行政事业资产手册培训资料.doc

1 39 行政事业资产管理信息系统行政事业资产管理信息系统 用户操作手册用户操作手册 济南国子数码科技有限公司 2015 年 7 月 目录目录 目录目录 2 2 第一部分 资产的日常管理第一部分 资产的日常管理 3 3 第一章第一章 资产增加资产增加 3 3 1 本年新增资产的录入 3 1 1 增加验收单 5 1 2 提交验收单 7 1 3 财务审核 7 第二章第二章 资产变动资产变动 1111 1 资产变动 11 1 1 资产变动单的填制与提交 11 1 2 财务审核 14 1 3 变动查询 15 第三章第三章 资产处置资产处置 1717 1 处置申报填报 17 1 1 权限分配 17 1 2 审核流程设置 单位内部三步流程审核 17 1 3 处置申报单的填写与提交 19 2 资产处置单 23 第四章第四章 单据撤销单据撤销 2525 1 资产卡片撤销 25 2 验收单撤销 28 3 变动单撤销 31 4 资产处置申报单 处置单撤销 34 4 1 资产处置申报单撤销 34 4 2 资产处置单撤销 36 3 39 第一部分 资产的日常管理第一部分 资产的日常管理 第一章第一章 资产增加资产增加 系统存在两种资产类型 资产原始数据 新增资产 针对这两类资 产分别使用不同的方式增加 资产原始数据的录入 新增资产的录入 其中资产原始数据和资产原始数据的录入是针对没有验收单据信息的资 产或者本年盘盈出的资产 新增资产录入的是本年度新购置的资产 两 种方式的具体操作均需要资产管理员和财务审核人员共同完成 下面分 别介绍这两种方式 1 1 本年新增资产的录入 本年新增资产的录入 对于正式使用本系统后的新增资产存在单据信息 需要通过验收单 的形式来增加这类资产 使用资产管理员登录系统后 界面如下 界面左侧一列按钮是系统初始时给该资产管理员人员设置的操作权 限按钮 4 39 点击第一项按钮 左侧的功能操作区中点击出现下 图页面 点击 出现下图页面 输入相应的录入数据年份 去掉当前年数据后的对勾 点击确定 进入资产增加窗口 如下图 窗口中 左边显示的是当前资产管理员有权管理的部门树形结构 右边是验收单信息显示的区域 5 39 1 11 1 增加验收单增加验收单 手工填写增加验收单 第一步 选择左侧部门树中某部门 第二步 点击工具按钮增加 生成验收单 如下图 注 1 红色信息为必填项 比如 资产名称 分类代码 计量单位 价值 入账日期等 2 有下拉框的必须下拉选择 比如 使用状况 资产来源 经费 来源等 可以选择的需要选择填写 比如 分类代码 内部管理部门 申购部门 经手人 3 日期可以手工填入也可以选择 如上图界面所示 如果验收单上有数量信息 土地 房屋 构筑物不计算数量 系 统根据该数量 在验收单下方自动生成相应数量的卡片记录 验收单上的信息项是这些资产卡片的共有信息项 其他信息比如使 6 39 用部门 使用人 存放地点等信息需要在验收单下方的资产卡片列表中 填写完善 可以手工填入或者选择 批量赋值 填制验收单生成的资产卡片时 可以先将第一条资产卡 片信息完善 如果 2 4 条资产卡片与第一条资产卡片信息相同的话 可 以双击进行批量赋值 双击后 出下图界面 选中需要赋值的信息项 选择开始行 结束行点击确定即赋值成功 档案号 出厂编号仍需要手工填入 验收单信息填写完毕后 点击上方保存 这样就完成了该张验收单 以及资产卡片的填制 该张验收单及卡片信息可以从验收单列表中选中 查看 7 39 1 21 2 提交验收单提交验收单 验收单及其卡片信息编辑完整后 在验收单列表复选框中选中需要 提交的验收单 点击提交按钮即可 如果提交不成功会有相应提示 比 如 信息项不完整的提示 这时需要按照提示修改完善验收单后再提交 这样就完成了将该张验收单及资产卡片的提交 1 31 3 财务审核财务审核 1 使用财务审核人员登录系统 