公务出差及公务外出管理制度整理.doc

.XX公司公务出差及公务外出管理制度1. 目的：为确保员工公务外出或公务外出的审批流程、执行标准、管理要求更加明确具体，特订本管理制度。2. 适用范围：本公司员工因公外出、出差或参加外部培训、会议等。3. 权责:3.1 综合管理部行政组：负责公务出行事项审批及交通、食宿等的预订或安排事宜。3.2 综合管理部人力资源组：负责公务出差或市内公务出行的考勤管理。3.3 综合管理部财务组：差旅费用的预支、审批、核销。3.4 各科室/部门主任经理：负责所属人员出差审批、费用的审核、出差期间的绩效管理。4. 参考文件：4.1 费用与专项支出管理规定5. 定义:5.1 公务外出：在上班时间内因公外出,且路程较近,当天可往返的情形。5.2 公务出差：路程较远，当天不可返回公司或者公司所在地需在外住宿者。6. 管理规定:6.1 出差申请：6.1.1 员工公务出差前必须完整填制出差申请单，上班时间公务外出需要填写外出申请单，依以下权限核准后执行。出差人员类别1天内（不需在外住宿）(公务外出)13天(连续公务出差需在外住宿)3天以上(连续公务出差需在外住宿）主管及以下人员主任/经理分管院长院长主任/经理及以上分管副院长院长院长6.1.2 出差员工回公司后，应及时向综合管理部人力资源组报到确认考勤，并将出差报告呈所在部门负责人会签，如果是外出培训则要增加人力资源部门会签。6.1.3 出差人员凭审批的出差申请单、出差人部门或人力资源部门会签的出差报告填制差旅费报销单，财务部按实际的差旅费用进行核销。6.2 公务出差/外出交通工具：6.2.1 交通工具类型标准：职 等 市内公出交通工具：地铁/公交/出租车出差交通工具 飞机动车火车轮船汽车商务经济一等二等软卧硬卧一等二等总经理，CEO以上派车副总经理、总监、总经理助理部门（副）经理/科长、科室主任其余人员6.2.2 专家接送：(1) 每天早上7:45在广埠屯指定位置发车接专家到本院上班，每天下午16:30从本院地面停车场发车，送专家返回广埠屯指定位置。(2) 行车路线：珞喻路长江一桥武胜路XX。专家接送车涉及尾号限行时绕行香港路隧道或鹦鹉洲长江大桥。6.2.3 市内公务外出：(1) 医院鼓励员工绿色出行，市内公出尽量搭乘地铁、公共汽车等高效绿色公共交通工具，市内公出凭车票报销交通费用。(2) 特殊情况市内需要搭乘出租车的，应提前报告部门主管及分管领导的同意，并凭当天出租车票报销。(3) 员工市内公出需要医院派车时，本人填写用车申请单，经部门主管和分管领导签字，由行政部安排医院车辆和司机。(4) 员工使用个人车辆各项费用不在报销范围以内。6.2.4 公务出差：(1) 根据出差人所属职等选择相应的公共交通工具，同行出差为多人且交通工具类型不统一时，可以选择同一交通工具类型出行，坐席类型酌情决定是否区分，需提前在员工出差申请单上面注明。(2) 出差时如因特别需要医院派车或者在出差所在地租车的，需提前经综合管理部行政组审核，行政院长审批同意后方可安排使用。6.2.5 禁止乘坐非法营运的摩托车、汽车等交通工具，若由此所产生之不良后果由其本人负责。6.3 差旅食宿标准：6.3.1 差旅食宿标准：职等住宿费（元/夜）餐补(元/天)港澳台一线城市二线城市三线城市1-4等700400300250705-7等9005004003008-10等1100700500400备注：(1) 一线城市是指：北京上海广州深圳(2) 二线城市是指：天津 南京 沈阳 西安 成都 重庆 杭州 青岛 大连 宁波 济南 哈尔滨、长春 厦门 郑州 长沙 福州 乌鲁木齐 昆明 兰州 苏州 无锡(3) 三线城市是指：除一线、二线城市之外的地区。6.3.2 两人以上同性别的人员一起出差时，每两人按其中一人职等较高者标准报销住宿费，另一人不得再另行报销。6.3.3 专家委员会委员住宿标准可在其对应职等标准基础上上浮100元/夜，交通工具可以选择动车一等座和软卧。