 的第2个画面 如图5 8所示 5 2 1使用 报表向导 创建表格式报表 图5 8 图5 8画面 用来设置是否对数据进行分组 这里我们不进行分组 因此单击 下一步 按钮 出现 报表向导 的3个画面 如图5 9所示 5 2 1使用 报表向导 创建表格式报表 图5 9 在图5 9画面中选择 品种号 作为排序字段 单击 下一步 按钮 出现 报表向导 的4个画面 如图5 10所示 5 2 1使用 报表向导 创建表格式报表 图5 10 在图5 10的画面中选择 表格表 布局 纵向 方向 单击 下一步 按钮 出现 报表向导 的第5个画面 如图5 11所示 5 2 1使用 报表向导 创建表格式报表 图5 11 在图5 11画面中选择报表的样式为 紧凑 单击 下一步 按钮 出现 报表向导 的第6个画面 如图5 12所示 设置报表的标题为 图书品种 单击 完成 按钮 5 2 2使用 标签向导 创建标签式报表 例5 2 创建如图5 5所示的显示全体读者的标签式报表 5 2 2使用 标签向导 创建标签式报表 在 数据库对象 窗口中单击 报表 按钮 单击工具栏上的 新建 按钮 在随后出现的 新建报表 对话框中选择 标签向导 再选择 读者 表作为数据源 单击 确定 按钮 出现 标签向导 的第1个画面 如图5 13所示 图5 13 5 2 2使用 标签向导 创建标签式报表 图5 13画面用来设置标签的尺寸和横向打印标签的个数 可以通过选择各厂商预制好的各种型号的标签 也可以单击 自定义 按钮 自己定义标签的尺寸和横向打印标签的个数 这里我们选择 Devauzet 厂商的 6346P 型号的标签 单击 下一步 按钮 出现 标签向导 的第2个画面 如图5 14所示 图5 14 5 2 2使用 标签向导 创建标签式报表 图5 15 图5 14画面用来设置标签的字体 字号等参数 本例的设置如图5 14所示 单击 下一步 按钮 出现 标签向导 的第3个画面 如图5 15所示 5 2 2使用 标签向导 创建标签式报表 图5 16 图5 15画面用来设置标签上要打印的字段及格式 本例的设置如图5 15所示 单击 下一步 按钮 出现 标签向导 的第4个画面 如图5 16所示 图5 16画面用来设置报表中标签的排序字段 这里选 借书卡号 作为排序字段 单击 完成 按钮 课堂练习 制作一个如图所示的标签 5 2 3使用 图表向导 创建图表式报表 例5 3 创建如图5 4所示的显示图书馆各类读者的男女比例的图表式报表 5 2 3使用 图表向导 创建图表式报表 先制作一个名为 各类读者男女 的查询 SQL语句如下 SELECT借书卡号 性别 读者类型名称FROM读者 读者类型WHERE读者 读者类型 读者类型 读者类型号 5 2 3使用 图表向导 创建图表式报表 在 数据库对象 窗口中单击 报表 按钮 单击工具栏上的 新建 按钮 在随后出现的 新建报表 对话框中选择 图表向导 再选择 各类读者男女 查询作为数据源 单击 确定 按钮 出现 图表向导 的第1个画面 如图5 17所示 图5 17 5 2 3使用 图表向导 创建图表式报表 在图5 17画面中 将 可用字段 列表中的字段全部添加到 用于图表的字段 列表中 按 下一步 按钮 出现 图表向导 的第2个画面 如图5 18所示 图5 18 5 2 3使用 图表向导 创建图表式报表 图5 18画面用来设置图表的样式 这里选 柱形图 按 下一步 按钮 出现 图表向导 的第3个画面 如图5 19所示 图5 19 把用来计数的字段 借书卡号 拖到此处 把用来分类的字段 读者类型名称 拖到此处 把用图例显示其值的字段 性别 拖到此处 5 2 3使用 