页面左侧系统初始时赋予该人员的操作权限按钮 点击资产增加 左侧功能操作区点击财务审核 出现界面如下图显示 显示目前系统有 一条验收单信息待审核 8 39 2 审核验收单 选中需要审核的验收单信息 点击详细信息 就出现该条验收单的 具体信息项 如下图所示 审核无误后 在财务意见栏目上填写意见 并点击 通过 前面复选框 然后点击保存保存即审核完毕 该条验收单上 的资产卡片即自动更改为入账状态 这样就通过验收单的形式增加了固定资产卡片 1 4 查询卡片信息 资产管理员或者财务审核人员登录系统后可以通过点击页面左侧查查 询询按钮来查询资产信息 9 39 在左侧功能操作区点击查询查询 资产信息查询资产信息查询 资产信息查询资产信息查询出现 界面如下图所示 其中 入账日期 控制了查询资产入账时间 可以手 工录入修改需要查询的时间段 资产状态 限定了需要查询哪种状态 的资产卡片 比如 未提交 已提交 财务退回 财务审核通过 资 产类别 选中某类资产前复选框即可查看该类资产的资产信息 如需要 查看房屋类资产信息 就将房屋类前复选框选中 点击 确定 界面显示查询结果 如下图 10 39 选中需要查看的资产前复选框后 点击资产编号资产编号或者点击详细信息详细信息 可以查看该条资产的详细信息 11 39 第二章第二章 资产变动资产变动 资产的变动可以通过资产管理员制作变动单提交财务审核 变动的 是资产卡片资产卡片 1 1 资产变动 资产变动 1 11 1 资产变动单的填制与提交资产变动单的填制与提交 除了上述介绍的修改已入账资产外 也可以通过资产管理员制作变 动单据提交财务审核的方式来变动资产信息 资产变动分以下几种变动 使用部门变动 使用人变动 使用方向变动 现状变动 存放地点变动 面积变动 数量变动 价值变动等 这几种变动项目除价值变动外可以 任意组合 在同一张变动单上同时作变动 价值变动必须单独做 一张 变动单可以多件资产同时做变动 资产管理人员登录系统后 出现界面 如下图 界面左侧按钮是系统初始时赋予的资产管理员相关的操作权限 点击资产变动资产变动 界面出现功能操作区 如图 12 39 在功能操作区点击内部变动内部变动 内部变动内部变动 出现变动单列表界面 上图界面中 左边是操作员有权管理的部门树形结构 右边是数据 显示的区域 1 增加变动单 第一步 在左侧单位树上选择部门 点击右侧工具按钮增加增加 进入 资产变动报告单信息页面如图 13 39 第二步 点击左上角工具栏按钮选择选择选择要变动的资产 选中需要变动的资产前复选框 点击选择选择 选中资产 第三步 修改变动单中要变动的项目点击工具栏按钮保存保存 生成变 动单 如下图 注意 如果需要做价值变动的话其他信息项不用填制 仅仅在价值 14 39 账面净值栏填入需要变动后的价值及账面净值即可 如下图 3 提交变动单 变动单信息编辑完整后 在变动单列表中选中需要提交的变动单前 复选框 点击上方工具按钮提交提交 弹出下图窗口 点击确定即完成该张 变动单的提交 1 21 2 财务审核财务审核 这里需要注意的是如果资产管理员进行的资产变动没有涉及到价值 变动的话提交即发生变动 无需财务人员审核 只有变动涉及了价值的 变动时才需要财务人员的审核 1 使用财务审核人员用户名登录系统后 点击资产变动资产变动 内部内部 变动变动 财务审核财务审核 进入下图界面 15 39 2 选择需要审核的变动单前复选框 点击详细信息详细信息 可以看到 该条变动单的信息以及变动资产信息 如下图 核实正确后 填写完善 财务意见 凭证号 记账日期 3 项审核信息 选中 通过 点击左上 角审核审核 或在变动列表界面选中通过 点击发送发送 即完成对该变动单的 审核 注意 财务审核人员审核价值变动的变动单时入账日期必须填写实注意 财务审核人员审核价值变动的变动单时入账日期必须填写实 际变动价值的日期 以免影响其他业务如资产年报的提数 