专家委员会主席的交通食宿费费不受标准限制，实报实销。6.3.4 出差期间发生公务接待时，接待费用应事先向分管副院长申请，报销时应特别标注说明。6.4 差旅费借款：6.4.1 原则上鼓励员工使用信用卡垫付，事后凭票报销。6.4.2 差旅费如需借款参照费用及专项支出管理制度，出差人员凭核准的员工出差申请单和借支单向财务部暂支差旅费，返回5个工作日内结清暂支款。(1) 借款（原则上打入借款人工资卡）一次性借款现金金额 1,000 元（含1,000 元）以上的，应提前一天通知财务部现金出纳。(2) 员工借款金额应合理预估。借款时应填写借支单，借支单经审批后由财务留存原件。原则上借款应以选择合理交通工具的往返路费、预估出差期间不同地点的路费和按照合理预估的住宿天数、住宿标准上限计算的住宿费为限。(3) 实习期员工、临时工等非正式员工不予借款。新员工在转正前原则上不予借款，但因工作需要必须出差借款的，须提供费用审批人签字的书面确认，此项借款的清理工作由其直接领导负责。(4) 员工借款应由本人办理，如本人无法借款应由部门指定专人予以代办借款。(5) 管理人员由助理代办借款的，须列明实际借款人，严禁以助理的名义代借款项。原则上借款应全部打入借款本人工资卡，因特殊原因打入非本人工资卡的，必须员工本人书面授权并邮件通知报销财务主管和出纳。6.5 差旅费用报销：6.5.1 出差员工回单位后，应如实填写差旅费报销单，并列明出差人姓名、职务、部门、出差事由、出差时间、附件张数，并详细列明出差的起讫时间及地点、交通工具、单据张数等差旅费报销单上的各项内容，予以报销。6.5.2 出差人员报销时，不得超出相应交通费、住宿费标准，餐补则直接在报销单上按天计算补贴，财务组应做好审核。6.5.3 一事一单，不得将数次出差合并一单报销。6.5.4 相关费用报销需作特别说明的，请于差旅费报销单备注栏作说明，若内容较多时可另附报告说明，内容由主任/经理以上主管审核。6.5.5 发票类原始单据要求：(1) 必须是正规发票和行政事业单位收款收据或其他合法票据；(2) 发票类单据至少正确记载下列信息：公司名称（全称 “武汉口腔医院有限责任公司”）、时间、内容、金额、有效且清晰的印章；(3) 发票内容与开票单位经营范围相符，且大小写金额一致。6.5.6 票据粘贴(1) 原始票据统一粘贴在粘贴单上，以粘贴单大小为界，从右往左分层次均匀粘贴，票据间须留出一定间距，并保持上方水平位置一致；(2) 粘贴票据时不应把金额位置粘上，如票据过多，可用多张粘贴单；(3) 若票据或附件尺寸比粘贴单大，超出部分可按粘贴纸大小折叠。6.5.7 票据填制(1) 票据粘贴后，根据开支内容分别填写相应的报销单据；(2) 填写的报销内容要与所附原始票据一致；6.5.8 财务部应严格审查：出差的目的地及行车线路的合理性，各项费用的合理性与真实性，有关票据的合法性，不符合者不予报销。6.6 差旅费用其他规定：(1) 因个人原因发生退票费不予报销。因公司原因发生退票，请在报销时向财务人员提供本部门领导签字的退票原因说明。(2) 对于不据实报销人员，一经查出，追缴差额款并予以通报批评，视情节轻重，给予一定的经济处罚。(3) 参加公司外部会议、培训的人员，报销时须持有会议、培训通知单、综合管理部人力资源组会签的培训总结报告报销。通知单上写明食宿自理的，参照公司住宿标准按实报销，计算餐贴；通知单上写明会议统一安排食宿的，按照会议统一安排的酒店实际住宿费用报销，并仅在往返途中计算出差补贴。(4) 任何部门和个人不能以出差为名报销个人事务所发生的费用，其费用应全部由个人负担。(5) 出差人员没有特殊情况，不得绕道乘坐车、船。如确实有特殊情况，需经费用审批人批准。否则，绕道行驶发生的车、船费及绕道期间发生的其他一切费用均由个人负担。(6) 出差人员在没有完成预定任务的情况下，中途因个人原因需要回工作所在地或其他地