图表向导 创建图表式报表 图5 19画面用来设置图表的X坐标轴 Y坐标轴和图例所使用的字段 X轴应设置为用作第一级分类的字段 这里设置为 读者类型名称 字段 Y轴应设置为用作计数或汇总的字段 这里设置为 借书卡号 字段 图例应设置为用作第二级分类的字段 这里设置为 性别 字段 如图5 19所示 按 下一步 按钮 出现 图表向导 的第4个画面 如图5 20所示 图5 20 修改图表 如果要修改制作好的图表 可以对图表报表作如下操作 1 进入图表的编辑状态进入图表报表的设计视图 用鼠标双击图表 进入图表编辑状态 关闭打开的 报表 数据表 窗口 双击这里 关闭这个窗口 修改图表 2 设置X坐标轴的属性 用鼠标右击X轴 在打开的快捷菜单中选择 设置坐标轴格式 随后出现如图5 21所示画面 图5 21 修改图表 图案 选项卡用来设置X坐标轴图案样式 本例设置值见图5 21 效果见图5 22 图5 22 修改图表 刻度 选项卡用来进一步设置刻度属性 见图5 23 其中 分类数 分类轴刻度线标签之间 用来设置分类轴 X轴 标签显示的间隔 例如 值为1的意思是每1个分类值都显示标签 如果设置为2 那么每两个分类值显示一次标签 字体 选项卡用来设置X轴标签的字体 如果字号太大显示不下 我们可以把字号调小 图5 23 修改图表 3 设置图例的属性图例是指显示读者字段的每个值 男 女所用的图案 删除多余的图例有时系统给出的图例较多 我们用不了 这里我们只有男 女两个值 因此用两个就够了 可以把多余的删除 删除多余图例的操作为 在图表的编辑状态 用鼠标右击某种色彩的图例 在打开的快捷菜单中选择 清除 修改图表 在某个图例上方显示数值在图表的编辑状态 用鼠标右击某种色彩的图例 例如 选代表 女 的图例 在打开的快捷菜单中选择 设置数据系列格式 随后打开如图5 24所示的对话框 在图5 24所示的对话框中选择 数据标签 选项卡 勾选 值 前的复选框 单击 确定 按钮 图5 24 5 2 4使用 报表向导 创建分组报表 例5 4 在 教务管理 数据库中 制作一个名为 各教学班的成绩单 的报表 显示 选课 表中每个教学班的学生成绩单 要求显示 课号 班号 课名 教师姓名 学生的学号 学生的姓名 并在每个教学班的末尾显示班级人数 平均分 例5 4设计步骤 先创建一个名为 各教学班的课名 教师 学生 的查询 SQL语句如下 SELECT选课 学号 学生 姓名 成绩 选课 课号 选课 班号 课程 课名 教师 姓名FROM学生 选课 课程 排课1 教师WHERE学生 学号 选课 学号And选课 课号 课程 课号And 选课 课号 排课1 课号And选课 班号 排课1 班号 And排课1 教师号 教师 教师号ORDERBY选课 课号 选课 班号 例5 4设计步骤 在 数据库对象 窗口中单击 报表 按钮 单击工具栏上的 新建 按钮 在随后出现的 新建报表 对话框中选择 报表向导 再选择 各教学班的课程 教师 学生 查询作为数据源 单击 确定 按钮 出现 报表向导 的第1个画面 如图5 25所示 图5 25 例5 4设计步骤 在图5 25画面中将 可用字段 列表中的字段全部添加到 选定的字段 列表中 单击 下一步 按钮 出现 报表向导 的第2个画面 如图5 26所示 图5 26 例5 4设计步骤 图5 26画面用来设置报表中的数据如何分组 这里用 课号 字段作第一级分组 班号 字段作第二级分组 设置结果如图5 27所示 单击 下一步 按钮 出现 报表向导 的第3个画面 如图5 28所示 图5 27 例5 4设计步骤 图5 28画面用来设置报表中的数据排序字段及汇总字段 这里选择 学号 