际变动价值的日期 以免影响其他业务如资产年报的提数 1 31 3 变动查询变动查询 1 使用资产管理员查看变动单信息 使用资产管理员用户名登录系统后 点击资产变动资产变动 内部变动内部变动 内内 部变动部变动 在变动单列表变动单列表界面上方工具栏左侧有显示状态的下拉框 选项 16 39 有 全部 未提交 已提交 财务退回 可以通过该按钮查看不同状态 的资产变动单 2 使用资产管理员或者财务人员通过变动查询变动查询功能查看变动单据信 息 使用资产管理员或者财务人员用户名登录系统 点击界面上方资产资产 变动变动按钮 点击内部变动内部变动 变动查询变动查询 出现下图界面 变动日期 可以手工修改成需要查看时间段内发生变动的变动单 变动单状态 查询变动日期内的各种状态的变动单 比如 未提交 已提交 财务审核不通过 财务审核通过 可以单独选择状态前复选框 也可以选择全选进行全部选择 点击确定确定进入后即可查询到变动日期内 已发生的变动资产单据 17 39 第三章第三章 资产处置资产处置 如果要进行资产处置操作 分为两种情况 一种是需要对主管 财 政部门进行处置申报的处置事项 另一种是不需主管 财政进行处置申 报的处置事项 对于前一种处置事项 必须首先填写处置申报单 提交 至主管 财政部门审批 审批通过后 方可进行单位内部销账 下面我 们首先介绍第一种处置事项的操作流程 该流程为多人审核流程 各单 位可根据实际情况设置审核步骤及人员 1 1 处置申报填报 处置申报填报 单位需要做处置之前 需要根据单位实际处置事项要求设置好做处 置需要的流程操作员及每个操作人员的权限 下面首先介绍权限分配 1 11 1 权限分配权限分配 使用基层单位 9 位机构代码 000000 系统管理员登录系统后 点击 系统设置系统设置 权限管理权限管理 操作权限操作权限设置 对进行处置申报操作的人员进行 操作权限的分配 如下图 每个参与处置申报流程的人员必须分配申报权限 1 21 2 审核流程设置审核流程设置 单位内部三步流程审核 单位内部三步流程审核 使用基层单位 9 位机构代码 000000 系统管理员登录系统后 点击 系统设置系统设置 参数设置参数设置 审核流程设置审核流程设置 出现以下界面 18 39 第一个下拉框选择默认审批流程 第二个下拉框选择你所需要进行 的业务操作 比如现在我们要进行 处置申报审核流程 设置 在下拉 框里面选择 资产处置流程设置 出现以下界面 选择 资产处置流程设置 之后 会在后面再出现一个下拉框 下 拉框里面可以设置处置申报的 审批流程 和申报 待评估 流程 下 面我们先设置审批流程 点击增加增加 选择选择人员 点击保存保存 可以设置一 步流程 根据实际要求进行流程设置即可 此文以设置单位内部三步流根据实际要求进行流程设置即可 此文以设置单位内部三步流 程审核为例进行介绍 程审核为例进行介绍 单位设置三层审批操作 操作员 资产管理员 财务 财务人员 和领导 单位负责人 如下图 19 39 上面设置了三步审核流程 如果做单据的是资产管理员自动跳到第 一步 如果不是第一个人则由第一个人提交后走该审核流程 设置完审批流程之后可以在进行待评估流程的设置 设置的方法跟 审批流程相同 同样是点击增加增加 选择选择人员 点击保存保存 如下图 做完准备工作之后 我们就可以进行处置申报操作了 下面我们来 看下具体处置申报流程的操作 1 31 3 处置申报单的填写与提交处置申报单的填写与提交 1 3 11 3 1 填写处置申报单填写处置申报单 用资产管理员登录 点击资产减少资产减少 资产处置资产处置 资产处置申报资产处置申报进 入以下界面 点增加增加生成一张处置申报单 如下图 20 39 选择选择需要处置的资产 点保存保存 下面来主要看下申报单信息的填写 第一项是否上报 根据实际业务要求 选择需要进行的操作 我们这里 以上报的流程为例 