合同管理员培训资料

商流员工视频培训资料 2 关于印鉴 1 关于合同 培训提纲 关于合同 合同报审流程 目标及预算 选择合同文本 通过平台报审合同定稿 工贸合同管理员审核 业务洽谈 用印 印鉴管理员用印 归档 业务执行 是否标准文本 Y N 关于合同 合同管理的原则 1 有业务必须签合同2 签合同必须审核 审核完毕必须有标识和合同审核章 3 合同的必备条款必须全部填写 不允许空项4 有相关领导批准签字方可用印 用印之后必须保存原件 原则 有合同 有标识 有合同审核章 有批准 关于合同 案例 关于合同 案例评析 以上合同虽然是标准文本 有小天平 但具备这些 业务员就可以申请合同管理员审核呢 印鉴管理员就可以用印了呢 答案是否 1 整个协议无任何时间 即不知道是业务发生在什么时候 也不知道什么时候签约的 也不知道什么时候审核通过用印的 2 业务的具体内容也没有 不清楚这个协议到底是双方在哪方面合作 如何合作 只有金额 只有海尔给钱的业务 3 合同金额小写 协议只有小写 稍作修改就可能虚增很多费用 当然有人会说 合同一式几份嘛 业务人员改了金额 但印鉴管理员留存的可以核对嘛 但恰恰印鉴管理员留得合同除了金额什么内容都没有 这跟费用申请有什么区别了吗 业务人员用小写金额不能排除他本身就想做小动作 4 额外增添内容 以上只是诸多案例中的比较典型的一个 还有很多不规范的行为 关于合同 一般合同的必备条款 一份合同 一般应具备如下条款 除了memo 备忘录 战略协议外 1 当事人名称 例如 甲方 海尔 公司 乙方 国美公司2 标的 包括物 劳务 技术等 例如 购买冰箱3 数量 例如 冰箱500台4 质量 例如 符合国家标准5 价款 例如 2000元 台 共计100万元6 履行期限 地点 方式 例如 2006年9月30日前乙方自行提货 7 违约责任 例如 迟延付款一日 支付总价款1 违约金8 争议解决 例如 如发生争议 提交甲方所在地法院诉讼解决 上述案例中则不能称其为一份完整的合同 关于合同 集团对合同的规定 一 1 所有合同的签订应使用海尔集团的标准文本 并履行相关的审批手续 如果相关业务无标准文本 请与集团法律事业部联系 如果对方客户提供合同文本的 请与工贸的合同管理员联系 将文本通过法律事业部工作平台提交集团法律中心审核 2 只有是合同 协议 备忘录的 都应履行公司内部的审批手续 也就是应通过法律部门审核 工贸由工贸合同管理员审核并加盖合同审核章后办理用印 有些工贸 销售协议和产品协议通过工贸合同管理员 但工程合同 广告合同却绕开合同管理员自行申请用印 这是不符合统一要求的 请所有的印鉴管理员以后闸口 3 工贸合同管理员应重点审核如下内容 工贸合同管理员重点审核的内容 有无预算 该业务有无领导的批示 该业务相关的费用有无预算 合同文本是否是带天平的文本 内容有无填写完整 签约日期是否填写 有无被恶意篡改或增减内容 客户是否具有签约资格 重点可看对方的营业执照 如何看客户的营业执照呢 企业法人营业执照 副本 企业名称 住所 法定代表人 注册资金 经济性质 经营范围 发照机关 A 企业名称 审查核对签约单位与所提供的营业执照上的公司名称是否一致 B 法定代表人 审查对方签约人是否是法定代表人 如对方签约人不是法定代表人 必须提供有效的授权书 C 注册资金 审查对方注册资金是否大于合同金额 如小于合同金额 应要求其提供担保 D 经营范围 审查合同标的是否在其经营范围内 如超出其经营范围 一般情况下不能与其签订合同 E 是否年检 企业均应在每年的1 3月份进行年检 审查其是否进行了年检 可以了解该企业是否在正常经营 如果没有进行年检 则说明该单位有可能已没有在正常经营 F 企业是否具有相应的资质证明 如药品经营企业应有药品经营许可证 合格证等 确定对方单位是否为一个合法主体 关于合同 集团对合同的规定 二 4 合同管理员审核完毕后 业务经办人报工贸经理签字 签批同意后报印鉴管理员用印 5 任何人所经办业务的相关合同 协议 备忘录等文件原件应妥善保存 并同时在单位印鉴管理员存档一份原件 存档的原件上应有双方业务人员的签字和双方盖章 6 合同履行过程中 如果发现问题应及时向上级领导汇报并咨询集团法律事业部相关人员 7 任何人在合同 协议 备忘录等文件上的签字将视为有效的签字 均视为签字人的责任 任何人不应超越权限和标准 流程审批 也不应违反标准和流程审批 8 除非是集团CEO批准 任何人无权签署对外借款或担保的协议 也无权批准对外借款或担保 9 合同 协议 备忘录等文件必须经审批后加盖公章后生效 如果仅有员工的个人签字 则由员工自行承担合同的义务和由此给企业造成的损失 1 关于合同 培训目录 2 关于印鉴 关于印鉴 案例 关于印鉴 集团规定 1 各单位应对公章的保管配备专门的印鉴管理员并有相对应的岗位职责和印鉴管理员的承诺书 各地海尔工贸公司或海尔分公司的公章保管员应为当地公司的财务部长 2 任何人不得因任何原因将公章带出 3 印鉴必须有集团统一刻制 任何人不得因任何原因私刻任何印鉴 4 每次用印应先由业务经办人填写 用印申请单 将各项内容填写完整齐全后 附上用印资料 按 集团用印审批权限平台 规定 报相关部门会签 终审领导批准后用印 5用印申请单上的内容必须与用印资料一一对应 即用印资料上的编号 内容和报送单位应与用印申请单上的一致 不得夹带其他资料 6禁止在空白信笺 空白合同 空白授权书等文件上用印 7涉及到协议 合同 备忘录等文件的 应由合同管理员先审核并对合同进行登记编号后用印 关于印鉴 集团规定 8涉及到任何的担保 对外借款的 应由集团CEO审批同意后能用印 9需要加盖公章的用印资料上应标注日期 10如果是向律师 法院 检察院 公安局等司法机关出具的财务 经济往来文书 如付款承诺书 财务对帐单 欠款确认书等 或者在起诉 被诉后向业务单