字段作为排序字段 单击此画面上的 汇总选项 按钮 打开如图5 29所示画面 在图5 29画面中设置对 成绩 字段的求 平均 计算 点选 显示 中的 明细和汇总 单选钮 单击 确定 按钮 回到图5 28画面后单击 下一步 按钮 出现 报表向导 的第4个画面 如图5 30所示 图5 28 例5 4设计步骤 图5 29 例5 4设计步骤 图5 30画面用来设置报表的布局和方向 这里选择布局为 递阶 方向为 纵向 单击 下一步 按钮 出现 报表向导 的第5个画面 如图5 31所示 图5 30 例5 4设计步骤 图5 31 图5 31画面用来设置报表的样式 这里选择 紧凑 样式 单击 下一步 按钮 出现 报表向导 的第6个画面 如图5 30所示 在图5 32画面中输入报表的标题为 各教学班的成绩单 单击 完成 按钮 报表如图5 33所示 例5 4设计步骤 图5 32 5 3在设计视图修改报表 本节我们以 各教学班的成绩单 报表为例 讲解如何在设计视图中修改报表 修改后的报表名为 各教学班成绩单1 它满足下列要求 在报表页眉中显示 学校名称 制作单位 等内容 并且使报表页眉在一个打印页上单独显示 页面页眉不显示任何信息 课号分组页眉 页脚不显示信息 在主体节内只显示 学号 姓名 成绩 字段的值 在班号分组页眉内首先显示 课号 课名 班号 教师姓名 内容 然后显示 学号 姓名 成绩 列标题 并且保持每个分组值在一个页内显示 在班号分组页脚内显示该教学班的平均分 人数 在页面页脚内显示页号等信息 请看修改后的报表样式 5 3在设计视图修改报表 1 每个教学班分成一组2 在每个组的组页眉中显示 课号 课名 班号 任课教师3 在每个组的组页脚中显示该班的平均分 人数 5 3 1在报表中添加 删除节 要在报表中添加或删除节 可以对报表作如下操作 进入报表的设计视图 打开主窗口上 视图 菜单 通过点选 报表页眉 页脚 或 页面页眉 页脚 可以添加或删除报表中的报表页眉 页脚 页面页眉 页脚节 报表页眉 页脚 页面页眉 页脚是同时添加或删除的 如果不想要其中的某个节 例如 只要页面页脚不要页面页眉 那么可以在属性窗口设置不要的节的 可见性 属性值为 否 5 3 2在报表中添加 删除控件 对 各教学班的成绩单 报表的修改步骤如下 进入 各教学班的成绩单 报表的设计视图 如图5 34所示 将页面页眉 课号页眉 课号页脚 班号页眉节中的控件全部删除 再将主体节中的 课名 教师 姓名 文本框删除 图5 34 5 3 2在报表中添加 删除控件 拉大班号页眉的空间 单击主窗口工具栏上的 字段列表 按钮 打开 字段列表 窗口 将 课号 课名 班号 教师 姓名 字段从 字段列表 窗口中拖到班号页眉中 然后根据需要调整这四个字段的大小和位置等 字段列表窗口 字段列表按钮字段列表窗口显示该报表的数据源所包含的字段 5 3 2在报表中添加 删除控件 打开控件工具箱 往班号页眉中添加2个直线控件 3个标签控件 三个标签控件的标题内容分别为 学号 姓名 成绩 设置三个标签的 字号 为12 设置两个直线的 边框宽度 属性为 2磅 将主体节中的 学号 学生 姓名 成绩 文本框与班号页眉中的 学号 姓名 成绩 标签对齐 控件工具箱 5 3 2在报表中添加 删除控件 删除班号页脚中关于班号汇总的文本框 往班号页脚中添加一个文本框 设置文本框附带的标签的标题内容为 人数 设置文本框 控件来源 属性值为 Count 学号 修改后的报表如图5 35所示 打开主窗口上 文件 菜单 单击 另存为 菜单项 在打开的对话框中将报表用 各教学班成绩单1 名称另存 修改后的报表如图所示 5 3 3设置报表 各节的