处置方式要根据资产的具体情况进行填写 处置方 式里面有偿转让 置换和国家规定的其他方式有可能需要做资产评估 其他方式不需要进行评估 选择不同的处置方式 单据上的信息也不一 样 选择的时候一定要注意选择正确 这里我们选择 有偿转让 为 例 其他处置方式填写单据方式类似 如下图 填写完成后点击保存保存 只有在是否上报选择 否 并且选择需要评 估的处置方式的时候 才能选择 是否评估 和 是否审计 申报单 填写完成后可以切换 相关文档 标签页上传相应的文档及图片 还可 以在 自定义流程 处查看申报单的所需进行的流程及单据的位置 如 下图 21 39 单据的位置在红色标注的人员那里 审批状态是待审核 也就是该 人员还未对单据进行审核操作 下面我们提交该申报单 点击提交提交后 可以在申报单列表里面把状态改成 全部 查看单据 在单据的 自定 义流程 还可以查看单据所在的位置 红色标注的就是该单据所在的位置 下面我们用财务人员的账号登 录系统 去审核该申报单据 1 3 21 3 2 单位内部审核处置申报单单位内部审核处置申报单 使用审核流程里面的人员 当前为财务人员 登录系统 出现以下 界面 22 39 登录系统后会在 待办事项 里看到该处置申报单 点击链接进入 处置申报的界面 进入该界面之后选择单据 点击 详细信息 标签页 出现上图界面 确认无误后确认审核信息 确认无误后审核信息点 通过 点发送发送 审核通过该申报单 23 39 通过该操作后该单据到了我们设置的第二步审核流程那里 然后用 相对应人员的账号登录系统审核单据 直至单位内部的审核流程走完 基层单位的申报单据信息填写完成 等待主管和财政把该单据审核通过 后做后续的销账操作 2 2 资产处置单资产处置单 使用用资产管理员账号登录系统 点击资产减少资产减少 资产处置资产处置 资资 产处置单产处置单 出现下图界面 点击导入导入 选择选择需要导入的申报单 点导入导入生成处置单 24 39 选择生成的处置的单 确认没有问题后点提交提交 提交给财务审核人 员审核 用财务审核人员的账号登录系统 点资产减少资产减少 资产处置资产处置 财务审财务审 核核 填写完整需要填写的信息 点保存保存 然后选中点发送发送 单据审核完 成 资产销账操作完成 注意 财务审核人员审核处置单时 单据上入账日期必须填写该资注意 财务审核人员审核处置单时 单据上入账日期必须填写该资 产实际销账日期 以免影响其他业务如资产年报的填报产实际销账日期 以免影响其他业务如资产年报的填报 25 39 第四章第四章 单据撤销单据撤销 单据撤销是由资产管理员根据不同的单据类型 运用正确的撤销方 式将已审核通过的单据撤销为未提交的状态 1 1 资产卡片撤销 资产卡片撤销 对于通过 Excel 表格导入和通过卡片录入的资产 在已经为入账状态下 如 果需要修改如何操作 登陆资产管理员 单据撤销 资产卡片撤销 增加 在弹出的新界面中 点击选择来选择需要撤销的资产卡片 26 39 选中资产卡片后 点击选择确定 27 39 完善资产卡片撤销详细信息后 点击保存 点击提交 提交成功之后 在桌面 待办事项显示原始数据待提交数量 28 39 点击原始数据待提交数量 可以看到通过资产卡片撤销撤销的资产卡片 可 重新修改提交 审核入账 2 2 验收单撤销 验收单撤销 通过验收单录入的资产 并已审核入账时 如需撤销修改 则需要用到验收 单撤销 具体操作步骤如下 登陆资产管理员 单据撤销 单据撤销 验收单撤销 点击增加按钮 在弹出的验收单撤销中 点击选择 29 39 选中资产验收单后 点击选择确定 完善验收单撤销详细信息后 点击保存 点击提交 30 39 提交成功之后 在桌面 待办事项显示验收单待提交数量 点击验收单待提交数量 可以看到通过验收单撤销的资产 可重新修改提交 审核入账 31 39 3 3 变动单撤销 变动单撤销 撤销已由财务审核人员审核通过的资产变动单