办公室公文培训讲义ppt课件.ppt

1 第一部分公文写作基础知识 公文写作知识培训 2 公文的定义 公文 公务文书是国家权力机关 行政部门 企事业单位 社会团体传达党和国家的方针 政策 发布行政法定规章 请示和答复问题 指导和商洽工作 报告情况 交流经验的重要工具 特点 1 法定的制作者 2 法定的权威性 3 特定的格式和要求 3 公文的分类 一 按发文机关所属组织系统分类1 党的机关公文即 中国共产党机关公文处理条例 规定的14种公文 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 2 行政公文即 国家行政机关公文处理办法 规定的13种公文 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 4 二 按行文方向分类1 上行文请示 报告2 下行文通知 命令 意见3 平行文函 5 一 请示的起草二 通知的起草三 编写会议纪要 6 请示正文的写作方法 1 开头 说明请示的根据 目的 需要时明确交代请示事项的背景或理由 2 主体 明确提出请示事项 针对请示事项提出本单位的意见 建议或方案 如请示事项存在几种可能解决的办法或方案 要提出倾向性意见 积极帮助上级机关出谋献策 不能简单上交矛盾 3 结尾 恰当使用结语 当否 请批复 妥否 请批示 以上请示如无不妥 请批准 以上请示如无不妥 请批转 执行 7 起草请示的注意事项 1 行文之前要与主管领导充分沟通 2 请示理由要充分 要求和建议要具体 3 严格执行一文一事制度 4 按照隶属关系逐级行文 5 不能多头请示 只能主送一个上级主管机关 不能越级请示 紧急状态下举例 6 请示与报告不能混用 8 通知的起草 一 用途用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 二 把握特点1 内容单纯 行文灵活简便 2 表述具体 可操作性强 3 时效性强 需要及时周知或执行 9 三 分类 1 指示性通知2 规定性通知3 知照性通知4 事务性通知5 批转 转发 公布性通知6 任免性通知 10 应用范围 1 多用于传达决定 规定 指示或某方面的政策 布置需要执行与办理的工作 例如 塑料厂关于加强奥运期间治安保卫工作的通知 2 发布 印发 下达 式通知 印发的多是管理办法 规定等 下达计划 例如 关于印发 塑料厂工艺管理办法 的通知关于下达2009年11月份生产计划的通知 11 编写会议纪要的要领 一 会议纪要的用途与类型用途 会议纪要用于记载和传达会议的基本情况 主要精神和决定事项 作为会后传达贯彻执行的依据 12 按照会议内容划分 1 综合性会议纪要 生产调度会 2 专业性会议纪要 如技术例会 机动例会 二 会议纪要的特点1 纪要性2 决议性3 备查性4 特殊性 13 三 衡量会议纪要质量的基本标准 1 会议基本概况交代清楚 2 会议主要精神传达完整 抓住领导人和权威人士的发言 注意听取主持人的总结性意见 区分讨论性意见和表态性意见 以多数人意见为结论性意见 3 会议决定事项记载准确 14 第二部分公文起草环节常见问题 塑料厂 公文写作知识培训 15 第一 公文格式及常见问题 1 页面设置版式 1 页边距 上 3 7cm 下 3 5cm 左 2 8cm 右 2 6cm 2 行间距 固定值30磅 3 字间距 标准 16 常见问题 页边距没有按照标准设置 有的甚至是Word默认的左 2 54cm右2 54cm上3 17cm下3 17cm行间距五花八门 有的 单倍行距 有的 25磅 等等字间距有的加宽 有的紧缩 17 1 标题 2号 宋体 不加黑 2 正文 3号 仿宋 GB2312 3 主题词 3号 黑体 2 字体 18 3 标题 标准格式 制发机关 关于 事项 文种在实际操作中处理方式 公司内部发文 制发机关 可省略 对外 地方政府 中石化 行文则使用标准格式 即前加制发机关 塑料厂 如 塑料厂关于开展安全大检查的通知 19 1 使用全称 规范的简称或统称 2 普发文件 按 厂属各单位 3 请示文种只能有一个主送单位 不能多头主送 4 主送单位 20 5 结构层次标识 多层次结构的正文分条标识为 第一层用 一 二 三 第二层用 一 二 三 第三层用 1 2 3 个别出现再下一层时用 1 2 3 21 6 数字的使用 在公文正文中 凡使用阿拉伯数字书写得体的地方均应使用阿拉伯数字 比如发文号 统计表 序号 百分比 时间以及一切数词等 专有名词及习惯用语必须使用汉字的除外 如 十七大 等 22 7 引用其他公文 引用公文必须先引标题 后引发文文号 比如 关于XXX的通知 齐办发 2008 23号 23 常见问题 引用不完整 只引文号或只引标题 如 关于XXX的通知 齐办发 2008 23号等等文号引用不标准 比如 齐办发 2008 23号 齐办发 2008 23号 正确用法是用WORD 插入 里面的特殊符合 24 8 名称使用 为方便行文 如名称较长 可在第一次使用时说明 比如可将 中国石油化工集团公司齐鲁石化分公司 在使用全称后 加上 以下简称为齐鲁石化分公司 再用简称 线性低密度聚乙烯 高密度聚乙烯 高压聚乙烯中试 水气 汽 25 常见问题 比如 山东省人民政府 用 省政府 简化 今后公文起草过程中不允许使用 中石化 最简化也要用 中国石化 26 9 时间的使用 正式公文正文部分的时间应标注年月日 应用全称 比如 2009年6月16日 不能写09年 98年等 27 10 附件 1 位置 在正文之下空一行 左空两格 2 附件序号使用阿拉伯数码 附件名称后不加标点 3 附件正文左上角顶格标注 附件 或者 附件1 字样 用 3号黑体 28 常见问题 多附件时一般没有采用悬挂缩进 比如 附件 1